Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Cómo usar las nuevas funciones de colaboración simultánea en Excel

[21/09/2017] Desde que Microsoft introdujo la colaboración en vivo a su suite Office con el lanzamiento de Office 2016 en setiembre del 2015. Excel fue dejado de lado. Word, PowerPoint y OneNote recibieron herramientas de edición colaborativa, pero éstas no se le otorgaron a Excel.

Por casi dos años, Microsoft ha estado prometiendo que Excel recibirá también dichas capacidades. Y ahora, finalmente, la colaboración en tiempo real se encuentra disponible en la versión para escritorio de Excel -al menos para aquellos que cuentan con una subscripción a Office 365 y se han actualizado a la Versión 1707 Build 8326.2058 o a una versión posterior.

Actualmente, los usuarios de Excel 2016 que no tienen una subscripción a 365 (o los usuarios de las versiones anteriores de Excel) no pueden colaborar desde la versión de escritorio de Excel, aunque ellos sí pueden colaborar (o invitar a que otros colaboren) usando Excel Online en un navegador. Microsoft afirma que, en un futuro, la versión de Excel para escritorio sin subscripción también tendrá las funciones de colaboración, pero la compañía no ha confirmado exactamente cuándo.

Para los subscriptores de Office 365 que se han actualizado a la Versión 1707 Build 8326.2058 o posterior, ¿cómo se colabora en Excel, y qué tan bien funciona? Continúe leyendo para obtener los detalles.

Compartir una hoja de cálculo

Unas cuantas notas antes de empezar: Primero, solo puede colaborar con archivos almacenados en OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint Online, así que cerciórese de que cualquiera de los archivos que desea compartir estén almacenados ahí y que está conectado a su cuenta de Office 365.

Segundo, la colaboración en tiempo real funciona en Excel solo si es que tiene activada la opción Autoguardado. Para hacerlo, elija la opción "On en el deslizador Autoguardado, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. (Este deslizador aparece en la versión 1707 Build 8326.2058 o posteriores, pero no en versiones anteriores. Es una forma conveniente de saber si es que tiene una versión de Excel que permite colaboración simultánea).

Habiendo cumplido con esto, empecemos. Si alguna vez ha colaborado en documentos o presentaciones que usan las versiones de Word o PowerPoint de Office 2016, le será familiar hacerlo en Excel. Cuando quiere colaborar con otros en un libro, primero ábralo, después haga clic en el botón Compartir, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla de Excel. El panel Compartir se abre. Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona con quien desea compartir en el cuadro de texto "Invitar a personas. Ingrese múltiples direcciones separadas por comas si es que desea compartir el documento con varias personas.

Una función que encontré particularmente útil cuando añadía direcciones de correo electrónico: A medida que escribe, Excel busca a través de su libro de direcciones y hace una lista de los nombres y direcciones de contactos que coinciden con el texto que ha ingresado. Haga clic en la dirección que desea añadir. Esto no solo le ahorra un poco de tiempo, sino que también le asegura ingresar correctamente las direcciones.

Si se encuentra en una red corporativa, en lugar de lo descrito anteriormente, puede dar clic al ícono de libro de direcciones en el lado derecho de recuadro y elegir a la persona o personas con las que desea compartir desde ahí.

Invitar a alguien a colaborar en un libro de trabajo en Excel.
Excel 2016 colaboración

Después, elija qué tipo de derechos de colaboración desea dar a las personas que invita dando clic en la flecha hacia abajo en el recuadro que está debajo de "Invitar a personas. Solo tiene dos opciones "Puede editar, que significa que ellos tienen derechos completos de edición, o "Puede ver, que significa que solo pueden ver la hoja de cálculo, sin ser capaces de editarla a medida que trabaja en ésta. Si desea darle privilegios de edición a ciertas personas y a otros privilegios de solo vista, puede enviar dos invitaciones separadas con distintos derechos seleccionados.

Finalmente, si desea enviar un mensaje a la persona que está invitando, escríbalo en el recuadro "Incluir un mensaje. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Compartir. Una vez que haga eso, se envía a sus destinatarios un correo electrónico con un enlace a la hoja de cálculo y sus nombres aparecen en el panel Compartir, justo bajo el suyo.

Aquí está el correo electrónico que recibirán las personas que ha invitado al libro de trabajo.
Excel 2016 colaboración

Si más adelante decide cambiar o revocar a alguien los privilegios de edición/vista, simplemente dé clic derecho en el nombre del usuario en el panel Compartir y elija la opción apropiada. Todo esto es fácil de hacer. Pero existe una desventaja: No permite una tercera opción entre editar y ver -hacer comentarios en la hoja de cálculo, pero no ser capaz de alterarla. Eso es algo que sí es posible en Google Sheets y Microsoft haría bien en imitar esta posibilidad.

Colaborar en la hoja de cálculo

Es ahora cuando las cosas se vuelven confusas. Cuando sus destinatarios reciben la invitación por correo electrónico y le dan clic al botón "Ver en OneDrive, ellos abrirán un libro en Excel Online en un explorador, no en la versión de escritorio de Excel. Hasta aquí, todo va bien. Sin embargo, ellos no podrán colaborar con usted enseguida. Hasta este momento, no pueden ni editar ni ver su trabajo en el libro, y usted no sabrá cuándo ellos están viendo el archivo. Peor aún, ellos podrían hasta no darse cuenta de que no pueden editar el documento hasta que lo hayan intentado sin lograrlo.

Esta es una falla grave de diseño. Tan pronto como los invitados abren el archivo, se les debería indicar claramente qué hacer si es que desean colaborar sin usted. Para colaborar, ellos tienen que dar clic en el pequeño botón "Editar libro, ubicado en parte superior derecha de la pantalla y elegir "Editar en Excel o "Editar en el navegador. Si están subscritos a Office 365 y tienen la nueva versión de Excel que permite la colaboración, ellos pueden elegir "Editar en Excel y podrán colaborar en tiempo real desde sus versiones para escritorio de Excel. Otros usuarios tendrán que elegir "Editar en navegador si es que deciden colaborar con usted.

Una vez que han hecho una selección y han empezado a editar el libro, puede ver los cambios que hacen en tiempo real a través de un cursor coloreado que indica su presencia en el archivo. (A cada persona que colabora se le asigna un color distinto). Su cursor también se muestra en sus pantallas como un color, y ellos ven los cambios que usted hace. Cuando alguien realiza trabajo como ingresar datos o una fórmula a una celda, crear un cuadro y más, los cambios aparecen. Para que le sea más fácil ver quiénes están trabajando en qué, coloque su cursor sobre el cursor de otra persona, y el nombre de esa persona aparecerá arriba.

Coloque su cursor en una celda que alguien más está editando y podrá ver el nombre de esa persona, haciendo que sea fácil identificar lo que las personas están haciendo.
Excel 2016, colaboracion

Con frecuencia, encontré que había una demora de varios segundos -hasta de diez segundos- entre el momento en el que un nuevo colaborador empezó a editar un documento y cuando su cursor apareció en pantalla. Después de la demora inicial, los cambios con frecuencia, aunque no siempre, aparecían instantáneamente. La velocidad con que aparecían variaba de acuerdo con la fuerza y confiabilidad de la conexión a Internet de cada persona. Así que, si tiene una conexión débil o lenta, puede esperar fallas.

Asimismo, en una ocasión, la colaboración inexplicablemente no me funcionó. Cuando trabajé en un libro y alguien más trabajó en él simultáneamente, ninguno de nosotros pudo notar la presencia de la otra persona, incluso cuando estuvimos configurados para compartir. Cuando intenté enviar una invitación para compartir en un documento distinto, Excel se negaba a enviarla. Reiniciar la computadora resolvió el problema, al igual que soluciona muchos otros tipos de fallas, sin importar la aplicación o la causa. El problema no ha vuelto a presentarse.

En el panel Compartir verá una lista de todas las personas que se encuentran colaborando actualmente en el documento o a quiénes se ha otorgado acceso a éste. Dé doble clic en cualquier nombre y podrá comunicarse con esa persona a medida que trabaja. El correo electrónico siempre está disponible, aunque no es algo que sea particularmente útil para la colaboración simultánea, puesto que el intercambio podría demorar. La mensajería instantánea y las llamadas de voz usando VoIP están disponibles, pero solo a través de Skype y solo si ambas personas involucradas están conectadas a Skype mientras trabajan en la hoja de cálculo.

Puede enviar un correo electrónico, llamar o chatear con otras personas que están trabajando en el documento con usted.
Excel 2016, colaboración

Si el panel Compartir le distrae, dé clic en la X en la parte superior derecha de éste para que se vaya. Para hacerlo aparecer otra vez, dé clic en botón Compartir ubicado en la parte superior de la pantalla.

El resultado

La colaboración funciona en Excel de la misma manera en que lo ha hecho por años en Word y en PowerPoint, con las mismas limitaciones y fortalezas. Como desventaja, está el hecho de que cuando a usted se le envía una invitación para colaborar en un documento, no existe una indicación clara de que necesita cambiar el modo de edición para poder usar la colaboración. Asimismo, a no ser que las personas usen y se conecten a Skype, la comunicación se limita al correo electrónico.

Sin embargo, dicho todo esto, es una gran herramienta para que las personas trabajen juntas fácilmente en una hoja de cálculo. Cualquiera con una subscripción a Office 365 que trabaja con otros debería probarla.

Lo que TI tiene que saber

No hay nada que TI necesite hacer para permitir o brindar soporte a la colaboración de Excel -funciona precisamente igual que las funciones de colaboración de Word y PowerPoint que ya están integradas a las versiones de negocio de Office 365.