Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

15 herramientas esenciales para la gestión de proyectos

[18/10/2017] Los jefes de proyecto de alto nivel son muy solicitados, gracias al liderazgo de alto nivel, el conocimiento y las capacidades que aportan a los proyectos empresariales vitales. Pero tener el conjunto adecuado de herramientas es también esencial para el éxito de la gestión de proyectos.

Las herramientas y plantillas de gestión de proyectos no solo aumentan la productividad y eficacia del equipo, sino que también preparan a la organización para los cambios producidos por los proyectos de alto impacto. Para funcionar de la mejor manera posible, los gestores de proyectos necesitan aprovechar al máximo las herramientas orientadas a la inteligencia y el análisis de negocio, los requisitos empresariales, la gestión del cambio y la gestión de proyectos, así como una amplia gama de formularios y plantillas.

Aquí hemos compilado el kit de herramientas del gestor de proyectos para ayudarle a planificar, ejecutar, monitorear y pulir con éxito su próximo proyecto de alto impacto.

15 herramientas esenciales para la gestión de proyectos

Tool Category Tamaño compañía objetivo Versión gratuita Versión de prueba
Cyfe BI/analytica 1,000+
SAP Lumira BI/analytica 1 - 1,000+
Zoho Reports BI/analytica 1 - 999
TD/OMS Gestión del cambio 1 - 1,000+ N/A
Whatafix Gestión del cambio 10 - 1,000+
Asana Gestión de proyectos 50 - 1,000+
Clarizen Gestión de proyectos 10 - 1,000+
Mavenlink Gestión de proyectos 2 - 1,000+
Wrike Gestión de proyectos 10 - 1,000+
Aha Gestión de requisitos 1,000+ No
iRise Gestión de requisitos 1 - 1,000+ No
Jama Gestión de requisitos 10 - 1,000+ No
Projectmanager.com Plantillas, listas de control y formularios 1 - 1,000+ N/A N/A
Projectmanagement.com Plantillas, listas de control y formularios 1 - 1,000+ N/A N/A
Project Management Institute Plantillas, listas de control y formularios 1 - 1,000+ No N/A

Inteligencia de negocio y herramientas analíticas

Los indicadores clave de desempeño (KPIs) son esenciales para medir y monitorear el desempeño, progreso e impacto de un proyecto, y para mantener informados a las empresas y partes interesadas sobre el valor de sus inversiones en cualquier proyecto dado. Y lo que es más importante, los indicadores clave de rendimiento (KPI) permiten a los gerentes y equipos de proyecto comprender cómo está teniendo éxito el proyecto, y qué ajustes son necesarios en el futuro. Aquí, las herramientas de inteligencia de negocios y análisis ayudan a los gerentes de proyectos a capturar y transformar datos crudos en información procesable para compartir y tomar decisiones.

Cyfe: Cyfe es un tablero de instrumentos para pequeñas, medianas y grandes empresas basado en la web. Permite a los gerentes de proyectos, líderes empresariales y otras partes interesadas capturar, monitorear, analizar, medir y compartir todo, desde datos del proyecto hasta marketing, ventas, soporte, infraestructura e información de medios sociales. Cyfe utiliza widgets prediseñados para extraer datos de forma segura de los servicios populares como Basecamp, Google Calendar, Salesforce, etc., reduciendo así el trabajo manual. Las funciones incluyen informes en tiempo real, uso compartido de paneles de control personalizables, establecimiento de objetivos, alertas fuera de línea, archivo y exportación de datos y modo TV para rotar uno o más paneles de control y verlos en un monitor de pantalla grande.

Cyfe también ofrece mashups de datos para "cortar y picar" métricas no relacionadas con múltiples fuentes para crear nuevas percepciones, ayudando a los equipos de proyecto a ver tendencias y correlaciones, y rastrear y compartir KPIs con varios departamentos. Los tableros de control pueden personalizarse para equipos de proyecto, gestión, clientes, finanzas, marketing, ventas, TI y mucho más. Las integraciones incluyen Zapier, Zendesk, FreshBooks, Basecamp, Google Calendar, Salesforce, Xero, Google Analytics y más.

SAP Lumira: SAP Lumira es una herramienta de inteligencia empresarial y analítica creada para pequeñas y grandes empresas. Esta herramienta ofrece la capacidad de tomar grandes cantidades de datos de múltiples fuentes, y crear una historia utilizando la visualización de datos. Su funcionalidad predictiva proporciona a los usuarios el "por qué" detrás de los datos para ayudar a acercarse a la causa raíz, y las visualizaciones de datos ayudan a todos a entender los patrones de datos, facilitando la comunicación.

Con SAP Lumira, los gerentes de proyecto, los miembros del equipo y otras partes interesadas pueden crear mapas interactivos, gráficos e infografías que pueden ser analizados y compartidos para una toma de decisiones más rápida. Las características incluyen análisis ad-hoc, consultas, informes, benchmarking, presupuestos, pronósticos, cuadros de mando, análisis de datos, visualización de datos, KPIs, métricas de rendimiento, análisis predictivo, análisis de rentabilidad y planificación estratégica. Las integraciones SAP son numerosas; una lista completa de las integraciones de la comunidad y de las aplicaciones de los socios están disponibles en el SAP App Center.

Zoho Reports: Zoho Reports es una herramienta de inteligencia de negocios basada en la Web con una interfaz de arrastrar y soltar para pequeñas, medianas y grandes empresas que ayuda a los gerentes de proyectos, líderes y otras partes interesadas a analizar visualmente los datos de su negocio y a tomar decisiones informadas. Los gerentes de proyecto pueden conectar y combinar datos de diversas fuentes, analizarlos visualmente, crear informes y cuadros de mando y colaborar de forma segura. Las características incluyen una variedad de gráficos, widgets, tablas pivot, componentes de vista tabular, una interfaz "parecida a una hoja de cálculo" para la adición de datos, análisis e informes, funciones analíticas pre-construidas y capacidades de tablero de instrumentos para el seguimiento y uso compartido de KPI.

Zoho Reports también ofrece una función de selección de gráficos que le permite elegir entre varios tipos de gráficos y personalizarlos para que se ajusten a sus necesidades. Los informes pueden enviarse por correo electrónico, imprimirse o incrustarse, y Zoho Reports ofrece desgloses detallados. Zoho Reports también ofrece un conjunto de APIs web basadas en HTTP. Las integraciones incluyen aplicaciones como Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Projects, Zoho Creator, Zoho Recruit, Salesforce CRM, Google Analytics, Google AdWords, QuickBooks, Xero y Zendesk a través de conectores listos para usarse.

Herramientas de gestión del cambio

Las herramientas de gestión del cambio ayudan a los gestores de proyectos y a los profesionales de la gestión del cambio a garantizar que las empresas y los empleados estén preparados adecuadamente a medida que cambian los procesos. Estas herramientas ayudan a identificar los cambios en los flujos de trabajo, mapear los cambios en los procesos, documentar los cambios y el impacto en varias áreas, y educar y capacitar a los empleados en torno a estos cambios, para asegurar una transición sin problemas.

TD/OMS: Diseñado para equipos de desarrollo, TD/OMS by Remain Software es una solución de gestión del ciclo de vida de las aplicaciones que ayuda a las empresas a responder a los cambios con mayor rapidez. Soporta plataformas IBM, Windows y Unix/Linux. TD/OMS ayuda a mejorar el desarrollo de software, la modernización, las pruebas, la eficiencia en la implementación, la racionalización de procesos, la reducción de defectos de software y, en última instancia, la satisfacción del cliente. Con esta herramienta, los gestores de proyectos pueden realizar un seguimiento de los cambios en el software, las versiones de documentos, agilizar la implementación, mejorar la colaboración del equipo, controlar la calidad del software y obtener información y análisis del entorno de TI. Las funciones incluyen aprobaciones de flujo de trabajo, registros de auditoría, calendarios de cambios, planificación de cambios, gestión de cumplimiento, priorización, gestión de versiones, gestión de tareas y gestión de formación.

Whatafix: Creado para pequeñas, medianas y grandes empresas, Whatafix es una herramienta de gestión del cambio basada en la web que ayuda a crear programas de formación personalizados e individuales para garantizar una gestión del cambio y migración de software con éxito. A medida que se producen cambios en una empresa, las guías interactivas de Whatafix ayudan a compensar cualquier disminución en la productividad de los empleados con una formación eficaz e integración, dirigiendo a los usuarios de un extremo a otro a través de las migraciones de software. Las funciones incluyen widgets de autoayuda para reducir los costos de soporte, globos interactivos de sugerencias superpuestas para ayudar a los empleados a aprender, activadores de condiciones de flujo de trabajo personalizables, aprobaciones de flujo de trabajo, gestión del cumplimiento y la capacitación, colaboración y chat, y análisis avanzados para ayudar a medir la eficacia de la participación del usuario.

Herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos son vitales para asegurar que los equipos puedan comunicarse y colaborar a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Muchas de estas herramientas permiten a un gestor de proyectos compartir ideas; asignar, programar y hacer un seguimiento del progreso de las tareas y los hitos; establecer y hacer un seguimiento de los presupuestos; mantener los detalles del proyecto; hacer un seguimiento de la calidad; e identificar riesgos y problemas. La siguiente lista de soluciones de gestión de proyectos le ayudará a encontrar la solución adecuada para su proyecto, programa, cartera y necesidades empresariales en toda la empresa.

Asana: La solución de gestión de proyectos basada en web de Asana permite a los líderes de proyecto llevar los proyectos "del caos a la claridad". Los proyectos pueden ser creados y compartidos con equipos, clientes ilimitados, proveedores, contratistas, terceros e invitados de la organización. Asana permite a los gerentes de proyectos planificar, visualizar metas e hitos, establecer tareas y fechas de vencimiento, así como comunicar prioridades, ofertas, administración central y facturación. Asana también permite a las empresas gestionar usuarios y administradores y configurar la autenticación.

El soporte prioritario está disponible a través de planes premium que ofrecen "Success Managers" dedicados que proporcionan soporte de primera línea y ayudan a las compañías a maximizar el uso de la aplicación para satisfacer sus necesidades. Las características incluyen el seguimiento de errores, la gestión presupuestaria, el seguimiento del tiempo y los gastos, la gestión de recursos y la gestión de pruebas/QA. Asana también ofrece paneles de control y funciones de colaboración, así como formación webinar para la aplicación. Asana se integra con muchas aplicaciones web y móviles incluyendo Google Drive, Dropbox, Box, Slack, Evernote, GitHub, WordPress, Jira, MailChimp, Zendesk, Xendo y mucho más.

Clarizen: El software de gestión de proyectos basado en web de Clarizen ayuda a los gerentes de proyectos a "conectar y comprometer a su fuerza laboral en toda la empresa", y ayuda a los gerentes de proyectos a planificar, evaluar, estimar, obtener fuentes, ejecutar, programar y monitorear todas las actividades. Es una solución robusta y escalable que ofrece administración de portafolio de proyectos, planeación de proyectos, administración de documentos, plantillas, administración de recursos, administración de solicitudes de cambio y manejo de casos, colaboración social, administración de tareas, administración de presupuestos y gastos, administración financiera y tableros de informes personalizables.

Clarizen también ofrece seguridad de grado empresarial, seminarios web, formación en vivo en línea y presencial, colaboración por correo electrónico utilizando Clarizen InterAct, gestión de riesgos y paneles Clarizen, y se integra con Excel, Salesforce, Google Docs, Google Docs, iCal Calendar, Active Directory Sync, Box, Chrome Extension, Holiday Loader, Google Maps, Outlook, Lotus Notes, Testuff, Intacct, OneLog.

Mavenlink: La solución de gestión de proyectos basada en web de Mavenlink "conecta a su personal, proyectos y ganancias" unificando las funciones esenciales para que las organizaciones puedan planificar y entregar el trabajo, gestionar los recursos y las finanzas del proyecto y colaborar con los equipos y clientes distribuidos. Mavenlink está diseñado para organizaciones de servicios profesionales pequeñas, medianas y grandes, y ofrece capacidades avanzadas de planificación de recursos, contabilidad de proyectos y Business Intelligence, junto con informes personalizados y 40 informes prediseñados.

Las oficinas de gestión de proyectos pueden utilizar plantillas para replicar y visualizar su éxito utilizando varias herramientas de gráficos de cronograma, y Mavenlink ofrece capacidades de colaboración que permiten a los equipos centrarse en elementos específicos como tarjetas de tiempo, informes de gastos, tareas, pruebas, archivos, solicitudes de recursos y órdenes de cambio. También hay acceso a documentación, seminarios en línea, formación presencial y en línea en vivo, y soporte 24/7 (representación en vivo). Mavenlink se integra con Intacct, Salesforce, NetSuite, Jira, QuickBooks y Google Drive; también ofrece integraciones personalizadas a través de su API.

Wrike: El software de gestión de proyectos basado en web de Wrike permite que "su equipo trabaje de forma más rápida e inteligente en toda su organización". Esta herramienta de colaboración de tareas ayuda a las empresas de todos los tamaños a mejorar la comunicación, la transparencia y la responsabilidad para obtener resultados más rápidos. Wrike cuenta con paneles de control visuales y capacidades de gestión de recursos y cargas de trabajo que ayudan a mantener el progreso de los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Las características incluyen la gestión de presupuestos, seguimiento de fallas, colaboración, compartición de archivos, gráficos Gantt, gestión de problemas, seguimiento de hitos, seguimiento de porcentaje completo, gestión de carteras, planificación de proyectos, gestión de recursos, seguimiento de estado, gestión de tareas y seguimiento de tiempo y gastos. Wrike se integra con GitHub, Jira, Google Drive, Wrike Everywhere, Dropbox, Adobe, Salesforce, Evernote, Zapier, Slack, Hubstaff, Bitium, Marketo, QuickBooks y LinkedIn.

Herramientas de gestión de requisitos

Las herramientas de gestión de requisitos ayudan a los gestores de proyectos y a las empresas a identificar, documentar, analizar, priorizar, rastrear, monitorear, y controlar los requisitos de versiones y cambios. Presentamos a continuación algunas de estas herramientas.

Aha: Aha es una solución de gestión de requisitos basada en web que ayuda a las empresas y a los gerentes de proyectos a "definir los porqués, cuándo y qué" antes de lanzarse a un proyecto. Es una herramienta de gestión de requisitos basada en la nube que vincula la visión y los objetivos empresariales con las iniciativas, mediante el análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y ayuda a construir una hoja de ruta para alcanzar los objetivos estratégicos.

Aha ofrece diseño de requisitos centralizados; análisis e informes; navegación, diseños y flujo de trabajo personalizables; tableros para priorizar el trabajo planificado y los elementos estacionados; la capacidad de incluir detalles en cada tarjeta dentro de una tarjeta y capacidades de puntuación para cada tarjeta; maquetas; visualización de dependencias; seguimiento del progreso; generación de listas y más. Aha se integra con Trello, Salesforce, Slack, Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Zapier, G Suite, Zendesk y más.

iRise: iRise es un software de gestión de requisitos basado en web que "combina la creación de prototipos con la gestión de requisitos, para permitir a las partes interesadas interactuar con, y validar los requisitos empresariales antes de comprometerse a crearlos". Esto permite a los usuarios "descubrir defectos de diseño, vacíos de requisitos y errores de usabilidad", según la empresa.

La funcionalidad iRise ofrece la capacidad de imitar una verdadera experiencia de usuario. Las funciones incluyen la colaboración, el seguimiento del historial, la priorización, los informes de estado, los informes de resumen, las listas de tareas pendientes, la trazabilidad y los atributos definidos por el usuario. iRise se integra con Jira, G Suite, IBM Rational, Okta, Blueprint, Rally, Visual Studio, ConfirmIQ, Jama y otras aplicaciones.

Jama: Jama es un software de gestión de requisitos basado en web y desarrollo de productos para pequeñas y grandes empresas. Permite a las empresas capturar, definir y ejecutar eficazmente proyectos para satisfacer las necesidades de los clientes. Jama permite la colaboración en tiempo real; el establecimiento de reglas de relación; validación, verificación y pruebas; comparaciones de versiones; conformidad; gobierno del flujo de trabajo y generación de informes. Las funciones incluyen la colaboración, el seguimiento histórico, la priorización, los informes de estado, los informes de resumen, las listas de tareas pendientes, la trazabilidad y los atributos definidos por el usuario. Jama se integra con Jira, VersionOne, MagicDraw, TFS, TraceTronic, HPQC, Enterprise Architect y más.

Plantillas, listas de control y formularios

Además de las herramientas mencionadas anteriormente, hay muchas otras plantillas, listas de verificación y formularios que un gestor de proyectos puede utilizar para gestionar el trabajo de manera más eficaz y para ser más productivo. Muchos de estos están disponibles para su descarga en varios sitios web de gestión de proyectos.

Projectmanager.com: Projectmanager.com es un sitio web dedicado a ayudar a cualquier persona interesada en la gestión de proyectos, o aquellos que ya están en el campo, con herramientas, consejos, plantillas, videos, guías y libros de Jason Westland. También fomenta una comunidad donde los miembros del proyecto pueden discutir temas relevantes. Las plantillas disponibles incluyen planes de horario de trabajo, diagramas Gantt, planes de proyecto, hojas de horas y más. Incluso hay una serie de "Ultimate Guides" para varios temas de gestión de proyectos.

Además de todos los consejos, videos de capacitación y plantillas, Projectmanager.com también ofrece software de gestión de proyectos donde los profesionales pueden planificar, ejecutar, monitorear e informar sobre las tareas del proyecto, hitos, entregables, horarios, presupuestos, tiempo, calidad y mucho más.

Projectmanagement.com: Projectmanagement.com es impulsado por el Project Management Institute (PMI) y ofrece seminarios en línea, plantillas, consejos, herramientas, debates sobre diversos temas, e información acerca de los eventos y lo que está sucediendo en las comunidades de gestión de proyectos. Los artículos y el contenido de los blogs provienen de muchos gerentes de proyectos certificados por el PMI sobre temas relacionados con los proyectos. Las plantillas están agrupadas por listas de verificación, presentaciones, planes de proyecto y entregables, mientras que los conocimientos y herramientas están agrupados por recursos, educación y centro de referencia. En este sitio web hay una gran cantidad de recursos para los gestores de proyectos que cubren todo lo relacionado con una carrera profesional en gestión de proyectos para profesionales experimentados.

Project Management Institute: El PMI es la organización de certificación de gestión de proyectos sin fines de lucro más reconocida a nivel mundial. Ofrece información sobre cómo obtener la certificación, eventos de gestión de proyectos, un centro de conocimiento con contenido aportado por los miembros, así como las encuestas anuales "Pulso de la profesión" del propio PMI, que analizan los hallazgos sobre diversos temas relevantes y tendencias globales, así como otros boletines e informes.

Moira Alexander, CIO (EE.UU.)