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Reportajes y análisis

¿Qué es Trello de Atlassian?

Una guía para la herramienta de colaboración y gestión de trabajo.

[09/11/2017] Trello ha crecido rápidamente desde que se separó de la firma de software Fog Creek hace tres años, agregando millones de usuarios cada mes. Y no muestra signos de desaceleración desde su adquisición por parte de la firma australiana de software de colaboración Atlassian: ahora tiene 25 millones de usuarios suscritos, un aumento de 14 millones en comparación con el año pasado.

¿Qué es lo que impulsa el interés en la aplicación de gestión de trabajo? "Su popularidad se basa en que es muy fácil de usar, una herramienta altamente visual que permite a las personas hacer que ellas mismas se organicen y funcionen de manera efectiva, señala Margo Visitacion, vicepresidente y analista principal de Forrester, "y sin mucho esfuerzo puede traer a otras personas a su círculo para trabajar en varios tipos de proyectos".

Uno de los elementos notables del crecimiento de Trello ha sido su adopción "viral" entre las organizaciones. Esto lo hace similar a herramientas como Dropbox y Slack, que también dependían de la adopción del usuario final para el crecimiento, en lugar de implementaciones de software corporativo de arriba hacia abajo.

"Un producto como Trello está mostrando el camino para una nueva forma de hacer las cosas, y realmente creo se generalizará con el software de la empresa, anota el analista de 451 Research, Raúl Castañon-Martínez.

Un tablero Trello.
Trello

"Hay muchas personas que utilizan Trello y se empieza a propagar en toda la organización, y luego con el tiempo se convierte en una transacción corporativa -y abarca toda la empresa, añade.

¿Cómo funciona Trello?

Trello comenzó en enero del 2011 como un prototipo de Fog Creek, con el objetivo de resolver "problemas de planificación de alto nivel", según la compañía. Fue lanzado en TechCrunch Disrupt más tarde ese año, y luego se volvió una empresa aparte, con el co-fundador de Fog Creek, Michael Pryor, como su CEO.

Trello describe su producto como "una herramienta de colaboración que organiza sus proyectos en tableros. Dele un vistazo, Trello le dice en lo que se está trabajando, quién está trabajando en qué, y donde algo está en proceso.

Es una en una variedad de herramientas de gestión de trabajo colaborativo que ha crecido en popularidad en los últimos años. Otros incluyen Asana, Workfront, Smartsheet, Planview y Projectplace; Microsoft también ha lanzado un rival de Trello, Planner.

Trello y sus rivales difieren de las herramientas de gestión de proyectos con todas las funciones, como el propio software Jira de Atlassian o Microsoft Project. En su lugar, priorizan la funcionalidad ligera y la accesibilidad a través de un amplio conjunto de características. El caso de uso inicial de Trello ha sido para equipos pequeños de hasta 10 personas, o incluso para uso personal.

"A diferencia de las aplicaciones de gestión de proyectos como Microsoft Project que se dirigen a los gerentes de proyectos tradicionales, Trello puede ser usado en toda la organización por cualquier persona que necesite gestionar proyectos, pero no necesita o desea una herramienta de gestión de proyectos especializada y compleja, indica Castañon-Martínez.

Trello se basa en los principios de Kanban, un método de visualización de flujos de trabajo para proporcionar una visión general de un proyecto de principio a fin. Esto se hace utilizando los tableros, listas y tarjetas de Trello.

Una tarjeta de Trello.
Trello

Un consejo se enfocará típicamente en un proyecto específico, como el lanzamiento de un nuevo sitio web, o en más tareas basadas en procesos como el embarque de un empleado. Cada tabla contiene listas que pueden, por ejemplo, indicar el progreso de un proyecto. Por último, las tarjetas dentro de las listas contienen información sobre una tarea específica y se pueden mover de lista a lista cuando ésta se completa.

Hay una variedad de opciones para colaborar con los miembros del equipo, con capacidades para discutir proyectos desde dentro de las tarjetas y para cargar archivos relevantes.

Otra característica clave es la integración con otras aplicaciones, lo que la compañía llama "power-ups". Estas integraciones API permiten a los usuarios acceder a características como Google Drive, Slack y Salesforce directamente desde Trello.

Por supuesto, no es solo una herramienta de gestión de tareas empresariales. Trello es ampliamente utilizada para los itinerarios personales, incluyendo cualquier cosa, desde planear las vacaciones hasta bodas; la versatilidad ha sido una parte importante de su atractivo.

Precios Trello

Trello tiene tres niveles de precios: Free, Business Class y Enterprise.

El nivel 'Free' o gratuito requiere que los usuarios se suscriban y proporciona acceso a tableros, listas, tarjetas de miembros, listas de verificación y archivos adjuntos ilimitados. Sin embargo, hay límites, como un encendido por placa y restricciones de tamaño de archivo (no más de 10MB) que se pueden conectar a un proyecto desde su computadora. Cualquier archivo se puede vincular desde Google Drive, DropBox, Box o OneDrive de Microsoft. También hay una opción premium Trello Gold para usuarios individuales, que ofrece un mayor acceso a características como fondos de tablero, pegatinas y emojis personalizados.

La opción Business Class -9,99 dólares por usuario al mes, cuando se paga anualmente- tiene power-ups ilimitados, lo que permite a los usuarios acceder a la gama completa de integraciones con herramientas como Slack, Salesforce, GitHub y otros. Este nivel también permite que los archivos de hasta 250MB se adjunten a las tarjetas.

También hay una gama de características de seguridad para atraer a los administradores de TI. Esto incluye la eliminación de acceso con un solo clic para los antiguos miembros, el control sobre quién puede crear tableros públicos y privados, y las invitaciones a miembros restringidos. También proporciona soporte por correo electrónico prioritario, con un tiempo de respuesta garantizado de un día durante las horas de oficina.

El plan empresarial de nivel superior incluye más medidas de seguridad para despliegues en grandes empresas. Esto incluye el inicio de sesión único, la autenticación de dos factores, el cifrado de archivos en reposo y la detección de intrusos con "supervisión mejorada de software".

También hay un mejor soporte, con asistencia 'a bordo' y soporte prioritario por correo electrónico y teléfono, así como acceso a un ejecutivo de cuenta dedicado para racionalizar la capacitación.

La versión Enterprise tiene una gama de planes de precios dependiendo del número de usuarios. Comienza en 20,83 dólares por usuario al mes, pero puede bajar a tan bajo como 4,17 dólares por usuario para más de mil usuarios.

¿Cómo evolucionará Trello?

A pesar de un poco de recelo por el alto precio, la compra de Trello por parte de Atlassian el pasado 9 de enero, por 425 millones de dólares, se ha visto como una medida inteligente. El movimiento, la mayor compra de Atlassian hasta la fecha, fue visto como un esfuerzo por parte de la compañía para evitar una amenaza a su propia cartera, y una manera de acceder a una base de clientes más amplia, fuera de su enfoque en equipos tecnológicos.

También trajo beneficios para Trello. En una entrevista con TechCrunch, Pryor dijo que la construcción de nuevas características y productos tales como una aplicación de escritorio fue complicada cuando la empresa seguía siendo una "startup cualquiera".

"Ahora, bajo Atlassian, tenemos los recursos para llevar las cosas al mercado con más rapidez, y podemos entregar algunos de nuestros rasgos más interesantes, al igual que la aplicación de escritorio, señaló. Anteriormente Trello estaba disponible ya sea a través de un navegador web o una aplicación móvil.

La Cumbre Atlassian ofreció una visión de cómo Trello puede seguir evolucionando, apuntando a nuevas integraciones con el portafolio de su compañía matriz, junto con mejoras en la experiencia del usuario.

Atlassian mantiene equipos dedicados de investigación y desarrollo para cada uno de sus productos, incluso después de las adquisiciones, pero también emplea un grupo central para trabajar en las características que estarán disponibles en su conjunto de productos.

"En la Cumbre de Atlassian la empresa indicó que continuará desarrollando cada producto independiente entre sí, pero su esfuerzo en investigación y desarrollo incluirá características de plataforma cruzada, anota Martínez-Castañon. "Trello, y los otros productos del portafolio de Atlassian, comenzarán a agregar características similares para mejorar la experiencia del usuario, por ejempo".

Trello

Castañón-Martínez espera que Trello se convierta en parte de un portafolio más completo de productos de colaboración que ayudará a Atlassian a enfrentar mejor a rivales como Microsoft y Cisco.

Un desafío para Atlassian es asegurar que, al mismo tiempo que agrega nuevas características, no cree complejidades que desvirtúen los principales puntos de venta de Trello: su simplicidad y accesibilidad por una amplia gama de usuarios.

"Ese es un desafío no solo para Trello sino para cualquiera de los productos de gestión del trabajo de colaboración, anota Visitación.

"Lo que realmente permite equilibrar es que, si tiene demasiadas características, va a terminar llegando a ser como una herramienta de gestión de proyectos y perderá la adherencia de por qué la gusta a la gente, anota Visitación. "Porque la mayoría de la gente no está formada, los gerentes de proyectos formales".

Según una reciente encuesta de Forrester, solo el 3% de los trabajadores de la información obtiene sus datos primarios de una herramienta de gestión de proyectos, ya que están diseñados específicamente para aquellos con experiencia directa en esa área.

Castañón-Martínez no ve la complejidad como un problema que venga, a pesar del éxito de Atlasssian en la adición de nuevo software a su cartera en el pasado.

"Si nos fijamos en la historia de cómo Atlassian ha adquirido y luego incorporado nuevas empresas, mantienen su equipo de producto y no hacen cambios radicales en términos de cómo fue evolucionando el producto, finaliza.