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Reportajes y análisis

La transformación digital a través de la automatización

[14/11/2017] Se estima que menos del 5% de las empresas peruanas han automatizado sus procesos. Sin embargo, esta reducida cifra es equiparable con las de otros países de la región, debido a que la implementación de un sistema completo de automatización es aún algo nuevo, incluso para algunas empresas de países desarrollados.

Con esta introducción se realizó hace unos días un evento organizado por BDO Consulting en el que se tocó el tema de la transformación digital, pero ahora desde la perspectiva de la automatización.

"La automatización de procesos permite a las compañías tener un ahorro de tiempo de hasta el 70% en algunos casos, lo cual está directamente ligado con la reducción de costos, que podría alcanzar hasta el 50%. Además, un sistema que automatice los procesos de una empresa permite tener un mayor control de las actividades, con lo cual se reduce riesgos y otra vez se impacta positivamente en los costos, indicó Flavio San Martín, socio de BDO Consulting al inicio de la conferencia a manera de introducción.

Omar Chavesta, gerente de consultoría de BDO Consulting.
Cómo automatizar

Si la automatización permite que la compañía avance en sus objetivos de transformación digital, es entonces necesario conocer las alternativas que se tienen en el mercado para realizar esa automatización.

Omar Chavesta, gerente de consultoría de BDO Consulting, ofreció la perspectiva de la compañía de cómo se puede llegar a la automatización.

Primero ofreció algunas definiciones. Indicó que lo primero que se puede hacer es definir qué es lo que se puede automatizar, aunque la respuesta cae por su propio peso: Los procesos.

Efectivamente, en la actualidad, las empresas se encuentran dominadas por procesos de negocios que en no pocos casos son ineficientes, carecen de controles y no tienen una adecuada estandarización, por solo mencionar algunas características negativas.

¿Qué se puede hacer para solucionar esta problemática? Aquí es donde hace su aparición la herramienta que BDO deseaba presentar como su planteamiento para automatizar los procesos de las compañías. La herramienta se llama AuraPortal y es una solución de BPM (gestión de los procesos de negocio) que la empresa califica como "la más avanzada del mercado, y que se encuentra orientada a los usuarios de negocio; es decir, es lo suficientemente sencilla como para prescindir de los ingenieros. No requiere programación y es de origen español.

Jordi Pons, representante de AuraPortal.
Jordi Pons, AuraPortal

Jordi Pons, representante de AuraPortal, tomó la posta de Chavesta para explicar que la herramienta actualmente tiene 3,5 millones de usuarios, se hace cargo de 10 mil procesos de producción, se ha instalado 900 veces en 40 países, y se encuentra presente en 20 empresas pertenecientes a la lista Fortune 500.

AuraPortal es diferente, de acuerdo con Pons, porque crea aplicaciones de forma amigable, no requiere de escribir código, ofrece cuadros de mando personalizados, se enfoca en el usuario de negocio, su mantenimiento es evolutivo y ágil, y su implementación es rápida, de tres a cuatro meses.

El caso de éxito local que presentaron fue el de Crossland, una firma dedicada a la representación en el país de marcas como Kawasaki, Bajaj, Progress Rail, entre otras. Esta firma requería aumentar la productividad del personal, y para ello se decidió automatizar la gestión de los requerimientos de viajes y gastos de representación.

Sus problemas eran considerables: Alto volumen de entregas a rendir (2.200 al año), falta de control de las políticas, errores en el registro, generación manual de reportes, coordinaciones por correo electrónico, aprobación manual de la aplicación de descuentos, liquidaciones a destiempo, y continuas capacitaciones sobre el proceso.

La solución, es decir, la implementación de AuraPortal, ofreció trazabilidad, control y auditoría; integración con el ERP para la aplicación de descuentos; reducción de la carga de trabajo del personal; y procedimientos adjuntos a los formularios.

Gracias a esta solución se logró reducir a solo 8% los retrasos en los reportes; 156 horas al año ahorradas por elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los reportes; 739 horas al año ahorradas al empleado en coordinaciones; y el procedimiento ahora es estándar y conocido por el personal.

En general, se obtuvo una reducción de costos de 47%, una reducción en los tiempos de 74%, una disminución en los errores de 88% y un aumento de la eficiencia -que era lo que se deseaba- de 60%.

AuraPortal se integra con SAP, Microsoft Dynamics, Oracle Database, PowerBI y Tableau. Y específicamente en el caso de Microsoft, AuraPortal se integra con Azure, SQL Server, Dynamics, SharePoint, y Office 365.