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Reportajes y análisis

El chat es una realidad

Su guía hacia 7 servicios de chat grupal

[08/12/2017] Todos saben que el secreto del éxito -tanto en los negocios como en la vida privada- es una buena comunicación. ¿Pero en qué forma? Si está intentando comunicarse con un grupo en tiempo real, sin duda le es familiar la opción de siempre: Las llamadas de conferencia. Ya sabe: esas reuniones de llamadas que adormecen la mente, donde los que hablan lo hacen a la vez, la calidad de la voz es terrible, la mitad de las personas no presta atención y el perro de alguien ladra intermitentemente durante la llamada.

¿Pero cuál es la alternativa? Considere una vieja (bastante vieja) opción: La mensajería instantánea. Solo que ya nadie la sigue llamando así; ahora se le llama chat grupal. Estas salas de reuniones virtuales se centran en la comunicación mediante texto -y son muy preferibles en relación con las llamadas de conferencia.

¿Por qué escribir cuando puede hablar? Una sesión de chat puede ayudar a que todos sean "escuchados, puesto que puede ver instantáneamente quién dijo qué. (Ya no tiene que identificarse cada vez que inicia una oración). Sí alguien se distrae por un momento, fácilmente puede reinsertarse en la conversación revisando los comentarios previos. Y, quizás la mejor razón, no hay estática ni bulla de fondo. En un chat grupal, nadie sabe que está escuchando su lista de canciones favorita.

También existen otras ventajas como la opción de mantener una transcripción permanente y accesible de cada sesión. La mayoría de servicios de chat también le permite compartir o integrar archivos en tiempo real (contrariamente a "Espere, le enviaré un correo electrónico con la hoja de cálculo. ¿La recibió? ¿La recibió esta vez?). Muchos chats le permitirán abrir un chat aparte en caso de que necesite hablar rápidamente con solo una persona sobre lo que está sucediendo en el grupo. ("¿Crees que Bob va a necesitar ayuda extra en este proyecto?). Y no olvide las ventajas de seguridad: Las conversaciones de voz pueden ser escuchadas; las que se basan en texto no. (Con ese fin, la gran mayoría de servicios de chat le ofrece sesiones muy cifradas).

Bueno, pero ¿por qué simplemente no enviar un mensaje de texto o reunir a los compañeros de trabajo en, por ejemplo, iMesssage? Enviar mensajes de texto es demasiado complicado para cualquier cosa que vaya más allá de un intercambio rápido, o demasiado "atestado si es que intenta comunicarse con más que unas cuantas personas.

Esto no significa que los chats grupales sean ideales para todos los contextos, simplemente que son una alternativa que vale pena considerar -especialmente si está notando que sus métodos de comunicación actuales son insuficientes. Para esta historia, hemos investigado siete servicios de chat grupal (CA Flowdock, ChatWork, HipChat, Microsoft Teams, Office Chat, Slack y Telegram) que ofrecen mensajería instantánea basada en aplicaciones y en la web para dos o más personas, pero con distintas interfaces, funciones y prioridades. (Vea nuestra tabla de referencia rápida para una comparación de las funciones).

Evaluar las opciones

¿Qué debería buscar en un servicio de chat? Todo eso depende de sus necesidades, empezando por el tamaño de su equipo, o equipos, y el alcance de sus proyectos. Idealmente, querrá un servicio que le dé soporte no solo a múltiples equipos, sino también a temas y conversaciones con dichos equipos. También vale la pena investigar para ver qué integraciones externas ofrecen los servicios de chat, para que pueda incorporar, por ejemplo, herramientas o administración de tareas dentro de la interfaz de chat.

Las notificaciones para escritorio son un gran beneficio adicional, permiten que los usuarios vean mensajes nuevos cuando se encuentran trabajando fuera de sus exploradores o clientes de chat. Y si aquellas notificaciones pueden ser personalizadas para mantener un mínimo de interrupciones, es mucho mejor.

Si lleva acabo muchas sesiones de chat improvisadas, o desea incluir a personas fuera de su equipo regular (o incluso fuera de su compañía), busque un servicio que le permita el acceso de invitados. Eso significa que puede enviar un enlace a hacia su sala de chat, y los participantes pueden introducirse a ésta sin tener que registrarse en una cuenta. Pero probablemente no es necesario preocuparse de cuántos usuarios totales pueden integrarse a un chat; en cambio, con las llamadas de conferencia, una vez que sobrepasa cierto número de participantes (digamos que 20 o 30), ya ha sobrepasado el punto de practicidad.

Hablando de llamadas, la mayoría de servicios traen voz y/o conexiones de video dentro de su mix de funciones -una opción agradable para esos momentos en los que el chat se siente muy lento o necesita comunicarse visualmente. Si su equipo es muy móvil, observe atentamente cada aplicación de servicio móvil, puesto que no todos los servicios ofrecen soporte a las llamadas de video.

Para la mayoría de las empresas, las comunicaciones seguras son críticas. Cada uno de los servicios que hemos detallado aquí promete una protección sólida, usualmente en la forma de mensajería cifrada y/o con almacenamiento para esos mensajes, pero las especificaciones varían bastante. En algunos casos, ese cifrado se basa en lo que sea que esté envuelto dentro de su navegador web; en otros está integrado dentro de una aplicación individual de un cliente de escritorio. A fin de cuentas, querrá investigar bien antes de desplegar cualquiera de estos servicios.

Finalmente, si espera añadir un servicio de chat económico, muchos de ellos ofrecen cuentas gratuitas para equipos pequeños. (Ciertamente, las compañías con presupuestos limitados deberían considerar empezar con Telegraph, la única opción completamente gratuita en el grupo). Simplemente asegúrese de leer las condiciones en las letras pequeñas, puesto que los distintos niveles de servicio a veces tienen niveles diferentes de cifrado y seguridad. Con mucha frecuencia, tendrá que pagar una subscripción premium para tener la protección más sólida.

Guía de referencia rápida

CA Flowdock ChatWork HipChat Microsoft Teams Office Chat Slack Telegram
Mobile apps Android, iOS Android, iOS Android, iOS Android, iOS, Win 10 Mobile Android, iOS Android, iOS Android, iOS, Win 10 Mobile
Voz No 1-to-1 No
Video No No No
Compartir archivos
Historia de sesión
Alertas de escritorio
Acceso a invitados No
Almacenamiento Sin límite 5GB-10GB* 5GB-sin límite 1TB+500MB/user 25GB-100GB* 5GB-Sin límite Sin límite
Precio inicial Gratuito Gratuito Gratuito $5/usuario /mes** $49/usuario /mes Gratuito Gratuito
Período de prueba 30 días n/a 30 días 30 días 7 días 15 días n/a
Esta historia fue publicada originalmente en enero del 2016 y fue actualizada en agosto del 2017 y octubre del 2017
* La asignación de almacenamiento depende del plan
** Como parte de la suscripción empresarial de Office 365

CA Flowdock

En CA Flowdock los chats no son chats; son "flujos -algo equivalente a los "canales de Slack- e incorporan varias convenciones modernas: Botones al estilo de Twitter, conversaciones entre dos personas y conversaciones secuenciales, hashtags e incluso una dirección de correo electrónico personalizada que los equipos pueden usar para contribuir a un flujo. Sin embargo, si desea hacer videoconferencias, necesitará enlazarse con Appear.in; Flowdock no ofrece funciones nativas de llamada, y ya no se integra con Google Hangouts.

chat grupal, CA Flowdock

Hablando de integraciones, Flowdock ofrece una integración basada en una API con una docena de servicios (incluyendo a Basecamp, Zendesk y su producto "hermano CA Agile Central), para que pueda enlazarlo con herramientas de gestión de proyectos, control de versiones y soporte al cliente que sean compatibles. Y esa integración toma lugar dentro de la bandeja de entrada de Flowdock, una barra lateral plegable que también rastrea elementos como las actividades del equipo y las redes sociales.

Los datos son cifrados y almacenados en Amazon Web Services en Estados Unidos. Las conexiones usan cifrado SSL de 256 bits si el cliente lo soporta y los servidores están protegidos con una cifrado de disco completo. Las contraseñas son cifradas y preservadas.

Al igual que con servicios similares, puede disfrutar de un periodo gratuito de 30 días. Asimismo, Flowdock ofrece cuentas gratuitas y sin restricciones para estudiantes, organizaciones sin fines de lucro y equipos de cinco o menos. Para los demás cuesta tres dólares mensuales por usuario, un precio que incluye todo de manera ilimitada -flujos, historial de sesiones e integraciones. Los planes corporativos ofrecen adicionalmente un registro único, soporte premium y otras funciones para organizaciones grandes. (Vea la información de precios completa aquí).

ChatWork

Diseñado para negocios grandes y pequeños, ChatWork ofrece lo básico dentro de su limpia interfaz. Puede acceder a ésta desde un navegador o instalar aplicaciones para Windows, Mac, Android y/o iOS.

Chat grupal, ChatWork

Adicionalmente a lo básico, como el uso compartido de archivos y las llamadas de video, ChatWork provee herramientas simples de tareas y administración de contactos y opciones de uso compartido de pantalla. Y las mismas herramientas de chat son bastante sólidas; puede citar o generar un enlace rápidamente hacia cualquier mensaje individual, o convertir un mensaje en una tarea.

Un 'Hangout' para equipos corporativos

¿Por qué no fue incluido Google Hangouts en esta lista? El servicio de chat, que solía conocerse como Google Talk en sus inicios, fue creado para consumidores y no para negocios. Pero a inicios de este año la compañía introdujo Google Hangouts Chat. Al igual que Microsoft Teams trae capacidades de chat a los usuarios de Office 365, Hangouts Chat se integra con G Suite. Por ahora, la única manera de obtener Hangouts Chat es ser cliente de G Suite e inscribirse en el Early Adopter Program.

Hangouts Chat ofrece salas de chat ilimitadas, todas pueden ofrecer soporte a múltiples conversaciones secuenciales; proporciona capacidades poderosas de búsqueda con filtros; y apalanca a un nuevo producto derivado (Meet) para reuniones de video. Sin embargo, más allá de eso, Google no ha dicho mucho; aún no sabemos sobre los precios del servicio, sus funciones, medidas de seguridad o fecha de disponibilidad general.

Por ahora, Hangouts Chat ofrece relativamente pocas integraciones fuera de G Suite: Aproximadamente, solo una docena de socios se ha inscrito, aunque es seguro esperar que más los sigan. Mientras tanto, tendremos que esperar un poco más para ver si el servicio de Google puede desafiar de manera efectiva a servicios como Slack y Teams.

Sin embargo, no existe la opción de añadir a usuarios invitados. Y aunque el componente de escritorio de ChatWork Live brinda soporte a llamadas de audio, así como de video, no existe un número de llamada para, digamos, una línea fija. Las aplicaciones móviles fueron actualizadas recientemente para permitir llamadas de audio, pero esto solo aplica para usuarios en el plan Business. (La compañía afirma que la función también llegará al plan Personal con el tiempo).

El cifrado SSL de 256 bits se encarga de proteger las transferencias de información y los chats. La compañía usa el servicio Amazon S3 para el almacenamiento de datos y el cifrado.

Una advertencia importante: Aunque la mayoría de proveedores en esta lista respondieron rápidamente a nuestras preguntas, ChatWork no lo hizo. La compañía no cuenta con un número de teléfono en su página web y la única dirección de correo electrónico se dirige a una mesa de soporte, la cual nunca respondió a nuestras interrogantes. Se desconoce lo que eso significa para el soporte técnico actual, pero no habla bien de la capacidad general de respuesta de la compañía.

ChatWork ofrece planes que abarcan desde ningún costo a cinco dólares mensuales por usuario, y el plan gratuito es bastante generoso: Contactos ilimitados, hasta 14 chats separados, 5GB de almacenamiento, llamadas de video entre dos personas y llamadas de voz con hasta 100 conexiones simultáneas. Personal, el plan de cuatro dólares mensuales por usuario, añade chats grupales ilimitados, soporte para chats de video de cuatro personas y 10GB de almacenamiento. Los planes Business (cinco dólares mensuales por usuario, con un mínimo de cinco usuarios) tienen el mismo conjunto de funciones, pero con soporte técnico dedicado y una serie de funciones administrativas para la administración de usuario y de archivos. (Vea la información completa de precios aquí.)

HipChat

Nota del editor: Atlassian, la productora de HipChat, ha lanzado una nueva herramienta de chat llamada Stride, destinada a reemplazar a HipChat para uso corporativo. Estamos recopilando información sobre Stride y la añadiremos pronto al artículo.

Chat grupal, HipChat

¿HipChat de Atlassian está más de moda que otros servicios de mensajería? Si lo juzga solo en base a su apariencia, podría percibirse más como AverageChat. Pero hay más, empezando por el soporte de más de 200 herramientas externas, como a DocuSign, Facebook, Google Drive y MailChimp -sin mencionar una colección de útiles y divertidos bots para la automatización de las acciones. Incluso existe un bot que le permite interactuar con otros bots de HipChat cuando le habla mediante un dispositivo Amazon Echo.

Por su parte, las salas de HipChat brindan integración simple de elementos como archivos, imágenes y enlaces, mientras que una barra plegable lateral puede activarse entre personas, enlaces y archivos compartidos (pero no imágenes). Los chats se sincronizan en las aplicaciones para escritorio, móviles y la web para que pueda mantenerse al día en cualquier dispositivo. Otros beneficios incluyen alertas y @mentions para alcanzar a contactos dentro del chat. Todas las comunicaciones dentro de un chat están aseguradas con cifrado SSL de 256 bits.

Cuando activa el acceso del invitado, la sala muestra prominentemente un enlace para copiado y uso compartido. (Los invitados pueden unirse con solo dar un nombre; no se requiere de una cuenta). Esa es una opción agradable para los equipos que frecuentemente necesitan invitar a personas externas. Los chats de video y el uso compartido de pantalla están disponibles para conexiones entre dos personas y grupos de hasta 25, y las llamadas de audio son únicamente para conversaciones entre dos personas.

HipChat Basic, que es gratuito, podría cumplir con el trabajo de equipo: Incluye una cantidad ilimitada de usuarios e integraciones, aunque solo 5GB de almacenamiento y 25 mil mensajes almacenados en el historial de mensajes que pueden ser buscados. HipChat Plus (dos dólares mensuales por usuario) añade llamadas de voz y video, además de controles de retención de historial, un historial ilimitado para la búsqueda de mensajes y almacenamiento ilimitado de archivos. La compañía también ofrece una plataforma de mensajería autoalojada llamada HipChat Data Center para despliegues corporativos. (Vea la información completa de precios aquí).

Microsoft Teams

Microsoft Teams, la respuesta de Microsoft al gigante del chat, Slack, se integra con Office 365, donde la idea es dar a los usuarios de esa suite un conjunto completo de herramientas de chat -incluyendo chat de voz y video, cortesía de Skype- sin la necesidad de cambiarse a otro dispositivo. La desventaja inmediata es que está disponible únicamente para aquellos que se subscriben a Office 365 con un plan Business Essentials, Business Premium o Enterprise cuestan a partir de los cinco dólares mensuales por usuario. Pero no existe un cargo adicional por usar Teams, así que es lógico al menos probar el servicio si es que ya se encuentra inscrito en Office.

Una vez que se crea un equipo (que puede ser público o privado, creado por un administrador o por un individuo), e éste se le dota automáticamente del sitio web del equipo SharePoint (con archivos y pestañas de Wiki ya instalados), bloc de notas (para aquellos subscritos a Business Premium o Enterprise E3/E5), y calendario de OneNote y más. La integración de OneNote es definitivamente un plus, poniendo a las notas individuales y compartidas bajo el mismo techo (mientras sus notas se mantienen privadas). Dentro de un equipo determinado, usted puede crear canales adicionales para chatear sobre otros temas.

Su equipo puede acceder a Teams por medio de navegadores web, clientes de escritorio para Windows y Mac, o aplicaciones móviles para Android, iOS y Windows 10 Mobile. Teams soporta autenticación de doble factor y registro único a través de Active Directory, y los datos son cifrados en tránsito y en reposo. Además, Microsoft Teams tiene capacidades integradas de administración de aplicaciones móviles (MAM).

El acceso de invitados ahora se encuentra disponible y, como podría esperarse de un producto de Microsoft, Teams ofrece integraciones en abundancia -más de 150 aplicaciones, bots y servicios como Asana, HootSuite, ZenDesk y Adobe Sign-, en parte porque los conectores existentes para Office 365 se trasladan a Teams.

Para Microsoft, Teams es claramente esencial para que su cartera de productos progrese. La compañía recientemente anunció que "en un futuro, Teams reemplazará a Skype for Business como el cliente primario de comunicaciones en Office 365.

Uno podría preguntarse si es que alguna organización se cambiaría a Office 365 solo para obtener este nuevo y prometedor servicio de chat grupal. Pero para cualquier organización que ya está usando la suite, Teams es lo suficientemente sólido como para sobrepasar la idea de buscar un servicio de chat en otro lugar.

Office Cat

En los 18 meses desde la última vez que revisamos a Office Chat de MangoApps, el servicio ha realizado una serie de mejoras -empezando por su portal limitado que se basa en navegador. Ahora es igual de capaz que los clientes de escritorio, ofreciendo soporte a funciones como la organización de conversaciones en grupos, uso compartido e instantáneo de archivos, búsqueda con índice y una vista útil de "qué no se ha leído para aquellas veces cuando no ha estado disponible por un tiempo.

chat grupal, Office Chat

Mientras tanto, Office Chat continúa ofreciendo unas cuantas comodidades particulares, incluyendo la modalidad "híper tiempo real que le enseña a los demás las teclas que presiona en su teclado a medida que escribe; no necesita dar clic para enviar. Y al igual que Messenger de Facebook, las secuencias de chat incluyen pocos indicadores para que pueda saber que los mensajes no solo fueron enviados, sino recibidos.

Desafortunadamente, el servicio aún no ofrece la opción de llamadas de video o de voz, y el almacenamiento de archivos es un poco limitado comparado con algunos competidores: solo 25GB para el plan Business y 100GB para plan Enterprise.

Office Chat está entre los pocos servicios que ofrecen un modelo de precio fijo: En lugar de pagar por usuario, se subscribe al plan Business o al plan Enterprise. Tienen un precio de 49 y 99 dólares mensuales respectivamente -con descuentos por pagos anuales-, y permiten hasta 50 usuarios. "Cubos adicionales de 50 usuarios añaden un costo mensual extra de 49 o 99 dólares. ¿Cómo se comparan esos precios a las tarifas de planes por usuario? Dependiendo del plan que elija, puede ser de un dólar o dos dólares por usuario al mes - más económico que la mayoría. ¿La desventaja? No existe un plan gratuito, y el periodo gratuito de prueba es solo de siete días.

Muchas de las funciones de seguridad más avanzadas de Office -incluyendo los mensajes autodestructivos, autenticación de doble factor y cifrado de extremo a extremo para mensajes y archivos- se encuentran disponibles únicamente con el plan Enterprise, como lo están las integraciones de aplicaciones externas y muchas funciones avanzadas de administración. Sin embargo, considerando el precio competitivo para ese plan, esto podría no ser un problema para las compañías en necesidad de funciones y protecciones añadidas (Vea la información completa de precios aquí).

Slack

Slack se lanzó en el 2013, pero en los últimos dos años se ha convertido en casi sinónimo de chat grupal de negocios. A comienzos de este año, el servicio finalmente introdujo la función principal que le faltaba: Respuestas secuenciales.

chat grupal, Slack

Sin embargo, para cualquiera que ya esté acostumbrado a un servicio de chat distinto, Slack podría percibirse como un poco extraño al comienzo. La interfaz permanece simple y despejada, pero también un poco rudimentaria. Almacena chats en "canales orientados a temas, y su método para manejar esas respuestas secuenciales es algo torpe en el mejor de los casos. La vista de "todas las secuencias está organizada de menor a mayor antigüedad desde arriba hacia abajo, en contraste directo a los chats regulares, que fluyen desde abajo hacia arriba. (Otra complicación: usted no puede incluir imágenes en las respuestas).

Felizmente, los tutoriales emergentes ayudan a los novatos a batallar con la curva de aprendizaje, y desde ahí es fácil aprovechar las integraciones profundas de Slack: búsqueda, @mentions entre canales, archivos compartidos, sincronización entre dispositivos y otras comodidades modernas.

La función de notificación de escritorio de Slack brinda soporte a palabras clave, lo que significa que puede filtrar y dejar fuera las conversaciones poco importantes para recibir únicamente las alertas importantes. Slack ahora le da soporte nativamente a llamadas de audio y video, y también se integra con Google Hangouts, GoToMeeting y una docena más de herramientas para conferencias. También existen herramientas para crear sus propias integraciones. El servicio ofrece prácticamente toda forma de seguridad y certificación de privacidad conocidas por la humanidad.

Los tres planes Slack for Teams de la compañía ofrecen un espacio único para pequeños negocios o grupos dentro de una organización más grande. Una cuenta gratuita le ofrece 5GB de almacenamiento de archivos, 10 integraciones y el archivo de 10 mil mensajes. El plan Standard (ocho dólares mensuales por usuario) le otorga 10GB de almacenamiento de archivos, integraciones ilimitadas y archiva de mensajes ilimitado, además añade funciones como acceso de invitado, canales compartidos donde los empleados de distintas compañías pueden colaborar, estado de uso, grupos de usuario, soporte para el envío de correos electrónicos hacia canales de Slack, uso compartido de pantalla y más. El plan Plus (15 dólares mensuales por usuario) añade funciones avanzadas como registro único, soporte las 24 horas y 99% de tiempo de actividad garantizado. (Vea la información de precios completa).

El plan Slack Enterprise Grid para compañías de hasta medio millón de empleados, conecta múltiples espacios de trabajo y añade un alojamiento para funciones corporativas incluyendo la integración con más de una docena de plataformas de administración de movilidad empresarial (EMM).

Telegram

El servicio de chat con el soporte de plataforma más amplio, ofrece aplicaciones nativas y clientes no solo para Android, iOS, macOS y Windows, sino también para Linux y Windows 10 Mobile (más conocido como Windows Phone). También está dentro de los pocos servicios -y el único en esta lista- que es completamente gratuito. No existen niveles de subscripción; obtiene todo lo que Telegram tiene que ofrecer sin costo alguno y sin anuncios -aunque podría ser que le soliciten una donación más adelante.

chat grupal, Telegram

El servicio permite hasta 200 usuarios por grupo, pero también ha añadido "súper grupos que soportan hasta 10 mil miembros. Sin embargo, sin importar el tamaño del grupo, sigue siendo un poco complicado añadir a las personas, puesto que los invitados deben instalar una aplicación o cliente de Telegram -extraño, puesto que puede iniciar chats desde un navegador. Inclusive en ese caso, las invitaciones requieren que usted ingrese manualmente números telefónicos (para invitaciones basadas en mensajes de texto) o enviar un enlace personalizado por correo electrónico.

A comienzos de este año, Telegram añadió capacidades de llamadas seguras de voz. No se puede hacer llamadas de video, pero se puede grabar y trasmitir mensajes de video. Para ese propósito, Telegram recientemente lanzó un servicio gratuito de alojamiento que automáticamente almacena videos de hasta un minuto de duración. Piense en esto como una especie de YouTube para canales de chat, algo que puede usar para compartir videos en privado o públicamente.

Telegram emplea foros de usuario como su medio primario de soporte. El servicio ofrece cifrado AES de 256 bits para chats grupales, además de una opción de chat secreto para mensajería entre dos personas que no deja rastro en los servidores y no puede ser reenviado.