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Trabajar a distancia: Las claves para una estrategia exitosa

[31/01/2018] El trabajo a distancia puede ser una gran oportunidad de ganar tanto para los empleadores como para los empleados. Los beneficios para el compromiso, la retención y la moral de sus empleados, así como su capacidad para expandir su grupo de talentos, y atraer y contratar candidatos más fuertes, son bien conocidos.

Pero el trabajo a distancia ofrece desafíos únicos que las empresas deben abordar para aprovechar al máximo sus estrategias de trabajo a distancia. Mantener un sentido de conexión con los empleados a distancia, garantizar que la tecnología ayude en lugar de obstaculizar la colaboración y la innovación, y superar el potencial hecho de que los empleados se sientan aislados y excluidos, son áreas en las que la mayoría de las empresas tiene dificultades.

Aquí, nuestros expertos ofrecen estrategias y mejores prácticas que pueden hacer que el soporte, la habilitación y el desarrollo de su fuerza de trabajo a distancia sea mucho más fácil.

Establecer el 'por qué'

En primer lugar, las organizaciones deben identificar sus motivaciones para implementar o mejorar su política o políticas de trabajo a distancia, afirma Vip Sandhir, CEO y cofundador de la plataforma de participación de empleados HighGround.

"¿Qué está tratando de lograr? Ya sea atraer a los mejores talentos o proporcionar a los empleados actuales arreglos de trabajo más flexibles, es clave para entender por qué la construcción de directrices de teletrabajo merece su tiempo y energía, anota Sandhir.

A partir de ahí, los empleadores deben establecer pautas formales para abordar qué puestos son elegibles para el trabajo a distancia, y con qué frecuencia los empleados pueden trabajar fuera de la oficina. Establecer y hacer cumplir las expectativas es fundamental para que el acuerdo funcione, así que asegúrese de que los empleados comprendan sus políticas de trabajo a distancia, incluida la necesidad de estar en línea durante ciertas horas o ir a la oficina cada dos semanas, por ejemplo, añade Sandhir.

Para que una estrategia de trabajo a distancia sea exitosa, debe ser prudente y pensar en ella. De esta manera, debe empezar comprendiendo las necesidades únicas de su organización, su equipo y sus empleados individuales, añade Omer Moldan, CEO y cofundador de Vervoe, un sistema de rastreo de los solicitantes y una plataforma de videoconferencia que reemplaza las entrevistas cara a cara por videos y simulaciones.

"Elija una forma de trabajar que se adapte a su equipo, comunique sus expectativas con claridad y prepare a todos para tener éxito, indica. "Si quiere gente en la oficina una vez a la semana o espera que las personas asistan a una llamada diaria, establezca claramente los límites. La gente quiere saber cómo y cuándo comunicarse con los miembros de su equipo. Ponga las reglas básicas y luego haga todo lo posible para desarrollar un ritmo operativo del que su equipo pueda depender, añade.

Hacer que la tecnología funcione en el trabajo

La comunicación es fundamental para garantizar que las estrategias de trabajo a distancia sean efectivas y cumplan con los beneficios que prometen, indica Sandhir. Una estrategia exitosa de trabajo remoto a menudo requiere que los gerentes y empleados se comuniquen en exceso, al menos al principio, hasta que todos estén cómodos y se haya establecido un nivel de confianza, afirma. Eso comienza asegurándose de que esté utilizando una tecnología que se adapte a las necesidades de su empresa y sus trabajadores, afirma.

"Para garantizar una comunicación efectiva, las empresas necesitan armar a los trabajadores a distancia con las herramientas adecuadas -como Slack, con encuestas de pulso y videoconferencia- que los hagan sentir parte del equipo y no fuera del equipo", señala Sandhir.

Aquí, los proveedores y la funcionalidad específicos importan menos que encontrar soluciones que funcionen bien para sus empleados, anota Erika Van Noort, directora senior de adquisición de talentos de Softchoice.

Las empresas deben asegurarse de que los empleados a distancia puedan trabajar de la misma manera que lo harían en un escritorio en la oficina, indica Van Noort. Las soluciones de TI no son universales y - antes de habilitar una fuerza de trabajo moderna, móvil y colaborativa -todas las organizaciones deben comprender primero cómo trabajan sus empleados y la manera en la que la tecnología puede mejorar su productividad.

"A menudo, las organizaciones se lanzarán a una implementación de tecnología sin primero examinar cómo se integrará en los procesos actuales, así como también se integrarán con otras tecnologías que los empleados ya usan. Eso puede afectar la adopción del usuario", lo que a su vez afecta negativamente la productividad y el compromiso, anota Van Noort.

Y, por supuesto, la tecnología necesita funcionar -y funcionar consistentemente, agrega Van Noort. Los empleados se ven desfavorecidos si falla una tecnología o no pueden encontrar la manera de usarla.

"En nuestro estudio [colaboración de empleados de Softchoice], el 78% de [los aproximadamente mil] encuestados informaron que 'con frecuencia' experimentan dificultades técnicas cuando colaboran con trabajadores a distancia. Esto muestra que el verdadero lado negativo que las organizaciones a menudo asocian con el trabajo remoto no es que el empleado no esté físicamente en la oficina, sino que no cuentan con la tecnología adecuada para facilitar la colaboración a distancia", indica.

Tómelo personal

Las herramientas tecnológicas adecuadas no solo facilitan una buena comunicación y colaboración, también ayudan a los trabajadores remotos a conectarse a nivel personal con sus colegas, ayudándoles a sentirse parte de la cultura de la oficina, tal como lo serían si estuvieran físicamente en el sitio, indica Van Noort. Ese es un obstáculo importante para una estrategia exitosa de trabajo a distancia que a menudo se pasa por alto, agrega.

"Aprovechar herramientas como la videoconferencia y el uso compartido de pantallas puede ayudar mucho a que los trabajadores remotos se sientan incluidos y los ayuda a sentir que no están simplemente en la misma habitación que sus compañeros de trabajo, sino que están en la misma línea, afirma. "Reducir los sentimientos de aislamiento y desconexión que los trabajadores a distancia sienten es extremadamente importante para impulsar el compromiso y la productividad".

"Es importante que los trabajadores a distancia se sientan conectados con los miembros de su equipo a nivel personal, y que sean parte de la cultura y los valores de la empresa. La personalización es especialmente importante en el trabajo a distancia, especialmente cuando se trata de involucrar a los empleados que trabajan desde casa de manera regular, indica Sandhir.

A pesar de que no se encuentre físicamente en la misma habitación, tomarse el tiempo para programar reuniones cara a cara con sus empleados también es importante, señala Sandhir.

"Las reuniones en persona brindan a los empleados a distancia la oportunidad de abordar cualquier inquietud con los gerentes, proporcionar comentarios y hacer un seguimiento del progreso de los objetivos, indica. "Las conversaciones sobre el rendimiento requieren un toque humano, por lo que los gerentes deben aumentar de éstas con los trabajadores remotos a pesar de sus ubicaciones físicas.

Y no cometa el error de utilizar conversaciones o reuniones cara a cara solo para abordar desafíos y áreas de mejora. Asegúrese de destacar los éxitos y los logros positivos también, idealmente en un foro público, agrega.

"Los gerentes que supervisan a los trabajadores a distancia deben reconocer los logros a medida que ocurren, en lugar de pasar por alto los esfuerzos positivos y solo reconocer los errores, anota. "Una manera de mantener a los trabajadores remotos comprometidos es reconociendo su trabajo en un foro público donde todo el equipo puede dar mensajes positivos. Un simple "¡Buen trabajo consiguiendo un cliente hoy día! es un sencillo gesto que hace que los empleados se sientan valorados, y crea una mayor transparencia en lo que los otros miembros del equipo estén trabajando", señala Sandhir.

Misión cumplida

Esto trae a colación otro punto clave que a menudo es pasado por alto en las discusiones sobre trabajo a distancia: la misión, los valores y el propósito, indica Moldan de Vervoe.

"La receta para la productividad está siendo impulsada por la misión, por lo que hay que dejar que la misión sea el denominador común, no la geografía", indica. "Las personas que se preocupan por la empresa y que son apasionadas por su misión, se motivarán ellas solas e impulsarán su propia productividad; encontramos personas que quieren ser parte del mismo viaje y les damos la oportunidad de dar forma a la manera en la que van a contribuir con eso, "independientemente de dónde estén trabajando", anota Moldan.