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Cómo optimizar las compras desde la nube

La propuesta de Fullstep

Javier Llorente, gerente general de Fullstep para Perú.

[01/02/2018] Para cada necesidad hay, prácticamente, una solución en la nube que nos puede ayudar. Y eso es especialmente cierto con las compras empresariales, un terreno en el cual las empresas pueden acudir a la tecnología para mejorarlas. Sobre el tema conversamos con Javier Llorente, gerente general de Fullstep para Perú, quien nos explicó lo que se puede hacer con una solución de nube.

¿Cuál es el origen de la compañía?

Fullstep es una compañía que tiene presencia en el mercado desde hace 20 años. A finales de los años 90 salió como un spin off de un grupo que eran compradores de marcas de automóviles, en ese momento trabajaban para Volkswagen, en el departamento de compras, y ese grupo de compras vio una oportunidad de usar el método que estaban empleando para optimizar las compras en ese grupo automovilístico, y montar una consultoría que ayudara a empresas a optimizar sus costos. Siempre centrándose en las áreas de compras.

Entonces, se comienza a dar servicio a algunos proyectos y a otros clientes con resultados muy buenos. Al final estos socios -que siguen siendo los socios de Fullstep- crean una compañía y la dotan de diferentes unidades de negocio. Le dan un valor añadido que es la tecnología, una plataforma de compras, que hasta entonces no era algo muy común, le dan el método que heredan de la industria automovilística y después crean un equipo que poco a poco, y a lo largo de los años, va creciendo y trabajando no solo en España, sino en proyectos a lo largo del mundo. Y, hace dos años aparece la oportunidad de trabajar en un buen proyecto en el Perú.

Además, estratégicamente se decide que es un buen sitio para, además de hacer un proyecto, crear una oficina para buscar nuevos clientes desde aquí hacia el mercado latinoamericano. En realidad, la estrategia no solo pasa por el Perú, porque a la vez que se establece una oficina en el Perú se establece una oficina en México y las dos van avanzando con el mercado repartido. México es un país muy potente y se encarga también de Centro América, nosotros desde Perú atendemos a Sudamérica.

¿Cuáles son las líneas de negocio?

Básicamente se pueden resumir en tres. Nosotros intentamos dar una atención al cliente alrededor del área de compras; es decir, poder ayudarle en cualquier cosa que necesite. Normalmente nuestros clientes pueden necesitar asesoría pura; es decir, analizar cuál es la situación de nuestro cliente y darle unas soluciones respecto al modelo de compras que creemos que tiene que utilizar.

Por otro lado, tenemos una plataforma de compras que es un software, un aplicativo, donde nuestros clientes pueden acceder desde su empresa -porque está en la nube- y utilizar un portal de proveedores para hacer negociaciones con una base de datos de proveedores. El comprador publica en el portal sus procesos de negociación, y los proveedores ofertan a través de esa plataforma. Esas ofertas se mantienen en un repositorio, se comparan, se decide cuál es la mejor, cuál es la que puede llevar mejores ahorros, cuál puede llevar mejores eficiencias y se hace la adjudicación.

Y tenemos una tercera unidad que es BPO, que es la externalización de las compras. Nosotros tenemos profesionales de compras que pueden dar soporte a los clientes para, por ejemplo, negociar categorías específicas, categorías que sean más técnicas, o puntos donde nuestros clientes decidan externalizar su proceso hacia un servicio que somos nosotros y que les da soluciones sin que ellos tengan que invertir en equipo y plantilla propia.

Esas son nuestras unidades de negocio principales, pero alrededor de ellas hay más soluciones específicas; tenemos, por ejemplo, cuadros de mando que podemos publicar y que podemos presentar a nuestros clientes para que ellos controlen su función de compras, el desempeño de su función y que vean los ahorros que están consiguiendo, el análisis del gasto.

¿El cuadro de mando está en la nube?

El cuadro de mando está dentro del aplicativo. El aplicativo no solo hace el resumen que he mencionado, sino que intenta cubrir todo el ciclo del gasto. Entonces, digamos que una compra comienza cuando haya de parte de alguien una necesidad de comprar algo, ese ciclo comienza en la gestión de la demanda y avanza hasta después que se adjudica, sale un pedido y ese pedido se recibe. Ese ciclo del gasto nosotros con el software lo tratamos de cubrir en todas las etapas, la parte de la gestión de la demanda, la parte de la negociación y la parte del aprovisionamiento o cuando salen los pedidos.

Son diferentes módulos que están conectados entre sí y son un poco independientes. Tenemos con algunos clientes contratado un módulo principal y con otros los otros módulos que el cliente necesite. En total hay un módulo de gestión de la demanda, un módulo de contratos, un módulo de negociación, un módulo de aprovisionamiento, un módulo de facturas y un módulo de gestión de proveedores. Luego se tiene el cuadro de mando que toma todas esas bases de datos, y con los indicadores y KPI que se decidan, se establecen unos cuadros de mando que pueden ser estándares y otros que pueden ser a la medida.

¿Cómo funciona el sistema del portal?

Hay algunos clientes que lo usan para licitaciones puntualmente, y hay clientes que lo tienen incorporado como algo de uso obligatorio; es decir, todos los proveedores que quieran trabajar con ellos tienen que aceptar las condiciones del portal y tienen que hacer sus ofertas a través del portal y aceptar sus pedidos a través del portal, eso ya depende de la política del cliente. Pero, al final, el portal de proveedores es la parre 'hacia afuera' de nuestra herramienta, donde los proveedores -de forma gratuita- se registran, el cliente los autoriza, y una vez que están autorizados, la comunicación fluye entre los dos, tanto para pedirle una oferta como para pedirle que suba alguna documentación, como un contrato, una certificación, etcétera.

¿Y cómo se paga?

Normalmente, es un pago por licencias. Pero hay otra solución que se está desarrollando -que estará disponible en este semestre o en el siguiente-, y que será con pago por uso; no tendrá una personalización específica como la que actualmente podemos hacer con nuestros clientes. Esta solución va a estar más enfocada en las pymes que quieran utilizar la plataforma y que no tengan dispuesto un presupuesto específico. Actualmente, trabajamos con nuestros clientes por módulos y licencias.

¿A que empresas se dirigen?

Nosotros potencialmente podemos atraer a cualquier tipo de cliente de cualquier rubro. Por nuestra estrategia en el Perú, hemos identificado potencial en el sector industria y en el sector minería. Creo que son los principales que tenemos para este primer trimestre del 2018, aunque también no queremos dejar de atender -porque también tiene un gran potencial y tenemos experiencia en Europa con ellas- a las entidades financieras y de seguros.