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Reportajes y análisis

Glosario de gestión de proyectos

[02/02/2018] Como en muchos campos especializados, hay una serie de términos que tienen un significado específico, y el mundo de la gestión de proyectos (PM, por sus siglas en inglés) no es la excepción. Aunque los profesionales de la gestión de proyectos tienen una comprensión de estos términos complejos específicos de la PM, la jerga podría no ser tan intuitiva para los profesionales de otros campos.

Estos términos PM definen no solo qué se está haciendo, sino que también proporciona algunas pautas muy específicas sobre cómo, dónde y cuándo son aplicables estos términos. El campo de PM es muy complejo con habilidades que se emplean ampliamente en casi todas las industrias; exponiendo al campo a una audiencia global.

El área de la gestión de proyectos abarca 10 áreas de conocimiento interconectadas e incorpora el uso de 47 procesos organizados en cinco grupos de procesos (iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre), lo que lo hace un campo complejo de entender y navegar. Ya que la gestión de proyectos se aplica en empresas que van desde las pequeñas hasta las grandes organizaciones multinacionales y prácticamente en cualquier industria en alguna forma, todos, desde el CEO de una gran organización internacional hasta los empleados de un pequeño negocio pueden beneficiarse de la comprensión de los términos de la gestión de proyectos.

Debido a que la gestión de proyectos implica una cuidadosa planificación, ejecución y gestión de personas, procesos, plazos, entregables, tecnologías y otros recursos de manera que se alineen con los objetivos estratégicos generales, ejecutar con éxito un proyecto, puede ser casi imposible sin la comprensión de estos términos.

Los términos expuestos en este glosario mantienen un significado específico, pero pueden aplicarse de forma algo diferente y en diferentes momentos dependiendo de la industria y la naturaleza del proyecto.Este glosario sirve para proporcionar a los profesionales de todos los niveles un conocimiento fundamental de los términos de la gestión de proyectos y cómo se aplican generalmente dentro del campo.

Las 5 fases del proyecto

Las cinco fases de los proyectos son: inicio, planificación, ejecución, monitoreo/control y cierre. El término "fase" y "grupo de procesos" se usan indistintamente y cubren todos los procesos y actividades dentro de un proyecto de principio a fin.

10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, las áreas de conocimiento muestran un conjunto de conceptos, términos y acciones que abarcan especialidades profesionales y del campo de la gestión de proyectos. En total hay 10 áreas de conocimiento que se superponen dentro de las cinco fases de la gestión de proyectos. Las 10 áreas de conocimiento son: Gestión de la integración de proyectos, gestión del alcance del proyecto, gestión del tiempo del proyecto, gestión de los costos del proyecto, gestión de la calidad del proyecto, gestión de los recursos humanos del proyecto, gestión de las comunicaciones del proyecto, gestión de los riesgos del proyecto, gestión de las compras del proyecto y gestión de los grupos de interés del proyecto.

Entregables aceptados

Éstos podrían ser productos finales, documentos, servicios o cualquier resultado que sea aprobado por el propietario/iniciador del proyecto o una persona autorizada. Esto también podría referirse a productos, documentos o servicios parciales dentro de una fase o proyecto que ha sido cancelado. La principal aquí es que haya sido aprobado.

Necesidad de negocio

Ésta puede crearse cuando factores internos o externos, como los cambios en las regulaciones, requerimientos legales, avances o limitaciones tecnológicas, cambios en el mercado o cambios en la competencia. Influye en las decisiones de negocio y crea una necesidad de tomar acciones. La necesidad de negocio se considera un insumo dentro del documento de enunciado del trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) del proyecto.

Comité de Control de cambio (CCB)

Un grupo formado de manera formal para revisar, evaluar, aprobar, programar o rechazar y comunicar las solicitudes de cambio del proyecto presentadas por el equipo del proyecto.

Solicitudes de cambio

Son las solicitudes formales programadas y enviadas por el equipo del proyecto al Comité de Control de Cambios (CCB, por sus siglas en inglés) para evitar o corregir una acción, reparar algún tipo de deficiencia o realizar cambios en un procedimiento del plan de políticas o incluso costos/presupuestos o revisar un programa. Estas solicitudes de cambio se considera un producto dentro del proceso de control de cambios integrado.

Fase de cierre

En la gestión de proyectos, ésta es la fase/grupo de procesos final donde los procesos se realizan al final de un proyecto para concluir formalmente las actividades del proyecto. Se trata de confirmar y documentar aquello con lo que el cliente está satisfecho y acepta los resultados del proyecto. También libera todos los recursos/grupos de interés, concluye las actividades del proyecto, termina todos los acuerdos, se asegura que las actualizaciones de todos los documentos del proyecto estén completas, formalmente cierra el proyecto y documenta las lecciones aprendidas durante todo el proyecto.

Estructura compuesta

Generalmente se refiere a las organizaciones que implican una combinación de las estructuras anteriores y pueden tener algunos mandos intermedios, gestión estratégica y operacional que interactúan con los directores de proyectos en todos los niveles.

Pronóstico de costos

Éste mide los costos en un punto en el tiempo contra una línea de base de costos y se utiliza para calcular el estimate to complete (ETC). Generalmente se expresa como una cost variance (CV) y el cost performance index (CPI).

Entregables

Éstos son generalmente productos o resultados tangibles del proyecto que son distintivos y verificable, necesarios con el fin de completar el proyecto o una parte del proyecto.

Valor ganado (EV)

Éste mide la cantidad de trabajo que se ha completado en comparación con el presupuesto aprobado para el trabajo.

Factores ambientales de la empresa

Los factores internos de una organización que pueden influenciar/impactar el resultado de un proyecto y pueden incluir cambios de gobierno/legislativos, procesos y prácticas internas, tecnologías, personal y tolerancia al riesgo de la gerencia y los grupos de interés, prácticas de comunicación e incluso la cultura corporativa.

Oficina de gestión de proyectos de la empresa (EPMO)

Una PMO más estratégica que centra todos los esfuerzos en la ejecución de proyectos alineados con la estrategia general de la empresa. Todos los proyectos y actividades relacionadas se llevan a cabo con el fin de apoyar los objetivos del negocio; asegurándose que no se inicien los proyectos si no aportan suficiente valor para el negocio en general.

Fase de ejecución

Los procesos involucrados en esta fase/grupo de procesos implican realizar realmente el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto necesario para completar el proyecto.A lo largo de esta fase, puede haber cambios en el costo, calidad, tiempo, recursos, etc. que pueden desencadenar solicitudes de cambio que tienen que ser aprobadas, y esto a su vez puede requerir la necesidad de revisar y actualizar el plan de gestión del proyecto y los documentos asociados. Esta es la fase donde se gasta una cantidad significativa del presupuesto financiero ya que el verdadero trabajo se produce aquí.

Juicio experto

Esto puede referirse al juicio de los administradores internos de proyecto de la organización, una oficina de gestión proyectos, otros profesionales, asociaciones técnicas u otras fuentes y se refiere a las actividades administrativas necesarias para cerrar un proyecto.

Estructura Funcional

Se trata de una jerarquía típica en la mayoría de las empresas. Cada empleado informa a un superior y los departamentos se establecen basándose en su área de especialización. En este tipo de organización, los proyectos se seleccionan y el trabajo es completado y medido en su mayor parte separado de otras áreas.

Fase Inicial

En el inicio de cualquier proyecto, antes de realmente empezar cualquier trabajo, hay determinados procesos que se llevan a cabo con el propósito de definir un proyecto nuevo o existente con el fin de obtener las aprobaciones para continuar con ese proyecto. Esta es la fase donde se esbozan todos los detalles y requerimientos, y se determinan y asignan los recursos financieros. En esta fase también se identifican a todos los grupos de interés (individuos que tendrán un impacto, o serán afectados por las decisiones, actividades o resultados de un proyecto) que estarán involucrados en el proyecto. El objetivo de esta fase es también asegurarse que el propósito y los objetivos del proyecto estén claramente identificados y se establecen las expectativas. Esta fase es conocida como el "Inicio del Grupo de Procesos" dentro del campo de la gestión de proyectos e involucra varios procesos específicos.

Proceso integrado de control de los cambios

El proceso de revisar, aprobar, administrar y comunicar, y documentar formalmente los cambios a los aspectos del proyecto tales como los entregables, activos, documentos, planes.

Organización matricial

Este tipo de organización combina las funciones funcionales y proyectadas y puede ser débil, equilibrado o fuerte, dependiendo de la influencia de la gestión en diferentes áreas. Si la gerencia en áreas específicas utiliza su influencia más que otras, la organización matricial puede ser bastante débil, mientras que, si la administración en cada una de las áreas funcionales trabaja en sinergia para lograr resultados exitosos del proyecto que cumplan los objetivos de negocio, esta organización matriz puede ser muy fuerte.

Fase de monitoreo y control

Dentro de esta fase/grupo de procesos, se inician procesos para seguir, medir y analizar y controlar el progreso, los recursos, la programación, el tiempo y la calidad del proyecto para garantizar que esté alineado con los parámetros descritos en la fase de planificación. Los pasos en esta fase se repiten tantas veces como sea necesario. Es posible que se requiera una gran cantidad de documentación para identificar cualquier problema y las medidas correctivas que se deben tomar. A lo largo de esta fase, es posible que se requieran aprobaciones posteriores si se necesitan cambios que originen documentación adicional y/o actualizaciones al plan de gestión del proyecto. El monitoreo y el control se realizan a lo largo de todo el proyecto desde la ejecución.

Activos organizacionales del proceso

Toda organización/empresa tiene sus propios procedimientos/prácticas, procesos internos, planes o bases de datos utilizados para realizar negocios. Éstos también se utilizan como insumos dentro del proceso de gestión del proyecto.

Gestión organizacional de proyectos (OPM)

Dirigido a lograr una alineación estratégica exitosa, éste es un marco de ejecución basado en estrategia que incorpora la gestión de proyectos, programas y carteras combinadas con políticas y prácticas organizacionales internas para mejorar el desempeño, proporcionar una ventaja competitiva y ofrecer resultados óptimos.

Valor planeado (PV)

Este es el presupuesto aprobado asignado al trabajo programado (sin incluir ninguna reserva). A pesar de que el presupuesto para el trabajo programado se asigna por fase, durante la duración total del proyecto, en realidad se mide en un punto en el tiempo e identifica el trabajo real que debería estar completo.

Fase de planificación

Esta fase de "Planificación" sigue a la fase de iniciación; hay varios procesos realizados que involucran determinar exactamente qué implicará el proyecto en términos de esfuerzo, objetivos y actividades. Se crearán elementos como el plan de gestión del proyecto y otros documentos necesarios para completar el proyecto. Ésta es una fase/grupo de procesos extremadamente importante porque la gestión de proyectos es muy multifacética y requiere muchas actividades, incluyendo...El objetivo de esta fase es definir y documentar en detalle aspectos como los métodos, acciones, tiempo, costo, calidad, riesgos y ruta necesarios para completar con éxito el proyecto y alinearlo con la estrategia. Se debe dedicar una cantidad significativa de tiempo, esfuerzo y atención a los detalles en esta fase para reducir el riesgo de errores, trabajo adicional y posible falla más adelante.

Cartera/Gestión de carteras

Con el fin de cumplir con los objetivos estratégicos, las empresas pueden optar por agrupar, organizar y priorizar proyectos, programas o subcarteras. Esto es similar a la gestión de programas, pero a un nivel más alto con el propósito de cumplir con los objetivos estratégicos generales del negocio en lugar de simplemente cumplir con los beneficios específicos.

Alcance del producto

El detalle que documenta las características de los productos, servicios o resultados y las relaciones entre ellos, así como en las organizaciones es necesario en este sentido. Un ejemplo podría ser por qué una empresa necesita un plan de negocios, las secciones que se documentarán podrían ser, el tipo de información requerida en el plan de negocios, y cómo y cuándo se usará. El alcance del producto también se considera una entrada dentro del documento de enunciado del trabajo (SOW) del proyecto.

Programa/gestión del programa

Si la empresa tiene proyectos, actividades o subprogramas similares, éstos pueden ser agrupados y gestionados juntos, ya que puede ser más eficiente y tener más sentido que gestionarlos por separado. Con el fin de satisfacer beneficios específicos, tendría sentido que proyectos similares se cataloguen luego bajo un solo programa en lugar de en proyectos individuales.

Proyecto

En el área de gestión de proyectos, un proyecto se define como una empresa que es temporal por naturaleza con el fin de crear un producto, servicio o resultado único. Un proyecto debe tener un inicio y fin definidos (no en progreso), puede tener una duración muy corta o muy larga, pero debe mantenerse como una empresa temporal. Los proyectos generalmente son iniciados por una parte que no se encuentra directamente involucrada en el proyecto, como un ejecutivo de la organización o un representante autorizado.

Acta de constitución del proyecto

Este es el primer documento formal creado por la persona que inicia el proyecto, que permite al gestor de proyectos iniciar un proyecto y empezar a utilizar los recursos dentro de una organización para predecir/estimar las actividades del proyecto. Esta documentación establece parámetros como las fechas de inicio y fin, así como los detalles principales de alto nivel del proyecto (incluyendo los supuestos y limitaciones) para obtener la aprobación formal del proyecto con la gerencia de la organización.

Gestión de las comunicaciones del proyecto

Este campo del conocimiento abarca las planificación, ejecución y seguimiento y control de los grupos de procesos/fases y es responsable de planificar, gestionar, monitorear y controlar las comunicaciones del proyecto.

Gestión de los costos del proyecto

Este campo del conocimiento abarca la planificación, estimación, presupuestación y control de todos los costos dentro de un proyecto, y se superpone entre las fases de planificación y monitoreo y control del proyecto.

Gobernanza del proyecto

Éste es un elemento crítico de cualquier proyecto y se encuentra en el modelo de una organización que incorpora el ciclo de vida del proyecto. Este marco proporciona a los equipos del proyecto procesos, herramientas, estructuras y mecanismos de toma de decisiones para gestionar, soportar, monitorear y controlar proyectos para lograr resultados exitosos.

Gestión de los recursos humanos del proyecto

La planificación, adquisición, desarrollo y gestión de todos los recursos humanos caen dentro de este campo del conocimiento. El campo de conocimiento de la gestión de recursos humanos se traslapa con el grupo de procesos de planificación y ejecución.

Gestión de la integración del proyecto

Este campo del conocimiento se traslapa dentro de los cinco (5) grupos de procesos (inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre). Implica la creación de documentos iniciales del proyecto, así como la dirección, gestión y control de todos los trabajos del proyecto, y la realización del control de los cambios en el cierre del proyecto/fase.

Ciclo de vida del proyecto

Incluye una serie de fases dentro de un proyecto como el inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Generalmente, las fases se pueden dividir en más de una forma, y el ciclo puede ser determinado por más de un factor, incluyendo la configuración organizacional de la industria, etcétera.

Gestión de Proyectos (PM)

Cuando los gestores de proyectos y los miembros del equipo del proyecto utilizan procesos, conocimientos y habilidades, técnicas y herramientas, así como insumos y productos específicos para afrontar con éxito las exigencias y objetivos del proyecto. Las siglas PM se utilizan a menudo tanto para Jefe de Proyectos como para Gestión de Proyectos.

Oficina de gestión de proyectos (PMO)

Un grupo con la tarea de gestionar, estandarizar, facilitar, apoyar, controlar y dirigir proyectos, programas y carteras a nivel de toda la organización.

Plan de gestión del proyecto

Una vez que se aprueba el acta de constitución del proyecto, se crea este documento muy completo, utilizando la información del acta de constitución del proyecto, con más detalles muy minuciosos de todos los parámetros del proyecto. Este documento debería incluir información de línea de base sobre el alcance, programación y costos. También debería incluir planes individuales que detallen por lo menos cada una de las siguientes áreas, alcance, requisitos, programas, costos, calidad, mejora de procesos, recursos humanos, comunicación, riesgo, adquisiciones y gestión de accionistas.También podría incluir documentación detallada de cómo se realizará el trabajo, quién lo hará, los procesos para la implementación, la gestión del proyecto, la toma de decisiones, los métodos elegidos, las herramientas y técnicas utilizadas, las dependencias específicas, los requisitos de configuración, los métodos de comunicación, las técnicas de mitigación de riesgos elegidas. Puede haber varios documentos adicionales incorporados como documentos adicionales del proyecto, pero éstos no forman parte del plan formal de gestión del proyecto. Este plan es uno de los principales documentos utilizados en la gestión de proyectos. Puede ser muy detallado o a nivel de resumen.

Jefe de proyectos (PM)

Un individuo que es asignado por la empresa o representante de una empresa que solicita el proyecto. El jefe de proyectos es responsable de liderar el equipo del proyecto, supervisar el proyecto, y proporcionar facilidades, para asegurar resultados exitosos en el proyecto.

Gestión de adquisiciones del proyecto

Este campo del conocimiento abarca la planificación, conducción, control y cierre de todas las adquisiciones para el proyecto. Se extiende por las fases de planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.

Gestión de la calidad del proyecto

Este campo del conocimiento cruza tres grupos de procesos/fases (planificación, ejecución y monitoreo y control) y es responsable de la planificación, desempeño y control de calidad.

Gestión de los riesgos del proyecto

Este campo del conocimiento, que ocurre principalmente dentro de las fases de planificación y monitoreo y control de un proyecto, planea, identifica y realiza análisis de riesgos y respuestas, y controla los riesgos durante un proyecto.

Alcance del proyecto

Para fines del proyecto, esto identifica y documenta el trabajo real del proyecto que hay que hacer para entregar un producto, servicio o resultado e incluye los parámetros o limitaciones del proyecto.

Gestión del alcance del proyecto

Este campo del conocimiento se aplica dentro del grupo de procesos/fases de planificación y monitoreo y control, y cubre la recolección y definición de los requerimientos detallados del proyecto, la creación de los principales documentos del proyecto, y la validación y control de los productos, servicios o resultados generales del proyecto.

Gestión de los grupos de interés del proyecto

Este campo del conocimiento, que se extiende desde la fase de inicio hasta la fase de monitoreo y control, abarca la identificación, planificación, gestión y control de todos los grupos de interés y relaciones con los grupos de interés.

Grupos de interés del proyecto

Éstos pueden ser los miembros del equipo del proyecto y/o individuos internos o externos a la organización que se ven afectados o afectan a las actividades o resultados del proyecto.

Equipo del proyecto

Un grupo de personas compuesto por un jefe de proyectos, empleados internos de diversos niveles y otros grupos de interés externos involucrados en el resultado de un proyecto. Estas personas pueden ser recursos dedicados solamente al proyecto, o a tiempo parcial.

Gestión del cronograma del proyecto

El área del conocimiento que cubre los recursos de planificación, programación, estimación, secuencia de tiempo y actividades. La gestión del cronograma del proyecto se interseca dentro de las fases/grupos de procesos de planeamiento y monitoreo y control.

Organizaciones basadas en proyectos (PBO)

Las organizaciones a veces estructuran su trabajo como proyectos en lugar de hacerlo por departamentos o áreas funcionales. Esto puede reducir las jerarquías, el conflicto y la burocracia ya que todo el trabajo se completa y mide por los resultados del proyecto, eliminando así los compartimentos estancos y la política interna relacionada.

Organización proyectizada

Esto es lo opuesto a una organización funcional; en este tipo de organización usualmente las unidades o departamentos se reportan a los jefes de proyectos o proporcionan soporte indirectamente, y enfocan sus esfuerzos en lograr las metas del proyecto dirigidas al alineamiento estratégico. En este tipo de configuración organizativa no existen departamentos o unidades individuales con sus propios objetivos individuales.

Índice del rendimiento del cronograma (SPI)

Esta unidad de medida se utiliza para determinar qué tan eficientemente está utilizando su tiempo un equipo de proyecto. La ecuación para calcular esto es SPI = EV/PV.

Varianza del cronograma (SV)

En un momento dado mide cómo está progresando la programación del proyecto o actividad; si se encuentra adelantada o retrasada con respecto a la programación prevista y es la diferencia entre valor ganado (EV) y el valor planeado (PV).La ecuación para calcular esto es SV = EV - PV.

Cronograma pronosticado

Esto es un estimation of the time to complete (ETC) una actividad requerida. Se mide contra la línea de base del programa y normalmente se expresa mediante la varianza del cronograma (SV) y el índice de rendimiento del cronograma (SPI) del periodo.

Patrocinador

Un individuo o grupo interno o externo que proporciona apoyo o recursos a un proyecto. Ellos soportan y promueven el proyecto en toda la organización, y lideran el proyecto durante la fase de inicio para obtener las aprobaciones. También ayudan al jefe del proyecto en caso de que los problemas tengan que ser presentados ante la alta gerencia durante el proyecto.

Enunciado del trabajo (SOW)

Se trata de una cuenta/descripción de lo que se entregará dentro del proyecto, por ejemplo, los productos, servicios o resultados. Por ejemplo, dentro de la industria de la construcción comercial se puede esperar que el producto final como resultado de un proyecto es un edificio de oficinas. Dependiendo del tamaño o la naturaleza de un proyecto, el resultado deseado podría ser simplemente un documento interno o externo.

Plan estratégico

Los objetivos proyectados y documentados formales o informales de un negocio que impulsan las decisiones y actividades de negocio, incluyendo los proyectos llevados a cabo. Estas decisiones, actividades y proyectos siempre deben estar alineados con los objetivos y visión del negocio. El enunciado del trabajo (SOW) debe hacer referencia al plan estratégico.

Datos del desempeño del trabajo

Información sobre las actividades relacionadas con el trabajo que son identificadas y captadas a través de la observación y luego analizadas.