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Reportajes y análisis

¿Qué es la gestión de proyectos?

Consejos, estrategias y mejores prácticas

[02/02/2018] La gestión de cualquier proyecto puede convertirse en una pendiente resbaladiza cuando su organización no tiene una comprensión sólida de todas las piezas móviles. La gestión de proyectos puede ser una disciplina compleja para comprender y navegar. Después de todo, hay suficientes fases clave, áreas de conocimiento y términos específicos de gestión de proyectos para llenar un glosario.

[Glosario de gestión de proyectos]

Para simplificar los componentes clave de una gestión de proyectos exitosa, CIO ha reunido esta guía para comprenderla: fases, áreas de conocimiento, herramientas y más. En primer lugar, es importante identificar por qué la aplicación formal de habilidades y conocimientos de gestión de proyectos debería ser una necesidad para las organizaciones, y la respuesta es porque demasiados proyectos fallan.

Por qué fallan los proyectos

Según la novena encuesta mundial de gestión de proyectos del Project Management Institute (PMI), "Pulse of the Profession", las organizaciones de bajo rendimiento suelen tener menos del 60% de posibilidades de completar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, o de cumplir tanto los objetivos previstos como la intención comercial. Mientras que "las organizaciones que invierten en prácticas de gestión de proyectos probadas pierden 28 veces menos dinero" y, por lo general, cumplen con los objetivos previstos, a tiempo y dentro del presupuesto, el 80% del tiempo.

Una de las principales razones del fracaso del proyecto es la desalineación entre los objetivos del mismo y la estrategia comercial. De hecho, las organizaciones que establecen una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO), orientada a alinear proyectos y estrategias, tienen un 33% menos de proyectos considerados fracasos.

Otras razones para el fracaso del proyecto son las siguientes:

  • Falta de patrocinio ejecutivo y apoyo
  • Objetivos o requisitos vagos de negocios
  • Alcance poco realista del proyecto o uno que no está estrechamente controlado
  • Tiempo insuficiente dedicado a la planificación
  • La incapacidad de cerrar la brecha entre la formulación de la estrategia y la implementación
  • Recursos insuficientes o mal asignados, incluido el talento
  • Riesgos imprevistos no mitigados
  • Metodologías de gestión de proyectos desalineadas
  • Un enfoque aleatorio para la gestión de proyectos
  • Talento que cumplen muchas tareas al mismo tiempo y no las hacen bien (no dedicado)
  • Gerentes de proyectos o miembros del equipo que carecen de la capacitación y el conocimiento necesarios

Ahora que hemos pasado por algunas de las trampas potenciales al administrar proyectos, el primer paso para aumentar las posibilidades de éxito es comenzar por identificar a las personas, los procesos, las tecnologías y las técnicas necesarias para el éxito.

Definición de gestión del proyecto

La gestión de proyectos es la aplicación de procesos específicos, conocimientos y habilidades, técnicas y herramientas, así como los insumos y productos que los gerentes de proyecto y los equipos utilizan para cumplir con éxito los objetivos del proyecto y los resultados.

Gestión de proyectos vs. gestión de cambios

A menudo se piensa que la gestión del cambio y la gestión del proyecto son lo mismo; sin embargo, no lo son y éstas son las diferencias: la gestión del cambio involucra personas, procesos y herramientas para ayudar a las organizaciones a administrar eficazmente todos los cambios que ocurren, ya sea como resultado de iniciativas de proyectos u otros factores que puedan afectar el negocio. La gestión del proyecto también implica el uso de personas, procesos y metodologías para planificar, iniciar, ejecutar, supervisar y cerrar actividades; pero está diseñado para cumplir con los objetivos del proyecto de una organización y, con suerte, con los objetivos estratégicos generales.

Objetivos de la gestión de proyectos

Como un cuerpo estratégico de alto nivel, los profesionales de gestión de proyectos, en primer lugar, ayudan a impulsar, guiar y ejecutar objetivos de valor agregado identificados por la empresa. Estos objetivos deberían incluir:

  • Identificar y ejecutar iniciativas de alto impacto y alta visibilidad
  • Crear un marco que muestre cómo la PMO o EPMO se alinea con los objetivos estratégicos de la empresa
  • Contratar a las personas, el conocimiento y las habilidades adecuadas
  • Proporcionar a los altos directivos información simple e inequívoca
  • Informar sobre lo que realmente le importa a la empresa
  • Destacar los logros de la PMO o EPMO
  • Garantizar que la PMO o EPMO continúen evolucionando para respaldar la informática bimodal y el negocio digital.

Personal de gestión de proyectos

Estructuras de grupos de gestión de proyectos: PMO vs. EPMO: Las organizaciones exitosas codifican los esfuerzos de gestión de proyectos bajo una organización paraguas, ya sea una oficina de gestión de proyectos (PMO) o una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO).

Una PMO es un grupo interno o externo que establece la dirección y, mantiene y garantiza los estándares, las mejores prácticas y el estado de la gestión de proyectos en toda la organización. Las PMO tradicionalmente no asumen un papel principal en la alineación de objetivos estratégicos.

Una EPMO tiene las mismas responsabilidades que una PMO tradicional, pero con una meta adicional clave de alto nivel: alinear todas las actividades de proyectos, programas y portafolios con los objetivos estratégicos de una organización. Las organizaciones adoptan cada vez más la estructura EPMO, por lo que los gerentes de proyectos, programas y portafolios participan desde el inicio en las sesiones de planificación estratégica para aumentar las tasas de éxito de los proyectos.

Los beneficios de una PMO o EPMO: Las PMO y EPMO ayudan a las organizaciones a aplicar un enfoque estándar para la gestión de proyectos. Al establecer enfoques estándar, las PMO y las EPMO ofrecen los siguientes beneficios:

  • Reglas y expectativas básicas para los equipos del proyecto
  • Un lenguaje común para los gerentes de proyectos, líderes funcionales y otras partes interesadas que suaviza la comunicación y garantiza que las expectativas se entiendan por completo
  • Mayores niveles de visibilidad y mayor responsabilidad en toda la organización
  • Mayor agilidad cuando se adapta a otras iniciativas o cambios dentro de una organización
  • La capacidad de identificar el estado de las tareas, los hitos y los resultados
  • Indicadores relevantes y claves de rendimiento para medir el rendimiento del proyecto

Gerentes de proyecto vs. gerentes de programa vs. gerentes de cartera: Dependiendo de numerosos factores, tales como la industria, la naturaleza y el alcance del proyecto, el equipo del proyecto, la empresa o la metodología, los proyectos pueden necesitar la ayuda de planificadores, analistas de negocios, analistas de inteligencia empresarial, líderes funcionales y patrocinadores. Aquí hay una comparación de los tres roles clave dentro de la PMO o EPMO, todos tienen una gran demanda debido a sus habilidades de liderazgo.

Gerente de proyecto Gerente de programa Gerente de cartera
Juega el papel principal en la planificación, ejecución, supervisión, control y cierre de proyectos individuales. Las organizaciones pueden tener uno o más gerentes de proyecto.            Supervisa y lidera un grupo de proyectos similares o conectados dentro de una organización. Uno o más gerentes de proyecto normalmente informarán al gerente del programa. Este rol se encuentra al más alto nivel de una PMO o EPMO y es responsable de supervisar la alineación estratégica y la dirección de todos los proyectos y programas. Los gerentes de programa típicamente reportarán directamente al gerente de cartera.

Habilidades de gestión de proyectos: Los gerentes de proyecto efectivos necesitan más que conocimientos técnicos. El rol también requiere un número de habilidades no técnicas, y son estas habilidades más suaves las que a menudo determinan si un gerente de proyecto -y el proyecto- será un éxito. Los gerentes de proyecto deben tener al menos estas siete habilidades no técnicas: liderazgo, motivación, comunicación, organización, priorización, resolución de problemas y adaptabilidad.

Los atributos de gerentes de proyectos altamente efectivos: Los gerentes de proyectos altamente efectivos son socios estratégicos de negocios totalmente investidos de éxito organizacional y deben poder avanzar con inevitables reveses. Combinado con las habilidades técnicas necesarias, ciertos atributos lo colocarán en una mayor demanda como gerente de proyectos, proporcionando una base sólida que le permitirá adaptarse a las dinámicas en constante cambio de un proyecto, anteponiendo las necesidades de sus grupos de interés por encima de todo. Los gerentes de proyectos altamente efectivos:

  • Se convierten en un socio comercial estratégico
  • Alientan y reconocen las valiosas contribuciones de los demás
  • Respetan y motivan a las partes interesadas
  • Integridad del estrés y responsabilidad
  • Están completamente investidos en el éxito del proyecto
  • Son capaces de trabajar en una posición o un territorio indefinido

Entrenamiento y certificaciones de gestión de proyectos: Los proyectos exitosos requieren gerentes de proyectos altamente calificados, muchos de ellos con capacitación formal o certificaciones de gestión de proyectos. Algunos pueden tener certificaciones profesionales de gestión de proyectos u otras certificaciones del PMI u otra organización. Estas incluyen:

  • PMP: Project Management Professional
  • CAPM: Certified Associate en Project Management
  • CSM: Certified Scrum Master
  • Certificación CompTIA Project +
  • PRINCE2 Foundation/PRINCE2 Practitioner
  • CPMP: Certified Project Management Practitioner
  • Associate in Project Management
  • MPM: Master Project Manager
  • PPM: Professional in Project Management
  • PMITS: Project Management in IT Security
  • Certified Project Director

Procesos de gestión de proyectos

Fases de gestión del proyecto: Las cinco fases de gestión del proyecto, o ciclo de vida, como se le llama a veces, se cruzan con 10 áreas de conocimiento. Estas incluyen integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicación, adquisición de riesgos y gestión de las partes interesadas. Las fases y áreas de conocimiento asociadas proporcionan un enfoque organizado para que los gerentes de proyecto y sus equipos trabajen en los proyectos.

1. Fase de inicio

  1. Gestión de integración: Desarrollo de una carta de proyecto
  2. Gestión de los interesados: Identificación de los interesados

2. Fase de planificación

  1. Gestión de la integración: Desarrollo de un plan de gestión del proyecto
  2. Gestión del alcance: Definición y gestión del alcance, creación de una estructura de desglose del trabajo (WBS) y recopilación de requisitos
  3. Gestión del tiempo: Planificación, definición y desarrollo de horarios, actividades, estimación de recursos y duraciones de la actividad
  4. Gestión de costos: Planificación y estimación de costos, y determinación de presupuestos
  5. Gestión de calidad: Planificación e identificación de los requisitos de calidad
  6. Gestión de recursos humanos: Planificación e identificación de las necesidades de recursos humanos
  7. Gestión de comunicaciones: Planificación de las comunicaciones con las partes interesadas
  8. Gestión de riesgos: Planificación e identificación de riesgos potenciales, realización de un análisis de riesgos cualitativo y cuantitativo, y planificación de estrategias de mitigación de riesgos
  9. Gestión de adquisiciones/contrataciones: Planificación e identificación de las adquisiciones/contrataciones requeridas
  10. Gestión de las partes interesadas: Planificación de las expectativas de las partes interesadas

3. Ejecución

  1. Gestión de la integración: Dirección y gestión de todo el trabajo para el proyecto
  2. Gestión de calidad: Realización de todos los aspectos de la gestión de la calidad
  3. Gestión de recursos humanos: Selección, desarrollo y gestión del equipo del proyecto
  4. Gestión de comunicaciones: Gestión de todos los aspectos de las comunicaciones
  5. Gestión de compras: Toma de medidas para asegurar las adquisiciones necesarias
  6. Gestión de las partes interesadas: Gestión de todas las expectativas de las partes interesadas

4. Monitoreo y control

  1. Gestión de la integración: Supervisión y control del trabajo del proyecto, y gestión de los cambios necesarios
  2. Gestión del alcance: Validación y control del alcance del proyecto
  3. Gestión del tiempo: Control del alcance del proyecto
  4. Gestión de costos: Control de los costos del proyecto
  5. Gestión de calidad: Control de la calidad de los entregables
  6. Gestión de comunicaciones: Control de todas las comunicaciones del equipo y las partes interesadas
  7. Gestión de compras: Control de compras
  8. Gestión de partes interesadas: Control de los compromisos de las partes interesadas

5. Cierre

  1. Gestión de la integración: Cierre de todas las fases del proyecto
  2. Gestión de compras: Cierre de todas las adquisiciones/contrataciones de proyectos

Pasos de la gestión del proyecto: Al más alto nivel, y antes de saltar a un proyecto, los gerentes de proyecto pueden ayudar a las organizaciones a establecer expectativas y lograr la entrega de proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y basados en objetivos siguiendo los siguientes siete pasos. Al alinear todas estas áreas, las organizaciones pueden aumentar la probabilidad de desarrollar una ventaja competitiva sostenible.

  • Alinear los objetivos estratégicos de toda la empresa a través de una EPMO
  • Practicar la gestión de realización de beneficios
  • Cerrar la brecha entre la formulación de la estrategia y la ejecución
  • Obtener (y mantener) el patrocinio ejecutivo
  • Contratar (y retener) el talento adecuado
  • Adoptar prácticas ágiles
  • Abordar la tecnología y la disrupción comercial

Expectativas de las partes interesadas: Los interesados pueden ser cualquier persona o grupo que tenga un interés adquirido en el éxito de un proyecto, programa o cartera. Pueden ser miembros individuales del equipo, grupos funcionales, patrocinadores, proveedores o clientes. Las expectativas de todas las partes interesadas deben ser cuidadosamente identificadas, comunicadas y administradas. No prestarle atención a todo esto puede llevar a malentendidos, conflictos e incluso al fracaso del proyecto.

Una vez que se confirme el proyecto y antes de que ejecutarlo, hay pasos que se pueden seguir para establecer expectativas realistas de las partes interesadas en torno al logro de los objetivos identificados. Aquí hay solo algunos pasos.

  • Reunir el equipo adecuado para los objetivos del proyecto. Los miembros del equipo deben tener las habilidades y el conocimiento para entregar.
  • Deje tiempo suficiente antes de un proyecto para que las personas clave profundicen y analicen los problemas y las metas antes de comenzar.
  • Asegúrese de que el cronograma del proyecto y las tareas programadas sean realistas.

Alcance del proyecto: Dentro de la etapa de planificación de un proyecto, todos los detalles del proyecto deben ser solidificados, incluyendo los objetivos, entregables, supuestos, roles, tareas, cronograma, presupuesto, recursos, aspectos de calidad, términos, etc. El cliente y las partes interesadas clave trabajan juntos para solidificar y acordar el alcance antes de que el proyecto pueda comenzar. El alcance guía el trabajo del proyecto y cualquier cambio en este debe ser presentado y aprobado como una solicitud de cambio de alcance.

Presupuestos del proyecto: Los presupuestos juegan un papel importante en si un proyecto avanza o si puede completarse. Pocas compañías tienen un presupuesto ilimitado, por lo que lo primero que las partes interesadas del proyecto miran para determinar si un proyecto tuvo éxito o fracasó es el resultado final. Este hecho impulsa la presión que los líderes del proyecto y sus equipos se enfrentan día a día. Así, la gestión efectiva del presupuesto es un área principal de enfoque para los directores de proyectos que valoran sus carreras. Las siguientes son cinco estrategias para mantener el control del presupuesto de su proyecto antes de que sucumba a los excesos de costos:

  • Comprender las verdaderas necesidades y deseos de las partes interesadas
  • Presupuesto para sorpresas
  • Desarrollar KPI relevantes
  • Revisitar, revisar, re-pronosticar
  • Mantener a todos informados y responsables

Los gerentes de proyecto que vigilan cuidadosamente los presupuestos a lo largo de la vida de sus proyectos mantendrán contentos a los interesados y a la administración y, por lo tanto, experimentarán un mayor éxito en los proyectos y las carreras.

Los entregables del proyecto: El objetivo final de un proyecto se conoce como un entregable. Esto es algo que provocó que un cliente, interno o externo, inicie el proyecto en primer lugar. Puede ser un producto tangible o intangible como un software, una estructura, una mejora del sistema o incluso una mejora operacional. Comprender y satisfacer las necesidades de su cliente, y cuál debe ser el resultado final o entregable es fundamental para que el cliente considere exitoso o no un proyecto.

Hitos y tareas del proyecto: Para proporcionar un entregable a un cliente, los gerentes de proyecto, sus equipos y otras partes interesadas deben establecer un cronograma para los hitos clave en el camino. Esto es importante para mantener los proyectos bajo control. Los hitos pueden ser una fecha, resultado o alguna otra medida. Para cumplir con ellos, las tareas más pequeñas se asignarán a grupos o individuos y los hitos dependerán del éxito de estas.

Metodologías de gestión de proyectos: Elegir la metodología correcta de administración de proyectos para ejecutar el suyo es un paso vital para el éxito. Existen muchas metodologías y enfoques diferentes y, en algunos casos, superpuestos para gestionar las complejidades de los proyectos. Estas son algunas de las metodologías de gestión de proyectos (PMM) más populares en la práctica actual, pero es importante saber que se puede adaptar más de una metodología (un híbrido) para cada proyecto:

  • Cascada
  • Ágil
  • Híbrido
  • Método del camino crítico
  • Gestión de proyectos de cadena crítica

Una de las metodologías más utilizadas es ágil. Esta utiliza ciclos de desarrollo cortos llamados sprints para enfocarse en la mejora continua en el desarrollo de un producto o servicio. Originalmente fue adoptado dentro de la industria de desarrollo de software, pero hoy se está utilizando en casi todas las industrias.

Tecnologías y técnicas de gestión de proyectos

Software y herramientas de gestión de proyectos: Tener el equipo y la metodología de proyecto adecuados no es suficiente para garantizar el éxito. El conjunto adecuado de herramientas también es esencial para el éxito de la gestión del proyecto. Las herramientas y plantillas de gestión de proyectos aumentan la productividad y eficacia del equipo, y preparan a la organización para los cambios provocados por los proyectos de alto impacto. CIO ha compilado el último kit de herramientas de administración de proyectos, así como algunas herramientas que cualquier negocio puede costear.

Análisis y gestión de proyectos: Saber cómo usar el análisis de datos para mejorar los resultados del proyecto es una habilidad de alto valor. De hecho, se espera que los ingresos mundiales de Big Data y Business Analytics aumenten a más de 187 mil millones de dólares en el 2019, y se proyecta que la industria de gestión de proyectos alcance 5,81 mil millones de dólares en el 2020. Las organizaciones están aprovechando el análisis de datos para mejorar el rendimiento de sus proyectos. Ted Friedman, vicepresidente y analista de Gartner, predice que las siguientes tendencias generarán cambios fundamentales en el uso de datos y análisis:

  • En lugar de solo reflejar el desempeño del negocio, el análisis de datos se convertirá en el impulsor de las operaciones.
  • Los datos y análisis se incorporarán en la arquitectura de una organización de principio a fin, creando un enfoque holístico - y esto incluirá la gestión estratégica de proyectos en las EPMO.
  • Los ejecutivos utilizarán datos y análisis para la estrategia y el crecimiento empresarial, creando nuevas funciones para los profesionales.

Gestión remota de proyectos y aplicaciones móviles: Cada vez más empresas reconocen la necesidad de adaptar proyectos a equipos remotos, por lo que es necesario primero decidir si su organización está lista para la administración remota de proyectos. Es importante tener en cuenta factores como el modelo de negocio y la infraestructura, los impulsores del negocio, el talento disponible y, por supuesto, las herramientas móviles. Si su organización está lista para seguir esta ruta, asegúrese de que todos los proveedores de software ofrezcan aplicaciones móviles para la fuerza de trabajo en movimiento.