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Las mejores aplicaciones Android para la colaboración

[19/02/2018] Trabajar juntos definitivamente ya no es lo que era.

En estos días, no tiene que estar en la misma sala de conferencias, o incluso en la misma zona horaria, para trabajar codo a codo con sus compañeros de trabajo. Gracias a la variedad de herramientas de colaboración de primer nivel para nuestros dispositivos siempre conectados, puede editar, organizar y comunicarse con cualquier persona como si estuviera sentado al lado de ellos, sin importar dónde resida su forma corpórea.

Y ni siquiera tiene que estar siempre delante de una computadora para que sea cierto: con el conjunto adecuado de aplicaciones Android, puede poner el poder de la colaboración en su bolsillo, listo para entrar en acción en cualquier momento y en cualquier lugar.

Estas son las mejores aplicaciones de Android para una colaboración eficaz y eficiente, organizada por lo que lo ayudarán a hacer.

Colabore en documentos

Durante años, Microsoft dejó de lado a Android, con ofertas de aplicaciones que van desde "apenas utilizables" hasta "totalmente inexistentes". Incluso tan recientemente como el año pasado, cuando la empresa finalmente había comenzado a tomar en serio a Office para Android, la función de colaboración en tiempo real del software era molesta e incoherente.

En el 2018, todo eso es historia. Usar Microsoft Word en Android ahora es una delicia -y su sistema de edición multiusuario es realmente sencillo, con los cambios en tiempo real y comentarios inline completamente funcionales a lo largo de varias plataformas.

Eso lo pone a la par con Google, cuyo procesador de textos Docs siempre se ha destacado en colaboración y continúa sirviendo como un brillante ejemplo de soporte multiusuario simple.

Invitar a otros a colaborar en Google Docs, a la izquierda, y Microsoft Word, a la derecha.
Colaboración, Android

La única pregunta real es qué aplicación prefiere y qué ecosistema tiene más sentido para sus necesidades profesionales.

Docs es gratuito para uso individual, con planes para las empresas a partir de cinco dólares/usuario/mes. De igual manera, Word es gratuito para uso individual, aunque con algunas restricciones importantes, como el acceso de solo lectura en dispositivos de pantalla grande. Sus planes completos cuestan 70 dólares por año o más para individuos, o cinco dólares/usuario/mes o más para empresas.

Colabore en notas

Cuando se trata de notar la colaboración, Evernote tiene una ventaja sobre la competencia. La aplicación Evernote para Android facilita compartir notas con cualquier persona y controlar el nivel de acceso que se le concede - ver, editar o, editar e invitar a otros colaboradores. Incluso puede optar por compartir cuadernos enteros con otros usuarios, si lo desea.

Evernote no tiene edición multiusuario en tiempo real. Por eso, cuando otro usuario está editando una nota, la aplicación le advertirá que no la abra para evitar conflictos de edición cruzada. Sin embargo, si está viendo una nota mientras está siendo editada por otra persona, generalmente verá aparecer los cambios en su pantalla en cuestión de segundos.

Evernote facilita la tarea de agregar colaboradores, aunque solo una persona puede editar una nota determinada a la vez.
Colaboración, Android

La desventaja es que cualquier persona con la que comparta una nota necesitará su propia cuenta de Evernote para editarla -algo que, a diferencia de Google o incluso de la cuenta de Microsoft, está lejos de ser un hecho. Sin embargo, si usa Evernote en su equipo de trabajo, eso no debería ser un problema. (Y la aplicación tiene una opción para crear un enlace de solo lectura para compartir que no requiere una cuenta).

Considere las opciones avanzadas de formato de texto de Evernote y la facilidad con la que le permite agregar archivos, correos electrónicos y páginas web a sus notas, y tiene una base sólida para la colaboración de notas.

El nivel básico de servicio de Evernote -que carece de acceso sin conexión desde Android y lo limita a un total de dos dispositivos por cuenta y 60MB por mes para cargas relacionadas con notas, es gratis. Para las características completas, tendrá que pagar un mínimo de 35 dólares por año para un usuario individual o 12 dólares/usuario/mes para una suscripción de nivel de negocios.

Colabore en proyectos

¿Necesita trabajar con otros para organizar ideas y seguir el progreso de los proyectos? Trello es la aplicación Android para usted.

Trello le ofrece un lienzo simple pero lleno de funciones para mantener los proyectos en orden: solo deberá crear un tablero para cada proyecto o área de interés, y una serie de listas dentro de cada tablero. Luego, deberá llenarlas con tarjetas -elementos individuales que contienen texto, archivos, fotos, etc.

Cada tarjeta contiene su propio flujo de comentarios para que los compañeros de trabajo dejen pensamientos e ideas, y cada tarjeta, así como la junta en general, tiene un registro de actividad detallado que enumera todos los comentarios, adiciones, modificaciones e invitaciones en un solo lugar.

Trello proporciona flujos de comentarios en cada tarjeta y le permite agregar más colaboradores con un par de toques.
Colaboración, Android

Agregar nuevos usuarios es tan fácil como tocar la opción "Miembros" en el menú principal de la aplicación. Desde allí, puede invitar a cualquiera a ver su foro, con o sin su propia cuenta de Trello, y unirse a usted para editarlo, siempre que tenga una cuenta con el servicio (o esté dispuesto a registrarse para obtener una). También puede crear un enlace para compartir que permita a cualquier persona ver su proyecto sin la necesidad de una cuenta o invitación.

Trello es gratuito, con suscripciones opcionales de cinco dólares al mes, y planes de negocios que desbloquean funciones adicionales como archivos adjuntos más grandes, capacidades de administración e integraciones ilimitadas con otras aplicaciones de negocios.

Chatee con su equipo

Slack se ha convertido en el servicio de comunicación de facto para empresas y equipos, y por una buena razón: la aplicación proporciona un servicio poderoso, confiable y un sistema fácil de usar para mantenerse en contacto con colegas de casi cualquier manera imaginable.

Slack le ofrece una combinación de canales -foros temáticos específicos para miembros específicos de su equipo-, y capacidades privadas de mensajería directa para mantenerse en contacto con sus compañeros de trabajo. Asimismo, tiene notificaciones personalizables para que pueda recibir alertas sobre la actividad con la frecuencia que desee, con opciones para notificaciones específicas de palabras clave, así como alertas de actividad en todo el canal y pings para mensajes directos y menciones.

Slack sobresale en los chats grupales, a la izquierda, y en los tipos de comunicación más personales, a la derecha.
Colaboración, Android

Con integraciones orientadas a la productividad para todo, desde Google Drive y Calendar hasta Salesforce, Zendesk, Evernote y Trello, Slack está diseñado para funcionar como el sistema nervioso central para toda su comunicación orientada al trabajo. Es gratis con el conjunto más básico de funciones (y algunos límites estrictos en almacenamiento e integraciones), y cuesta ocho dólares/usuario/mes o más para usarlo ilimitadamente con funciones avanzadas, tales como el acceso de invitados y las videollamadas grupales.

Comparta archivos sin problemas

Slack, Trello y Evernote incluyen sus propias funciones integradas para compartir archivos, pero cuando el acceso colectivo a los archivos es una parte frecuente del flujo de trabajo de su equipo, tener una carpeta dedicada común puede facilitarle la vida.

La buena noticia: tiene muchas opciones sólidas. Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive tienen funciones simples para compartir archivos individuales o carpetas enteras desde sus respectivas aplicaciones de Android. Puede crear enlaces compartibles que le permitan a cualquiera descargar los datos en cuestión -o puede compartirlos directamente con otros usuarios registrados para permitirles acceder a los datos y subir sus propias adiciones. Con el software respectivo de la empresa en su lugar, incluso puede hacer que una carpeta compartida se vea y actúe como una carpeta local normal en su computadora de escritorio para transferencias rápidas.

Compartir una carpeta con alguien en Google Drive, a la izquierda, y en Microsoft OneDrive, a la derecha.
Colaboración, Android

Dropbox proporciona 2GB de espacio de forma gratuita; Google Drive le ofrece 15GB de almacenamiento gratuito que se comparte en todos los servicios de Google (incluidas Gmail y Google Photos); y OneDrive comienza con 5GB de almacenamiento en su nivel gratuito. Los tres servicios ofrecen opciones para pagar espacio adicional y otras características avanzadas, y cuentan con planes de nivel de negocios disponibles también.

Coordine sus calendarios

Google Calendar y Microsoft Outlook hacen un trabajo encomiable soportando calendarios compartidos para la coordinación entre colegas. La principal diferencia es el ecosistema asociado a cada aplicación -y también el hecho de que el servicio de Microsoft viene incluido como parte de su aplicación más amplia de correo electrónico.

Si ya está usando aplicaciones de Microsoft -especialmente Outlook- entonces usar Outlook para calendarios compartidos probablemente tenga sentido. De lo contrario, es mejor que vaya con el servicio de calendario independiente de Google.

Ambas aplicaciones son gratuitas, con opciones para actualizar a planes de nivel empresarial. (Mire los precios para negocios de Google G Suite y Microsoft Office 365).

Trabajen juntos en pizarras

Cliché como pueda sonar, a veces una imagen vale más que mil palabras. (O al menos un par de cientos). La próxima vez que necesite una superficie visual compartida para la colaboración a larga distancia, LiveBoard Interactive Whiteboard es la aplicación que debe probar.

LiveBoard, como su nombre lo indica, pone una superficie de pizarra en blanco en su pantalla, usted envía un enlace privado a quien desee invitar y -ya sea desde un dispositivo móvil o un navegador web de escritorio- podrán ver e interactuar con su tablero virtual en tiempo real.

LiveBoard tiene todo tipo de herramientas para la colaboración tipo pizarra.
Colaboración, Android

Juntos, pueden crear diagramas, esbozar ideas y, marcar y anotar imágenes. LiveBoard hace que sea fácil exportar y guardar sus tableros cuando haya terminado, y es completamente gratuito.

Comparta la pantalla de su smartphone

Tal vez necesita más que una pizarra. Tal vez quiera que un colega vea exactamente lo que está viendo en su propia pantalla -algo dentro de una aplicación, en la web o lo que sea.

Inkwire es una aplicación gratuita que le permite generar un código de uso único que puede enviar a otra persona. Una vez que esa persona instale la aplicación e ingrese el código, verá una vista en vivo de la pantalla de su smartphone en su propio dispositivo. Solo usted puede controlar su teléfono, pero su observador remoto puede dibujar en su pantalla (como si estuvieran usando un puntero láser) y chatear con usted por voz al mismo tiempo.

Compartir una vista en vivo de su pantalla es muy simple con la ayuda de Inkwire.
Colaboración, Android

Ay, la colaboración moderna. Con herramientas como estas, nunca más tendrá que abandonar su silla favorita. (Pero, por favor, hágalo. Al menos de vez en cuando ¿OKAY?)

Fotos: JR Raphael / IDG