Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Microsoft Planner: El rival de Trello se beneficia con la integración a Office 365

[24/02/2018] La herramienta de chat grupal de Microsoft, Teams, puede haber ganado más atención cuando se puso en marcha el año pasado, dejando a Planner -destinado a ayudar a los equipos de coordinación de proyectos, compartir archivos y trabajar con mayor eficacia- en las sombras.

Anunciada como una herramienta ligera de gestión de tareas, colaborativa y muy visual, Planner se posiciona como un rival para la popular herramienta Trello (al igual que Teams de Microsoft se ve como su respuesta a Slack). Pero en un campo lleno de colaboración, Planner también coincide en contra de herramientas como como Asana y Smartsheet, que ofrecen alternativas a las aplicaciones de gestión de proyectos más complejas.

"Microsoft vio que el mercado de colaboración se estaba calentando, y respondió en parte con Planner y una renovación sólida de Teams, señaló el director de investigación de IDC, Wayne Kurtzman.

Planner y Teams son relativamente nuevos en comparación con herramientas de colaboración más establecidas, anota, pero Microsoft tiene planes "agresivos para competir con los productos más maduros del mercado.

¿Cómo funciona Planner?

Cada plan de proyecto de Planner tiene su propia tabla que contiene las tarjetas de tareas que se organizan en "cubos. Cada tarjeta contiene información como una descripción y fecha de vencimiento. Se pueden adjuntar archivos y los miembros del equipo pueden dejar comentarios dentro de la tarjeta. Los jefes de equipo pueden asignar una tarea a individuos o varios miembros del equipo, que serán notificados por correo electrónico.

Los cubos se utilizan para representar el estado de un proyecto específico. Esto puede significar que una tarea es arrastrar y soltar desde un cubo "Por hacer a "Completado, a medida que se hace el trabajo. Aquellos que han utilizado Trello encontrarán familiar la manera en que funciona Planner.

La vista de gráficas proporciona una visión general de alto nivel del trabajo que está en marcha, permitiendo a los miembros del equipo ver el estado y el progreso de los diversos proyectos de un solo vistazo. Esto hace que sea más fácil de ver cuando alguien se está retrasando, o si determinado miembro del equipo tiene un plazo inminente. La vista Gráficas muestra también las tareas que se le han asignado a un miembro del equipo, lo cual ofrece una visión general de su carga de trabajo actual y el trabajo terminado.

Un gráfico del planificador.

El soporte para dispositivos iOS y Android se anunció en mayo pasado, lo que permite a los usuarios ver y actualizar los planes sobre la marcha, una vez que han sido creados usando la aplicación web. Microsoft también está trabajando para añadir notificaciones push para dispositivos móviles.

Uno de los puntos fuertes de Planner reside en su integración con otras herramientas de Office 365, como Teams y Project. Por ejemplo, es posible vincular una tarea Online de Project a Planner. Esto permite que un administrador de proyectos descargue la gestión de una tarea a un colega usando Planner. Los archivos compartidos se almacenan en SharePoint para facilitar el acceso, y cada placa está conectada a una computadora portátil OneNote para que lo vean los miembros del equipo. También se integra con Office365 Groups, haciendo que las conversaciones estén disponibles en Outlook.

Junto a las integraciones de Office 365, otro de los puntos fuertes de Planner es su facilidad de uso, aunque se puede conseguir como una gestión más a fondo de los proyectos de equipo. Por diseño: Microsoft ya tiene una herramienta de gestión de proyectos con todas las funciones en Project.

"En la superficie, Planner es un buen producto, aunque sencillo, para los usuarios de Office 365, anota Kurtzman. "Los desafíos que vienen con los flujos de trabajo más complejos y los informes de la empresa están todavía en evolución.

Planner se encuentra en algún lugar entre la toma de notas y la lista de aplicaciones tales como software de tareas de Microsoft. "Los usuarios duros de Microsoft Project no quieren, o son capaces de, renunciar a la granularidad de Project por flujo de trabajo relativamente más visual de Planner, anota Kurtzman.

El analista senior de 451 Research, Raúl Castañón Martínez, señala que Planner se adapta mejor a los proyectos menos complejos que requieren un enfoque de colaboración. "También es una herramienta más flexible y por lo tanto puede hacer frente a una amplia gama de casos de uso, indica.

Precio de Planner

Planner está disponible como parte de las próximas suscripciones de Office 365: E1-E5, Business Essentials, Business Premium y Education.

La inclusión de una aplicación de gestión de tareas en Office 365 ofrece a Microsoft un punto de diferenciación sobre las opciones independientes. "Microsoft es el proveedor establecido en la empresa, y tiene una enorme huella de tal manera que puede permitirse el lujo de empaquetar sus productos para impulsar a los competidores potenciales, indica Castañón Martínez.

Un tablero Planner.
Microsoft Planner

Al igual que con las herramientas disponibles en la G Suite de Google, la integración hace que para muchos suscriptores de Office 365 sea mucho más fácil utilizar Planner -o Teams- sobre la base de que el software es "suficientemente bueno. Eso es especialmente cierto cuando las empresas pueden estar pagando por ello de todos modos.

Dicho esto, los pequeños competidores de Microsoft tienen sus propias ventajas. Las herramientas autónomas freemium como Trello y Asana se han beneficiado de la adopción generalizada por los usuarios de negocios más que la adopción impulsada por los administradores de TI. Castañón Martínez dijo que los empleados tienen más influencia que nunca en términos de las herramientas que utilizan para hacer su trabajo.

"En ese sentido, los proveedores emergentes tienen la sartén por el mango, anota. "Microsoft no puede replicar fácilmente la ventaja clave que tienen los proveedores más pequeños y emergentes en términos de adopción orgánica, viral; al igual que Slack, algunos de los competidores de Planner se benefician de esto.

"Si los usuarios finales prefieren otras herramientas, será muy difícil hacer la transición hacia Planner, señala Castañón Martínez.

Más planes para Planner

De acuerdo con el plan de producto de Microsoft, las nuevas características de Planner incluirán el acceso para invitados, lo cual apoyará la distribución de tareas y la colaboración con los miembros del equipo en organizaciones separadas. El acceso para invitados está diseñado para ayudar a los equipos a colaborar con los proveedores y socios de canal con mayor eficacia. Los usuarios de Planner también serán capaces de ver todas sus tareas asignadas directamente desde Teams.

Aunque la entrada de Microsoft en el mercado de gestión de tareas representa un desafío para los proveedores emergentes, Castañón Martínez no prevé un escenario de "el ganador se lleva todo. "Hay espacio para proveedores con soluciones puntuales tales como Trello, Asana y Basecamp, anota. "Algunos de estos pueden finalmente salir del espacio, pero espero que algunos de ellos permanezcan y tengan éxito.

"Por otra parte, creo que el lugar de trabajo del futuro verá un conjunto más diverso de herramientas de diferentes proveedores que juegan bien juntas, añade Castañón Martínez. "Microsoft y Google no han adoptado plenamente este concepto, pero espero que con el tiempo lo hagan.