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Cómo aprovechar Slack al máximo

[08/03/2018] Desde su lanzamiento en el 2014, Slack se ha convertido en una herramienta popular para la colaboración empresarial. Ahora cuenta con seis millones de usuarios activos diarios en todo el mundo -de los cuales alrededor de un tercio pagan- y continúa evolucionando para asumir aún más tareas.

Una buena forma de entender qué tan arraigado se ha vuelto Slack en las oficinas es considerar la respuesta cuando la plataforma de colaboración es desconectada. Un corte de 45 minutos en enero se convirtió en el tema de mayor tendencia en Twitter en los EE. UU., cuando los ejecutivos de todo el país se preguntaban cómo se comunicarían con los colegas que tenían a dos escritorios de distancia.

Con una valoración de 5,1 mil millones de dólares, Slack Technologies -la empresa detrás de la aplicación- generó 250 millones de dólares en su última ronda de financiación, y parece encaminada hacia una oferta pública inicial. Recientemente, incorporó a Edith Cooper, ex directora de administración de capital humano de Goldman Sachs, y nombró a su primer CFO, Allen Shim, que ha estado con la compañía durante cuatro años.

Esos movimientos de personal y el interés de financiamiento son señales claras de que la compañía está madurando. Después de haberse afianzado en muchas organizaciones gracias a la adopción viral por pequeños equipos de usuarios -muchos de los cuales exaltan sus virtudes, provocando, de este modo, que nuevos usuarios se inscriban-, el siguiente paso para Slack es enfocarse en implementaciones de empresas más grandes.

Eso lo pondría en una competencia aún más directa con equipos como Microsoft Teams, Workplace by Facebook, Stride de Atlassian, y una serie de otros advenedizos menos conocidos.

"Slack está creciendo, señala el director de investigación de IDC, Wayne Kurtzman. "Lo que comenzó como una plataforma de colaboración gratuita que las personas trajeron de casa, ahora cuenta con más de dos millones de usuarios que pagan y se está convirtiendo rápidamente en una solución empresarial madura que se integra con una gran cantidad de importantes inversiones de TI".

¿Qué es Slack?

En pocas palabras, Slack es una aplicación basada en la nube que conecta equipos de trabajadores, permitiéndoles colaborar en tiempo real en proyectos y compartir documentos, imágenes, videos y otros datos necesarios para hacer su trabajo. Está disponible como una aplicación independiente para computadoras de escritorio o dispositivos móviles (Android, iOS, e incluso Windows Phone), así como a través del navegador web.

"La idea es unir a los equipos para ayudarlos a trabajar juntos de manera más eficiente y efectiva, anota Richard Edwards, director de servicios y distinguido analista de investigación de Freeform Dynamics.

No se trata solo de trabajo. Slack quiere hacer las interacciones más divertidas, lo que ha sido una gran parte del secreto detrás de su éxito: los canales públicos a menudo están inundados de GIFs y bromas entre colegas, actuando como centros de socialización digital para los trabajadores que pueden estar tan cerca como en el escritorio de al lado, o tan lejos como en un continente diferente.

Slack comenzó como una herramienta de mensajería para los desarrolladores que se encontraban trabajando en un videojuego. Cuando se paró el desarrollo del juego, la atención se centró en construir la aplicación de mensajería instantánea que se convertiría en Slack. Ese esfuerzo fue encabezado por el fundador y CEO Stewart Butterfield, quien también cofundó Flickr, el sitio para compartir fotos. La primera versión de Slack en su encarnación moderna apareció como una versión beta en agosto del 2013.

Los conceptos básicos de Slack son simples de entender para los nuevos usuarios, lo que ayudó a su propagación viral.

Los equipos de usuarios están organizados en espacios de trabajo donde pueden comunicarse y compartir documentos. Es probable que las pequeñas empresas tengan solo un espacio de trabajo, mientras que las empresas más grandes podrían tener múltiples grupos interconectados.

Canales compartidos de Slack.
Slack

Existen tres tipos de canales dentro de cada lugar de trabajo para los miembros del equipo: canales públicos, privados y, más recientemente, compartidos. Este último permite la comunicación con el personal de las empresas externas y los canales; en general, permiten que las discusiones se centren en un proyecto o en un equipo específico (como ventas o marketing), o en un tema de interés compartido (video, por ejemplo).

Slack tiene grandes esperanzas para los canales: "Creemos que Canales reemplazará al correo electrónico como la forma principal en que las personas se comunican y colaboran en el trabajo, señala un vocero.

La aplicación también ofrece mensajes directos para conversaciones rápidas con otro miembro del equipo. Se pueden configurar grupos ad-hoc de hasta ocho miembros, con colegas que se encuentran fácilmente buscando en un Directorio de Equipo, que proporciona una descripción general de las personas en una empresa.

Desde el lanzamiento, la plataforma ha agregado nuevas funciones. Las llamadas de video y de voz se implementaron en el 2016, y el año pasado se habilitó la función de compartir pantalla, resultado de la adquisición de ScreenHero. Otras recientes adiciones de funciones incluyen la tan esperada introducción de mensajes enhebrados o threaded messages.

Cómo configurar canales y espacios de trabajo de Slack

Cada área de trabajo comienza con dos canales, #general y #random, pero la mayoría de los usuarios seguro querrán agregar más casi de inmediato.

Una vez que esté funcionando con el software, es fácil configurar un nuevo canal. En la aplicación de escritorio, primero haga clic en el ícono "+" junto al encabezado Canales en la barra lateral izquierda. Desde allí, puede seleccionar si el canal será público o privado, darle un nombre y agregar cualquier otra información relevante (como el tema de discusión).

Luego, puede seleccionar miembros para invitar haciendo clic en el cuadro de invitación (para buscar una lista de colegas), o escriba un nombre en la barra de búsqueda.

El proceso de creación del canal es básicamente el mismo en los dispositivos móviles.

Todos los miembros, aparte de los invitados, pueden crear un nuevo canal, aunque los administradores del espacio de trabajo pueden limitar la creación de canales públicos o privados. (Solo los administradores pueden crear canales compartidos con grupos externos).

Para aquellos que desean crear un espacio de trabajo completamente nuevo, primero diríjase a la página de creación del espacio de trabajo. Aquí deberá proporcionar una dirección de correo electrónico y recibirá un código de confirmación, antes de agregar el nombre para mostrar, el del área de trabajo y la contraseña. El siguiente paso es revisar la configuración y los permisos del espacio de trabajo antes de comenzar a invitar a las personas al nuevo espacio de trabajo.

Cómo vincular Slack a otras aplicaciones de productividad

Una de las principales atracciones de Slack es la gran variedad de integraciones de aplicaciones y de chatbot disponibles. Esto significa que los usuarios pueden interactuar con aplicaciones de terceros como Skype, Box o Google Drive desde dentro de Slack, lo que ayuda a posicionarlo como un centro de productividad (o, en el caso de la integración de Giphy, un lugar para compartir Gifs). Otra integración popular es Trello de Atlassian, una nueva clase de gestión colaborativa de tareas, que tiene ciertas similitudes con Slack, pero se centra en tableros estilo kanban para coordinar proyectos.

Directorio de aplicaciones de Slack.
Slack

Slack también se asoció con firmas de software empresarial como Oracle, SAP y ServiceNow -una de las más solicitadas por los usuarios. La integración con ServiceNow permite que los incidentes de la herramienta de gestión de servicios de TI fluyan directamente a los canales de Slack.

"Una de sus mayores fortalezas es cómo Slack integra las aplicaciones externas a una transmisión de chat, anota Larry Cannell, director de investigación de Gartner. "Este tipo de integración enriquece la conversación y, le da a la transmisión de chat un propósito y una razón para que un usuario permanezca dentro del chat".

También hay un ecosistema vibrante de empresas desarrollándose sobre la plataforma de Slack, con miles de aplicaciones ahora disponibles en su Directorio de Aplicaciones. Un ejemplo es la popular herramienta de gestión de tareas y listas de tareas basada en Slack, Workast, que a inicios de mes recibió 1,85 millones de dólares en fondos de capital de riesgo.

Slack y Google Drive.
Slack

Mientras tanto, el Slack Fund, lanzado en el 2015, proporciona fondos a las empresas que crean bots sobre su plataforma.

"Slack ha crecido para ser mucho más que mensajes grupales, como puede atestiguar su comunidad de desarrolladores de más de 155 mil miembros, añade Kurtzman.

Las herramientas de automatización, como IFTTT (If This, Then That) también ofrecen formas interesantes de incorporar diferentes aplicaciones en Slack. Esto podría significar usar la ubicación de un smartphone para notificar a un canal del equipo cuando llegue a la oficina o recordar a los miembros del equipo que envíen formularios de gastos antes de fin de mes.

Precios de Slack

Un modelo freemium ha estado en el corazón del negocio de Slack desde su lanzamiento, y fue un componente clave para su adopción viral por parte de los usuarios comerciales. En muchos casos, los usuarios se registran en Slack de forma gratuita, lo que hace que la herramienta prolifere en toda la organización. Esto, luego, empuja a TI a implementarla de manera más formal.

Slack for Teams presenta tres niveles. En primer lugar, el servicio gratuito está limitado a 10 integraciones de aplicaciones, con una búsqueda limitada de 10 mil mensajes y un almacenamiento de 5GB.

En segundo lugar, el plan Estándar, que cuesta 6,67 dólares por usuario activo por mes, ofrece funciones tales como videollamadas grupales para hasta 15 usuarios con uso compartido de pantalla, cuentas de invitado y canales compartidos. Asimismo, elimina los límites de búsqueda, duplica la cantidad de almacenamiento y, agrega soporte prioritario y características de seguridad mejoradas como la autenticación de dos factores.

En tercer lugar, el nivel Plus cuesta 12,50 dólares por usuario activo por mes y agrega otras características diseñadas para atraer a las grandes empresas y los administradores de TI. Estos incluyen el aprovisionamiento y desaprovisionamiento de usuarios, herramientas de inicio de sesión único y herramientas de cumplimiento basadas en SAML. También hay soporte 24/7 y un acuerdo de nivel de servicio garantizado.

Aunque varios clientes corporativos usan el nivel Plus para dar soporte a miles de empleados, en el 2017 Slack lanzó un producto dirigido a implementaciones más grandes: Slack Enterprise Grid.

La edición empresarial incluye controles de seguridad y, funciones administrativas y de usuario avanzados para un número ilimitado de espacios de trabajo. Está diseñado para soportar implementaciones en empresas con decenas de miles de empleados con espacios de trabajo separados pero conectados. Los clientes de Enterprise Grid también obtienen acceso al éxito de los clientes de Slack y a los equipos de capacitación profesional, así como a un tiempo de respuesta garantizado de cuatro horas para recibir asistencia.

También hay funciones mejoradas de seguridad, cumplimiento y facturación, así como de soporte para e-Discovery, prevención de pérdida de datos y proveedores de respaldo offline.

A diferencia de otros productos de Slack, el precio de Enterprise Gird no se ha revelado, sino que está disponible bajo petición y según las necesidades específicas de una empresa.

Competencia de Slack: Luchar contra Microsoft, Google y Facebook

El crecimiento estelar de Slack ha resaltado la amplia demanda de nuevos modos de interacción entre los empleados que van más allá de algunas de las deficiencias del correo electrónico y las redes sociales empresariales. El resultado es un mercado en auge para aplicaciones de colaboración en equipo. Según el informe Workstream Collaboration de Gartner, el mercado crecerá a una tasa anual del 96% entre el 2016 y el 2021, y pasará de 171 millones a 4.900 millones de dólares durante ese período de cinco años.

Esta es una buena noticia para Slack, que actualmente representa la mayor parte del gasto en herramientas de colaboración de flujo de trabajo con ingresos recurrentes anuales de 200 dólares. Sin embargo, también ha provocado una fuerte competencia en varios frentes, con algunos de los principales proveedores del mercado de software interesados en participar en la acción.

Slack

"Microsoft Teams y Google Hangouts serían los principales competidores, señala Margo Visitacion, vicepresidente y analista principal de Forrester.

Microsoft consideró adquirir Slack hace dos años antes de decidir desarrollar sus capacidades de colaboración y comunicación existentes. El resultado fue el lanzamiento, a principios del 2017, de Teams, que reemplazará a Skype for Business a lo largo del tiempo. La respuesta de Slack a la entrada de Microsoft en un mercado que esencialmente creó, fue sacar un anuncio de página completa en el New York Times dándole la bienvenida con algunos "consejos amistosos".

Si bien Cannell dijo que Microsoft Teams es el mayor competidor de Slack, existen diferencias notables entre las dos plataformas. Este último se centra más en conversaciones y flujos de trabajo.

"El enfoque de Microsoft con Teams es diferente al de Slack, ya que da importancia a otras características de Office 365, como las capacidades de colaboración de contenido en SharePoint y OneDrive for Business, indica.

"Esto hace que Teams sea una sólida solución de colaboración de contenido, no solo un producto de colaboración de flujo de trabajo".

Mientras tanto, Google ha relanzado su herramienta Hangouts, separándola en dos aplicaciones: Meet y Chat, de las cuales la última está actualmente disponible como una vista previa. El próximo lanzamiento completo de Hangouts Chat presentará otro desafío para Slack, ya que también estará disponible como un solo componente de una suscripción G Suite que incluye correo electrónico, capacidades de colaboración de contenido con Google Docs y más.

Google y Microsoft están lejos de ser los únicos competidores de Slack. De hecho, hay una amplia gama de proveedores que ofrecen herramientas que tienen diversos grados de similitud.

Workplace de Facebook es uno. Fue lanzado a finales del 2016 después de un largo período de prueba beta, y tiene un enfoque de red social empresarial más típico para conectar a los empleados. Sin embargo, puede verse como una plataforma de colaboración. Atlassian -la firma australiana responsable de la popular plataforma HipChat- reveló su versión de Slack el año pasado con el lanzamiento de Stride.

Cisco Spark, otra herramienta de colaboración basada en chat, tiene vínculos más fuertes con empresas con carteras de comunicaciones unificadas (UC), incluyendo videoconferencias y pizarras. Varios proveedores de UC han lanzado herramientas de chat, entre ellas RingCentral Glip, BroadSoft Team-One y Unify Circuit.

También, siguen apareciendo nuevas herramientas de firmas establecidas como Cliq de Zoho y startups como Wrinkl, Twist, Flock, Symphony y muchas otras.

"Hay varios jugadores nuevos que están explotando algunas de las brechas cambiantes en el mercado, mientras que otros se están enfocando en trabajadores sin escritorio, anota Kurtzman, refiriéndose a aplicaciones como Zinc que apuntan al personal de primera línea en lugar de los trabajadores del conocimiento a los que Slack atiende.

La oportunidad empresarial de Slack y el futuro

Si bien Slack inicialmente se basó en la adopción viral para obtener una más amplia, últimamente su atención se ha centrado en el uso del cliente empresarial y las implementaciones en toda la empresa, y ha tenido cierto éxito: Slack informó recientemente que unas 150 grandes organizaciones están utilizando su producto Enterprise Grid, incluidas Capital One, Target y 21st Century Fox. Asimismo, se ha centrado en la expansión internacional, con el 55% de los usuarios que pagan residiendo fuera de EE.UU.

La aplicación de escritorio de Slack.
Slack

La edición empresarial incluye controles de seguridad avanzados y, funciones administrativas y de usuario para un número ilimitado de espacios de trabajo. Está diseñado para admitir implementaciones en empresas con decenas de miles de empleados con espacios de trabajo separados pero conectados.

Uno de los desafíos para Slack, en lo que a obtener un mayor apoyo de las grandes empresas se refiere, es garantizar que pueda impulsar la productividad sin sobrecargar la información. La demanda de aplicaciones de chat en equipo ha sido, en gran medida, resultado de la frustración por la sobrecarga del correo electrónico. Sin embargo, cuanto más confía una empresa en una herramienta como Slack, más datos con los que lidiar tiene.

Si está compartiendo toda esta información, ¿cómo recolecta datos y los vuelve útiles para mostrar el punto de la productividad? En general, el desafío que traen las herramientas de colaboración es no ser ruido, sino ser productivo.

Con eso en mente, Slack planea recurrir a la inteligencia artificial para jugar un papel más importante en la optimización de procesos. La compañía estableció su división de Búsqueda, Aprendizaje e Inteligencia (SLI) en el 2016 para ayudar a encontrar formas de simplificar el uso. Esto ha llevado al lanzamiento de características, tales como la mejora de las capacidades de búsqueda para reducir el tiempo de búsqueda de mensajes y archivos antiguos, y la capacidad de conocer a colegas que probablemente conozcan un tema en particular.

Los modificadores de búsqueda en Slack hacen que sea más fácil encontrar mensajes o contenido específico.
Slack

SLI también ha habilitado sugerencias personalizadas de Slackbot para los canales en los que un usuario en particular puede estar interesado. Y la característica de Destacados ofrece a los usuarios una visión general de los mensajes más importantes para un individuo en función de sus interacciones previas. "Estamos hiper-enfocados en encontrar nuevas formas de implementar la inteligencia artificial en el lugar de trabajo y evolucionar el futuro de la narrativa del trabajo, señala un vocero.

Slack también ha comenzado a invertir en sus equipos de ventas para aumentar los ingresos. Apelar a una audiencia empresarial significa que debe tomar una táctica diferente para vender su plataforma.

"En este momento, lo único que está reteniendo a Slack en la empresa es lo que los ha hecho populares, y eso está siendo vendido equipo por equipo, dijo Cannell en una entrevista con Computerworld.

"Cuando vende en una empresa más grande, tiene que hacerlo empresarialmente, añade. "Grid está tratando de hacer eso. Este es un producto increíblemente importante para hacer que estos clientes se queden y crezcan dentro de la empresa.

Este podría ser el mayor obstáculo de Slack a corto plazo: convencer a los clientes empresariales, que tienen relaciones existentes con una empresa como Microsoft, de que su mejor producto es una mejor inversión que las capacidades de colaboración disponibles de forma gratuita dentro de un conjunto de herramientas.

"Slack es proveedor de un solo producto y, obviamente, hay competidores -Google, Microsoft, Cisco y algunos otros- y probablemente ofrezcan un conjunto integrado de herramientas que abordan el tipo de capacidades que Slack ofrece y más, señala Edwards.

Visitacion dijo que a medida que Microsoft y Google desarrollen capacidades de mensajería y colaboración, Slack estará bajo una mayor presión. "En este momento, creo que Slack todavía tiene suficiente diferenciación, pero obviamente eso solo puede ser un desafío en el futuro.

Sin embargo, como el primer motor en el mercado, Slack tiene su propia ventaja, algo que la compañía parece reconocer.

"Estamos en las primeras etapas de una transformación de 100 años en la manera en la que las personas trabajan y se comunican, señala un portavoz de Slack. "Mejorar la comunicación y la colaboración en el lugar de trabajo es una gran oportunidad comercial que inevitablemente incluirá muchos jugadores. Por lo tanto, es válido tener a Microsoft y a otras empresas como competidores, ya que traerán un mejor futuro más rápido.