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Cómo negociar un Cisco Enterprise Agreement que funcione para usted

[09/03/2018] Los Cisco Enterprise Agreements (EA) se están convirtiendo en un vehículo cada vez más popular para comprar y consumir productos y servicios de software de Cisco.

El concepto general es que, en lugar de comprar productos de software individuales y mantenimiento de software asociado unidad por unidad, la empresa paga a Cisco una tarifa por adelantado para cubrir todas sus compras de una determinada suite o suites de productos de software de Cisco, más los mantenimientos de software asociados, durante un período acordado. El precio unitario de un EA generalmente es en función de la cantidad de usuarios autorizados o dispositivos cubiertos.

Pero otras unidades de medición pueden aplicarse a ciertas suites.

Los beneficios para el cliente son que la tarifa inicial para la suite o suites de un EA debe ser menor de lo que habría pagado por comprar las licencias de software y soporte unidad por unidad, y el cliente puede adquirir más unidades de software o servicio para satisfacer sus necesidades comerciales sin incurrir en cargos adicionales, siempre que el consumo total permanezca dentro de ciertos límites de crecimiento. El beneficio para Cisco es que, en una sola transacción, obtiene un pago único por adelantado para cerrar una venta por un volumen sustancial de negocios.

Cisco dirige sus propuestas de EA, a las que llaman suites, mediante el software Cisco ONE, software de colaboración y productos de software de seguridad. Cabe destacar que estos EA no cubren la venta o el soporte de los productos de hardware de Cisco

Maximizar el valor de un Enterprise Agreement de Cisco

Al igual que con cualquier nuevo de tratos, existen varios criterios importantes que los compradores empresariales deben considerar para obtener los beneficios que esperan. Dimensionar el EA correctamente es una de las consideraciones más importantes desde el punto de vista financiero. Algunas versiones anteriores de los EA de Cisco ofrecían, a todos los efectos, una propuesta sin límites para el crecimiento orgánico, que se define ampliamente como un crecimiento que no es resultado de fusiones y adquisiciones. Cisco ahora rara vez ofrece EA ilimitados. Las iteraciones actuales de los EA cubren una cantidad proyectada específica de consumo de software, con una tolerancia del 20% de crecimiento antes de que se apliquen cargos adicionales.

Al determinar a los usuarios, dispositivos u otras líneas de base de uso medido cubiertas en el EA, uno debe encontrar el equilibrio, asegurarse de que el EA no esté sobredimensionado, lo que le haría pagar por unidades que nunca se consumirán. También debe asegurarse de que no esté subdimensionado, lo que podría suponer un riesgo de exceder la asignación de crecimiento y dar lugar a pagos adicionales, a menos que intencionalmente lo diseñe de esa manera.

Cisco utiliza un "Formulario de información del usuario final (EUIF, por sus siglas en inglés) para documentar el inventario exacto por tipo y cantidad de productos y servicios que cubrirá el EA. El EUIF también establece la asignación de crecimiento. Debería obtener, revisar y validar el EUIF al inicio de sus negociaciones con Cisco para establecer la línea de base óptima y la asignación de crecimiento. Si, por ejemplo, su pronóstico de lo que va a consumir bajo el AE es muy preciso, le conviene subestimar un poco el EA, de modo que el margen de crecimiento integrado del 20% cubra el exceso esperado de dicho tamaño insuficiente, maximizando así el valor realizado de la asignación del 20%.

Al evaluar la propuesta de valor de un EA, debe comprender la tasa a la que esperaría usar los productos cubiertos. En particular, Cisco presentará el valor asumiendo que consumirá todos los productos cubiertos desde el primer día del EA. En realidad, es probable que incremente su uso a lo largo del tiempo a medida que despliega el software aplicable en toda la empresa. Esto hace poca diferencia al comprar licencias de software perpetuas, ya que incurre en el mismo costo independientemente de cuándo se hayan adquirido. Pero para el mantenimiento del software y el software adquirido por suscripción, la fecha de inicio es relevante porque el EA tiene un valor "perdido para el mantenimiento del software no utilizado y las suscripciones a medida que aumenta el consumo.

Considere un EA de tres años ejecutado el 1 de julio del 2018. Proporcionaría cobertura de mantenimiento de software desde el 1 de julio del 2018 hasta el 30 de junio del 2021. Si no activa una licencia de software particular hasta el 1 de enero del 2019, solo recibiría 30 meses de cobertura de mantenimiento para esa licencia en particular, en lugar de los 36 meses de cobertura que compró.

Ahora considere que compró el mantenimiento del software independientemente de un EA. El contrato de mantenimiento de software por tres años se extendería hasta el 31 de diciembre del 2021, seis meses más que la cobertura del EA. Comprender y cuantificar este valor "perdido debido al aumento en el consumo de licencias, es una parte esencial de la evaluación del beneficio general de un EA y debe informar cualquier negociación de fijación de precios de EA.

Los créditos por compras anteriores son un área adicional que puede ayudar a aumentar el valor del EA para el cliente. Bajo una negociación basada en la optimización, los compradores empresariales pueden obtener el acuerdo de Cisco para proporcionar créditos (que se aplicarán contra el costo del EA) para compras pasadas de software y soporte que cubriría el nuevo EA en el futuro. Este puede ser un punto clave del acuerdo porque la mayoría de las discusiones sobre un EA ocurren cuando el software y los servicios relevantes ya están siendo implementados por la empresa compradora.

Negociar los detalles comerciales

Como parte de la negociación de un EA de Cisco, existen varios parámetros comerciales que deberá analizar, que contribuyen a que pueda obtener el valor total de un EA:

Determinar cómo se aplica la asignación de crecimiento del 20%: Los EA generalmente incluyen una gama de productos y servicios de software diferentes. Comprender y documentar con precisión cómo se administra el crecimiento del 20% es clave. Por ejemplo, ¿cada producto de software individual cubierto tiene una asignación de crecimiento individual, o la asignación se aplica en conjunto? La definición cuidadosa de las métricas de uso también puede hacer o deshacer el caso comercial. Por ejemplo, el personal de la empresa puede estar compuesto por varios tipos de personal, como empleados tradicionales, recursos de aumento de personal y personal de proyectos a largo plazo de proveedores externos. Dependiendo de la compañía y el trato, no todas estas categorías de personal deben contabilizarse para fines de la fijación de precios de un EA.

Aceptar el costo de exceder la asignación de crecimiento: El cargo por un EA tiende a ser bastante opaco. Es posible que no esté claro cuáles serían los cargos por unidad aplicables cuando/si se excede el margen de crecimiento. En consecuencia, debe llegar a un acuerdo con Cisco o con el VAR (revendedor de valor añadido) sobre estos cargos por unidad incrementales por adelantado, y luego capturarlos en el contrato. Los términos y condiciones de su EA deben documentar claramente el verdadero proceso hacia arriba y hacia adelante (que normalmente es un proceso anual, solo hacia adelante), con un énfasis particular en definir qué constituye "usar una licencia. El solo hecho de acceder a una licencia en el portal de Cisco no debe constituir necesariamente consumir esa licencia.

Garantizar los derechos de las actualizaciones:Sus derechos para recibir actualizaciones y versiones de funciones incrementales sin costo adicional deben negociarse cuidadosamente. Un EA no necesariamente otorga acceso automático a todas las posibles nuevas actualizaciones y lanzamientos.

Abordar los cambios en el software y los servicios incluidos: Cisco se reservará el derecho de realizar cambios en los servicios proporcionados en el EA, e incluso podría declarar que los servicios han llegado a su 'final de soporte' o al 'final de venta'. Para los EA con un plazo más largo, esto puede significar que el software y los servicios que compró por adelantado ya no están disponibles o se cambian de manera que los haga menos adecuados para sus fines en los últimos años del mandato del EA. Negociar los derechos y remedios en esta área (como los reembolsos) puede ayudar a proteger el valor de su compra de un EA a medida que el software de Cisco y las ofertas de servicios relacionados evolucionan.

Conseguir derechos de extensión del EA: Exponer lo que sucede cuando expira el EA es un punto fundamental. Volver a comprar los servicios unidad por unidad puede ser difícil o comercialmente desagradable al final de un EA. Pero si no se acuerda el precio para extender el EA, entonces también puede resultarle difícil negociar un EA nuevo/extendido a un precio y términos aceptables. En consecuencia, los derechos de extensión -incluido el precio de dichas extensiones- deben acordarse cuando ingresa por primera vez en el EA, que es cuando tiene más poder de negociación.

Contratar para proteger los beneficios comerciales

Las estructuras contractuales de un EA pueden ser difíciles de comprender para los no iniciados. A pesar de su nombre, un EA de Cisco generalmente no es un documento de contrato empresarial individual entre Cisco y el cliente empresarial. Al igual que con muchos productos de Cisco, los EA se cumplen y contratan a menudo a través de los socios de canal externo de Cisco o VAR, a través de un acuerdo de compra entre el cliente empresarial y el VAR. Para permitir que los documentos de contacto del EA reflejen el acuerdo que desea, debe establecer reglas básicas al principio del proceso tanto con el VAR como con Cisco, para garantizar su compromiso mutuo y constructivo en la negociación. Para tener éxito, debe involucrar a Cisco directamente. Un intermediario entre usted y Cisco rara vez es productivo o eficiente y puede conducir a que el resultado no sea el óptimo.

En el caso de la mayoría de los acuerdos con el canal -dependientes de los intermediarios- es poco probable que los contratos del VAR aborden el marco del EA de manera que proteja adecuadamente los intereses del cliente. El conjunto inicial de documentos puede tener la forma de una carta de acuerdo, orden de trabajo u orden de compra (en un acuerdo de compra de un VAR existente) que incorpora los términos del programa del EA de Cisco, que están disponibles para el VAR por Cisco y luego pasan al cliente. El VAR puede presentar estos términos del programa como no negociables. Para los compradores empresariales, no se debe ingresar a los EA de forma no negociable.

Después de que haya obtenido la concurrencia del VAR y de Cisco para negociar y establecer la estructura general del acuerdo maestro bajo la cual se asentará el EA, hay varias otras capas de términos y condiciones específicos del EA que hay que trabajar. Además de los términos maestros de VAR y los términos del programa del EA de Cisco, los documentos contractuales del EA incluirán alguno o todos los siguientes: Términos y condiciones específicas de la suite, acuerdos de licencia de usuario final, políticas de fin de vida útil, términos colectivos y generales de la plataforma y condiciones, suite o políticas de uso aceptable específicas de la plataforma y descripciones de los servicios. Muchas de estas capas de contrato se agregan a través de URL en varios otros documentos en la pila de documentos del EA. Identificar y revisar cada capa, y luego negociar cambios contractuales que reconcilien conflictos problemáticos o incoherencias, es un paso esencial para preservar su trato comercial.

Un área particularmente delicada en las negociaciones de un EA es la separación entre el pago inicial del cliente por el producto de software y el paquete de servicios, y el desempeño y entrega de esos productos y servicios durante el plazo del EA. En la mayoría de las transacciones de software y servicios, los clientes pueden recibir reembolsos o dejar de pagar por servicios o software cuando el software o los servicios no cumplen con sus especificaciones o los otros requisitos del contrato. La forma del pago varía. Podría ser un reembolso debido a una garantía, cuando los defectos del software no se hayan corregido de manera oportuna. O podrían ser derechos de rescisión del contrato que permitan al cliente descontinuar su uso y pagos futuros por software o servicios que materialmente no cumplan con los requisitos del contrato.

La combinación del modelo de cumplimiento y contratación de socios de canal Cisco (donde Cisco brinda los servicios, pero las obligaciones de pago y otros recursos fluyen a través del VAR), el pago inicial completo de la tarifa multianual del EA y la firme renuencia de Cisco a reembolsar honorarios pagados por adelantado, presenta un riesgo considerable de que un cliente permanezca completamente enganchado financieramente para software y servicios que debería, en circunstancias normales de negocio, poder finalizar por una causa. Es improbable que se elimine este riesgo por completo para las transacciones del EA, y tal riesgo debe tenerse en cuenta en la decisión de compra cuando se va en busca de las ofertas del EA de Cisco. Sin embargo, hay algunas estrategias disponibles para ayudar a los clientes a mitigar estos riesgos:

Agregar descripciones de servicios y software detallados: Para establecer si el software y los servicios de Cisco incluyen las características, funciones y desempeño en los que confió pagar el precio del EA, los documentos contractuales del EA deben indicar expresamente descripciones de los servicios, especificaciones de software y niveles de servicio. Los clientes deben esforzarse por establecer estas especificaciones en sus documentos contractuales del EA.

Definición de desencadenantes de terminación: Los contratos del EA deben identificar contextos en los cuales el cliente puede rescindir, por alguna causa, productos de software individuales o conjuntos y el EA en su totalidad. Los desencadenantes de terminación útiles incluyen: Cisco o el VAR infringen materialmente el contrato y no logran subsanar el incumplimiento dentro de un período de curación definido; Cisco interrumpe un producto o servicio de software, o materialmente y de manera adversa, cambia cualquier software en el paquete del EA; y la ocurrencia de una o más fallas de nivel de servicio que califican como una falla crítica de desempeño.

Establecimiento de un mecanismo de crédito y derechos de reembolso: Aunque los reembolsos son preferibles, es más probable que los clientes obtengan un resultado negociado exitoso con Cisco y sus VAR al buscar créditos para obtener alivio financiero cuando el cliente finaliza plataformas o servicios de software específicos por una causa. Los derechos de reembolso se reservan mejor para la terminación de un conjunto completo del EA. Dado que la mayoría de los precios del EA se incluyen, se debe tener cuidado en las negociaciones de fijación de precios para establecer un medio para determinar los montos de crédito o reembolso cuando hay una terminación parcial.

Los EA de Cisco deberían generar costos más bajos para el cliente y brindar flexibilidad de compra. Sin embargo, son una estructura de acuerdos compleja y en evolución que debe analizarse, negociarse y documentarse cuidadosamente para garantizar que los ahorros en los costos y los beneficios de flexibilidad de compras sean claros, realizables y estén protegidos contractualmente. Armados con estos conocimientos, los clientes pueden minimizar el costo y los riesgos al tiempo que maximizan el valor de sus EA de Cisco.

Ben Fox es director general de TechCaliber Consulting, LLC, consultora de TI y redes que asesora a las empresas respecto a estrategias para reducir los costos de productos y servicios de telecomunicaciones y TI.

Marc Lindsey es socio de Levine, Blaszak, Block & Boothby, LLP ("LB3), una firma de abogados de TI y telecomunicaciones dedicado a asesorar a las empresas en cuestiones de transacciones de tecnología y regulaciones de telecomunicaciones.