Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Hoja de referencia de SharePoint Online

[29/03/2018] Si nunca ha oído hablar de SharePoint, probablemente ha estado viviendo bajo una roca. La plataforma de colaboración empresarial de Microsoft está incorporada en casi todas las organizaciones medianas y grandes de alguna manera, y SharePoint Online es parte del servicio de suscripción de Office 365, lo que significa que cientos de miles de usuarios tienen acceso al software. Como parte de la suscripción a Office 365, obtiene automáticamente la última versión del software.

Pero SharePoint es muy complejo. Si usó versiones anteriores, encontrará que en las del 2016 y Office 365 "next wave, Microsoft definitivamente ha cambiado. La interfaz es diferente de lo que era en versiones anteriores de SharePoint y algunas formas en las que interactúa con el software han cambiado; o quizás simplemente es nuevo en SharePoint y está interesado en aprovechar su poder cuando trabaja con su equipo.

Para eso es está la hoja de referencia. Con ella, aprenderá todos los aspectos básicos de la navegación y el uso de un sitio de SharePoint, y también a dónde ir para acceder a algunas de las opciones de personalización.

Nota: Podría estar usando una de varias ediciones diferentes de SharePoint. Este artículo trata acerca de la versión de Office 365 de SharePoint, conocida como SharePoint Online -para la cual usted o su empresa paga una tarifa de suscripción y, que se ejecuta dentro de los centros de datos de Microsoft y no por su propio personal de TI. También hay una versión local de SharePoint, actualmente SharePoint 2016, que se ejecuta dentro de su empresa y no tiene licencia por suscripción.

Si recién está empezando...

Cuando inicie sesión por primera vez en un nuevo sitio de SharePoint, verá una pantalla así:

Las nuevas funciones en esa pantalla incluyen las siguientes:

  • La sección Frecuente muestra un feed de artículos en los que ha trabajado recientemente y elementos en los que las personas que forman parte de su equipo o con las que interactúa con frecuencia están trabajando.
  • Para acceder fácilmente, puede hacer clic en el ícono de estrella en la esquina superior derecha de cualquier sitio para seguirlo, y hacer que aparezca en la sección Seguidos al iniciar sesión en SharePoint.
  • La sección de Enlaces Destacados es donde sus administradores pueden abrir enlaces importantes a las áreas del sitio que pueda necesitar -como los de sitios de recursos humanos, solicitudes de vacaciones, la red social de su organización y más. Piense en ello como una barra de lanzamiento rápido, pero una que está organizada por su departamento de TI. Si tiene derechos de administrador en un sitio, que generalmente es el caso si es que lo creó usted mismo, también tendrá un enlace Editar que puede usar para completar esta lista.
  • Puede crear un nuevo sitio -simplemente haga clic en el ícono + en el menú superior. (Sí, puede tener varios sitios en su sitio principal de Sharepoint).

Una vez que haga clic en un sitio, verá la siguiente pantalla. En esta pantalla, SharePoint Online se parece mucho a SharePoint 2013. Eche un vistazo:

Microsoft SharePoint

Algunas cosas a tener en cuenta aquí:

El área de credenciales. Este menú, al que accede cuando hace clic en su nombre en la esquina superior derecha de la página web, es donde puede iniciar o cerrar sesión en un sitio, y donde puede cambiar cualquier sección modificable por el usuario de la página web (conocida como elementos web, o pequeñas partes de código que a veces son instaladas en páginas de SharePoint para realizar funciones específicas).

El ribbon. SharePoint Online incluye un Ribbon, un panel en la parte superior de la ventana donde se agrupan y se muestran casi todas las funciones posibles en una página determinada. Al igual que el Ribbon que se encuentra en otras aplicaciones de Office como Word, el de SharePoint Online se divide en pestañas, cada una de las cuales incluye un conjunto de comandos relacionados. Todo esto se muestra colapsado en la captura de pantalla anterior, pero simplemente haga clic en las palabras en el menú de pestañas -tales como Buscar o Página- para expandirlo. Esto es lo que verá:

Microsoft SharePoint

La mayor parte de las páginas de SharePoint tienen la pestaña Examinar activada de manera predeterminada, lo que le da una jerarquía que lo ayuda a navegar entre las páginas del sitio y ver cómo llegó a la página actual. Si está en una biblioteca de documentos, aparecerá la pestaña Herramientas de Biblioteca, y si está en diferentes tipos de listas, las herramientas variarán en el Ribbon.

Debajo del Ribbon, a la derecha, encontrará el cuadro de búsqueda, donde puede escribir cualquier tipo de consulta, hacer clic en el ícono de la lupa a la derecha, y luego aprovechar el motor de indexación en el sitio para obtener resultados completos de cualquier archivo que incluya su término de búsqueda.

La barra de Inicio Rápido, ejecutándose al lado izquierdo de su página web de SharePoint, lo ayuda a saltar entre las diversas partes de su sitio, incluyendo a diferentes listas, bibliotecas, áreas de discusión, colecciones de imágenes, la Papelera de Reciclaje del sitio (que funciona exactamente como la de Windows, excepto que contiene elementos del sitio de SharePoint) y una vista completa tipo árbol de todos los lugares de su sitio.

Tipos de contenido del sitio de SharePoint Online

El objetivo de SharePoint es ser un lugar donde las cosas se puedan compartir. Todo, desde documentos hasta calendarios, listas, imágenes, paneles de debate y más -todo puede formar parte de un sitio de SharePoint, y cualquier usuario dentro de la red de su organización (y en algunos casos incluso usuarios fuera de su red, como socios o proveedores) pueden acceder a esas piezas y colaborar con usted.

SharePoint Online tiene una lista definida de tipos de contenido que puede crear en un sitio determinado. Éste las llama aplicaciones y puede agregarlas haciendo clic en el tercer botón de la izquierda en el panel grande en el centro de su sitio -dice "Agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones". Estas incluyen:

Una página. Esto es exactamente lo que parece -una página que se edita dentro del navegador utilizando el editor en SharePoint. Estas páginas contienen principalmente texto, pero también puede incorporar imágenes, enlaces, listas y otras aplicaciones dentro de ellas.

Una biblioteca de documentos. Puede crear una biblioteca de documentos que le permita cargar archivos de Word y otros para compartir. Estas bibliotecas de documentos ofrecen la posibilidad de verificar los archivos para asegurarse de que solo una persona los edite en un momento dado, para mantener las versiones registradas y, poder ver el historial de revisiones y la actividad de un documento determinado, y para crear carpetas para estructurar los documentos de manera lógica dentro de la biblioteca.

Otros tipos de bibliotecas. Existen bibliotecas de formularios, las cuales almacenan formularios XML que su empresa puede usar para enviar información a través de Microsoft InfoPath. Asimismo, existen bibliotecas de imágenes, que solo almacenan archivos de imágenes; y bibliotecas de páginas wiki, que crean una forma rápida de editar texto y mantenerlo en la web, así como vincular ese texto a otras páginas.

Una lista. Las listas son colecciones de elementos similares. Se puede elegir entre una lista de enlaces, anuncios, un calendario, una lista de contactos, un sitio recomendado de enlaces, una lista personalizada en forma de lista y de hoja de datos editable, un foro de discusión, una lista de seguimiento de problemas, una lista de enlaces, una lista de tareas del proyecto (con un diagrama similar a Gantt), una encuesta, una lista de tareas o una hoja de cálculo importada.

Un sitio. Los sitios son básicamente colecciones de contenido, por lo que puede crear sitios debajo de su sitio principal de SharePoint (como grandes carpetas en su sistema de archivos) para recopilar materiales relacionados que merecen su propio enfoque. Las reuniones, los blogs, los documentos y los equipos pueden tener sus propios sitios. Si la jerarquía le parece confusa, piénselo de esta manera: un sitio es un archivador en un archivador, y las páginas, bibliotecas, listas y otros tipos de contenido son las carpetas individuales dentro de ese cajón de archivos. La captura de pantalla siguiente muestra los diversos contenidos de un sitio de SharePoint:

Microsoft SharePoint

Compartir y administrar documentos

El uso más común para SharePoint es como un repositorio de documentos. Usted y otros miembros del equipo y colegas pueden colocar documentos y archivos en un lugar específico, accesible para todos, y así evitar las explosiones de correo electrónico con documentos de Word adjuntos. (Apuesto a que si nunca vio otro mensaje de "pase por alto el mensaje anterior, he adjuntado la versión correcta más nueva del archivo aquí" en su bandeja de entrada, no sería demasiado pronto).

Así podrá enviar hipervínculos a los documentos en el sitio de SharePoint cuando deba producirse la colaboración y, cuando los usuarios modifiquen y actualicen los archivos; la última versión -así como las versiones anteriores, si lo desea- se almacenarán en un solo lugar, junto con el historial de quién revisó qué y cuándo.

Crear una biblioteca de documentos: Para comenzar a compartir documentos y archivos, es probable que deba crear su propia biblioteca de documentos. Esto es bastante sencillo.

1. Abra SharePoint en su navegador web.

2. Desde el menú de Configuración del sitio (el ícono de la rueda dentada en la esquina superior derecha de su ventana), haga clic en Agregar una aplicación.

Microsoft SharePoint

3. En la pantalla Contenidos del Sitio > Sus Aplicaciones, haga clic en Biblioteca de Documentos, ya sea en la sección Notable/Destacable/Noteworthy o en la de Aplicaciones que puede agregar. Ambas señalan al mismo lugar.

Microsoft SharePoint

4. Aparecerá la ventana emergente Agregar Biblioteca de Documentos, donde puede asignarle un nombre a la biblioteca y hacer clic en Crear.

Microsoft SharePoint

Si lo desea, puede personalizar la biblioteca al mismo tiempo que la está creando haciendo clic en el enlace Opciones Avanzadas > Contenido del sitio > Nueva pantalla.

Microsoft SharePoint

Aquí puede:

  • Ingresar un nombre y una descripción útil para su nueva biblioteca.
  • Elegir crear o no una versión del archivo cada vez que alguien edite un archivo en esta biblioteca. En caso de duda, elija sí -se sorprenderá de la frecuencia con la que este historial de versiones será útil.
  • Seleccionar un tipo de plantilla que se convertirá en la predeterminada para la biblioteca si alguien elige la opción Nuevo Archivo en el Ribbon. Esta no es una opción importante, ya que una biblioteca de documentos puede contener casi cualquier tipo de archivo.

Haga clic en Crear para cerrar y ser llevado directamente a su nueva biblioteca.

Cargar documentos e interactuar con ellos: Una vez que esté en la biblioteca de documentos, verá un menú principal que se ejecuta horizontalmente en la parte superior de la página donde puede crear o cargar archivos, iniciar el proceso de sincronización con OneDrive for Business, o tomar otras acciones. Por ejemplo, puede agregar fácilmente nuevo contenido a la biblioteca haciendo clic en el enlace "+ Nuevo" para crear contenido, como archivos de Word o Excel, directamente en el sistema, o haga clic en el botón Subir para colocar un documento existente en el sistema.

Microsoft SharePoint

El menú principal cambiará en función de cuándo seleccione una carpeta o archivo individualmente, en lugar de solo mirar una lista de elementos, y reflejará todas las acciones que puede realizar con una carpeta o archivo -como compartirlo, obtener un enlace, descargándolo, eliminándolo, moviéndolo o copiándolo, y así sucesivamente. También puede hacer clic derecho en el archivo o desplazarse sobre este en la lista, y presionar el menú de puntos (...) al lado del nombre del archivo para obtener una lista más clara y ordenada de acciones que puede realizar.

En la esquina superior derecha, puede cambiar su vista de Todos los Documentos a una lista de elementos, una cuadrícula llena de estos (útil para previsualizar fotos y otros elementos visuales) o la vista Todos los Documentos. También puede guardar vistas personalizadas aquí y administrarlas, pero debe ser un administrador para hacerlo. Si está navegando con Internet Explorer, puede hacer clic para ver la biblioteca en el Explorador de Archivos o el Explorador de Windows. En la vista de lista o cuadrícula, puede agregar y reorganizar columnas haciendo clic en los botones + y Organizar.

El panel de detalles, que se muestra a la mano derecha en la captura de pantalla siguiente, es parte del intento de Microsoft de inscribirnos a todos en el proceso de mantener los metadatos limpios sobre los archivos y otros elementos. Esto hace que sea mucho más fácil para SharePoint aprender en qué trabajamos y completar sugerencias sobre contenido relacionado, para que los administradores puedan aplicar políticas de retención de registros y gestión del ciclo de vida de los documentos, y para que la búsqueda arroje resultados mejores y más relevantes. Puede seleccionar cualquier elemento y luego hacer clic en el icono i a la derecha del menú -esto abrirá el panel de detalles donde podrá editar nombres, títulos, autores de documentos y mucho más.

Microsoft SharePoint

Si pasa el cursor sobre el nombre del archivo en la lista y luego hace clic en los tres puntos (las elipsis) al lado del archivo, obtendrá un menú completo de opciones.

Abrir/Editar. Aquí puede abrir documentos en las versiones en línea de Office 365 de sus respectivas aplicaciones o en las versiones de escritorio -documentos de Word para Word, Excel para hojas de cálculo, etc.

Compartir. Compartir le permite agregar otras personas a un documento. En Office 365, obtiene una selección mucho más rica de opciones de uso compartido que en el SharePoint in situ.

Microsoft SharePoint

Cuando hace clic en Compartir en el menú, aparece una pequeña ventana llamada "Enviar Enlace". Esto le permite enviar un enlace directo al documento que está compartiendo con otra persona. Pero, ¿cómo se controla quién tiene realmente acceso a ese archivo? Haga clic en el pequeño menú desplegable en la parte superior y obtendrá la siguiente lista de opciones:

Puede elegir:

* Cualquier persona que haga público el documento y cualquiera que obtenga una copia del enlace (por ejemplo, de un mensaje reenviado o de un recurso compartido en las redes sociales) puede acceder al archivo.

* Personas en [nombre de la compañía]. Esto hace que el documento esté disponible para cualquier persona que tenga acceso a su sitio de SharePoint, incluso si aún no tiene acceso y evita que cualquier persona externa vea el documento.

* Personas con acceso existente. Esto no cambia los permisos en absoluto, simplemente genera un enlace para mayor comodidad y fácil intercambio.

* Gente especifica. Esto le permite invitar a personas individuales, incluidas las externas a su empresa, para ver (y, si lo desea, editar) el archivo.

También puede, en la parte inferior de la lista, elegir permitir que los "usuarios" editen el archivo, en lugar de simplemente visualizar una versión de solo lectura. Además, puede optar por caducar este acceso después de una fecha determinada, una opción que recomiendo encarecidamente por razones de seguridad.

Una vez que haga clic en Aplicar, puede agregar los nombres y direcciones de correo electrónico de las personas con las que va a compartir, y puede crear un mensaje opcional que se incluirá en el correo electrónico que recibirán estas personas y que contiene el enlace.

Microsoft SharePoint

Algunas de las otras opciones:

  • Descargar. Esto le da un aviso para guardar una copia del documento en su computadora local.
  • Borrar. Esto simplemente elimina el archivo, después de un aviso de confirmación, de la biblioteca de documentos; y se almacena una copia en la Papelera de Reciclaje del sitio (accesible de forma predeterminada, a menos que el administrador haya desactivado esta característica) en caso de que elimine algo por error.
  • Fijar Arriba/Pin to Top. Esto fija un enlace al documento en cuestión en la parte superior de la ventana.
  • Mover A y Copiar A. Le permite colocar documentos en diferentes bibliotecas u otras ubicaciones en su sitio.
  • Renombrar. Cambia el nombre.
  • Historial de Versiones. Le permite acceder a las grabaciones anteriores de un documento siempre que esté habilitado el control de versiones en su biblioteca de documentos (esta opción está habilitada por defecto, razón por la cual usted o un administrador necesitarán cambiar esta configuración para que esta característica no funcione). Puede ver las fechas y horas de cada guardado individual, ver quién realizó el guardado y ver los comentarios que el autor realizó en el momento del guardado.
  • Alértame. Esto le permite configurar las notificaciones que se le envían al correo electrónico cada vez que alguien modifique un archivo -lo cual es útil si desea mantenerse actualizado cuando las personas editan un determinado documento, hoja de cálculo, presentación u otro elemento.

En el menú Más, tiene:

  • Propiedades. Al seleccionar esta opción, se abre la página de propiedades del documento, donde puede cambiar el nombre y el título del documento.
  • Flujo de trabajo. La opción de flujo de trabajo le permite configurar acciones automáticas para que ocurran cuando los usuarios guardan o editan un documento. Esta es una opción avanzada con un alcance que va más allá de esta hoja de referencia. Pregúntele a su administrador si tiene curiosidad.
  • Detalles de cumplimiento. La opción de detalles de cumplimiento le permite administrar el ciclo de vida del documento y la cantidad de tiempo que estará almacenado antes de ser archivado, entre otras cosas. Generalmente, su administrador lo configura.
  • Revisar. La opción Revisar bloquea un archivo para su edición por un solo usuario. Si otros intentan volver a guardar el archivo, se les notificará que no pueden hacerlo hasta que el usuario que lo haya revisado lo vuelva a verificar y lo ponga a disposición para su edición.

Microsoft SharePoint

Crear y personalizar calendarios

Podría decirse que la segunda actividad más común por la que los usuarios se dirigen a SharePoint es para crear, ver y editar calendarios de equipo. SharePoint es una solución razonablemente flexible para compartir calendarios que varias personas deben ver y que pertenece a un proyecto específico -son más adecuados que simplemente compartir los calendarios de Exchange de las personas, ya que en su mayoría están bloqueados y contienen mucha información extraña. Para rastrear fechas de vencimiento, eventos y reuniones de proyectos, los calendarios de SharePoint son geniales.

Para crear un nuevo calendario en un sitio de SharePoint, vaya al menú Configuración y luego haga clic en Agregar una Aplicación. En la sección Aplicaciones que puede agregar, haga clic en Calendario, luego escriba un nombre descriptivo y haga clic en el botón Crear.

Microsoft SharePoint

Una vez que se haya creado su calendario, puede agregar eventos haciendo clic en la pestaña Eventos en el grupo Herramientas del Calendario en el Ribbon y luego en el botón Evento Nuevo.

Microsoft SharePoint

Desde allí, puede ingresar el nombre del evento, la ubicación, la duración, una descripción, una categoría (si la está usando), si este evento es periódico o de todo el día, y en qué categoría debería estar esta reunión. En Office 365, incluso puede usar la función de revisión ortográfica dentro de la pantalla Calendario de Eventos > Nuevo elemento. Presione Guardar cuando haya completado el formulario.

Microsoft SharePoint

Una vez que haya rellenado su calendario, podrá experimentar con las diversas vistas que están disponibles específicamente para listas de calendario en SharePoint. En la página de SharePoint del calendario, haga clic en la pestaña Calendario, luego en el grupo Administrar Vistas y en la lista desplegable bajo Vista Actual.

Microsoft SharePoint

Verá algunas opciones entre las que puede elegir:

  • Calendario: Este es el predeterminado -la cuadrícula mensual popular con la que todos estamos acostumbrados a ver un calendario.
  • Todos los eventos: Esta es una lista tabular de todos los eventos en el calendario, pasado, presente y futuro.
  • Eventos actuales: Esta es también una lista tabular, pero solo de próximos eventos.

Estas vistas diferentes son útiles si necesita editar un lote de eventos de forma masiva, y no desea hacer clic en las vistas mensuales del calendario para llegar a cada evento.

Integrar contenido de SharePoint con Outlook

Si es como muchas organizaciones que usan SharePoint, su departamento de TI también ha implementado Microsoft Exchange y Outlook, por lo que está utilizando un cliente de correo que se integra muy bien con SharePoint. En particular, Outlook tiene una variedad de características que lo ayudan a combinar información dentro de SharePoint con la que ya almacena en Outlook. Aquí hay unos ejemplos.

Colocar los calendarios de SharePoint en Outlook: Si tiene un equipo con fechas de vencimiento, fechas de entrega y eventos a los que necesita realizar un seguimiento, un calendario de SharePoint es una buena forma para que todos los miembros agreguen, actualicen y mantengan un único registro de fechas. Sin embargo, a veces puede ser poco práctico tener que rastrear varios calendarios, especialmente cuando el suyo está dentro del cliente de Outlook y los del equipo, en el sitio de SharePoint. Puede bajar la información del calendario de SharePoint Online a Outlook y mirar el contenido de ese calendario junto al suyo, o incluso usar la agradable característica de superposición para ver un solo calendario a la vez con toda su información pertinente. Así es cómo lo hace:

1. Abra el calendario de SharePoint en su navegador web. (Microsoft dice que SharePoint Online funciona bien en navegadores como Chrome de Google y Firefox de Mozilla, así como en Internet Explorer, y efectivamente lo hace; pero francamente, esta característica es buena en Internet Explorer y pobre en otros navegadores).

2. Haga clic en la pestaña Calendario en el Ribbon y luego haga clic en Conectarse a Outlook desde dentro del grupo Conectar y Exportar.

Microsoft SharePoint

3. Recibirá una advertencia de seguridad de Internet Explorer. Haga clic para permitir la conexión y con eso que el proceso funcione.

4. Se abrirá Outlook y presentará un cuadro de diálogo que le preguntará si está seguro de que desea abrir ese calendario de SharePoint dentro de Outlook. Puede hacer clic en para aceptar la configuración predeterminada, o hacer clic en el botón Avanzado para personalizar el nombre que tomará el calendario en Outlook, así como su descripción.

5. Outlook mostrará el calendario de SharePoint en el panel izquierdo debajo del encabezado "Otros calendarios". Haga clic en la casilla de verificación para asegurarse de que se muestre.

Microsoft SharePoint

Tenga en cuenta que, si está usando Office 365 o SharePoint Online junto con Outlook 2010, estos calendarios están vinculados en una sola dirección -desde SharePoint Online hasta Outlook. Los usuarios de Outlook 2010 no pueden realizar cambios en el calendario que migren hacia arriba hasta SharePoint Online. Es simplemente una función de solo lectura.

Si está utilizando Outlook 2013 o 2016, la advertencia anterior no se aplica. El calendario es bidireccional. Si otro miembro de su equipo actualiza la versión web del calendario de SharePoint, esos cambios migrarán directamente a la pantalla de Outlook de ese calendario, y si ajusta una fecha o realiza un cambio en el calendario de SharePoint desde Outlook, ese cambio migrará de nuevo a SharePoint automáticamente -y también volverá a los clientes de Outlook de otros usuarios que han elegido vincular el calendario. Todo está perfectamente sincronizado.

Sincronizar listas de tareas de SharePoint en Outlook: El equipo del proyecto también puede almacenar listas de tareas dentro de un sitio de SharePoint. Esto es particularmente interesante en un escenario donde otros usuarios de SharePoint le asignan tareas directamente dentro de la interfaz de usuario. Si no tiene alertas de SharePoint configuradas para notificarle sobre las nuevas actividades en su sitio, y no puede consultar el sitio web con la frecuencia suficiente para mantenerse actualizado sobre los nuevos desarrollos, podría perder una fecha límite o no completar una tarea de manera correcta. Al sincronizar el contenido de la tarea entre SharePoint y Outlook, puede usar el segundo como un lugar para recopilar toda la información sobre las tareas que tiene en su plato.

1. Abra la lista de tareas de SharePoint en su navegador web. Nuevamente, Internet Explorer funciona mejor en estos escenarios.

2. Haga clic en la pestaña Lista en el Ribbon y luego en Conectarse a Outlook desde dentro del grupo Conectar y Exportar.

Microsoft SharePoint

3. Recibirá una advertencia de seguridad de Internet Explorer. Haga clic en "Permitir aquí" para que el proceso funcione.

4. Se abrirá Outlook y presentará un cuadro de diálogo que le preguntará si está seguro de que desea abrir esa lista de tareas de SharePoint dentro de Outlook. Haga clic en .

5. Outlook mostrará la lista de tareas de SharePoint en el panel izquierdo debajo del encabezado "Otras tareas" si es que seleccionó la vista Tareas. Haga clic en la casilla de verificación junto a la lista para asegurarse de que se muestre en el panel correcto.

La sincronización bidireccional para las tareas funciona exactamente de la misma manera que con los calendarios integrados -los cambios en un lugar se dirigen automáticamente a otros lugares vinculados sin complicaciones y sin problemas.

Compartir detalles de contacto desde SharePoint: Su equipo también puede almacenar información de contacto e información importante en un sitio de SharePoint. Puede sincronizar estos datos a Outlook de forma muy similar a como lo hace con los calendarios y las listas de tareas.

1. Abra la lista de contactos de SharePoint en su navegador web. Probablemente ya sepa que Internet Explorer funciona mejor para estas actividades de sincronización.

2. Haga clic en la pestaña Lista y luego en Conectarse a Outlook desde el grupo Conectar y Exportar.

3. Recibirá una advertencia de seguridad de Internet Explorer. Haga clic en "Permitir aquí" para continuar.

4. Se abrirá Outlook y presentará un cuadro de diálogo que le preguntará si está seguro de que desea abrir esa lista de contactos de SharePoint dentro de Outlook. Haga clic en .

5. Outlook mostrará la lista de contactos de SharePoint en el panel izquierdo debajo del encabezado "Otros contactos" si seleccionó la vista Contactos. Haga clic en la casilla de verificación junto a la lista para asegurarse de que se muestre en el panel correcto.

Ahora, un poco de tecnicidad: SharePoint almacena contactos en su base de datos de una manera un poco diferente a la de Outlook. Algunos de los campos tienen diferentes nombres. Esto podría afectar el rendimiento de las fusiones de correo, por ejemplo, si está tratando de enviar un correo electrónico a un grupo de contactos representado en Outlook, pero vinculado desde SharePoint. Afortunadamente, las diferencias son menores, pero existen. Aquí hay una comparación rápida entre los nombres de los campos de Outlook y los de SharePoint:

Nombre del campo de Outlook Nombre del campo de SharePoint
Apellido Apellido
Nombre Nombre
Nombre Completo Nombre Completo
Correo electrónico Dirección de correo electrónico
Empresa Empresa
Puesto de Trabajo Puesto de Trabajo
Empresa Teléfono de la Empresa
Casa Teléfono fijo
Móvil Teléfono móvil
Fax de la empresa Número de fax
Dirección Comercial Dirección
Ciudad Empresarial Ciudad
Estado/Provincia Empresarial     Estado/Provincia            
Zip/Código Postal Empresarial Zip/Código Postal
País Empresarial País/Región
Página web        Página web       
Notas Notas
Fotos: Jonathan Hassell / IDG