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8 consejos y trucos para Microsoft Teams

[24/03/2018] El recién llegado a la escena de chat grupal, Microsoft Teams, se ha convertido en una poderosa aplicación de chat corporativo. Los equipos disfrutan de una ventaja significativa sobre los competidores como Slack y Convo: viene con una suscripción en Business Essentials, Business Premium o Enterprise de Office 365, lo que significa que muchas empresas ya la tienen.

Al igual que otras herramientas de chat, Teams le permite configurar múltiples canales (áreas de discusión) para su equipo, compartir y almacenar archivos, y realizar reuniones de voz y video en vivo. Como parte de la suite de Microsoft Office, Teams se integra con otras aplicaciones de Microsoft como Word, OneNote, Planner y SharePoint. De hecho, Microsoft ha anunciado que Teams reemplazará, eventualmente, a Skype for Business como el principal cliente de comunicaciones de Office 365.

Si su compañía ha comenzado a trabajar en Teams, pruebe los siguientes consejos para sacarle mayor provecho.

1. Póngale títulos a los intercambios por chat.

Los canales suelen contener numerosas conversaciones. Para que destaque un chat en particular y sea más fácil de buscar, póngale un título. Por ejemplo, si está chateando con alguien de marketing sobre una nueva campaña de redes sociales, llame al chat "Facebook push con marketing", y esas palabras clave aparecerán al hacer una búsqueda más adelante. Para nombrar un chat, simplemente haga clic en el lápiz en la parte superior junto a los nombres de los miembros y escriba el título que desee.

Proporcione títulos clave para que sea más sencillo buscarlos más adelante.
Microsoft Teams

2. Utilice SharePoint para almacenar y compartir archivos

Muchas empresas confían en SharePoint como una plataforma segura de almacenamiento y colaboración de archivos. La buena noticia es que está altamente integrado con Teams. En cada canal, puede hacer clic en la pestaña Archivos para compartir archivos con los miembros del equipo a través de SharePoint, o acceder a los archivos de SharePoint que ya están compartidos en el canal. Los miembros del equipo pueden colaborar en archivos compartidos en un canal mediante Office Online o una aplicación de escritorio de Office.

El uso de la aplicación móvil de Teams puede mantenerlo actualizado esté donde esté.
Microsoft Teams
3. Reenvíe correos electrónicos a un canal

Aunque algunas startups pequeñas omiten el correo electrónico y usan el chat de manera exclusiva, Microsoft está muy al tanto de cuánto dependemos del correo la mayoría de personas del mundo corporativo. Afortunadamente, puede reenviar cualquier mensaje de correo electrónico a un canal desde Outlook.

Simplemente haga clic en los puntos suspensivos junto a cualquier nombre de canal y seleccione "Obtener dirección de correo electrónico". Eso genera una dirección de correo para el canal. Cópiela y podrá usarla para reenviar documentos de Word, mensajes o cualquier cosa que desee agregar al canal. Es una solución ingeniosa.

4. Use las aplicaciones móviles para la mensajería sobre la marcha

Puede que no sea obvio para muchos usuarios de Teams, pero existen aplicaciones móviles para Android, iOS y Windows Mobile. Las aplicaciones mantienen las cosas simples, enfatizando los chats y canales del equipo sin muchas capas y características adicionales. Además, Teams se ejecuta como una aplicación web o un cliente de escritorio para Windows o Mac -lo que significa que tiene muchas opciones.

5. Intégrese con Microsoft Planner para una administración de tareas simple

Una ventaja que ofrece Teams frente a Slack y otros competidores consiste en que puede utilizar las aplicaciones de Microsoft como Planner dentro de Teams. (Slack también ofrece miles de integraciones, pero todas las aplicaciones de Microsoft están disponibles para integrarse desde el principio en Teams).

Planner, una herramienta de administración de tareas para equipos pequeños, no es exactamente sólida, pero es una buena forma de monitorear tareas y luego hacer referencia a ellas en Teams sin mucho ajetreo -además, no necesitará un administrador de tareas de terceros. También puede hacerle "pin" a la aplicación Planner en cualquier canal para que sea accesible con un solo clic. Si lo hace, Planner aparece como una pestaña en la parte superior del canal. Haga clic en el signo "+ para agregar una tarea.

6. Invite a otros al redil

Microsoft Teams es de gran alcance desde el primer momento. No está limitado a chatear con personas de su propio equipo; puede proporcionar acceso de invitados a cualquier persona de su empresa con una cuenta de Outlook para que pueda chatear, compartir documentos y más. (Pruébelo: puede buscar el nombre de cualquier persona de su empresa y comenzar a chatear).

Comience a escribir el nombre de un colega para ver una lista de posibles coincidencias dentro de las que puede seleccionar el que buscaba. (Haga clic en la imagen para agrandar).
Microsoft Teams

De hecho, el acceso de invitados no se limita a aquellos dentro de su propia organización: puede invitar a cualquier persona que esté en Azure Active Directory (870 millones de usuarios en el último recuento, según Microsoft), y una nueva función que estará disponible pronto le permitirá invitar a cualquiera que tenga una cuenta de Microsoft. Cuando agrega un usuario externo a la organización, puede incluirlo en chats sobre proyectos, etiquetarlo en canales y compartir documentos de Word sin enviar un correo electrónico.

7. Cree sus propios GIFs

Mandar GIFs animados en chats puede ser motivador para su equipo, especialmente para los trabajadores más jóvenes. Un gato recostado para relajarse o alguien inclinando su sombrero como agradecimiento puede resaltar y transmitir el mensaje correcto.

Puede elegir entre los GIFs animados incluidos en Teams o utilizar la aplicación Giphy para crear los suyos, lo que agrega una capa adicional de personalización al chat del equipo. Tenga en cuenta que, aunque Giphy está integrado en Teams, el administrador de Teams debe activarlo.

8. Use atajos de teclado

¿Sabía que puede presionar la tecla R en su teclado para responder un hilo en la aplicación Teams? ¿O presionar Alt-A en Windows (Opción-A en Mac) para adjuntar rápidamente un archivo a un mensaje?

Microsoft: Presione Alt-/ u Opción-/ para desplegar una lista de atajos de teclado en Teams.
Microsoft Teams

Vea todos los atajos de teclado disponibles en Teams presionando Alt-/ (Alt y la tecla de barra inclinada) en Windows, u Opción-/ (Opción y barra inclinada) en Mac.

Crédito fotos: John Brandon, IDG