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Kaits Consulting introduce BI360 en el Perú

[16/04/2018] Hace unos días se realizó el lanzamiento en el país de BI360, una solución de CPM (corporate performance management) que se encarga de proporcionar reporting, budgeting y analísis financiero a través de dashboards y mediante el uso de Data Warehouse. La herramienta ha sido creada por la empresa Solver y es ofrecida en el país por Kaits Consulting, firmas que hicieron el lanzamiento en las oficinas de Microsoft por ser ambas socias de la corporación.

Por el lado de Kaits Consulting, estuvo Brian Koo, BI specialist, de la firma, y de parte de Solver, la empresa creadora de la solución, estuvo el propio Nils Rasmussen, CEO de Solver.

Nils Rasmussen, CEO de Solver.
La toma de decisiones

Aunque el evento era básicamente para presentar la herramienta, siempre es necesario un poco de contexto, y para ello Nils Rasmussen indicó la necesidad de tomar buenas decisiones, decisiones bien informadas, para ser precisos. Y para ello presentó los siete pasos para la toma de decisiones de clase mundial.

El primer paso es la mejora de los procesos, para ello es necesario crear preguntas de negocio que generen impacto, desarrollar las respuestas a estas preguntas, aclarar los datos que se necesitan para las respuestas y desarrollar las acciones deseadas para el usuario.

El segundo paso es tener buenos datos. Aquí Rasmussen nos recordó que si utilizamos malos datos los resultados también serán malos, es lo que en inglés se conoce como GIGO (garbage in, garbage out), es decir, si metemos 'basura', el resultado final también será 'basura'. Entonces, para tener buenos datos es necesario reimplementar los sistemas transaccionales o comprar nuevos sistemas transaccionales, además de realizar la mejora de los procesos en los sistemas transaccionales.

El tercer paso la centralización de los datos. Y ello se consigue implementando un Data Warehouse. El cuarto paso es la creación de los reportes correctos, es decir, reportes de KPI pero ligados a la estrategia, estados financieros visuales y amigables con el usuario, permitir que la gerencia dé su opinión sobre los reportes, soportar los reportes de las transacciones, y permitir las autonarrativas.

El quinto paso es que todo sea accionable, es decir, que lleven a la toma de acciones, y esto se logra empoderando a los usuarios para que tomen decisiones y automatizando - en la medida de lo posible - la toma de decisiones.

El sexto paso es la estandarización de el proceso de planeamiento. Para ello es necesario comenzar con la estrategia y las metas, luego enlazar las metas con el presupuesto y los KPI individuales, y, finalmente, automatizar el proceso del presupuesto, lo que deja más tiempo para el análisis.

Por último, el sétimo paso que planteó Rasmussen fue la automatización de la entrega y el acceso. Con ello se debe automatizar la entrega de reportes, ofrecer acceso al autoservicio y permitir el acceso desde cualquier lugar, en cualquier momento para encontrar respuestas.

Obviamente, estos pasos daban pie a la siguiente presentación que fue la de la propia herramienta en sí, BI360, que cumple con estos siete pasos y que tiene algunas características resaltantes que Koo explicó posteriormente.

Brian Koo, BI specialist de Kaits Consulting.
Brian Koo, BI specialist de Kaits Consulting.
BI360

En una charla posterior al evento de presentación, pudimos adentrarnos en lo que hace la propia herramienta BI360. Conversando con Koo pudimos notar que, efectivamente, el énfasis se da en los cuatro elementos que se pueden encontrar si uno visita el sito web de la solución: reporting, budgeting, dashboards y Data Warehouse.

El primero es conocido, las empresas cada cierto tiempo tienen que realizar reportes contables o financieros para el uso diarios de la firma, o para su análisis en las reuniones de directorio.

"BI360 apoya en este proceso de emisión de reportes, se conecta a las fuentes de datos (las fuentes de datos tradicionales son el sistema ERP y contabilidad) y estos datos luego se consolidan en un repositorio que en el caso de BI360 es un Data Warehouse y luego éste es nuestra base para emitir todos estos reportes, sostuvo Koo.

Es más, BI360 se puede integrar con distintos módulos de un ERP o cualquier otro sistema a través de su Data Warehouse y se puede comenzar a confeccionar y emitir reportes de todo tipo.

Lo interesante y lo que trata de distinguir a BI360 es que busca ser una solución de autoservicio para el usuario final ya que incluye un componente dentro de Excel que le permite la construcción de plantillas de reporte que se basan básicamente en el conocimiento previo que suele tener la persona de contabilidad y finanzas.

A través de este complemento se puede conectar al Data Warehouse y facilitar su entendimiento ya que éste porque podría ser muy técnico para un usuario final. El complemento lo que hace es traducir el lenguaje técnico en un lenguaje mucho más familiar para el usuario final.

Por supuesto, viene la pregunta ¿y si no se cuenta con un Data Warehouse implementando?

Koo señala que Kaits podría ayudarlo con la implementación de un Data Warehouse, pero adicionalmente señala que BI360 también cuenta con un conector adicional que podría ser que BI360 Reporting se conecte directamente a algunos ERP, como Dynamics de Microsoft o SAP Business ONE.

"Son algunos casos, pero lo que queremos es que se entienda que el Data Warehouse es un componente esencial de la solución, para no limitarnos solo a estos dos ERP que cuentan con el conector directo, indica el ejecutivo.

Como señalamos al inicio, BI360 se ofrece como una suite de CPM (corporate performance management) y la parte que la hace CPM como tal es la parte de planeamiento. Planeamiento o budgeting es básicamente convertir a la hoja Excel en un formulario de entrada de datos, pero a diferencia de un Excel tradicional que guarda los datos en una hoja de Excel, el Excel en el caso de BI360 solo funciona como un formulario de entrada para que los datos se almacenen directamente en el Data Warehouse, y con eso están disponibles inmediatamente para el reporting y obviamente también para hacer el budgeting.

Koo señala que el proceso de presupuestación o budgeting, suele realizarse una vez al año, y luego se hacen ajustes dependiendo de la empresa; a veces se hacen trimestrales y otras veces semestrales. A ese ajuste se le llama el forecast o la proyección. Entonces cuando se habla del presupuesto o budgeting las empresas lo suelen hacer el cierre del tercer trimestre o comienzos del cuarto, en agosto o setiembre de este año van a comenzar a planificar el presupuesto del 2019.

En este proceso también ayuda la herramienta porque incluso tiene una característica de workflow que permite ver cómo las personas participan en los procesos de presupuestación.

Ahora, por qué tener BI360 si ya se cuenta con otras herramientas que ofrecen reportes. Depende de las características. BI360 ayuda cuando lo que se busca no es algo muy visual sino más bien informativo, como lo que se lograría con un Excel, es decir, reportes financieros detallados que además deben guardar ciertas características como su formato, color o dimensión. Además, la herramienta también puede ofrecer algunos gráficos básicos - gracias a su dashboard - como las barras o los pyes. Donde si ya no puede ayudar es cuando se requieren de gráficos de tipo mapa interactivo.

"BI360 se especializa en el reporting financiero, operacional, cosas que normalmente uno estaría haciendo en una hoja Excel por el nivel de detalle, y se apoya en sus componentes de dashboard o se complementa con PowerBI para hacer la parte más gráfica e interactiva, anotó Koo.

La herramienta se encuentra disponible en versiones para nube y on premises. En el escenario on premises se monta sobre una plataforma Microsoft Windows y en el despliegue de nube se monta sobre una plataforma Microsoft Azure, que es la nube de Microsoft.