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Reportajes y análisis

Una radiografía de Microsoft Teams

[19/04/2018] El correo electrónico está en todas partes, y ha existido aparentemente desde siempre. Pero, ¿es realmente la forma más efectiva para que grupos de personas colaboren en el trabajo y avancen en los objetivos comerciales? Varios productos nuevos en el mercado, sobre todo Slack, apuestan a que la respuesta es, efectivamente, no.

Los productos de mensajería instantánea de Slack y similares intentan eliminar las conversaciones de correo electrónico con subprocesos como una plataforma común de comunicación en las organizaciones, y reemplazarlo con ráfagas cortas similares a mensajes instantáneos organizadas en canales basados en el contexto o tema de la conversación. Teams es la alternativa sugerida de Microsoft para Slack. Teams, que se incluye con las suscripciones comerciales y empresariales de Office 365, es esencialmente software de chat grupal con algunas características interesantes que se utilizan para trabajar con documentos y hojas de cálculo, especialmente aquellos almacenados en SharePoint y OneDrive para empresas.

¿Por qué querría usar Teams o Equipos por sobre el correo electrónico?

  • Todos en una discusión se mantienen en el tema. Las conversaciones suceden en canales dedicados a ciertos temas. Si bien los mensajes de correo electrónico y los hilos facilitan decir: "Ah, mientras estamos aquí", y desviar la discusión hacia un tema completamente diferente, las conversaciones en canales tienen más probabilidades de permanecer en el tema, y por lo tanto la fricción por obtener la información necesaria se reduce
  • Recibirá menos correo electrónico. A medida que más y más miembros del equipo inicien sesión en Teams, y trasladan sus conversaciones relacionadas con el trabajo hacia la plataforma, es inevitable que las conversaciones cortas que se habrían producido sobre el correo electrónico se produzcan naturalmente en un canal donde todos puedan ver y responder.
  • Todos los recursos están justo frente a usted. Los documentos y las conversaciones se pueden encontrar en un solo lugar, incluso si físicamente los objetos se almacenan en diferentes partes de Office 365. Por ejemplo, los documentos y archivos compartidos viven en SharePoint, pero aparecen mágicamente en conversaciones relevantes de Teams.
  • Teams da una sensación en tiempo real. Lo que hace que la colaboración en el momento sea más fácil que tratar de intercambiar correos electrónicos con colegas.

Lo que sigue es una hoja de referencia: una guía inicial para usar Teams de manera más eficiente con sus colegas y así ahorrar tiempo.

Microsoft ofrece una interfaz web para Teams, así como aplicaciones móviles para iOS, Android y Windows 10 Mobile para que pueda mantenerse conectado desde cualquier lugar. Pero la mejor experiencia es ofrecida por el cliente de escritorio. Disponible para Windows (versiones 7 en adelante) y macOS (10.10 en adelante), es una aplicación completa y rica que le permite mantener reuniones, chats y notas en un solo lugar. Esta historia se centrará en familiarizarte con la aplicación de escritorio.

Como su nombre lo indica, Teams se organiza en torno al concepto de equipos, que pueden ser grupos pequeños con los que está trabajando en proyectos específicos, todo su departamento o, en algunos casos, incluso toda la empresa. Cuando ejecuta Teams, será llevado a la vista de Teams. La primera vez que inicie Microsoft Teams, es probable que se inscriba en uno o más equipos.

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Crear un equipo

Para crear un nuevo equipo, que puede necesitar cuando comienza un nuevo proyecto, por ejemplo, haga clic derecho en el ícono de Teams en el menú del navegador izquierdo y seleccione "Crear equipo". Debe darle a su equipo un nombre y una descripción amigable para que otros puedan dar sentido a su propósito, y luego elegir si el equipo es privado (solo usted y otros propietarios del equipo pueden decidir qué participantes incluir) o público (cualquiera que tenga acceso a Office 365 en su organización puede unirse).

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Después de eso, se le pedirá que agregue personas relevantes, grupos de distribución y grupos de seguridad que puedan existir dentro de la Lista global de direcciones para Office 365 en su organización. Aquí, piense en los grupos de distribución que reciben memos para su departamento, cualquier empleado en particular, e incluso otras listas de correo electrónico que puedan tener miembros que consideren que el contenido de sus discusiones es relevante.

Si Office 365 está configurado adecuadamente en su empresa, puede incluso invitar a participantes ajenos a su organización, como proveedores y contratistas, simplemente escribiendo sus direcciones de correo electrónico en la pantalla de selección de equipos. Su estado de "invitado" se indicará claramente en todas sus acciones. (Si no tiene permiso de su administrador para hacer esto, Teams le informará que no está autorizado).

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Cuando crea un equipo, Teams configura automáticamente ciertos elementos de Office 365 para respaldarlo. Específicamente, crea un sitio de equipo de SharePoint, y le otorga acceso a los miembros del equipo que ha agregado, un grupo de Office 365 (piénselo como una lista de distribución de Exchange o de Outlook en esteroides) que comprende los miembros del equipo, un bloc de notas OneNote compartido alojado en la nube y un plan compartido, algo que es parte de la herramienta Microsoft Planner en Office 365, que está más allá del alcance de este artículo.

Para administrar su equipo en cualquier momento, haga clic en el ícono de tres puntos junto a su nombre en la barra de navegación de la izquierda. Verá un menú emergente donde puede agregar o quitar miembros, crear canales para el equipo (más sobre eso a continuación), cambiar el nombre o la descripción del equipo, y más.

Canales

Una vez que se crea un equipo, notará algunas cosas en la ventana de Teams.

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Por un lado, se ha creado un canal general para el equipo. Los canales son donde conversa y colabora. El canal General está destinado a ser un lugar para todos, donde iniciará conversaciones cuando comienza a usar el producto de Teams; por lo general, los canales relacionados con temas más específicos surgirán de allí. Puede crear múltiples canales para cualquier equipo dado -el equipo de lanzamiento de widgets podría querer canales de ventas, producción y marketing, por ejemplo- y puede navegar entre todos los canales de un equipo en la barra de navegación en el lado izquierdo de la ventana.

Cada canal tiene pestañas que aparecen en la parte superior del área principal de la pantalla de Equipos, incluidas pestañas para conversaciones, archivos, notas y servicios relacionados. Cuando alguien hace algo nuevo en un canal, como agregar un archivo o iniciar o continuar una conversación, el nombre de ese canal aparecerá en negrita en la barra del navegador izquierdo.

Conversaciones

La pestaña Conversaciones funciona como Facebook o LinkedIn, en la que puede comentar a sus compañeros de equipo en una conversación continua y llamar su atención sobre ciertas partes de la conversación etiquetándolos con un signo @ al escribir, así: @Susan ¿has visto las últimas proyecciones? Los usuarios que han sido etiquetados verán, en sus propias copias de Teams, aquellas partes etiquetadas de la conversación resaltadas en rojo brillante para que puedan ver y responder fácilmente a los mensajes. También puedes usar emoticones, emojis y GIF; a eso me refiero al pensar en esta área, como Facebook.

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Otras actividades como llamadas compartidas o archivos compartidos aparecen en una línea de tiempo en la pestaña Conversaciones. Se puede acceder a estos sitios en cualquier otro lugar, pero también se rellenan y mencionan en el área Conversaciones, al igual que funciona un servicio de noticias en un sitio social. Y cualquiera que esté actualmente disponible en los equipos tendrá un círculo verde con una marca de verificación blanca en su foto de perfil en el área Conversaciones.

Archivos

Probablemente esté empezando a tener la idea de que Teams es, en muchos sentidos, una superposición de los servicios de Office 365. Esto es muy claro en la pestaña Archivos, que completa una lista de archivos en el sitio compartido SharePoint del equipo directamente en su ventana, ahorrándole la molestia de cargarlo en su navegador y hacer clic en él. Puede cargar, abrir, editar, copiar, mover, descargar y eliminar archivos, u obtener enlaces a esos documentos para compartirlos con otras personas. Otra buena característica es que, directamente en la pestaña Archivos, puede iniciar un chat grupal sobre un documento, y ese chat grupal será documentado en la pestaña Conversaciones también para referencia futura.

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Notas

Esencialmente, Notas se superpone a un bloc de notas compartido de OneNote en el cliente de Teams, lo que le permite ver y editar el contenido de ese bloc de notas directamente dentro del cliente de Teams. También puede hacer clic para abrir el portátil en la aplicación cliente de OneNote para una edición más completa, o para aprovechar las funciones específicas de OneNote.

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Agregar más pestañas

El área de pestañas es básicamente donde se produce toda la acción de integración emocionante con Teams. La funcionalidad de otros servicios de Office 365 y de terceros aparece como nuevas pestañas. Por ejemplo, puede agregar hojas de cálculo de Excel, documentos de Word, paneles de Power BI, planes de Planner y más directamente como pestañas en el cliente de Teams. Simplemente haga clic en el botón más (+) en el extremo derecho del diseño de pestañas para agregar una nueva pestaña. Actualmente hay integración con Zendesk para el seguimiento y discusiones de los tickets del servicio de asistencia, Asana para el seguimiento de tareas del equipo y docenas de herramientas de terceros, una lista que probablemente crezca a medida que Teams se convierta en un producto más maduro.

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La barra de navegación

En el lado izquierdo de la ventana de Teams, encontrará un área de navegación con un menú que contiene varios lugares potenciales para que las cosas salgan a la superficie en Teams:

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Barra de búsqueda: Para encontrar rápidamente una conversación anterior, escriba el nombre, la palabra clave o la frase de una persona. Haga clic en el ícono del embudo para ver las opciones de filtrado.

Nuevo icono de chat: Para iniciar una conversación privada con una o más personas, haga clic en el ícono "Nuevo chat" (se ve como un lápiz y papel) al lado de la barra de búsqueda, comience a escribir un nombre o nombres, seleccione los contactos que desea para chatear, y luego escriba su mensaje.

Actividad: Al igual que con el área de "Notificaciones" de Facebook, @ menciones, respuestas y otras notificaciones enviadas específicamente a usted serán resaltadas aquí. Haga clic en el ícono del embudo para ver las opciones de filtrado.

Chat: Esta es una de las áreas más confusas de Teams. Además de los chats privados de sus equipos, todas sus conversaciones de mensajería instantánea de Skype Empresarial se mostrarán aquí. El objetivo es evitar que tenga que hacer clic en varias aplicaciones. Sin embargo, para el chat en grupo entre los miembros de su equipo, debe ir a la pestaña Conversación de ese equipo para que todos los miembros puedan verla.

El área de Chat también es el hogar de T-Bot, el robot automatizado de Microsoft para responder preguntas sobre los equipos. Simplemente escriba su pregunta en la pestaña Conversación o haga clic en la pestaña Ayuda o Preguntas frecuentes para ver una lista de temas de ayuda o preguntas frecuentes.

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Equipos: Esta área le permite ver todos los equipos de los que es miembro y le permitirá agregar más personas, crear más canales o iniciar conversaciones en cada uno de esos equipos. Pasará mucho tiempo aquí, ya que es el lugar predeterminado al que le lleva el software cuando lo inicia.

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Reuniones: Esta parte del cliente esencialmente muestra su calendario de Office 365 / Exchange. También puede programar reuniones con todos los miembros del equipo a través de esta pestaña con el botón "Programar una reunión". Tenga en cuenta que las reuniones programadas aquí son solo para reuniones de equipo, e incluyen a todos los miembros del equipo, por lo que las reuniones individuales u otras reuniones privadas deben programarse en Outlook.

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Archivos: Esta pestaña toma los archivos de SharePoint, OneDrive y OneNote, y muestra útilmente lo que ha usado más recientemente en la vista Reciente. También puede ir directamente a su OneDrive personal desde el cliente para buscar otros archivos y controlar el progreso de las descargas de archivos más grandes a su computadora local.

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El ícono de su cuenta: En la parte inferior del menú del navegador está su propio ícono; haga clic para cambiar su configuración, estado de disponibilidad o imagen de perfil.

Qué no hacer con Teams

Teams definitivamente representa un gran paso adelante en las cadenas de correo electrónico sin fin, pero eso no significa que sea adecuado para todo. Aquí hay algunas cosas a evitar:

  • Intentar reemplazar todos los correos electrónicos con conversaciones y enlaces de Teams. A veces, los humanos tenemos una tendencia a gravitar hacia las nuevas características y herramientas que existen, proclamándolas como el "asesino" de lo que sea que vino antes, y tratando de forzar las antiguas clavijas cuadradas en nuevos agujeros redondos y brillantes. Teams no es diferente, y para el caso, tampoco lo es Slack.
  • Intentar enviar correos electrónicos a personas externas. Desafortunadamente, Teams no tiene forma de enviar correos electrónicos a Internet, por lo tanto, a menos que desee invitar a usuarios externos como invitados a su equipo, suponiendo que tenga permiso para hacerlo, deberá tratar algunos temas que involucren a personas ajenas a su organización a través de mensajes de correo electrónico pasados de moda. Eso, por supuesto, limita la utilidad de usar Teams en proyectos o entornos con mucha colaboración con usuarios externos.
  • Tratar de usar Teams para cualquier cosa que no sean golpes rápidos de ida y vuelta. Piense en Teams de esta manera: si tiene IM, esa es una conversación ideal de equipos. Si su mensaje es más largo que un párrafo, es probable que deba volver al correo electrónico. Conversaciones más extensas, planificación de proyectos, desarrollo a más largo plazo, todos esos tipos de pensamiento profundo y análisis son los más adecuados para el correo electrónico. Por un lado, es más fácil buscar en correos electrónicos que en Teams. En segundo lugar, en el correo electrónico, puede ordenar, filtrar, configurar reglas y hacer otras cosas automatizadas para administrar cómo ve y encuentra información. El correo electrónico ahora también está disponible sin conexión, mientras que Teams no. Y, por último, el cliente de Teams no está actualmente configurado con funciones de edición enriquecidas, como recorte y pegado mejorados, habilidades de corrección ortográfica serias, o deshaciendo o moviendo conversaciones de un canal a otro.

¿Qué hay de Lync?

La versión alojada de Skype Empresarial, Lync, se ha estado incorporando en el cliente de Microsoft Teams a lo largo del tiempo. Esto significa que, si usa Office 365 principalmente, o tiene llamadas de voz en la nube (si no tiene un teléfono de escritorio, este es probablemente el caso), podrá llamar a las personas directamente, comenzar reuniones en línea incluido el uso compartido de pantalla, e incluso eventualmente dejar mensajes de voz y mensajes automáticos para otros contactos dentro de su organización. Estas capacidades vendrán con el tiempo con un despliegue completo estimado que no sucederá hasta el año 2020.

Si su organización utiliza Lync o una versión local de Skype Empresarial (esta última parte suele ser el caso si tiene un teléfono de oficina con logotipos de Skype Empresarial), Teams no tendrá ninguna integración con su sistema telefónico. y aún tendrá que descolgar el teléfono y marcar para comunicarse con las personas y unirse a las teleconferencias y reuniones en línea.

La última palabra

Una vez que se da cuenta, Microsoft Teams es una herramienta verdaderamente útil para los equipos de empresas que usan Office 365, ya que reúne un conjunto de diferentes componentes de Office 365 y los muestra en un lugar conveniente.

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