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Reportajes y análisis

Un primer vistazo a las probables nuevas características de Office 2019

[04/05/2018] Se acerca el momento de la próxima revisión importante de la versión de Office que no requiere suscripción. Se espera que Office 2019 se lance en la segunda mitad de este año. Microsoft llama a esto la versión "perpetua de Office porque paga una tarifa única y la posee para siempre, y no obtiene actualizaciones hasta que se lanza la siguiente versión principal.

Eso contrasta con Office 365, que requiere una tarifa de suscripción mensual o anual y se actualiza constantemente.

Microsoft se mantiene en reserva respecto a las funciones que se incluirán en Office 2019; la compañía ha ofrecido solo las pistas vagas. En una publicación en el blog sobre el lanzamiento, Jared Spataro, gerente general de Office, estaba ahorrando detalles en su descripción, afirmando que el lanzamiento incluirá nuevas funciones de tinta, nuevas fórmulas y tablas para Excel, así como funciones de animación visual para PowerPoint.

Pero sí sabemos esto: Office 2019 se basará en Office 365 e incluirá funciones de Office 365 que se han introducido desde el lanzamiento de Office 2016 en setiembre del 2015. Microsoft no está desarrollando una base de códigos separada para Office 2019, por lo que no se espera que cuente con ninguna función que Office 365 no tenga.

Basándonos en eso, hemos analizado cada una de las actualizaciones de Office 365, hemos examinado cada característica importante, hemos analizado los comentarios de Microsoft, y hemos hecho nuestras mejores conjeturas sobre las funciones que se pueden esperar en Office 2019. Las hemos descrito a continuación, incluyendo detalles sobre cómo funcionan en Office 365, y hemos tomado capturas de pantalla para que pueda verlas mejor. No podemos garantizar que nuestras predicciones sean 100% precisas, pero hay muchas posibilidades de estar cerca.

Colaboración en tiempo real para Excel

Cuando se lanzó Office 2016, Word, PowerPoint y OneNote obtuvieron herramientas de colaboración en línea. Esas herramientas les permiten a las personas trabajar juntas en documentos en tiempo real, siempre que estén almacenados en OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint Online. En julio del 2017, la colaboración en tiempo real finalmente se llevó a Excel en Office 365. Por lo tanto, existe una posibilidad razonable de que también figure en Office 2019.

Si usó Word, PowerPoint y OneNote para colaborar en tiempo real, se familiarizará inmediatamente con la versión de Excel, ya que funciona de la misma manera. Cuando desee colaborar con otros en un libro de trabajo, ábralo, luego haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla de Excel. Desde allí, enviará una invitación a otros para compartir la hoja de trabajo.

Cuando aceptan la invitación y editan el libro de trabajo al mismo tiempo que usted, puede ver los cambios que hacen en tiempo real mediante un cursor de color que indica su presencia en el archivo. (Cada persona que colabora obtiene un color diferente). El cursor también aparece en su pantalla como un color particular, y ellos ven los cambios que usted hace. Cuando alguien trabaja, ingresa datos o una fórmula en una celda, aparecen los cambios. Sitúe el cursor en el cursor de otra persona y el nombre de la persona aparecerá encima, lo que facilita aún más ver en qué está trabajando cada persona. Por lo general, todo esto sucede en tiempo real, aunque puede haber un retraso de varios segundos si alguna persona usa una conexión a Internet lenta o débil.

La colaboración en tiempo real en Excel probablemente estará disponible en Office 2019.
Microsoft Office 2019

Nuevos gráficos y fórmulas para Excel

En la entrada de blog de Jared Spataro sobre Office 2019, éste escribió: "Nuevas fórmulas y gráficos harán que el análisis de datos para Excel sea más poderoso. No mencionó, sin embargo, qué fórmulas y gráficos serían.

No obstante, existe una buena posibilidad de que sean los que se agregaron a Excel en una gran actualización de Office 365 en febrero del 2016. Se agregaron seis funciones nuevas para editar fórmulas en esa actualización. Las funciones TEXTJOIN y CONCAT le permiten combinar cadenas de texto de rangos de celdas con o sin el uso de un delimitador que separa cada elemento, como una coma. Solo necesita consultar el rango, especificar un delimitador y Excel se encarga del resto. Otras dos funciones añadidas fueron las funciones IFS y SWITCH, que ayudan a especificar una serie de condiciones, por ejemplo, cuando se utilizan funciones IF anidadas. Y los dos últimos, MAXIFS y MINIFS, hacen que sea más fácil filtrar y calcular datos de diferentes maneras. Obtenga más detalles sobre todos ellos aquí.

En cuanto a los nuevos gráficos, espere que Excel 2019 obtenga gráficos de embudo, que también se agregaron durante la actualización de febrero del 2016. Los gráficos de embudo muestran los valores en múltiples etapas en un proceso. Un gráfico de embudo puede mostrar el número de prospectos de ventas en cada etapa de un proceso de ventas; por ejemplo, prospectos en la parte superior para la primera etapa, prospectos calificados debajo para la segunda etapa, y así sucesivamente, hasta que llegue a la etapa final, las ventas cerradas. En general, los valores en los gráficos de embudo disminuyen con cada etapa, por lo que las barras en el gráfico se ven como un embudo. Obtenga detalles sobre cómo crear gráficos de embudo 

Los gráficos de embudo se pueden agregar a Excel en Office 2019.
Microsoft Office 2019

Es probable que Excel también obtenga otro tipo de gráfico nuevo, el gráfico de mapa, que se introdujo en una actualización de noviembre del 2016 a Office 365. Use un gráfico de mapa cuando desee comparar datos de diferentes regiones geográficas, como países, regiones, estados, condados o códigos postales.

Traductor, panel Editor e Investigador para Word

Por ahora, prácticamente todas las funciones de procesamiento de textos que pueda imaginar han sido procesadas en Word. Entonces, ¿cómo puede Microsoft continuar mejorando? Al juzgar por las adiciones a Word en Office 365 en los últimos dos años, una forma de hacerlo es abordar todo el proceso de escritura, no solo el acto de escribir. Existe una posibilidad razonable de que esos cambios se lleven a Office 2019 cuando sea lanzado.

Espere que tres de estos tipos de funciones estén en Office 2019: Traductor, Investigador y Panel de Editor. El Traductor hace exactamente lo que dice y es fácil de usar. Con éste podrá traducir palabras, frases y documentos enteros entre idiomas. Es parte de los planes de Microsoft para construir inteligencia artificial en todo el conjunto de aplicaciones de Office, y utiliza lo que Microsoft llama "Servicios Inteligentes.

Así es como funciona en Office 365 y probablemente funcionará si llega a Office 2019. Para traducir palabras o frases, primero selecciónelas, luego haga clic con el botón derecho en su selección y elija Traducir en el menú que aparece. Si es la primera vez que usa Traductor o cualquier otro Servicio Inteligente de Microsoft, aparecerá una pantalla que le pregunta si desea activarlos. Haga clic en Activar. Solo tendrá que hacer esto una vez, para Traductor o para cualquier otra característica que use Intelligent Services.

Haga eso y aparecerá el panel de Traductor. La parte superior del panel muestra su selección, y la parte inferior muestra la traducción. El panel superior intenta identificar el idioma original, y he encontrado que hace un buen trabajo. Sin embargo, si lo identifica erróneamente, simplemente seleccione el idioma correcto. Luego, en la parte inferior del panel, seleccione el idioma al que desea traducir. Cuando lo hace, aparece la traducción. Para insertarlo en algún lugar del documento, mueva el cursor al lugar donde desea que aparezca y haga clic en Insertar en la parte inferior del panel. También puede copiar y pegar cualquier parte de la traducción en el documento u en otro documento.

Es probable que el Traductor de Word de Office 365 se traslade a Office 2019.
Microsoft Office 2019

Para traducir un documento completo, vaya a la Cinta de opciones y seleccione Revisar > Traducir > Traducir documento. El panel del Traductor aparece. Seleccione el idioma del documento, luego el idioma al que desea traducirlo y haga clic en el botón Traducir. El documento traducido se abre en una nueva ventana de Word, que luego puede guardar o copiar porciones desde este.

En cuanto al Investigador, es una gran manera de investigar en línea directamente desde Word. Es mucho más efectivo que hacer una simple búsqueda en Internet, ya que utiliza solo información de materiales de referencia y fuentes que Microsoft considera confiables, compilada por un servicio llamado Microsoft Academic Search. También incluye resultados de Wikipedia y Bing que considera confiables.

Para usarlo, seleccione Referencias > Investigador, y el panel Investigador aparece en el lado derecho de la pantalla. Escriba un término de búsqueda en la parte superior de la pantalla y obtendrá una lista de resultados. Haga clic en cualquiera para acceder a una página llena de resultados de múltiples fuentes, que luego puede hacer clic para obtener aún más detalles. Los resultados provienen de revistas académicas, libros y sitios web de confianza.

Algo especialmente útil es que Investigador integra su contenido directamente dentro de Word. De esta manera puede convertir una categoría de resultados en un encabezado en su archivo. Cuando hace eso, también se agrega un comentario al documento que incluye un enlace que, al recibir un clic, mostrará la investigación original en el panel Investigador de cualquiera que lea el documento. Los estudiantes y académicos apreciarán que pueda agregar una cita directamente del panel de Investigador a su documento. También puede agregar texto desde el panel Investigador o agregar texto e incluir una cita.

También espere que el panel Editor llegue a Word 2019. Este reemplaza al panel de Ortografía y Gramática y agrega algunas nuevas funciones de edición, aunque nada espectacular. Muestra no solo la palabra mal escrita en el panel, sino también el texto a su alrededor, lo que facilita ver la corrección sugerida en contexto. También ofrece sinónimos de las correcciones sugeridas, por lo que obtiene una selección más amplia de palabras que tal vez desee usar. Finalmente, ofrece reglas gramaticales para explicar por qué sugiere cambios. Para usarlo, seleccione Revisar > Ortografía y gramática de la cinta de opciones.

Autoguardado para Word, Excel y PowerPoint

Si Autoguardado se agrega a Office 2019, como es probable, es muy posible que no obtenga mucha atención, pero podría ahorrar más tiempo y ser más productiva que las demás funciones. Como su nombre lo indica, guarda automáticamente sus archivos sin tener que hacer nada. Así que no hay necesidad de preocuparse por los bloqueos del sistema, los cortes de energía, los bloqueos de Office y otras fallas técnicas. Si algo sale mal en Office, está protegido. No tendrá que intentar y volver a crear su trabajo, o esperar que pueda recuperarlo utilizando la característica Autorrecuperación integrada en la versión actual de Office 2016. (Autoguardado ya funciona en Office 365).

Hay una advertencia para Autoguardado: Solo funciona en documentos que se almacenan en OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint Online. Es un ejemplo más de la forma en que Microsoft lo empuja continuamente a usar esos servicios.

Autoguardado es significativamente diferente y mejor que la función Autorrecuperación integrada en Office 2016. AutoRecover no guarda su archivo en tiempo real, por lo que perder un documento es fácil. En cambio, cada cierta cantidad de minutos guarda un archivo de Autorrecuperación, para que pueda tratar de recuperar ese archivo en el caso de un bloqueo. Pero esta característica no siempre funciona (por ejemplo, si no abre Office correctamente después del bloqueo, o si el bloqueo no cumple con la definición de falla de Microsoft). Y Microsoft resalta que, "Autorrecuperación solo es efectiva para interrupciones no planificadas, tales como pérdida de electricidad o un bloqueo. Los archivos de AutoRecover no están diseñados para guardarse cuando se programa un cierre de sesión o se produce un cierre ordenado. Y, por supuesto, los archivos no se guardan en tiempo real como en Autoguardado, por lo que perderá varios minutos de trabajo, incluso si todo sale según lo planeado

De forma predeterminada en Office 365, Autoguardado está activado, y es probable que lo mismo sea cierto cuando se transfiere a Office 2019. Para apagarlo (o volver a encenderlo), use el botón Autoguardado en la parte superior izquierda de la pantalla.

Algunas personas prefieren desactivar Autoguardado porque temen que harán cambios que no necesariamente quieren que se vuelvan permanentes, y con Autoguardado desactivado, tienen control sobre los cambios que deben mantener. Pero aquí, también, Autoguardado tiene una buena solución: Puede volver fácilmente a las versiones anteriores de un archivo, revisarlas, compararlas lado a lado con su versión existente, y copiar y pegar desde su archivo anterior al existente. Incluso puede restaurar una versión antigua completa.

Para hacerlo, cuando tenga un archivo abierto, haga clic en el nombre del archivo en la parte superior de la pantalla. Un menú desplegable le muestra la ubicación del archivo y una sección de Historial de versiones. Haga clic en "Ver todas las versiones y el panel Historial de versiones aparecerá en el lado derecho de la pantalla con una lista de las versiones anteriores del archivo, incluida la hora y la fecha de la última vez que se guardaron. Haga clic en "Abrir versión y esa versión aparece en una nueva ventana. Desplácese por la versión y copie el contenido que desee. Si desea compararlo con su versión actual, haga clic en Comparar. Para restaurarlo, haga clic en Restaurar.

Tenga en cuenta que hay incluso una manera más corta de mostrar el panel Historial de versiones: Haga clic en el botón Historial de versiones en la esquina superior derecha de la pantalla (se ve como un reloj rodeado por una flecha circular).

Autoguardado hace más que guardar automáticamente sus archivos -también le permite abrir versiones anteriores de los mismos y restaurarlas si lo desea.
Microsoft Office 2019

Morph, Zoom y Designer para PowerPoint

La entrada de blog de Jared Spataro sobre Office 2019 señala que agregará nuevas funciones de animaciones visuales a PowerPoint, incluyendo Morph y Zoom. A esa lista, agregamos Designer, porque se trata de otra función agregada a Office 365 desde el lanzamiento de Office 2016.

La pestaña de Animaciones de PowerPoint le brinda excelentes herramientas para crear animaciones entre diapositivas y diapositivas internas. Pero la idea de nadie es fácil de usar, y la creación de animaciones puede consumir bastante tiempo. Morph le permite mostrar el movimiento en las transiciones y dentro de las diapositivas, pero sin tener que recurrir a la pestaña de Animaciones.

Para hacerlo, usted duplica una diapositiva existente y luego realiza cambios en la diapositiva duplicada, como reducir un elemento o elementos, hacerlos crecer, moverlos a nuevas ubicaciones o rotarlos. Luego, cuando aplica Morph a la diapositiva, PowerPoint crea automáticamente una transición animada entre las diapositivas. En pantalla, se ven como una sola diapositiva de forma cambiante, de ahí su nombre. Para usar esta función, seleccione Morph en la pestaña Animaciones.

Morph es una forma simple de crear animaciones en PowerPoint.
Microsoft Office 2019

Zoom le permite vincular fácilmente secciones de una presentación creando un tipo de tabla de contenido visual, que le permite acercarse rápidamente de una a otra. Cuando esté en una presentación, seleccione Insertar > Zoom, luego elija las diapositivas que desea mostrar en la diapositiva "Zoom. Se crea una nueva diapositiva con miniaturas de esas diapositivas. Al dar una presentación, podrá saltar a esa diapositiva al instante haciendo clic en su miniatura.

En cuanto a Designer, es otro ejemplo de cómo Microsoft planea usar inteligencia artificial para fortalecer Office. Cuando agrega un gráfico a una diapositiva con texto, Designer observa la palabra y el gráfico, examina el resto de la presentación y sugiere diseños para la diapositiva que considere más adecuados. Elija un diseño y listo.

QuickStarter para PowerPoint

Otra característica de IA que refuerza PowerPoint es QuickStarter, que será bienvenida por cualquiera que alguna vez se haya visto obstaculizado cuando se enfrenta a una pizarra en blanco al comenzar una presentación, lo que alude a la mayoría de nosotros. Le da un impulso a su presentación al ayudarle con la investigación y la creación del esquema.

Comience escribiendo el tema de su presentación, y luego elija de una lista de subtemas. Una vez que lo haga, le sugerirá un conjunto completo de diapositivas que tal vez desee usar, basado en búsquedas y datos de Bing, así como información obtenida de Wikipedia. Elija las diapositivas que desea conservar y luego seleccione una apariencia para las diapositivas, incluyendo un tema completo con gráficos de fondo. Ahora ha comenzado bien su presentación dedicándole solo unos minutos.

No espere que QuickStarter se destaque en todos los temas. He encontrado que es impredecible, aunque generalmente es acertado.

Para usar QuickStarter, cuando crea una nueva presentación, haga clic en el ícono QuickStarter y continúe desde allí.

QuickStarter le ayuda a comenzar a crear una nueva presentación.
Microsoft Office 2019

Nuevas funciones de entintado para Word, Excel y PowerPoint

Microsoft es un gran creyente en el uso de entintado -permitiendo que las personas usen bolígrafos para escribir en dispositivos táctiles para tantas aplicaciones como sea posible. Usted dibuja físicamente en la pantalla con el dedo, el lápiz digital o el mouse, y elige entre una selección de plumas en pantalla con diferentes colores y grosores. La compañía ha realizado frecuentes mejoras en la tinta en Office 365, y tiene planes de agregarlos a Office 2019.

La compañía ha dicho que agregará características como "sensibilidad a la presión, efectos de inclinación y reproducción de tinta, así que espere que formen parte de Office 2019. También es razonable esperar que Microsoft agregue una gran cantidad de herramientas de entintado diversas que se presentaron en Office 365, como la capacidad de editar documentos en Word usando un bolígrafo -tachando texto para eliminarlo, dibujando un círculo para seleccionar texto y más; la capacidad de mover y cambiar el tamaño de los objetos con un lápiz en todas las aplicaciones de Office; así como una variedad de efectos de tinta, incluidos bolígrafos metálicos y efectos como arco iris, galaxia, lava, océano, oro y plata. Es probable que haya muchos lápices y colores nuevos en Office 2019, dado que se han introducido en Office 365.

Además, se espera que la función Ink Replay se presente en Office 2019, al igual que en Office 365. Es particularmente útil si viene a un documento con mucha tinta, y está un poco confundido en cuanto al propósito de la tinta. En la pestaña Dibujar, seleccione Repetición de tinta y reproduce todo el entintado que se realizó en la página, de principio a fin. De esta forma, puede intentar seguir los procesos lógicos y de pensamiento que condujeron al entintado.

Crédito fotos: Preston Gralla/IDG