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Primer contacto

La digitalización de los procesos

Base de la estrategia de Exact

Sonia Portugal, gerente general de Exact.

[22/05/2018] Los procesos son la sangre que corre por las venas de las organizaciones, y si éstos se basan en el papel se vuelven más lentos y poco eficientes. Exact es una compañía que nació con el ánimo de hacer más eficientes los procesos mediante la agilización del tráfico de los documentos, ya sea que se trate de los clásicos documentos de papel o de los nuevos documentos digitales.

Conversamos para nuestra sección de Primer Contacto con Sonia Portugal, gerente general de Exact, quien nos relató no solo la historia de la compañía sino también la visión que tienen de la evolución de los documentos en papel hacia lo digital. En el Perú vivimos en ambos mundos y, por ello, Exact ha tenido que ambientarse a ambos escenarios.

¿Cuándo se creó la empresa y cómo comenzó?

Exact se creó en 1997, hace 20 años. El dueño de la empresa, el Sr. Jorge Chávez, fue gerente de Recursos Humanos del BCP y del Banco Wiesse, en esa época; e identificó que en esas grandes empresas había una serie de procesos operativos que se manejaban de manera bastante manual y que no eran nada eficientes. Entonces, cuando se retiró como gerente, decidió crear su propia empresa, y atacar justamente los problemas que había visto y vivido en esas organizaciones.

El primer cliente que tuvimos entonces, en 1997, fue el Banco de Crédito. Ahí se manejó la gestión documentaria. En esa época el banco tenía todo un 'batallón' de personas que se dedicaban a repartir los documentos, cada secretaria de cada gerente tenía un personal manual asignado; y éste, además de otras tareas, repartía los documentos. Esto hacía que los documentos se perdieran, porque nadie tenía un control de ellos y no se tenía un registro de lo que se estaba repartiendo, no había una trazabilidad, los documentos se traspapelaban.

Entonces, cuando empezamos el servicio en el Banco de Crédito lo que se hizo fue realizar un análisis de, efectivamente, qué es lo que se necesita y cómo debían moverse estos documentos. Así, del batallón de personas que había -al menos unas 100- se redujo a un equipo de 30 personas que se dedicaban en las distintas sedes, y en todas las agencias que tiene el banco, a hacer de forma más eficiente lo que hacían más de 100 personas.

Se desarrolló un software que permitía realizar un control a través de un código de barras en estos documentos, de forma que el usuario pudiera ver en línea por qué manos han pasado, con fecha y hora. Esto nos garantizó tener un control más completo y eficiente del proceso de los documentos.

¿Cómo ordenan sus líneas y productos?

Actualmente, hemos creado tres tipos de servicios. Uno es el PBO, dentro del cual se encuentra la mensajería in house, y donde también se encuentra la digitalización de documentos, registros y fiscalización de documentos.

Por otro lado, en otra línea estamos implementando software y tecnología para hacer un control documental, ya sea a través de desarrollo propio -como este sistema de código de barras que comenté para hacer el control de los documentos físicos-, o de un socio con el cual ofrecemos software que permite realizar la gestión de los documentos digitales. La tercera línea es la consultoría.

¿Cuándo se crearon las demás líneas?

Iniciamos con BPO, pero era un BPO al que le añadimos tecnología. Recién hace un par de años decidimos abrirlo como dos líneas distintas y brindar el servicio de soporte de tecnología de software como un servicio adicional que también puede ser complementario al BPO. El servicio de consultoría sí ha estado presente desde el inicio, desde que se creó la empresa.

¿Tienen una unidad de desarrollo?

Desarrollamos software para el control de los documentos físicos, tenemos un área de TI que hace este desarrollo y todo el gestor documental, que controla los documentos digitales, lo tenemos con un partner que es la empresa CIMA Software, que ha desarrollado un software que se llama DocuClass que es el que ofrecemos.

¿Qué tipo de consultoría realizan?

Nosotros empezamos haciendo consultoría de todo tipo, obviamente en temas documentales que es nuestro fuerte; pero también en mejora de procesos en operaciones en recursos humanos porque el dueño tenía mucha experiencia en ese tema. Pero desde hace unos años decidimos enfocarnos en la gestión documental.

¿Con cuántos colaboradores se inició y con cuántos cuenta ahora?

En el 97 se empezó con 30 colaboradores y actualmente somos 150.

¿Cuáles son las principales industrias a las cuales apuntan?

Básicamente, banca, seguros, telecomunicaciones y todas aquellas empresas que tengan procesos transaccionales fuertes; es decir, que generen bastante documentación. Por ejemplo, el BCP maneja 200 mil documentos al mes.

¿Y dentro de sus productos y servicios está la transformación hacia 'cero papel'?

Sí, nosotros brindamos el soporte a las empresas que están en cualquier etapa del ciclo de inmersión en el mundo digital. Obviamente, apuntamos a que todo sea digital. Nosotros ahora brindamos un servicio a través del software de DocuClass, con el que el input que llega para cualquier proceso, así sea un documento físico en una mesa de partes, se reciba y se capture la información en forma digital para que ese documento ya pueda pasar al archivo y que todo el proceso de la empresa se maneje de forma digital. A eso apuntamos.

Pero, como la mayoría de nuestros clientes, todavía maneja papel -no porque ellos quieran sino porque los entes reguladores les exigen papel como sustento- se seguirá manejando documentación física. Sin embargo, la mayoría de bancos ya están entrando a una etapa de transformación digital y la mayoría ya están viviendo un mix, tienen documentos físicos que tienen que custodiar, pero al mismo tiempo la data ya está comenzando a procesarse de forma digital.

¿Dónde considera que la empresa logró algo significativo que la hizo crecer?

Hace unos cinco años la empresa decidió dejar de ser proveedor solo del BCP y abrirse al mercado. Se empezó a tocar algunas puertas y se empezó a crecer, de a pocos. Ahora, desde hace un año hemos creado un área comercial, y recién estamos realmente haciendo el esfuerzo comercial de darnos a conocer. Es recién desde el año pasado que hemos visto un crecimiento fuerte.

¿Qué espera para lo que resta del año?

Esperamos crecer 15%, versus el 2017 en facturación y diversificar en la cartera de clientes. Nuestros clientes son empresas de banca, seguros y telecomunicaciones, y ahora queremos ir más allá. Y además ingresar al sector público.

¿Desea agregar algo?

Actualmente el país está viviendo una transformación digital, pero estamos todavía en pañales. La mayoría de peruanos todavía pensamos que digitalizar un documento es importante para guardarlo. No están pensando en términos de que el documento debe digitalizarse desde un inicio para que sea parte del proceso, porque si digitalizas el documento desde el inicio lo importante del documento no es el papel sino los datos, la información que contiene.

Si esa información la procesas desde el inicio y está disponible en tiempo real, oportunamente para todos y después puedo procesarla en indicadores, ese es un beneficio inimaginable en términos de productividad para las empresas. Eso todavía en el Perú no se entiende bien.