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25 consejos para aprovechar al máximo las nuevas funciones de Gmail

[22/06/2018] Lo primero que probablemente notará sobre el nuevo Gmail de Google actualizado es que, bueno, se ve y se siente de manera similar al viejo Gmail.

Claro, la interfaz de correo electrónico actualizada de Google tiene mucho pulimento y algunos elementos nuevos dignos de mención. En la superficie, sin embargo, parece decididamente familiar. Y créame: Eso es algo bueno -y una gran proeza de diseño.

Pero no se deje engañar: El nuevo Gmail está repleto de opciones que pueden simplificar su flujo de trabajo y hacer que su bandeja de entrada sea más fácil de administrar. A continuación, 25 consejos útiles para aprovechar al máximo la última versión de Gmail.

(Tenga en cuenta que a menos que se especifique lo contrario, estos consejos son específicos de la versión de escritorio basada en la web del nuevo Gmail -a la que cualquiera puede acceder haciendo clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha del sitio y seleccionando "Probar el nuevo Gmail o tener la opción habilitada por un administrador en una configuración de G Suite).

Mejoras de interfaz

1. ¿Desea un poco menos de desorden, y un poco más de espacio? El nuevo Gmail le permite contraer el panel de la izquierda de la pantalla que contiene todas sus etiquetas y categorías. Simplemente haga clic en el ícono de menú de tres líneas (también conocido como el "menú de hamburguesas) en la esquina superior izquierda de la pantalla, y el panel se reducirá a una lista reducida de íconos. Luego se expandirá automáticamente siempre que pase el cursor sobre él, por lo que podrá encontrar lo que necesite.

El nuevo Gmail le permite colapsar su panel de lado izquierdo de la pantalla para dejar más espacio para sus mensajes.
Gmail

2. Revise los archivos adjuntos directamente desde su bandeja de entrada, sin abrir nunca un mensaje. De forma predeterminada, el nuevo Gmail muestra mosaicos para cada archivo asociado con un correo electrónico justo debajo del asunto del correo electrónico. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en un mosaico para abrir o visualizar previamente los contenidos del archivo y acceder directamente a la información que necesita.

3. La desventaja de estos mosaicos es que hacen que los correos electrónicos con archivos adjuntos aparezcan más grandes en su bandeja de entrada, ya que sus líneas se vuelven más altas y, por lo tanto, también más prominentes visualmente. Si no le agrada eso, y no le importa perder el acceso de archivo adjunto con un solo clic, puede inhabilitar los íconos haciendo clic en el ícono de ajustes en la nueva esquina superior derecha de Gmail y seleccionando "Densidad del contenido. Cambie la vista de "Predeterminado a "Cómodo y Gmail volverá al método anterior de indicar los archivos adjuntos (con un pequeño ícono de clip a la derecha de la línea de un mensaje).

4. Para una bandeja de entrada aún más compacta, con menos relleno e información más densa, pruebe la vista "Compacta actualizada en el mismo menú de "Densidad de contenido.

5. ¿Desea que el nuevo Gmail tenga un tema oscuro? De hecho, lo tiene: Solo abra el ícono de ajustes en la esquina superior derecha y seleccione "Temas. Allí, encontrará una variedad de coloridas opciones para animar su bandeja de entrada junto con algunas opciones más silenciadas, como el gris oscuro, el alto contraste y el gris suave agradablemente atenuado.

El nuevo Gmail, lookin dapper en negro.
Gmail

6. Ahorradores de pasos, tenga en cuenta: Cuando coloca el mouse sobre un mensaje en su bandeja de entrada, el nuevo Gmail le dará una serie de acciones de acceso rápido en el lado derecho de la línea. Puede archivar el correo electrónico, eliminarlo, marcarlo como leído o no leído, posponerlo (más sobre eso en un minuto), o incluso confirmar su asistencia a una convocatoria de reunión en ese mismo momento.

7. ¿A veces le gusta marcar mensajes como no leídos después de haberlos abierto? El nuevo Gmail hace que sea más fácil que nunca: Cada vez que abre un correo electrónico, busque el ícono de sobre directamente a la derecha del bote de basura en la fila horizontal de íconos encima de su mensaje (en el área directamente debajo de la barra de búsqueda). Eso le permitirá marcar el mensaje como no leído con un solo clic. (En el antiguo Gmail, primero tenía que hacer clic en el botón "Más para encontrar ese comando). Si ya ha cerrado el correo electrónico, puede pasar el cursor sobre él y hacer clic en el ícono "Marcar como no leído, como se menciona en la sugerencia 6.

8. El nuevo Gmail pronto tendrá un modo fuera de línea automático y nativo, lo que significa que podrá abrir el sitio web estándar de Gmail y leer y escribir mensajes, incluso si no tiene una conexión a Internet activa. (Presumiblemente, esto solo funcionará si: (a) usa el navegador Chrome, (b) ha iniciado sesión en su cuenta de Google y (c) ha accedido a Gmail desde la misma computadora anteriormente). Eso es una mejora significativa con respecto al sistema anterior, que requería una extensión separada, y luego utilizó una interfaz parecida a la de un teléfono torpemente desmantelado en lugar del entorno habitual de Gmail.

Google dice que el modo nativo fuera de línea llegará dentro de las "semanas próximas.

Funciones organizacionales

9. Snoozing es una de las herramientas más útiles para ingresar al nuevo Gmail. En lugar de dejar que los mensajes permanezcan en su bandeja de entrada y se acumulen hasta un punto inmanejable, use la función de repetición para ayudarse a manejar todo tan pronto como lo vea: Si puede responder a algo en menos de un minuto, hágalo. Si algo no requiere ninguna acción en su nombre, archívelo de inmediato. Y si algo requiere algún tipo de acción, pero no cuenta con tiempo para lidiar con eso en ese momento, pospóngalo hasta un día y hora en que pueda manejarlo.

Posponer un mensaje hace que desaparezca de su bandeja de entrada y luego reaparezca en cualquier momento que usted elija.
Gmail

Como se indica en el consejo 6, puede posponer un correo electrónico desde su bandeja de entrada pasando el cursor por encima del mensaje y seleccionando el ícono Posponer con forma de reloj. Para posponer un correo electrónico que está abierto, haga clic en el ícono Posponer a la derecha del ícono de sobre en la fila de íconos en la parte superior de la página. Su bandeja de entrada estará menos atestada, más organizada y será más manejable como resultado.

10. El nuevo Gmail posibilita posponer varios mensajes al mismo tiempo, en caso de que vea más de un correo electrónico que deba ser devuelto al mismo punto. Desde su bandeja de entrada, simplemente haga clic en los cuadros a la izquierda de cualquier mensaje que desee incluir, luego haga clic en el ícono con forma de reloj en la fila horizontal de íconos que aparece en la parte superior de la pantalla y seleccione el día y la hora que desee.

11. ¿Necesita volver a algo que pospuso, o cambiar el día y la hora en que está configurado para reaparecer? Siempre puede encontrar todos sus correos pospuestos en la nueva sección "Pospuesto de Gmail, directamente debajo de la línea "Bandeja de entrada en el panel del lado izquierdo. Una vez que esté allí, simplemente coloque el cursor sobre cualquier correo electrónico, y haga clic en el ícono en forma de reloj para cambiar su configuración de repetición o deshabilitarla por completo.

12. También puede posponer mensajes de las aplicaciones móviles de Gmail, aunque la opción está un poco oculta. Desde la vista de la bandeja de entrada, mantenga presionado un mensaje para seleccionarlo, luego toque el ícono de menú de tres puntos en la parte superior de la pantalla y busque "Posponer en la lista de opciones que aparece. Si ya ha abierto el mensaje, toque el ícono de menú de tres puntos en esa pantalla; debería ver aparecer "Posponer como parte de las opciones allí también.

13. El nuevo Gmail siempre sugerirá momentos para que posponga un mensaje: en la interfaz de escritorio, ofrece "Más tarde hoy, con un horario nocturno; "Mañana, con un tiempo de la mañana; y "La próxima semana, con un horario de mañana. Dependiendo del día de la semana, también podría ofrecer opciones de "Más tarde esta semana y "Este fin de semana, ambas con horario de mañana. La aplicación móvil presenta esas mismas opciones junto con las opciones más generales de "Mañana, "Tarde o "Noche después de que haya seleccionado una fecha personalizada.

Si no desea utilizar una de las horas preestablecidas, siempre puede elegir la opción "Elegir fecha y hora. Sin embargo, aquí hay un pequeño secreto: En realidad puede personalizar las veces que Gmail usa cada una de esas opciones predefinidas. Actualmente, no existe una configuración para eso dentro de Gmail, aunque parezca extraño, pero abra Google Keep, y luego haga clic en "Configuración en el panel de la izquierda. Vea los campos de "Mañana, "Tarde y "Noche. Ingrese las horas que desee para cada parte del día, luego haga clic en "Guardar.

Actualice su pestaña de Gmail, y allí la tiene: Las horas que seleccionó ahora se usarán para las mismas partes del día respectivas allí, y también en la aplicación para dispositivos móviles de Gmail.

Integraciones de la bandeja de entrada

14. El panel a la derecha de la nueva interfaz de Gmail le permite extraer Google Calendar, Google Keep o Google Tareas directamente dentro de su bandeja de entrada para que pueda administrar la información de cada una de esas aplicaciones sin tener que cambiar de pestaña ni abrir nada nuevo. Con Tareas, incluso puede arrastrar mensajes desde su bandeja de entrada al panel para crear nuevas tareas a su alrededor.

Desafortunadamente -y extrañamente-el mismo comportamiento de arrastrar y soltar no funciona actualmente (en ninguna dirección) con Calendar o Keep. Otra omisión evidente es la falta de presencia en los paneles de Contactos de Google, que parece ser un elemento obvio para el acceso en pantalla. Sin embargo, si tiene los atajos de teclado de Gmail habilitados, presionar "g y luego "c abrirá Contactos de Google en una pestaña separada -así que al menos cuenta con eso.

15. Google Tareas es algo confuso, dado que se superpone considerablemente con Keep, pero carece de muchas de las funciones más básicas de administración de tareas (cosas como soporte para compartir o colaboración, la capacidad de crear tareas recurrentes y la capacidad de crear recordatorios). Las tareas tampoco se integran actualmente con el sistema de recordatorios entre productos de Google.

¡Pero! Puede hacer que todos los elementos que cree en Tareas se muestren en su Google Calendar -si sabe cómo hacerlo: Abra Google Calendar y busque en la sección "Mis calendarios en el panel de lado izquierdo de la pantalla del sitio. Probablemente verá una línea allí etiquetada como "Recordatorios. Toque y luego seleccione "Ir a Tareas del menú que aparece. Luego solo asegúrese de que la casilla al lado de esa línea esté marcada y activa, y sus tareas con fecha se mostrarán automáticamente en las fechas apropiadas.

Solo tenga en cuenta que al hacer esto, perderá la posibilidad de tener recordatorios, los establecidos a través de Keep, Google Assistant o el cuadro de búsqueda de Google aparecerán en su calendario. Por alguna razón, es una decisión entre uno o el otro.

16. Las tareas no se integran directamente con las aplicaciones móviles de Gmail, por lo que, si planea usarlas, tendrá que tener la nueva aplicación Tareas independiente para el acceso telefónico. Está disponible en Android e iOS.

17. El panel del lado derecho de la nueva interfaz de Gmail no tiene que estar limitado a Calendar, Keep y Tareas. ¿Puede ver ese pequeño signo más debajo de los íconos de esas aplicaciones? Haga clic en él y podrá agregar elementos adicionales para el acceso basado en la bandeja de entrada a servicios como Trello, Wrike y QuickBooks. (Google dice que un panel lateral similar llegará hacia otras aplicaciones de Google -incluyendo Calendar, Documentos, Hojas de calculo y Presentaciones- en los "próximos meses).

Se puede agregar una variedad de aplicaciones de terceros al nuevo panel derecho de Gmail.
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Seguridad de envío de mensajes

18. Para los que buscan privacidad: El nuevo Gmail pronto tendrá la opción de hacer que los mensajes caduquen después de un cierto período de tiempo, así como la opción de recuperar los mensajes ya enviados. Ambas funciones funcionarán enviando al destinatario solo un enlace al contenido real, no el contenido en sí (aunque el destinatario obviamente puede capturar y guardar cualquier cosa a través de una captura de pantalla).

Una característica relacionada, que usa ese mismo sistema, le permitirá evitar que alguien reenvíe, copie, descargue o imprima su mensaje (aunque, de nuevo, hay muchas maneras de evitarlo -pero el caso de uso principal aquí parece ser evitar cualquier intercambio accidental de información sensible). Y, por último, podrá proteger un mensaje sensible con un código de autenticación de dos factores -entregado a través de texto a un número específico-si realmente desea asegurarse de que solo el destinatario previsto pueda abrirlo.

Nada de esto está al nivel de seguridad de una aplicación de correo electrónico totalmente cifrada como ProtonMail, por supuesto, pero debería ser una buena protección adicional para necesidades de tipo más cotidiano.

Atajos y ahorradores de tiempo

19. El nuevo Gmail tiene algunos atajos de teclado dignos de mención que pueden ahorrarle tiempo y facilitar el desplazamiento: Presione "b cuando está viendo un mensaje o ha seleccionado un mensaje en su bandeja de entrada le permitirá posponerlo; al mantener presionada la tecla Mayús y presionar "t se abrirá el panel de tareas y se agregará el mensaje actualmente abierto o seleccionado como un nuevo elemento; y al presionar "g y luego "k se abrirá el panel de Tareas, independientemente de lo que esté haciendo aparte. (Solo asegúrese primero de haber activado la opción de accesos directos del teclado en la sección "General de la configuración de Gmail).

20. ¿Recuerda Gmail Labs? Eso desapareció en el nuevo Gmail, pero puede encontrar muchas de las mismas opciones en una sección "Configuración Avanzada recién agregada dentro de la configuración del sitio. Haga clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione "Configuración y luego seleccione la pestaña "Configuración Avanzada en la parte superior de la pantalla. Le esperan funciones útiles como plantillas, atajos de teclado personalizados y la posibilidad de activar un panel de vista previa similar a Outlook.

21. Preste atención a los "codazos en el nuevo Gmail. El servicio ocasionalmente colocará recordatorios junto a los mensajes en su bandeja de entrada cuando piense que algo ha estado esperando demasiado tiempo y podría requerir una respuesta. (No se sabe aún si esos "codazos alguna vez irán acompañados de "guiño, guiños).

22. Ofrezca a sus amigos un descanso con la función de respuesta inteligente de Google, que se abre oficialmente desde la aplicación móvil al escritorio con el nuevo Gmail. Solo busque las respuestas sugeridas de Google, presentadas en mosaicos blancos con texto azul -en la parte inferior de cualquier correo electrónico que esté leyendo. Si alguna de esas sugerencias parece ser una respuesta que desea enviar, haga clic en ella; Gmail comenzará una nueva respuesta y colocará ese texto dentro del mensaje por usted. Puede editar el texto o agregarlo, si lo desea, y enviar su mensaje en poco tiempo.

La función de Respuesta Inteligente de Gmail puede quitarle las palabras de la boca (tal vez, a veces).
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Y en caso de que se lo pregunte, dicho sea de paso: No hay manera de desactivar por completo la Respuesta Inteligente en el escritorio a partir de ahora. Sin embargo, puede deshabilitarla en la aplicación para dispositivos móviles de Gmail mirando en la sección específica de la cuenta de la configuración de la aplicación.

23. Hablando de la aplicación para dispositivos móviles de Gmail, fíjese bien en las próximas semanas para ver algunas funciones útiles. Una opción para recibir notificaciones solo para mensajes de "alta prioridad -aquellos que Gmail considera importantes- debería aparecer pronto. La aplicación pronto comenzará a ofrecer enlaces de un solo toque para deshacerse de subscripciones a los boletines u otros correos masivos en los que aparenta no estar interesado en recibir. Y extraoficialmente, los signos sugieren que la aplicación de Android Gmail está lista para comenzar a proporcionar una forma de personalizar lo que sucede cuando usted desliza el dedo hacia la izquierda o hacia la derecha en un mensaje.

Personalización y control

24. Al igual que en el antiguo Gmail, recuerde que puede cambiar el aspecto y el funcionamiento de su bandeja de entrada. Desplácese sobre "Bandeja de entrada en el panel del lado izquierdo de la pantalla y haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto a ella para examinar las opciones disponibles (primero, los mensajes importantes, los mensajes no leídos, etc.) y si está utilizando una configuración predeterminada basada en pestañas, busque el enlace "Administrar la configuración de la bandeja de entrada en esa misma área para seleccionar y elegir las pestañas que desea incluir en la estructura organizativa de su bandeja de entrada.

25. ¿Desea aún más funciones y personalización? Use Gmelius, una nueva extensión de navegador preparada para Gmail que le ofrece todo tipo de opciones adicionales de sentimiento nativo, incluida la capacidad de programar correos electrónicos, agregar notas privadas a los correos electrónicos y eliminar rastreadores de los mensajes entrantes .

Gmelius también tiene algunas herramientas útiles para limpiar y mejorar la interfaz de Gmail. Por ejemplo, puede cambiar automáticamente el tamaño de las imágenes grandes en los mensajes para que quepan dentro del ancho de la pantalla y también puede agregar un efecto de resaltado sobre el mouse para que sea más fácil ver exactamente qué mensaje está pasando por alto en su bandeja de entrada. Incluso puede eliminar la información del pie de página en la parte inferior del sitio de Gmail y ocultar la campana de notificación de Google+ en la parte superior.

Algunas de las muchas opciones de Gmelius para ajustar la nueva interfaz de Gmail.
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Gmelius funciona con Chrome, Opera y Safari. Sus funciones principales son de uso gratuito, con algunas limitaciones (como un límite de cinco correos electrónicos programados por mes), o puede optar por pagar 60 dólares al año por el acceso ilimitado a todos sus elementos.