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Un acercamiento a Trello de Atlassian

[17/07/2018] Trello ha crecido rápidamente desde que se separó de la firma de software Fog Creek hace tres años, ganando millones de usuarios en pocos meses. Y no muestra signos de desaceleración desde su adquisición por la firma australiana de software de colaboración Atlassian: ahora cuenta con 25 millones de usuarios registrados, en comparación con los 14 millones del año pasado.

¿Qué está impulsando el interés en la aplicación de gestión de trabajo?

"Esta popularidad se da porque es una herramienta muy visual y fácil de usar, que permite a las personas organizarse y trabajar de manera efectiva", comenta Margo Visitacion, vicepresidenta y analista principal de Forrester, "y sin mucho esfuerzo puede lograr incluir a otras personas a su círculo para trabajar en varios tipos de proyectos".

Uno de los elementos notables del crecimiento de Trello ha sido su adopción "viral" en todas las organizaciones. Eso lo hace similar a herramientas como Dropbox y Slack, que también dependían de la adopción del usuario final para el crecimiento en lugar de implementaciones descendentes del software corporativo.

"Un producto como Trello está mostrando el camino para una nueva forma de hacer las cosas, y realmente creo que se extenderá en mayor medida con el software empresarial", señala el analista senior de 451 Research, Raúl Castañón-Martínez.

Un tablero de Trello.
Trello

"Mucha gente usa Trello, y simplemente comienza a extenderse por toda su organización y, finalmente, se convierte en una transacción corporativa -la obtienen para toda la empresa".

¿Cómo funciona Trello?

Trello comenzó en enero del 2011 como un prototipo de Fog Creek, con el objetivo de resolver "problemas de planificación de alto nivel", según la compañía. Fue lanzado en TechCrunch Disrupt ese mismo año y luego se convirtió en su propia compañía, con el cofundador de Fog Creek, Michael Pryor, como CEO.

Trello describe su producto como "una herramienta de colaboración que organiza sus proyectos en tableros. De un vistazo, Trello le dice en qué se trabaja, quién está trabajando en qué y dónde hay algo en proceso".

Es una de una variedad de herramientas colaborativas de gestión de trabajo que han crecido en popularidad en los últimos años. Otras incluyen Asana, Workfront, Smartsheet, Planview y Projectplace; Microsoft también lanzó un rival de Trello, Planner.

Sin embargo, Trello y sus rivales difieren de las herramientas de gestión de proyectos con todas las funciones, como el propio software Jira de Atlassian o Microsoft Project. En su lugar, priorizan la funcionalidad liviana y la accesibilidad en un amplio conjunto de funciones. El caso de uso inicial de Trello ha sido para equipos pequeños de hasta 10 personas, o incluso para uso personal.

"A diferencia de las aplicaciones de gestión de proyectos como Microsoft Project, que se dirigen a gerentes de proyectos tradicionales, Trello puede ser utilizado en toda la organización por cualquier persona que necesite administrar proyectos, pero no requiere ni desea una herramienta de administración de proyectos especializada y compleja", señala Castañon-Martinez.

Microsoft Planner es el más cercano a Trello, afirma el cofundador Michael Pryor, pero el mayor rival que ve es "realmente solo el correo electrónico".

"Muchas veces, las personas utilizan su sistema de comunicaciones como sistema de colaboración", anota. "Todavía estamos en un momento en el que Trello está creciendo mucho, pero también todas las otras aplicaciones que compiten. [Pero] todos estamos realmente compitiendo con el correo electrónico".

Trello se basa en los principios de Kanban, un método de visualización de flujos de trabajo para proporcionar una visión general de un proyecto de principio a fin. Esto se hace usando las tablas, listas y tarjetas de Trello.

Una tarjeta Trello.
Trello

Normalmente, un tablero se centrará en un proyecto específico como el lanzamiento de un nuevo sitio web, o más tareas basadas en procesos como la incorporación de un empleado. Cada tablero contiene listas que pueden, por ejemplo, indicar el progreso de un proyecto. Por último, las tarjetas dentro de las listas contienen información sobre una tarea específica, y se pueden mover de una lista a otra una vez completadas.

Existe una variedad de opciones para colaborar con los miembros del equipo, con capacidades para analizar proyectos desde tarjetas y cargar archivos relevantes.

Otra característica clave es la integración con otras aplicaciones -lo que la compañía llama "power-ups". Estas integraciones de API les permiten a los usuarios acceder a funciones tales como Google Drive, Slack y Salesforce directamente desde Trello.

La vista de inicio recientemente lanzada actúa como centro y fuente de newsfeed para los usuarios de Trello. Pryor lo describe como un sistema de navegación para saltar a los tableros que los usuarios necesitan ver, y una forma de mostrar todas las tarjetas que un usuario podría haber pasado por alto la última vez que se conectó a Trello.

"Básicamente, Home le ofrece esta vista de 30 mil pies de todo lo que está sucediendo en Trello", afirma Pryor en una entrevista.

No es solo una herramienta de gestión de tareas de negocios. Trello es ampliamente utilizado para itinerarios personales, que incluyen desde planificación de vacaciones hasta bodas; esa versatilidad ha sido una parte importante de su atractivo.

Pryor dice que los objetivos de Trello difieren de las aplicaciones de gestión de proyectos.

"Cuando planifica su boda, no va a Google y busca 'la aplicación de gestión de proyectos'", comenta. "Ni siquiera piensa en ese tipo de proceso en tal situación, y creo que es realmente importante ser esta herramienta que las personas pueden usar de muchas maneras diferentes".

Precio de Trello

Trello tiene tres niveles de precios: Free, Business Class y Enterprise.

El nivel gratuito requiere que los usuarios se registren y proporciona acceso a tableros ilimitados, listas, miembros de tarjetas, listas de verificación y archivos adjuntos. Sin embargo, existen límites, como un power-up por tablero, y restricciones en el tamaño de los archivos (no más de 10MB) que pueden adjuntarse a un proyecto desde su computadora. Cualquier archivo se puede vincular desde Google Drive, DropBox, Box o OneDrive de Microsoft. También hay una opción Premium Gold de Trello para usuarios individuales, que brinda un acceso más amplio a características como fondos de tablero, stickers y emojis personalizados.

La opción Business Class -9,99 dólares por usuario al mes cuando se paga anualmente- tiene power-ups ilimitados, lo que permite a los usuarios acceder a toda la gama de integraciones con herramientas como Slack, Salesforce, GitHub y otras. Este nivel también permite adjuntar archivos de hasta 250MB a las tarjetas.

También existe una gama de funciones de seguridad para atraer a los administradores de TI. Esto incluye la eliminación de acceso con un solo clic para los miembros anteriores, el control sobre quién puede crear tableros públicos y privados, y las invitaciones de membresía restringidas. Además, se proporciona soporte prioritario por correo electrónico, con un tiempo de respuesta garantizado de un día durante el horario de trabajo.

El plan superior Enterprise incluye medidas de seguridad adicionales para implementaciones en grandes empresas. Esto incluye inicio de sesión único, autenticación de dos factores, cifrado de archivos en reposo y detección de intrusos con "supervisión de software mejorada".

También hay un mejor soporte, con asistencia on-boarding y soporte prioritario de correo electrónico y teléfono, así como acceso a un ejecutivo de cuenta dedicado para agilizar la capacitación.

La versión Enterprise tiene una gama de planes de precios según la cantidad de usuarios. Comienza en 20,83 dólares por usuario al mes, pero puede caer a un precio tan bajo como 4,17 dólares por usuario para más de mil usuarios.

¿Cómo evolucionará Trello?

A pesar de cierta cautela por el precio elevado, la compra de Trello por 425 millones de dólares por parte de Atlassian el 9 de enero, generalmente ha sido vista como un movimiento inteligente. La movida, la mayor compra de Atlassian hasta la fecha, fue vista como un esfuerzo de la compañía para evitar una amenaza a su portafolio, y una forma de obtener acceso a una base de clientes más amplia fuera de su enfoque en equipos de tecnología.

También hubo beneficios para Trello. Pryor comenta que la creación de nuevas funciones y productos, como una aplicación de escritorio, había sido difícil cuando la empresa todavía era un startup rudimentario.

"Tener los recursos y el apoyo de [Atlassian] nos ha permitido hacer cosas durante el año pasado, como construir la aplicación de escritorio", señala. "Eso estuvo en nuestra lista de cosas por hacer durante mucho tiempo, pero cuando eres un startup rudimentario hay que sopesar muchas oportunidades: ¿podemos hacer esto contra eso? - y nosotros [fuimos] restringidos respecto a todo lo que estamos haciendo".

Otra ventaja ha sido la posibilidad de contratar personal de su empresa matriz. "Rápidamente obtuvimos un montón de gente talentosa en nuestro equipo, y realmente pudimos comenzar a movernos rápido", asegura Pryor.

El pasado otoño, la Cumbre Atlassian ofreció una idea de cómo Trello puede seguir evolucionando, apuntando a una mayor integración con la cartera de su empresa matriz junto con mejoras en la experiencia del usuario.

Atlassian mantiene equipos dedicados de I&D para cada uno de sus productos, incluso después de las adquisiciones; pero también emplea un grupo principal para trabajar en las funciones que estarán disponibles en todo su conjunto de productos.

"En la Cumbre Atlassian... la compañía compartió que continuará desarrollando cada producto de manera independiente, pero sus esfuerzos de I&D incluirán características multiplataforma", aseguró Castañon-Martínez. "Trello, y los otros productos en la cartera de Atlassian, comenzarán a agregar características similares para mejorar la experiencia del usuario, por ejemplo".

Trello

Más recientemente, la compañía ha aumentado el número de integraciones de terceros a 82, y ha creado un directorio de "app store" para hacer que sus Power-Ups sean más fáciles de descubrir. "El nuevo directorio será un gran paso adelante para ayudar a que crezca el ecosistema de desarrolladores, y para ayudar a nuestros usuarios a descubrir todo lo que la plataforma Power-Up puede hacer", señala Hamid Palo, jefe de plataforma de Trello.

A fines de abril, Trello anunció un sistema de notificaciones renovado y el lanzamiento de su vista de inicio, a lo que Pryor se refirió como el "lanzamiento más grande" de la compañía hasta la fecha.

Un desafío para Atlassian es garantizar que, al mismo tiempo que agrega nuevas funciones, no se creen complejidades que perjudiquen los principales puntos de venta de Trello: su simplicidad y accesibilidad para una amplia gama de usuarios.

"Ese es un desafío no solo para Trello, sino para cualquiera de los productos de gestión colaborativa de trabajo", señala Visitacion.

"Lo que realmente se debe equilibrar es que, si se tiene demasiadas características, va a terminar convirtiéndose en una herramienta de gestión de proyectos y va a perder el atractivo", anota Visitacion. "Debido a que la mayoría de las personas no están capacitadas, son gerentes de proyectos formales".

Sin embargo, Castañón-Martínez no considera el exceso de complejidad como un problema futuro, dado el éxito de Atlassian en agregar software nuevo a su cartera en el pasado.

"Si nos fijamos en la historia de cómo Atlassian ha adquirido y luego ha incorporado nuevas empresas, mantienen su equipo de productos y no hacen cambios radicales en términos de la evolución del producto", asegura.