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Reportajes y análisis

¿Qué es una EPMO? La clave organizacional para el éxito de un proyecto

[18/07/2018] Uno de los motivos más comunes por el que un proyecto falla, es la falta de alineación entre los objetivos del proyecto y la estrategia empresarial. Las organizaciones que establecen una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO, por sus siglas en inglés), con el objetivo de alinear proyectos y estrategias, sufren un 33% menos de fracasos en los proyectos, según el informe "Pulse of the Profession 2017: Success Rates Rise de Project Management Insitute. Cada vez más, las organizaciones adoptan la estructura EPMO, en la que los gerentes de proyectos, programas y portafolios participan en las sesiones de planificación estratégica desde el principio, para incrementar las tasas de éxito de los proyectos. Si su empresa está sopesando la configuración de una EPMO, aquí tiene todo lo que necesita saber.

¿Qué es una EPMO?

Una EPMO es una función empresarial que opera a nivel estratégico en colaboración con los ejecutivos de una organización. El objetivo de esta oficina centralizada es brindar orientación, gobernanza, procesos estandarizados y mejores prácticas, herramientas y técnicas para la administración de portafolios de proyectos en toda la compañía.

¿Por qué pasar de una PMO a una EPMO?

Por lo general, las PMO se configuraron para administrar y cumplir los requisitos y productos específicos del proyecto y del programa, y no estaban necesariamente vinculados directamente con los objetivos empresariales de alto nivel. Cada vez más, la eficacia se mide por la claridad con que la PMO puede trazar una línea directa al éxito del negocio en general. Aquí es donde una EMPO puede ser necesaria, ya que ésta puede abordar:

  • Dirección ambigua de PMO
  • Recursos de PMO infrautilizados
  • Bajo rendimiento de la empresa a un alto costo
  • Falta de alineación con la estrategia general de la compañía

De acuerdo con la investigación del PMI, las EPMO son capaces de mejorar los servicios de informes del portafolio en un 20%, servicios de alineación estratégica en un 23%, confirmación de las prioridades estratégicas en casi un 10%, y la alineación del proyecto con los objetivos estratégicos en un 10%.

La tradicional PMO vs. EPMO

Las compañías exitosas ordenan los esfuerzos de gestión de proyectos bajo una organización paraguas, ya sea una PMO o una EPMO. Una PMO tradicional es un grupo interno o externo que establece la dirección; mantiene y garantiza los estándares, las mejores prácticas y el estado de la gestión de proyectos en toda la organización. Normalmente, las PMO no asumen un papel principal en la alineación de objetivos estratégicos. Una EPMO tiene las mismas responsabilidades que una PMO tradicional, pero con una meta clave adicional de alto nivel: alinear todas las actividades de proyectos, programas y portafolios con los objetivos estratégicos de la compañía.

La estructura EPMO y el modelo de informes de alto nivel

Aunque la jerarquía de cada organización difiere dependiendo de factores como el tamaño de la empresa, la industria, la complejidad, la cultura, etc.; el modelo operativo general debe colocar la EPMO en el nivel de planificación estratégica, con un jefe EPMO que informe directamente a alguien como el Jefe de operaciones (COO). Esto le otorga a la EPMO la capacidad de trabajar en estrecha colaboración e influenciar al equipo ejecutivo a nivel estratégico, y viceversa. Aquí hay un ejemplo de cómo podría ser un modelo operativo EPMO.

Si bien la estructura y las áreas de reporte pueden ser diferentes en una compañía u otra, es esencial incorporar el rol de EPMO a un nivel estratégico. Al configurar su estructura EPMO es vital que se realice un análisis suficiente. El mapeo de las necesidades y objetivos actuales y futuros de su organización jugará un papel fundamental en la implementación exitosa de una EPMO.

Roles y responsabilidades de EPMO

Debido a que las EPMO ayudan a las organizaciones a aplicar un enfoque estándar para la gestión de portafolios, programas y proyectos a un nivel de liderazgo estratégico, la supervisión de todas las iniciativas, entregas y cumplimiento debe estar dentro del ámbito de la EPMO. La EPMO y sus líderes deberían trabajar con la C-suite para:

  • Establecer reglas básicas y expectativas para los equipos del proyecto.
  • Formalizar un lenguaje común para los gerentes de proyectos, líderes funcionales y otras partes interesadas, que suavice la comunicación y garantice que las expectativas se entiendan por completo.
  • Establecer niveles apropiados de visibilidad y aumentar la responsabilidad en toda una organización.
  • Abogar por la transformación empresarial.
  • Aumentar la agilidad al adaptarse a otras iniciativas o cambios dentro de una organización.
  • Llevar a cabo planificación de recursos y capacidad.
  • Establecer y mantener competencias clave y habilidades, y fijar estándares.
  • Determinar y comunicar los indicadores de rendimiento clave para medir el rendimiento del proyecto.
  • Llevar a cabo revisiones periódicas y garantizar el cumplimiento de la organización.
  • Crear participación en todo el negocio

Estandarización EPMO

Cada organización tiene sus propias políticas internas, prácticas, procesos e influencias que, a su vez, determinarán los estándares PMO o EPMO en diferentes grados. En general, la estandarización puede no existir dentro de una estructura de PMO tradicional. En una PMO, cada una de las políticas, prácticas, procesos, herramientas y culturas puede parecer completamente diferente a cómo se ve dentro del resto de la compañía. Dentro de una EPMO, la estandarización en estas áreas debe estar alineada con los objetivos estratégicos generales de mayor nivel. Esto garantiza que todos los proyectos emprendidos sirvan para impulsar directamente la misión, la visión, los objetivos y la dirección general de la empresa establecidos por el equipo ejecutivo. Esto también reduce recursos desperdiciados y ambigüedad, y aumenta las tasas de éxito con todas las iniciativas de la compañía.

Mejores prácticas y framework de EPMO

Las mejores prácticas deben identificarse en función de los objetivos esenciales de una compañía y deben estar dirigidas a lograr tasas más altas de ejecución de proyectos, programas, portafolios, objetivos estratégicos, y éxito. Esto requiere la organización de los siguientes elementos en un framework:

  • Gobernanza corporativa.
  • Gestión estratégica.
  • Gestión del portafolio.
  • Gestión de proyectos y programas.
  • Estructura corporativa.
  • Tecnología de la información.
  • Recursos humanos y cultura.

Vigilancia y gobernanza de EPMO

La supervisión estratégica y la gobernanza sobre la EPMO reside en el nivel ejecutivo, pues todos los roles dentro de la EPMO sirven para apoyar a la organización y sus estrategias. La comunicación, los informes, la colaboración, el uso de la tecnología, el cumplimiento y todas las demás actividades dentro de la EPMO, tienen como objetivo servir a toda la empresa y sus necesidades operativas. La gobernanza correspondiente a cada proyecto, programa y portafolio, debe estar dirigida a satisfacer las oportunidades de la empresa y abordar los problemas y barreras operacionales. Los ejecutivos y la EPMO deberían trabajar a la perfección y en conjunto con este fin para progresar en cuanto a los problemas y oportunidades cuando se trate de iniciativas y objetivos.

Pasar a una estructura EPMO tiene muchos beneficios. Antes de realizar la transición de la PMO tradicional a una EPMO, es importante dedicar tiempo a analizar la estructura, las barreras culturales, los factores operacionales internos y las influencias externas que podrían afectar el éxito de este movimiento.

Moira Alexander es la autora de LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership, y fundadora del Grupo Lead-Her-Ship. Además, es una profesional de gestión de proyectos y colaboradora y coanfitriona del segmento "técnicamente hablando" de Price of Business Talk Radio.