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Reportajes y análisis

Gestión ágil de proyectos: Una guía completa

[23/08/2018] Agile es una metodología de gestión de proyectos que utiliza ciclos cortos de desarrollo llamados "sprints para enfocarse en la mejora continua durante el desarrollo de un producto o servicio.

Aunque los métodos incrementales de desarrollo de software se remontan a 1957, William Royce debatió sobre Agile en profundidad por primera vez en la década de 1970, y publicó un documento sobre el desarrollo de grandes sistemas de software. Más tarde, en el 2001, 17 desarrolladores de software publicaron el Manifiesto de Agile, una "proclamación formal de cuatro valores clave y 12 principios para guiar un enfoque iterativo, y centrado en las personas, para el desarrollo de software. Estos desarrolladores se reunieron para debatir sobre métodos de desarrollo livianos basados en su experiencia combinada.

Los principios de Agile

Hay 12 principios clave que aún guían la gestión ágil de proyectos en la actualidad.

  1. La satisfacción del cliente siempre es la más alta prioridad y se logra a través de una producción rápida y continua.
  2. Los entornos de cambio se adoptan en cualquier etapa del proceso para proporcionarle al cliente una ventaja competitiva.
  3. Un producto o servicio se produce con mayor frecuencia.
  4. Las partes interesadas y los desarrolladores colaboran estrechamente a diario.
  5. Todas las partes interesadas y los miembros del equipo permanecen motivados para obtener resultados óptimos del proyecto, mientras que los equipos cuentan con todas las herramientas y el apoyo necesarios, y se les confía en ellos para lograr los objetivos del proyecto.
  6. Las reuniones cara a cara se consideran el formato más eficiente y eficaz para el éxito del proyecto.
  7. Un producto final de trabajo es la mejor medida del éxito.
  8. El desarrollo sostenible se logra mediante procesos ágiles, a través de los cuales los equipos de desarrollo y las partes interesadas pueden mantener un ritmo constante y continuo.
  9. La agilidad se mejora a través de un enfoque continuo en la excelencia técnica y el diseño apropiado.
  10. La simplicidad es un elemento esencial.
  11. Es más probable que los equipos de organización autónoma desarrollen las mejores arquitecturas y diseños, así como que cumplan con los requisitos.
  12. Los equipos utilizan intervalos periódicos para mejorar la eficiencia a través de comportamientos de afinamiento.

Adopción de la metodología ágil

Aunque se diseñó originalmente para la industria del software, muchas industrias ahora usan Agile para el desarrollar productos y servicios, debido a la naturaleza altamente colaborativa y más eficiente de la metodología. La siguiente tabla muestra las tasas de adopción de la metodología ágil en distintas industrias líderes, como se muestra en la undécima encuesta Annual State of Agile, llevada a cabo por Version One.

Industria Tasa de adopción de Agile
Software (ISV) 23%
Servicios financieros 14%
Servicios profesionales 12%
Seguro 6%
Cuidado de la salud 6%
Gobierno 5%
Telecomunicaciones 4%
Transporte 4%
Fabricación 4%

Los beneficios de Agile

Agile se desarrolló originalmente para la industria del software, con el fin de agilizar y mejorar el proceso de desarrollo en un esfuerzo por identificar y ajustar rápidamente los problemas y defectos. Proporciona una vía para que los desarrolladores y equipos desarrollen un mejor producto, de una manera más rápida, a través de sesiones/sprints cortas, iterativas e interactivas. En la era de la transformación digital, con muchas empresas que migran a un lugar de trabajo digital, Agile es una opción perfecta para las organizaciones que buscan transformar la forma en que administran los proyectos y operan en su totalidad. Agile puede ayudar a asegurar el proceso general y la alineación metodológica de una compañía. En términos de beneficios comerciales, tanto el lugar de trabajo digital como Agile le brindan:

  • Mayor flexibilidad
  • Productividad incrementada
  • Mayor transparencia
  • Entregables de mayor calidad
  • Menor riesgo de objetivos perdidos
  • Mayor compromiso y satisfacción de las partes interesadas

Ventajas de Agile para la gestión de proyectos

En el campo de administración de proyectos, Agile les brinda muchos beneficios para proyectos específicos a los equipos de proyectos, patrocinadores, líderes de proyectos y clientes, los cuales incluyen:

  • Implementación más rápida de soluciones
  • Menor desperdicio a través de la minimización de recursos
  • Mayor flexibilidad y adaptabilidad para el cambio
  • Mayor éxito a través de esfuerzos más enfocados
  • Tiempos de respuesta más rápidos
  • Detección más rápida de problemas y defectos
  • Procesos de desarrollo optimizados
  • Un marco de trabajo más liviano
  • Control óptimo del proyecto
  • Mayor enfoque en las necesidades específicas de los clientes
  • Mayor frecuencia de colaboración y retroalimentación

Los inconvenientes de Agile

Al igual que con cualquier otra metodología, Agile no es adecuada para todos los proyectos, y siempre se recomienda una diligencia debida suficiente para identificar la mejor metodología para cada situación específica. Es posible que Agile no funcione como se espera si un cliente no tiene claras las metas, el gerente o el equipo del proyecto no tiene experiencia o si no funcionan bien bajo una presión significativa. A lo largo del proceso de desarrollo, Agile favorece a los desarrolladores, equipos de proyectos y objetivos de los clientes, pero no necesariamente a la experiencia del usuario final. Debido a sus procesos menos formales y más flexibles, es posible que Agile no siempre se absorba fácilmente dentro de organizaciones más grandes y tradicionales donde hay cantidades significativas de rigidez o flexibilidad dentro de procesos, políticas o equipos. También puede enfrentar problemas con clientes que también tienen procesos rígidos o métodos operativos.

Combinando Agile con otras metodologías

Existe la oportunidad de combinar ágil con otras metodologías como la de cascada para crear una solución híbrida.Cuando no se requieren pasos rápidos o repetitivos, las empresas a veces usan la metodología de cascada para manejar una o más fases, como la planificación. La planificación en particular requiere un enfoque más integral, metódico, a menudo más lento para definir, analizar y documentar aspectos de un proyecto. Esto hace que la metodología de cascada sea un mejor enfoque. Una vez que un proyecto entra en la fase de desarrollo, los cambios rápidos y repetitivos requieren un enfoque diferente, y aquí es donde Agile se introduce para producir los mejores resultados en el menor tiempo posible.

Este enfoque híbrido ayuda a que Agile sea aún más adaptable en diversas industrias o para adaptarse a la naturaleza más única de un proyecto, producto o servicio. De nuevo, se requiere la diligencia debida para determinar la idoneidad y la capacidad de los diferentes métodos y procesos disponibles.

Metodologías ágiles populares

Dentro de Agile, existen algunos métodos populares y frecuentemente utilizados, donde Scrum, Kanban y Lean cuentan con la mayor popularidad. Algunos métodos ágiles incluyen a:

  • Scrum
  • Kanban
  • Lean (LN)
  • Dynamic System Development Model, (DSDM)
  • Extreme Programming (XP)
  • Crystal
  • Adaptive software development (ASD)
  • Agile Unified Process (AUP)
  • Métodos Crystal Clear
  • Disciplined agile delivery
  • Feature-driven development (FDD)
  • Scrumban
  • RAD (Rapid Application Development)

Gestión ágil de proyectos y Scrum

Scrum es un poderoso marco de trabajo para implementar procesos ágiles en el desarrollo de software y otros proyectos. Este marco altamente adoptado utiliza iteraciones cortas de trabajo, llamadas sprints, y reuniones diarias, llamadas scrums, para abordar porciones discretas de un proyecto en sucesión hasta que el proyecto en su totalidad esté completo. Existen tres funciones clave en Scrum: el maestro de Scrum, el propietario del producto y los miembros del equipo de Scrum:

  • El propietario del producto crea y prioriza la acumulación de productos (trabajo por hacer).
  • Los equipos seleccionan elementos de la acumulación y determinan cómo completar el trabajo.
  • El trabajo debe completarse dentro de un sprint (generalmente de dos a cuatro semanas).
  • El maestro de Scrum se reúne con los equipos brevemente cada día para obtener actualizaciones de progreso.
  • Las revisiones de sprint se llevan a cabo al final de cada sprint.
  • El proceso comienza de nuevo hasta que se complete todo el trabajo o la acumulación.

Obstáculos organizativos para adoptar Agile

Las organizaciones que buscan adoptar Agile para la gestión de proyectos podrían encontrar ciertos obstáculos comunes, descritos a continuación:

  • Una estructura o cultura de la empresa que no le brinda un soporte adecuado a Agile: Aunque los equipos de proyecto pueden estar listos para un desarrollo ágil, es posible que el resto de la empresa no esté alineada. Los patrocinadores, ejecutivos y líderes funcionales también deben aceptar y apoyar ágilmente para que sea verdaderamente efectivo.
  • Conocimiento poco claro del impacto sobre los objetivos comerciales generales: Simplemente ejecutar proyectos utilizando una metodología ágil no es suficiente para obtener los beneficios deseados. Los proyectos aún se pueden ejecutar de forma que no le proporcionen a toda la empresa los resultados que ayuden a lograr un crecimiento sostenible. La alineación estratégica sigue siendo crítica.
  • Ciclos de prueba acelerados: Los sprints pueden implicar el riesgo de generar ciclos de prueba acelerados. En el proceso de intentar llevar a cabo los sprints lo más rápido posible, puede que los equipos se enfoquen más en la línea de tiempo e ignoren aspectos simples del ciclo de prueba, lo que potencialmente puede tener repercusiones significativas. Los defectos pueden pasar desapercibidos o se detectan demasiado tarde.
  • Habilidad de Agile limitada: Aunque Agile está echando raíces rápidamente, el mejor talento para Agile puede ser difícil de encontrar y atraer. El talento de Agile limitado significa beneficios limitados para las empresas que desean ejecutar proyectos utilizando esta metodología.

Habilidades claves de Agile

Existen seis habilidades o atributos clave de administración ágil de proyectos que todos los gerentes de proyecto deberían poseer:

  1. Una habilidad para cortar el trabajo innecesario y enfocarse solo en el trabajo esencial.
  2. Juicio sólido bajo presión y la capacidad de mantener la calma bajo estrés.
  3. Fuerte motivación y capacidad de coaching para guiar y apoyar a los equipos a lo largo de un proyecto.
  4. Capacidades organizativas excepcionales para mantener todo en orden y priorizar.
  5. La capacidad de pensar y tomar decisiones rápidamente a medida que las circunstancias cambian rápidamente.
  6. Un alto nivel de adaptabilidad para aceptar cambios y reducir la confusión y el riesgo innecesarios.

Certificación y capacitación para la gestión ágil de proyectos

A medida que la metodología ágil gana velocidad, también lo hace la demanda de profesionales con conocimiento y experiencia en Agile. Aquí hay siete certificaciones de centradas en Agile para proporcionarle un punto de referencia en relación a su conocimiento.

Software de gestión ágil de proyectos

Es probable que las empresas que usan Agile utilicen un software orientado al desarrollo ágil para obtener todos los beneficios de esta metodología. Estas son solo algunas de las soluciones Agile disponibles:

  • Atlassian Jira + Agile: Esta es una herramienta de administración ágil de proyectos que admite Scrum, Kanban y metodologías mixtas. Este software de administración de proyectos incluye un conjunto completo de herramientas que ayudan a los equipos de Scrum a realizar eventos con facilidad.
  • Agilean: Agilean automatiza la administración del flujo de trabajo para pequeñas y medianas empresas de TI que se ajustan a diferentes verticales. Es personalizable y tiene 50 plantillas incorporadas.
  • SprintGround: Esta es una herramienta de gestión de proyectos creada para que los desarrolladores organicen el trabajo y les ayuden a seguir el progreso.
  • VersionOne: Esta solución de administración de proyectos está diseñada para admitir el Scaled Agile Framework en todos los niveles.

Herramientas, plantillas y recursos de gestión ágil de proyectos

También se encuentran disponibles muchas plantillas de compañías como Microsoft que los administradores de proyectos pueden usar para no tener que crear una desde cero. Aquí figuran algunas entre muchos otros disponibles de Microsoft:

Los proveedores de software de gestión ágil de proyectos también suelen tener plantillas ágiles integradas en su software.

El futuro de Agile

Como la competencia aumenta continuamente y el tiempo de venta en el mercado también se está reduciendo, Agile ofrece numerosos beneficios y desventajas limitadas. A medida que más empresas hagan el cambio a un lugar de trabajo digital que depende en gran medida de la velocidad, la flexibilidad y el aumento de la productividad, las metodologías ágiles o híbridas serán cada vez más necesarias. Su aplicación en múltiples industrias y la alineación con los beneficios que ofrece un modelo de lugar de trabajo digital, indican que las tasas de adopción de Agile seguirán aumentando en las industrias de todo el mundo.

Moira Alexander es la autora de LEAD o LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership y fundadora de Lead-Her-Ship Group. También es una profesional de gestión de proyectos y colaboradora y co-anfitriona del segmento de Price of Business Talk Radio "técnicamente hablando. Moira tiene más de 20 años en el negocio (IS&T) y gestión de proyectos para pequeñas y grandes empresas en los Estados Unidos y Canadá.