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Gestión de proyectos: Cómo elegir la mejor metodología

[13/08/2018] Elegir la metodología correcta de gestión de proyectos para su equipo es el primer paso para el éxito.

Pero con tantos enfoques diferentes -y en algunos casos superpuestos- para gestionar las complejidades de cualquier proyecto, ¿cómo puede saber qué metodología de gestión de proyectos es la mejor?

Los gerentes de proyecto pueden ayudar a sus organizaciones a mejorar la forma en que implementan los proyectos de la manera más efectiva y eficiente, reduciendo simultáneamente los riesgos. Pero esto requiere mucho más que reconocer las prioridades organizacionales. Debe tener una comprensión más profunda de cómo cada metodología de gestión de proyectos puede crear el mayor impacto positivo -y cómo cada uno puede estropear la probabilidad de éxito de su organización.

Aquí, describimos las metodologías de gestión de proyectos (PMM, por sus siglas en inglés) más populares en la práctica de hoy, mostrándole cómo evaluar cuál es la mejor para su proyecto y organización. Una vez desarrollado, se puede documentar y repetir el proceso para evaluar y elegir la metodología correcta de gestión de proyectos, lo que le permite a su organización dedicar menos tiempo a negociar respecto a cómo estructurar y administrar sus proyectos, y más tiempo para lograr los objetivos y resultados del proyecto.

Las metodologías de gestión de proyectos más populares hoy

Cascada: La cascada ha sido una metodología de gestión de proyectos fundamental durante años. Es de naturaleza secuencial y se usa en muchas industrias, más comúnmente en el desarrollo de software. Comprende fases estáticas (análisis de requisitos, diseño, prueba, implementación y mantenimiento) que se ejecutan en un orden específico. La cascada permite un mayor control en cada fase, pero puede ser muy inflexible si el alcance de un proyecto cambia después de que ya está en marcha. Ofrece una etapa de planificación más formal que puede aumentar las posibilidades de capturar todos los requisitos del proyecto por adelantado, reduciendo la pérdida de cualquier información clave y requisitos en las etapas iniciales.

Gestion de proyectos, cascada

Agile: Agile tiene un enfoque significativamente diferente de la gestión de proyectos. Inicialmente se desarrolló para proyectos que requieren una gran flexibilidad y velocidad. Para lograr esto, la metodología Agile se compone de ciclos de entrega cortos, también conocidos como "sprints. Agile puede ser la más adecuada para proyectos que requieren menos control y comunicación en tiempo real dentro de entornos de equipos automotivados. Como metodología de gestión de proyectos, Agile es muy interactiva, lo que permite ajustes rápidos a lo largo del proyecto. Se usa comúnmente en proyectos de desarrollo de software, en gran parte porque facilita identificar problemas rápidamente y realizar modificaciones al principio del proceso de desarrollo, en lugar de tener que esperar hasta que se completen las pruebas. Agile ofrece procesos repetibles, reduce el riesgo, permite una retroalimentación inmediata, proporciona una respuesta rápida y reduce la complejidad.

Gestión de proyectos, agile

Híbrido: Si bien muchos equipos favorecerán la metodología de cascada o agile, los beneficios de ambos enfoques pueden crear una solución de metodología de gestión de proyecto híbrida, en la que la fase de planificación y requisitos se realice bajo un enfoque de cascada y, siguiendo la metodología agile, se lleva a cabo el diseño, desarrollo, implementación y evaluación.

Gestión de proyectos, híbrida

Método de ruta crítica: El método de ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) es una metodología paso a paso utilizada para proyectos con actividades interdependientes. Contiene una lista de actividades y utiliza una estructura de desglose de trabajo (WBS, por sus siglas en inglés) y una línea de tiempo para completar, así como también dependencias, hitos y entregables. Describe actividades críticas y no críticas al calcular el tiempo "más largo (en la ruta crítica) y "más corto (flotante) para completar las tareas y determinar qué actividades son críticas y cuáles no.

Gestión de proyectos por cadena crítica: La gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM, por sus siglas en inglés) difiere de la metodología CPM debido a que se centra en el uso de recursos dentro de un proyecto en lugar de las actividades del proyecto. Para abordar los posibles problemas con los recursos, se incorporan reservas para garantizar que los proyectos estén a tiempo y que la seguridad no se vea comprometida.

Six SigmaSix Sigma fue desarrollada originalmente por Motorola para eliminar el desperdicio y mejorar los procesos y las ganancias. Está basada en datos y tiene tres componentes clave: DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar), DMADV (definir, medir, analizar, diseñar y verificar) y DFSS (Design for Six Sigma). El componente DFSS puede incluir las opciones anteriores y también otras, como IDOV (identificar, diseñar, optimizar y verificar). Six Sigma a veces se debate como una metodología en la comunidad de gestión de proyectos.

Scrum: Nombrada así debido al Rugby, scrum es una parte del marco agile y también es de naturaleza interactiva. Las "sesiones de Scrum o "sprints de treinta días se usan para determinar las tareas prioritarias. En lugar de un gerente de proyectos, se utiliza un scrum master como facilitador. Los equipos pequeños pueden reunirse para concentrarse en tareas específicas de forma independiente, y luego reunirse con el scrum master para evaluar el progreso o los resultados y volver a priorizar las tareas atrasadas.

Otras PMM: Además de las metodologías de gestión de proyectos mencionadas anteriormente, hay otras PMM a considerar, como la metodología de cadena de eventos (ECM, por sus siglas en inglés), crystal, desarrollo impulsado por funciones (FDD, por sus siglas en inglés), desarrollo de sistemas dinámicos (DSDM, por sus siglas en inglés), desarrollo de software adaptativo, proceso unificado racional (RUP, por sus siglas en inglés), desarrollo ligero (LD, por sus siglas en inglés), Prince2 y otras.

Es importante tener en cuenta que no existe una única solución en todos los casos, incluso dentro de la misma organización. La experiencia de gestión de proyectos entra en juego, y es aquí donde el conocimiento de un gerente de proyectos sobre los pros y los contras de cada metodología puede ayudar enormemente a las organizaciones a navegar con éxito en proyectos que les permitan maximizar el potencial de los interesados.

Cómo evaluar de manera efectiva las metodologías de gestión de proyectos

El proceso requerido para evaluar, documentar y seleccionar la metodología correcta de gestión de proyectos para cada proyecto es detallado, requiere mucho tiempo y es complejo inicialmente, pero al final vale la pena (suponiendo que se hayan seleccionado las PMM más adecuadas).

El Project Management Institute (PMI) ha desarrollado un estándar mundialmente reconocido denominado Organizational Project Management Maturity Model (OPM3). Esto ayuda a las organizaciones a identificar, medir y mejorar las capacidades de gestión de proyectos y estandarizar los procesos. Ayuda a solidificar los resultados exitosos del proyecto; finalmente determina las mejores prácticas y fortalece la conexión entre la planificación estratégica y la ejecución. OPM3 se centra en la eficacia estratégica general de la organización, e incorpora la gestión de proyectos, programas y portafolios. En el 2013, fue reconocido por el American National Standards Institute (ANSI) como un estándar nacional estadounidense.

Dentro de su Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide, el PMI analiza los procesos de alto nivel para adaptar las PMM que las organizaciones deben evaluar y usar cuidadosamente para determinar qué metodologías funcionan para varios proyectos. Las decisiones también deben basarse en los factores del PMI Methodology Tailoring Process para maximizar los beneficios estratégicos.

Beneficios de la gestión de proyectos organizacionales

Puede tener sentido que su empresa adopte el OPM3, dado que un objetivo principal del OPM3 es lograr una alineación estratégica exitosa y los resultados exitosos del proyecto dependen en gran medida de dicha alineación. Las organizaciones necesitarán incluir oficinas de gestión de programas empresariales (EPMO, por sus siglas en inglés) en las sesiones de planificación de alto nivel para garantizar que se implementen las metodologías correctas destinadas a proyectos específicos con el fin de aumentar la productividad y la satisfacción del cliente, obtener una ventaja competitiva, mejorar el control de costos y las comunicaciones, así como para predecir el rendimiento. En última instancia, esto mejorará y agilizará la toma de decisiones, así como la alineación de Soporte con los objetivos de toda la compañía.

Debido a las diversas fortalezas y debilidades de cada PMM, las organizaciones pueden querer adoptar múltiples metodologías de gestión de proyectos basadas en la naturaleza única de su proyecto, la estructura organizacional y los objetivos del proyecto. De cualquier forma, las organizaciones necesitan desarrollar las mejores prácticas estandarizadas capaces de ser refinadas a medida que cambien varios factores. Aquí, la clave es descubrir cómo un proyecto específico se alinea con los objetivos de toda la compañía. Una vez que se pueden aislar los criterios de éxito o fracaso, es más fácil encontrar la metodología o las metodologías más adecuadas que le permitan a su organización alcanzar eficaz y eficientemente el resultado comercial deseado.

Consideraciones clave al elegir una metodología de gestión de proyectos

Al evaluar las metodologías, éstos son solo algunos de los numerosos factores que deben considerarse cuidadosamente:

  • Objetivos estratégicos organizativos y valores fundamentales
  • Impulsores comerciales clave
  • Restricciones
  • Grupos de interés
  • Riesgos
  • Complejidad
  • Tamaño y costo del proyecto

El proceso de evaluación de la metodología de gestión de proyectos

Una vez que los criterios de evaluación se han tenido en cuenta en la decisión, debe desarrollar un proceso para identificar las mejores opciones de PMM para su proyecto específico. Este proceso deberá revisarse y modificarse de vez en cuando para mantenerse al día con la evolución de las necesidades comerciales y de los interesados. Aquí hay algunos pasos generales:

  1. Determine los impulsores del proyecto identificando y sopesando los objetivos principales y las prioridades del proyecto.
  2. Después de determinar los factores, requisitos y metas del proyecto, identifique todos los criterios que impactarán en la metodología y viceversa.
  3. Identifique todas las metodologías disponibles que sean más relevantes para el proyecto.
  4. Emplee tiempo comparando y contrastando cada PMM en relación con el proyecto.
  5. Considere qué metodología arrojará los mejores resultados y ofrecerá el menor riesgo.
  6. Obtener retroalimentación y buy-in.
  7. Documente la metodología y el razonamiento.
  8. Implemente la metodología.
  9. Monitoree y modifique según sea necesario.

Qué incluir en la evaluación de la metodología de gestión de proyectos

En el desarrollo organizacional, así como dentro de los proyectos, se aplica esta lista de criterios de evaluación relevantes. Cuando se trata de seleccionar una metodología, estos mismos criterios también deben tenerse en cuenta. Estos se pueden desglosar como criterios internos y externos, con subcategorías relevantes para cada uno.

Gestión de proyectos

Aunque es posible que los principales factores de riesgo caigan dentro de las capacidades organizativas y la preparación, cualquier otro criterio mencionado anteriormente puede crear problemas importantes si infringen un requisito clave del proyecto.

Como se mencionó, las PMM definitivamente no son únicas para todos, incluso dentro de la misma compañía, tipo de proyecto o industria. En una situación, una metodología específica puede funcionar mejor y, en otras, puede ser más adecuado utilizar una metodología de gestión de proyectos diferente o incluso un enfoque híbrido. Es poco probable que la misma metodología funcione en la misma organización en todos los proyectos; una mejor práctica es desarrollar e implementar un proceso de evaluación de metodología optimizado (MAP, por sus siglas en inglés) para determinar el mejor enfoque para cada proyecto. Tenga en cuenta que este proceso puede requerir una nueva evaluación y modificaciones a medida que cambien los factores comerciales.