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8 formas de convertir a Android en una potencia de productividad

[21/08/2018] Desde la diversidad del hardware hasta el potencial de personalización, Android ofrece numerosos beneficios atractivos para los usuarios de negocios. Sin embargo, un teléfono Android típico no está optimizado para la productividad.

Encienda la mayoría de los teléfonos populares y encontrará pantallas de inicio ineficaces, teclados mediocres y todo tipo de potencial sin explotar. Pero todo lo que se necesita es un pequeño ajuste para pasar de un artilugio no refinado a un compañero de trabajo afinado.

Siga estos ocho pasos y su teléfono Android estará preparado para la productividad y listo para el negocio.

1. Optimice su pantalla de inicio

Una de las formas más simples e impactantes para mejorar la efectividad de su teléfono es centrarse en su base: la pantalla de inicio, que es lo primero que ve cuando desbloquea su dispositivo y es el punto de partida para prácticamente todo lo que hace. Sin embargo, para la mayoría de las personas, es un desastre, desordenado e ineficiente, y eso es totalmente contraproducente.

Pensar en la pantalla de inicio como una caja de herramientas, ayuda. Si se estaba preparando para realizar un trabajo de reparación de viviendas, le gustaría poder encontrar las herramientas que más utiliza con una cantidad mínima de esfuerzo. Si su caja de herramientas fuera un desorden, perdería tiempo valioso hurgando cada vez que la abra. La pantalla de inicio no es diferente.

Sin embargo, a diferencia de iOS, Android no lo limita a una cuadrícula estática de íconos cuadrados. Puede diseñar las cosas como mejor le funcionen, empleando una combinación de accesos directos de aplicaciones, widgets y espacio en blanco.

Comience por pensar cuidadosamente qué aplicaciones abre casi a diario. Idealmente, el panel principal de la pantalla de inicio debe contener solo dichos elementos -tales como la aplicación Teléfono, las de mensajería, la de correo electrónico, la de calendario y su navegador web. (Algunas, si no todas, tendrían sentido en el dock en la parte inferior de la pantalla).

Una pantalla de inicio correctamente optimizada hace que sea más rápido y fácil de encontrar las cosas que necesita.

También puede incluir aplicaciones de toma de notas, de música, de control de inicio o de fotos que abra de manera regular. En cuanto a todo lo demás, haga de esto su mantra: si no lo abre casi todos los días, quíteselo de en medio. Tener una tonelada de accesos directos a aplicaciones en la pantalla de inicio hace que sea más difícil encontrar lo que quiere. Le servirá mucho más reducirlo a un pequeño grupo de íconos (de 10 a 15 como máximo), y luego confiar en el cajón de aplicaciones ordenadas alfabéticamente y fácilmente desplazables de su teléfono cuando necesite algo más.

Esto mantendrá las herramientas que utiliza al máximo a su alcance y las hará fáciles de localizar sin ningún tipo de exploración visual. Probablemente incluso desarrolle memoria muscular y comience a tocar las áreas apropiadas de la pantalla para diferentes funciones sin pensar.

Para esos tipos de información a los que solo se les echa un vistazo -tales como el clima, por ejemplo- considere colocar un widget que hará que esos datos estén siempre disponibles sin la necesidad de ningún toque adicional. Solo recuerde: menos, es más. Si su pantalla de inicio llega al punto de estar repleta de información superflua, terminará siendo una caja de herramientas ineficaz para sus necesidades móviles de productividad.

2. Permita que Gboard acelere su escritura

Es difícil sentirse productivo en su teléfono cuando se demora diez minutos en escribir cada frase y requiere un traductor profesional de tonterías para descifrar. Sin embargo, escribir en smartphones no tiene porqué ser una fuente de frustración -si es que encuentra e instala el teclado adecuado, y aprende a aprovechar sus puntos fuertes.

Para la mayoría de las personas, recomendaría instalar la aplicación Gboard de Google. (Esta viene preinstalada como el teclado predeterminado en algunos dispositivos, pero muchos fabricantes, incluido Samsung, optan por ofrecer sus propias alternativas inferiores). Sin duda hay otros teclados encomiables, pero Gboard se ha convertido en el más completo y fácil de usar, y viene con algunos beneficios bastante convincentes.

Primero están los atajos del teclado para ahorrar tiempo. Por ejemplo, puede escribir rápidamente un número o un carácter especial manteniendo el dedo sobre la tecla '?123' en la esquina inferior izquierda del Gboard, y luego deslizándolo hacia arriba. Eso hará que aparezca una selección de símbolos y luego puede simplemente mover el dedo al que desee.

Cuando necesite cambiar la posición del cursor, deslice el dedo por la barra espaciadora -o para un control aún más preciso, toque el símbolo de menú (>) o la "G" de Google en la esquina superior izquierda del Gboard y luego presione la "I" que aparece dentro de la barra superior del teclado. (Si no ve la "I" allí, pulse el ícono de menú de tres puntos dentro de esa barra superior, luego toque y mantenga presionada la opción "Edición de texto" y arrástrela al área de la barra principal). Eso hará que aparezca un panel de control con botones para posicionar el cursor con precisión y seleccionar texto.

Gboard le permite acceder rápidamente a caracteres especiales y realizar búsquedas avanzadas directamente desde su teclado.
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Y hablando de ese menú de la barra superior, ahí es donde encontrará algunas de las características más avanzadas de Gboard: un comando de búsqueda, que le permite buscar en Google directamente desde el teclado y luego compartir elementos como noticias, información meteorológica y de ubicación a cualquier campo de texto; un ícono de Google Translate, que le permite traducir a otro idioma sobre la marcha; y un ícono de configuración, que le permite personalizar numerosas facetas del teclado -incluida su altura, su estilo visual y la presencia de una fila de números dedicada.

Gboard también puede hacer que resulte menos incómodo escribir en un dispositivo de pantalla grande: simplemente mantenga presionada la tecla de coma y luego seleccione el ícono que parece una mano sosteniendo un teléfono. Eso pondrá el teclado en un modo de tamaño reducido de una sola mano, para que luego pueda colocarlo hacia la izquierda o hacia la derecha de la pantalla, o hacer que flote manualmente a cualquier área que desee.

3. Recuerde usar recordatorios

Su dispositivo Android tiene una memoria impresionante y no estoy hablando de su RAM. Google mantiene un sistema multiplataforma de recordatorios espectacular integrado directamente en su teléfono. Esta puede ser una herramienta de productividad invaluable, si es que recuerda usarlo.

Cada vez que necesite recordar algo, sin importar cuán trivial sea, dígaselo a su teléfono -ya sea escribiendo o hablando en cualquier cuadro de búsqueda, o en el Asistente de Google. Cualquiera que sea el camino que tome, simplemente use el formato: "Recuérdeme [lo que sea]", seguido de la hora o el lugar en el que desea que se lo recuerde.

Los recordatorios basados en la ubicación son especialmente útiles. Puede ordenarle a su teléfono que le recuerde presentar un informe cuando regrese a la oficina, por ejemplo, o que debe enviar un correo electrónico a su jefe cuando llegue al aeropuerto de Chicago. Tan pronto como llegue al lugar en cuestión -ya sea más tarde ese día o en unas cuantas semanas- su teléfono enviará la alerta. (Google debería conocer automáticamente la ubicación de cualquier empresa o lugar público, y puede establecer sus propias ubicaciones personalizadas, como "hogar" y "trabajo", etiquetándolas en Google Maps).

El sistema de recordatorios multiplataforma de Google le permite configurar y recibir recordatorios basados en la ubicación y el tiempo.
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Y esta es la parte realmente poderosa: dado que el sistema de recordatorios está conectado a su cuenta de Google y se sincroniza automáticamente en todas partes, también puede configurar y ver recordatorios desde una computadora de escritorio (siempre que haya iniciado sesión en la misma cuenta de Google, por supuesto). Simplemente escriba su recordatorio en el cuadro de búsqueda de Google o directamente en la barra de direcciones de Chrome, o escriba "mostrar mis recordatorios" para ver una lista de notas, tanto pasadas como venideras.

El mismo sistema también está presente en todas las plataformas de Google Keep, donde puede crear recordatorios para notas y listas; y en Google Inbox, donde puede crearlos para correos electrónicos y tareas, así como administrar todos los existentes.

4. Tome el control de las notificaciones

Afrontémoslo: las notificaciones de los smartphones no siempre son tan inteligentes. Nuestros teléfonos se han convertido en fuentes constantes de interrupción, y eso no es lo más propicio para la productividad.

Sin embargo, si se toma unos minutos para tomar el control de sus notificaciones, estas pueden ser realmente útiles y dejar de ser molestosas. El primer paso es realizar una auditoría de notificación personal: en los próximos días, considere cuidadosamente cada notificación que aparece en su teléfono y si le está diciendo algo que necesita saber de inmediato, es decir, algo que en realidad merece una notificación. Las probabilidades son que la mayoría de las alertas de aplicaciones de redes sociales, de noticias, de compras y otras fuentes no esenciales distraigan y no sean útiles, por lo que apagarlas hará que su teléfono se convierta en una mejor herramienta de negocios.

Uno por uno, mire en cada aplicación si hay una forma obvia de desactivar o al menos reducir sus notificaciones. Si no puede encontrar esa opción, deje que Android lo ayude y mantenga presionada la siguiente notificación que le envíe la aplicación. Eso le dará opciones para bloquear algunas o todas, o permitir que pasen solo en silencio, sin ningún sonido o vibración que las acompañe. (Dependiendo de qué versión de Android esté ejecutando su dispositivo, es posible que primero tenga que tocar el ícono "Información" o la opción "Todas las categorías" para buscar la serie completa de opciones.)

Android proporciona una opción de nivel de sistema para silenciar o bloquear alertas desde cualquier aplicación.
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Piense también en notificaciones básicas como el correo electrónico. ¿Realmente necesita que le notifiquen sobre cada mensaje que entra en su bandeja de entrada? Si usa Gmail o Inbox, puede configurar las aplicaciones para que le notifiquen únicamente sobre tipos específicos de mensajes de alta prioridad, lo que puede ayudar a reducir el ruido y centrarse en lo que realmente importa.

Por último, aprenda a utilizar completamente la función "No molestar de Android. Entre a la sección Sonido de la configuración de su sistema para configurar los parámetros de la manera en la que funcionará, prestando especial atención a las excepciones personalizables. Estos le permiten incluir en la lista blanca tipos específicos de alertas -como llamadas telefónicas, por ejemplo, y tal vez mensajes de contactos de alta prioridad-, y permiten que estos le notifiquen mientras todas las demás alertas permanecen en silencio. Probablemente, también desee configurar reglas para activar automáticamente la función "No molestar en momentos o circunstancias específicos (una función disponible en Android 6.0 y versiones posteriores).

5. Alterne entre aplicaciones

En el escritorio frontal, los usuarios avanzados han dependido durante mucho tiempo de la tecla de acceso directo Alt-Tab de Windows para alternar entre aplicaciones sin perder tiempo. A partir de Android 7.0, este tiene una opción similar: toque dos veces el botón de Overview de su dispositivo (el ícono cuadrado al lado de Atrás e Inicio), y pasará de uno a otro entre sus dos procesos más recientes sin acción adicional necesaria.

Si está utilizando el nuevo sistema de navegación con gestos introducido con Android P, puede mover el botón Inicio hacia la derecha para lograr un efecto similar.

La función de pantalla dividida de Android le permite ver dos aplicaciones al mismo tiempo, como Documentos en la parte superior y Calendario en la parte inferior, sin importar el tamaño del teléfono que esté usando.
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6. Divida su pantalla

A veces, es más fácil hacer las cosas cuando puede ver juntos un par de elementos complementarios en la pantalla -ya sea una ventana de chat y un navegador, un documento y una página web o cualquier combinación de ayuda/asistencia para el trabajo.

En dispositivos que ejecutan Android 7.0 o alguno superior, un modo nativo de pantalla dividida hace posible este nivel de multitarea: con una aplicación abierta, mantenga presionada el botón de Overview y luego seleccione la segunda aplicación que desee de la lista. Cuando haya terminado, mantenga presionado el botón de Overview nuevamente para finalizar la sesión de pantalla dividida.

En los dispositivos que usan la nueva configuración de navegación de gestos de Android P, la opción se ha movido a la pantalla de Overview: simplemente deslice hacia arriba el botón de Inicio para llegar allí, luego toque el icono encima de cualquier vista previa de la aplicación y seleccione "Pantalla dividida" en el menú que aparece.

(Tenga en cuenta que algunos fabricantes, incluido Samsung, han ofrecido una función similar por algún tiempo y siguen brindando sus propias implementaciones alternativas).

7. Aproveche el poder de la multiplataforma de Chrome

El navegador Chrome de Google puede ahorrarle tiempo y hacer que su teléfono móvil sea una extensión natural de sus esfuerzos en la oficina. La aplicación de Android se sincroniza automáticamente con su equivalente de escritorio, lo que hace que todos sus marcadores están siempre disponibles y que cada página que abra desde su escritorio sea fácilmente detectable en la sección de historial de Chrome en su teléfono (siempre y cuando haya iniciado sesión en ambos lugares).

También puede ver qué páginas se abren activamente en Chrome en otros dispositivos -por ejemplo, si dejó algo abierto en su escritorio y ahora desea instalarlo en su teléfono- seleccionando la función "Pestañas Recientes" en el menú de la aplicación Android. En el lado del escritorio, puede encontrar esa misma información en la barra lateral de la página de Historial.

Chrome para Android tiene algunas configuraciones ocultas que pueden hacerlo incluso más eficiente. Asegúrese de tomarse unos minutos para encontrarlos y activarlos.

8. Haga que Android sea más eficiente

La diferencia entre Android y otros sistemas operativos móviles es que permite una gran cantidad de personalización de la interfaz a través de aplicaciones de terceros -y con las herramientas adecuadas puede crear todo tipo de oportunidades para una mayor productividad.

Puede instalar una aplicación que le permita crear sus propios accesos directos de gestos personalizados, por ejemplo, o agregar funciones valiosas en el sensor de huellas dactilares de su teléfono.