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Columnas de opinión

5 preguntas que debe hacer antes de pasar a DaaS

Por: José Luis Camere, gerente general de HP Inc. Perú, Ecuador y Bolivia

[20/08/2018] En los últimos 15 años se ha venido dando una evolución natural en el segmento empresarial para la adquisición de equipos de cómputo, teléfonos celulares y PDAs. En un principio la mayoría de empresas adquirían estos equipos y los distribuían a su personal, áreas de negocio y operaciones, enfrentando los múltiples retos que siempre hubo en toda compra de tecnología. Estos retos partían desde ser un experto en especificaciones técnicas, adquirir los productos al proveedor más calificado y al mejor precio posible, recibirlos, probarlos, configurarlos, distribuirlos, instalarlos, darles servicio preventivo y correctivo durante su vida útil y finalmente, desecharlos de alguna manera para recibir el nuevo lote de reemplazo.

Más recientemente, desde unos 8 a 10 años atrás, muchas empresas empezaron a requerir a sus proveedores que los equipos se entreguen a través de soluciones arrendadas o financiadas. La propuesta de los proveedores migró a incluir en un único valor mensual el costo del equipo, el servicio correctivo o garantía, e inclusive algunos de los demás servicios descritos anteriormente.

Actualmente, el mercado ha evolucionado de manera natural a un siguiente formato llamado "dispositivos como servicio, "contratos todo-incluido o "dispositivos por demanda.

Los contratos de "Dispositivo como Servicio (DaaS) se están convirtiendo rápidamente en la forma más efectiva y económica de obtener la máxima productividad del hardware requerido.

¿Qué novedades trae este nuevo modelo al mercado? DaaS es un modelo más dinámico que combina los dispositivos (tales como los teléfonos celulares, PCs y workstations), con el análisis del uso y de la experiencia, dentro de una solución con todo incluido que se gestiona en un único contrato. Al proporcionar a los clientes un solo contrato que atiende múltiples necesidades diferenciadas, DaaS reduce la complejidad y los costos de adquisición e implementación de dispositivos.

¿Qué quiere decir análisis del uso y de la experiencia? La solución DaaS incluye un servicio de analítica de uso y productividad de los equipos. De esta forma, el proveedor puede compartir con el cliente un reporte que indique en qué medida se están usando los recursos de cada equipo (memoria, procesador, disco duro, doble pantalla, etc.) y aseverar estadísticamente y por usuario la configuración más indicada y al menor costo total de propiedad. Así la empresa puede disfrutar de equipos y servicios más "ad-hoc para cada área o departamento, en función a las verdaderas necesidades operativas y no en función a estándares de la industria, a configuraciones establecidas o inclusive a caprichos de algunos usuarios o áreas.

Estos beneficios permiten a las empresas concentrar sus recursos en impulsar la innovación y reinventar sus negocios, y no en administrar y gestionar un parque de dispositivos. De hecho, las organizaciones que prefieren continuar con los modelos tradicionales de adquisición corren el riesgo de dejar pasar algunas oportunidades de negocio y quedarse rezagados en comparación con sus competidores.

El primer paso para identificar si es conveniente mover su operación a un contrato de DaaS es conversar con los potenciales proveedores de servicio y plantear estas cinco preguntas:

1. ¿Se adapta DaaS a su negocio?: DaaS es mucho más que solo proveer dispositivos. DaaS es recibir los resultados de una atención integral bajo un reporte programado. Un proveedor valioso de DaaS entenderá la forma en que trabaja su empresa, y lo que su equipo de trabajo necesita para poder cumplir con los resultados de negocios que pretende.

Busque un proveedor que comprenda su negocio y sus objetivos. Luego busque un proveedor que cuente con la variedad de dispositivos y accesorios que le permitan combinarlos para que se adapten a cada una de las funciones de trabajo.

2. ¿Contribuirá DaaS a que su empresa sea más competitiva?: Quizás la característica más valiosa de DaaS es la analítica que propicia ideas para apoyar a su empresa. El proveedor adecuado usará los datos para optimizar y gestionar de manera proactiva los valores y recursos. Esto genera efectividad mediante una disminución de la cantidad de dispositivos por empleado, al tiempo que también les concede el acceso sin obstáculos, a las tecnologías y recursos de primera calidad que ellos requieren. Esto, a su vez, genera una mayor productividad y una empresa más competitiva.

DaaS también puede aumentar la contratación de nuevos empleados. Los millennials, que abarcan el 30% de la población en Latinoamérica, ven los dispositivos como extensiones de ellos mismos y no se conforman con términos medios cuando se trata de tecnología. Ellos demandan dispositivos elegantes, potentes y ligeros. Mientras esto se consolida como el modelo de facto en su empresa, DaaS puede servir como un atractivo incentivo para la contratación de nuevos empleados.

3. ¿Qué tanto mejorará DaaS su implementación de TI?: Una estrategia de DaaS adecuada puede reducir radicalmente la complejidad que implica la compra de soluciones de cómputo. Busque proveedores que brinden soluciones flexibles -los que ofrezcan una adaptabilidad y personalización sencillas al crecimiento y transformación de su negocio. Y en la medida que su negocio evolucione, un proveedor experimentado debería adaptarse a la forma en que van cambiando sus necesidades tanto de dispositivos como de soluciones.

Pregunte a su proveedor de servicios cuáles dispositivos se adaptan mejor a su empresa y qué tan seguido puedes actualizarlos. Determine si hay un límite de número de dispositivos que pueden incorporarse al servicio. Consulte, de igual manera, si el proveedor ofrece un precio conveniente para apoyar la flexibilidad tanto hacia niveles superiores como inferiores.

4. ¿Cómo impactará DaaS en la productividad de TI?: DaaS ofrece liberar a su personal de TI. Los gerentes de TI invierten mucho tiempo en la compra y la gestión de los dispositivos de la compañía, y la mayoría sabe que esos recursos se podrían aprovechar mejor en proyectos de TI más estratégicos, tales como la seguridad y la transformación digital.

Busque a un proveedor que pueda manejar el control y la administración de sus equipos día tras día. Pregunte si utiliza la analítica para mejorar la productividad del usuario final, y la eficiencia de TI con analítica y gestión proactiva. Esto debe incluir la vigilancia del inventario y la salud del sistema para ayudar a identificar y pronosticar diferentes condiciones, de tal manera que pueda mitigar los problemas de hardware con anticipación.

5. ¿Mejorará DaaS su seguridad cibernética?: El crimen cibernético costó a las economías de Latinoamérica y el Caribe un estimado de 15 mil millones a 30 mil millones de dólares en el 2017, de acuerdo con un informe reciente de McAffee. DaaS protege de manera proactiva a las empresas de los ataques y del robo de datos con la vigilancia de cada dispositivo y la forma en que cada uno de ellos cumple con las políticas de seguridad, el acceso a datos y las aplicaciones aprobadas.

Encuentre un proveedor que ofrezca una seguridad multinivel de clase empresarial, que incluya una protección de malware, así como también la violación de normas en tiempo real, firewall y alertas de interrupción de antivirus. Pregunte qué hacen en caso de pérdida o robo de dispositivos, ¿se pueden encontrar, bloquear o borrar? ¿Qué sucede con los dispositivos que dejan de estar activos?

Al igual que con cualquier transformación hacia un nuevo modelo de negocios, el cambio dentro de una organización toma tiempo. Sin embargo, esperar demasiado puede sacar a su compañía de la vía y abandonarla en la irrelevancia. Comenzar oportunamente a tener conversaciones con los proveedores es clave para mover su empresa hacia adelante, impulsando la productividad y el mejoramiento de la seguridad. El planteamiento de estas preguntas fundamentales es una gran forma de iniciar el camino hacia DaaS.