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Cómo la IA está revolucionando la productividad empresarial

[05/09/2018] Se puede temer a la inteligencia artificial (IA) como la próxima gran asesina laboral, pero muchas de las herramientas y servicios de IA actualmente disponibles se enfocan en mejorar la productividad empresarial en lugar de reemplazar a los empleados. De hecho, casi dos tercios de los empleados en una reciente encuesta del Reino Unido realizada por la compañía de software ABBYY dijeron que les complacería entregar tareas como tomar notas de reuniones y revisar documentos largos a una máquina.

Los profesionales de ventas ya aprovechan las herramientas de IA en servicios como Salesforce y Microsoft Dynamics que ofrecen mejores pronósticos de venta y los ayudan a enfocarse en prospectos y cerrar negocios, pero la IA también es útil para un trabajo comercial más general.

Desde gerentes de coaching para interactuar más eficientemente, sugerir el momento adecuado para enviar mensajes de correo electrónico, hasta obtener valor de la información que de otra manera languidecería en las pizarras, las herramientas de inteligencia artificial están impulsando la productividad empresarial en una variedad de industrias. No es necesario que configure su propio equipo de aprendizaje automático, pero es posible que desee pensar en cómo puede preparar su negocio para aprovecharlos al máximo.

Búsqueda y descubrimiento más inteligentes

Los teléfonos inteligentes y los servicios de almacenamiento en la nube del consumidor han estado utilizando el reconocimiento de imágenes para etiquetar fotografías automáticamente desde hace algún tiempo. Los servicios de almacenamiento empresarial en la nube como SharePoint Online y OneDrive for Business están empezando a hacer lo mismo. "Tenemos mucha inteligencia infundida en las bibliotecas de documentos de SharePoint", señala Dan Holme, director de marcado de productos para SharePoint. "Cuando carga una imagen, la IA averigua la ubicación geográfica, reconoce el objeto y extrae el texto". Si escanea o fotografía un recibo de un restaurante, puede extraer la información para su informe de gastos, por ejemplo, directamente desde la biblioteca de documentos.

OneDrive con recibo OCR.
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El próximo paso, que se realizará a fines de este año, será facilitar el uso de esa información en los procesos comerciales utilizando Flow, la herramienta de bajo código de Microsoft destinada a crear flujos de trabajo. "La IA desbloquea el valor de esas fotos; Si lo combina con Flow, puede acceder a Cognitive Services para realizar una traducción, transcripción o análisis de opinión", indica Holme. Por ejemplo, un corredor de seguros puede tomar una fotografía para mostrar el daño y enviarla automáticamente a la división de automóviles si la foto mostraba un automóvil, o al equipo de seguro de hogar si se trata de una casa. O bien, podría enseñar a SharePoint sobre el nuevo logotipo de su empresa y usar el formato condicional para resaltar cualquier documento que utilice el logotipo anterior.

En su dispositivo móvil, la última versión de Adobe Scan utiliza el reconocimiento de imágenes, para detectar cuándo está fotografiando una tarjeta de negocios. A continuación, realiza OCR en el texto de la tarjeta y crea un nuevo contacto en función de la información que extrae. Eso incluye calcular cómo se ve una dirección de correo electrónico. También puede ajustar automáticamente las imágenes escaneadas previamente para limpiar las sombras, agudizar el texto y corregir la perspectiva para que el texto se pueda reconocer con mayor precisión. La función Microsoft Office Lens para OneNote y OneDrive realiza correcciones similares, pero solo cuando toma la fotografía.

Reconocer y etiquetar documentos automáticamente para facilitar la búsqueda de contratos, facturas y otros tipos de documentos comunes no es tan avanzado como el reconocimiento de imágenes, pero Box lo promete con su plataforma Box Skills (que aún está en versión beta e incluye imagen de OCR y transcripción de audio). El servicio Text Analytics for Contracts de ABBYY, ya usa AI para detectar contratos e identificar las funciones de entidades como compradores y vendedores, lo que facilita ver qué compromisos necesita cumplir (como las notificaciones de incumplimiento de datos o los plazos de entrega), evaluar los riesgos o verificar si las cláusulas de su contrato son consistentes y cumplen con las pautas de cumplimiento. También debería funcionar con otros documentos comerciales semiestructurados, como resguardos y contratos de arrendamiento, señala Paul Goodenough, director de ABBYY UK & Ireland. La herramienta también resalta información clave; "que permite a los usuarios leer rápidamente los documentos al identificar secciones, cláusulas y hechos para los procesos de negocios", indica el ejecutivo.

En términos más generales, Acrobat Document Cloud puede identificar automáticamente listas, tablas, campos de formularios y figuras en archivos PDF cargados, para simplificar la búsqueda y el llenado de formularios. Microsoft también ha hablado sobre el uso del aprendizaje automático para identificar automáticamente los documentos que deberían marcarse como confidenciales en una versión futura del servicio de protección de la información de Azure.

Tanto la aplicación móvil de SharePoint como el portal de Office.com usan IA para sugerir documentos recomendados de colegas que quizá necesite conocer, al igual que la función Acceso rápido en G Suite Drive. Poner estas sugerencias donde ya va a buscar los archivos probablemente sea más útil que un servicio por separado como Delve. Holme lo llama una "experiencia de búsqueda inteligente personalizada; el objetivo es que cuando haga clic en el cuadro de búsqueda vea recomendaciones de aplicaciones, archivos y sitios nuevos que probablemente le resulten útiles, para que pueda encontrar lo que está buscando sin tener que escribir nada".

Documentos más inteligentes

Las funciones de IA también pueden hacer que sea más fácil crear documentos. La característica Editor en las versiones recientes de Microsoft Word 2016 y la nueva revisión de gramática de Google Docs, usan el aprendizaje automático para sugerir cuando una palabra correctamente deletreada no es la correcta. Esa no es una característica nueva, pero aprender vocabulario nuevo -como los nombres comerciales- lo hace menos frágil que los sistemas antiguos basados en reglas que no se mantuvieron al día con las noticias.

Las funciones QuickStarter y PowerPoint Designer pueden tomar su esquema, sugerir qué diseños de diapositiva usar, completarlas con imágenes de Wikipedia y sugerir varios diseños de texto y listas con viñetas. Excel ahora incluye la característica de Insights vista por primera vez en Power BI, que crea automáticamente visualizaciones de valores atípicos en su conjunto de datos para que sea más fácil detectar cuándo los números son inusualmente buenos o malos.

Power BI siempre le permitió profundizar al hacer preguntas en lenguaje natural como "¿Quién fue mi mejor cliente el último trimestre?", o "¿Qué región es la más rentable este año?". Tableau ahora se integra con los modelos de datos automatizados creados por MachineRobot, para generar análisis visuales similares para detectar patrones y correlaciones.

Algunos documentos, como los currículos, están tan estructurados que son más fáciles de reconocer, y LinkedIn es un gran almacén de detalles, como roles y títulos de trabajo. El asistente de currículos de Word, puede indicar cuándo un documento es un CV, y abre un panel en el que puede ver qué habilidades han incluido las personas con los mismos títulos de trabajo en sus perfiles públicos. "Las personas sufren del síndrome de 'página en blanco', por lo que mostrar cómo otras personas en el mismo rol describen su experiencia laboral puede impulsar el proceso de escritura", anota Kumaresh Pattabiraman, director de gestión de productos para carreras en LinkedIn.

El reconocimiento de escritura se está volviendo más útil ahora que las pizarras interactivas son más comunes. Por ejemplo, la aplicación Whiteboard de Microsoft, que se ejecuta en Surface Hub o en cualquier pantalla táctil grande de PC, usa Windows Smart Ink AI para limpiar formas y tablas, y reconocer listas, números de teléfono y fechas. (Otra aplicación, Ink to Code, convierte bocetos de interfaces de usuario en proyectos de Visual Studio).

Whiteboard de Microsoft
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Whiteboard también puede tomar su dibujo y usarlo para buscar imágenes de Bing. La pizarra interactiva de Google, Jamboard, tiene una herramienta de dibujo similar a la IA llamada AutoDraw, que busca imágenes que coincidan con lo que está dibujando en la pizarra. Eso significa que incluso si no es muy artista, puede garabatear una imagen y cambiarla rápidamente por algo más inmediatamente reconocible.

Mientras tanto, el reconocimiento de voz alimentado por IA recién comienza a ser útil. Dicte una consulta breve de búsqueda al micrófono de alta calidad en su teléfono inteligente que ha estado escuchando su voz para construir un perfil que puede ser razonablemente preciso. Hay una plétora de servicios de transcripción como Trint, Simon Says, Speechmatics, Callnote, Nutria, y otros que intentarán usar IA (a menudo impulsados por servicios de nube de reconocimiento de voz de Microsoft, Google e IBM) para transcribir grabaciones y videos. Casi todas le sacan de su flujo de trabajo normal, porque tiene que revisar la transcripción en un sitio web; y la calidad de audio, los acentos, las voces múltiples, el ruido de fondo y el vocabulario específico de su industria afectarán la precisión de esas transcripciones. En general, son más útiles para hacer búsquedas de audio que para convertirlas en una versión escrita perfecta.

El add-in traductor de presentaciones para PowerPoint (que produce leyendas en tiempo real y traducciones de una presentación) tiene la ventaja de que muchos de los términos estarán en diapositivas o notas de diapositivas, para que pueda realizar un reconocimiento de voz personalizado. Esto tarda unos cinco minutos en entrenarse, así que enciéndalo mientras practica la presentación con anticipación; también es más preciso si usa un micrófono con auriculares.

El servicio de video Azure Stream de Microsoft se integra con SharePoint y Teams, lo que significa que tiene mucho contenido para extraer diccionarios personalizados con el fin de mejorar el reconocimiento de voz en videos, así como detalles de quién estuvo en una reunión o presentación para potenciar la detección de rostros. Una vez que se crea el texto de un video, puede ir al punto relevante de un video buscando palabras clave o eligiendo el nombre del presentador en SharePoint.

IA para afinar su negocio

Muchas de estas herramientas para ayudar a la productividad individual no requieren un trabajo significativo del equipo de TI. Sin embargo, a medida que la clasificación automática de documentos se vuelve ampliamente disponible, le conviene ver cómo integrarla con las herramientas de administración de derechos y fugas de datos que ya usa. Pero abordar la productividad del equipo puede requerir procesos más formales y la aceptación de la administración.

Una investigación reciente muestra que los gerentes que se preparan para la próxima semana enviando correos electrónicos los domingos por la noche (con la intención de que se lean el lunes por la mañana) a menudo entrenan a su personal para revisar el correo electrónico fuera de las horas también. Los trabajadores que tienen que preocuparse de estar al tanto de los mensajes a todas horas tienen más probabilidades de quejarse sobre el estrés, perder el enfoque o incluso agotarse, y en algunas jurisdicciones el correo electrónico del trabajo cuenta como horas extras; un ejecutivo en Irlanda recibió recientemente 9.600 dólares por parte de los tribunales por todo el correo electrónico de trabajo fuera de horario con el que tuvo que lidiar. Enviar correos electrónicos durante las reuniones es otro mal hábito que los empleados recogen de los gerentes.

Las características de MyAnalytics y Workplace Analytics en Office 365 usan el aprendizaje automático para analizar los patrones de correo electrónico y reunión desde Microsoft Graph. Los usuarios individuales reciben informes semanales por correo electrónico que muestran cuánto tiempo pasaron en las reuniones, haciendo correo electrónico o trabajando fuera de horas, y cuántos de esos correos electrónicos se han leído. Los gerentes pueden ver vistas agregadas, como cuánto tiempo pasan los gerentes con sus informes, si las personas usan rutinariamente el correo electrónico cuando se supone que debe haber terminado el día hábil, o cuáles son los patrones de trabajo de los equipos más exitosos.

Puede utilizarlos para ver comportamientos problemáticos y rastrear si están mejorando. También obtendrá consejos inmediatos sobre cómo trabaja: envíe un mensaje nocturno a la misma persona una y otra vez, y Outlook le mostrará un consejo que le sugiere programar el envío del correo por la mañana.

De forma similar, los nuevos tableros de análisis predictivo en el servicio de administración de proyectos Hive, usan el aprendizaje automático para aprender qué equipos tienen demasiadas tareas y no tienen suficiente personal, y qué tan bien se están estimando los tiempos de proyecto por parte de los equipos. Abordar los problemas que estas herramientas hacen visibles en donde se detiene la IA y las personas aún tienen que hacerse cargo.