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¿Qué es la gestión de inventarios?

Un sistema para racionalizar las operaciones.

[08/11/2018] ¿Qué es un sistema de gestión de inventarios?

Un sistema de gestión de inventarios realiza un seguimiento de las compras, mantiene el recuento de bienes y suministros en stock, y reordena los suministros cuando los niveles se reducen. Los sistemas de gestión de inventarios más sofisticados pueden rastrear la ubicación del stock, e incluso predecir el momento óptimo para reordenar los suministros, basándose en una variedad de datos, como las ventas pasadas y los pronósticos meteorológicos.

Los sistemas de gestión de inventarios se integran con -o podrían reemplazar a- los sistemas de compra y venta, y proporcionan herramientas para conciliar los niveles de existencias calculados a partir de las compras y las ventas con los recuentos reales tomados de los almacenes por medio de escáneres de códigos de barras o lectores RFID.

Existen sistemas de inventario para pequeñas empresas que se pueden ejecutar en una sola PC, paquetes de software más grandes que se ejecutan on premises o en la nube, y módulos de gestión de inventarios para sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Gestión de inventarios vs. ERP

Al rastrear el inventario, un sistema de gestión de inventarios proporciona un subconjunto de la funcionalidad de un sistema ERP, que también toma los pedidos de los clientes, los factura, hace los pedidos a los proveedores, los paga, paga a su personal e informa sobre el desempeño de su negocio. Como tal, la gestión de inventarios es solo uno de los módulos en un sistema ERP típico. Ese módulo puede ser suficiente, dependiendo del tamaño de su proveedor de ERP y de lo que saben sobre el mercado en el que se encuentra, o puede recurrir a un proveedor especializado de software de administración de inventario.

Los beneficios del software de gestión de inventarios

Si su empresa compra y vende bienes y materiales, la gestión de inventarios puede proporcionar una visión general esencial de sus operaciones, más allá de simplemente rastrear lo que ha comprado y lo que ha vendido. Un buen sistema de gestión de inventarios puede beneficiar a su negocio al garantizar que nunca tenga que decirle a un cliente que está sin stock, lo que puede afectar sus ventas y su reputación. Un sistema de gestión de inventarios también puede ayudar a minimizar los niveles de materias primas, el trabajo en progreso y los productos terminados, lo que le permite a su organización evitar la acumulación de capital en stock innecesario y ahorrar en costos de almacenamiento mediante el alquiler de un espacio con el tamaño justo.

El seguimiento de la duración de los productos perecederos -o populares- que normalmente se encuentran en su almacén también puede ahorrarle dinero, permitiéndole limitar el stock a lo que puede vender antes de que estén desactualizados u obsoletos.

Además, la gestión de inventarios no es solo una buena idea, es la ley: la divulgación del inventario total es un requisito de información financiera en muchas jurisdicciones.

¿Cómo funciona el software de gestión de inventarios?

En su forma más simple, el software de gestión de inventarios suma el stock a medida que ingresa y resta lo que se vende, se descarta o lo que fue robado. Para asegurarse de que no se quede sin stock o espacio para almacenarlo, el software realizará pronósticos sobre la rapidez con que se agotará el stock y el tiempo que tardará en conseguir más, según los datos de rendimiento pasados, como las ventas recientes, el rendimiento de las ventas estacionales y el tiempo que normalmente demoran los proveedores en realizar entregas.

Los sistemas más sofisticados pueden usar factores adicionales -informes meteorológicos, horarios de la tienda, cualquier cosa que pueda convertir en un número- para afinar esos pronósticos.

Funciones de la gestión de inventarios

Dependiendo de cuánto está dispuesto a pagar, dónde lo está ejecutando y qué otra aplicación está dispuesto a integrar con él, un sistema de gestión de inventarios puede ofrecer mucha más funcionalidad que simplemente contar su inventario.

Escanear códigos de barras es casi un hecho en estos días, incluso en la tienda de la esquina, lo que permite que el software actualice automáticamente los niveles de stock desde el punto de venta. El procesamiento de etiquetas RFID lleva las cosas al siguiente nivel, lo que le permite rastrear no solo qué producto, sino también qué instancia de un producto ha sido enviado o vendido.

El software puede generar informes sobre variaciones de inventario o pronosticar la demanda estacional, lo que le permite ordenar materias primas y planificar la producción para maximizar las ventas. También puede automatizar elementos de su negocio, reordenando automáticamente cuando los niveles de stock se agotan -algo especialmente útil para la venta irregular de artículos a los que no presta mucha atención-, y generar pedidos de compra y facturas, tal vez mediante la integración con su software de contabilidad.

Si toma pedidos o prepara estimaciones para clientes on site, querrá tener acceso remoto a su inventario para poder prometer fechas de entrega realistas: un sistema con una interfaz de tableta o smartphone es una necesidad.

La capacidad de realizar un seguimiento del inventario en múltiples ubicaciones es importante si su empresa tiene almacenes en todo el país o realiza ventas dentro de la empresa.

Finalmente, un sistema de gestión de inventarios que puede realizar "kitting le facilitará el seguimiento de todas las listas de materiales para un producto terminado, ya sea un auto o solo el kit de widgets de lujo (completado con widget, batería de repuesto y paño de limpieza).

Ofertas de gestión de inventarios

No tiene que gastar demasiado para comenzar a gestionar su inventario. Si sus necesidades son modestas, existen sistemas de nube gratuitos que pueden ayudar.

Delivrd, por ejemplo, administrará hasta diez líneas de productos en una sola ubicación de inventario. Pague mensualmente cuarenta y nueve dólares con noventa y nueve centavos para administrar productos ilimitados en ubicaciones ilimitadas, o el doble para integrarlo con sus sistemas de comercio electrónico o preparación de pedidos.

También en la nube, Zoho ha agregado un módulo de gestión de inventarios a su plataforma de colaboración y CRM. Ofrece funciones tales como kitting y reordenación automática de forma gratuita, pero si desea procesar más de un puñado de pedidos a la semana, u obtener una vista centralizada de múltiples almacenes, tendrá que pagar desde 29 dólares mensuales (para diez usuarios y cien pedidos en línea) hasta 249 dólares mensuales (para usuarios ilimitados y treinta mil pedidos en línea).

También existen sistemas de código abierto, normalmente módulos dentro de sistemas ERP de código abierto más amplios, como OpenBravo, OFBiz de Apache u Odoo. OpenBravo y Odoo cobran por los servicios de soporte para su software; Apache delega eso a terceros.

Más allá de la escala, varios de los principales proveedores de software empresarial también ofrecen administración de inventario para sus plataformas. Por ejemplo, Oracle Inventory Management se integra con el software de compras, fabricación y cadena de suministro de la compañía, y está disponible en la nube u on premisesSAP ofrece muchas funciones de gestión de inventarios en su extenso sistema ERP, y con su traslado a la plataforma en memoria S/4HANA, gran parte de ese análisis de inventario se puede realizar en tiempo real.

La IA en la gestión de inventarios

Como era de esperarse, la inteligencia artificial se está utilizando para mejorar las predicciones o verificar que los registros de inventario coincidan con la realidad. Se está utilizando para detectar tendencias en lo que se vende y cuándo, para identificar el clima perfecto para la parrillada, y para mejorar la inspección de las mercancías, asegurando que las órdenes coincidan con las entregas.

La IoT en la gestión de inventarios

La gestión de inventarios es un territorio fértil para que la Internet de las cosas (IoT, por sus siglas en inglés) crezca. Los productos ahora se etiquetan de forma rutinaria con RFID, lo que les permite a las máquinas rastrear no solo la cantidad de stock disponible, sino también dónde se encuentra, con una precisión cada vez mayor. Pero la caída del costo de los sensores hace que sea más fácil registrar no solo dónde se encuentra algo, sino a qué temperatura se ha almacenado y qué tan duro ha golpeado al caer, a un nivel cada vez más granular.