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Cómo configurar políticas DLP en Microsoft Office 365

[17/01/2019] El correo electrónico es una de las maneras más fáciles de que se filtre información de su organización. Microsoft Office 365 tiene políticas de prevención de pérdida de datos (DLP, por sus siglas en inglés) para ciertos niveles de suscripción que, si se configuran correctamente, pueden ayudar a evitar la fuga de datos. Si tiene una licencia E3 o E5, puede establecer políticas y mostrar consejos que les recuerdan a los usuarios que no deben enviar información confidencial.

Aunque puede decirles a sus usuarios que no deben enviar por correo electrónico información que incluya números de tarjetas de crédito, números de seguridad social u otra información de identidad confidencial, la realidad es que las personas lo olvidarán y enviarán esta información por correo electrónico de todos modos. Al configurar una política de DLP, que busca de forma proactiva esta información confidencial y bloquea la transmisión, puede aumentar la seguridad tanto para su empresa como para los destinatarios del correo electrónico.

Establezca políticas de prevención de pérdida de datos.

Para configurar las reglas de DLP, primero determine si está bajo un conjunto de reglas preexistente específico o si necesita crear las suyas propias. Vaya a la página de Seguridad y Cumplimiento de Office 365, e inicie sesión con privilegios de administrador. Vaya a "Prevención de pérdida de datos y luego haga clic en "Política.

Desde aquí puede configurar una nueva política:

Establezca nueva política.
Políticas DLP Microsoft Office 365

Luego, elija una de las varias plantillas de políticas que están dirigidas a varias industrias.

Plantillas para varias industrias.
Políticas DLP Micrsofot Office

Las plantillas preconfiguradas se configuran para encontrar la secuencia de números o identificadores que coinciden con una determinada regla y no deben enviarse por correo electrónico. Por ejemplo, la regla PCI/DSS busca patrones numéricos que coincidan con los números de las tarjetas de crédito y bloqueará el envío de correos electrónicos con números que coincidan con ese patrón. Si le preocupa que se bloquee algún correo electrónico clave, puede ejecutar la regla en modo auditoría para revisar el impacto de la política antes de habilitar la regla.

Puede elegir habilitar la política en el correo electrónico de Exchange, OneDrive y/o SharePoint. A continuación, puede optar por aplicar la regla al correo electrónico enviado dentro de la empresa o fuera de la empresa.

Elija dónde establecer la política.
Políticas DLP Microsoft Office

Incluso puede crear una política personalizada basada en la estructura de documentos existente. Puede basarse en la Infraestructura de clasificación de archivos de Windows Server (FCI, por sus siglas en inglés), las propiedades del documento en SharePoint o las propiedades del documento aplicadas por un sistema de terceros como se indica.

Si los tips de la política del usuario no aparecen en Outlook 2016, revise la configuración en Outlook para asegurarse de que los tips estén habilitados. Haga clic en "Archivo, luego en "Opciones, y luego en "Correo. A continuación, desplácese hacia abajo hasta que encuentre la sección de tips del correo. Haga clic en "Opciones MailTips para continuar. Ahora verifique que la notificación "Tip de Política esté habilitada en el cuadro de selección "Seleccionar MailTips que se mostrarán. Verifique que la opción "Mostrar automáticamente cuando apliquen los MailTips esté activada en las opciones de visualización de la barra de MailTip, haga clic en Aceptar y luego cierre y vuelva a abrir Outlook.

Si ha tenido problemas en el pasado con información confidencial que se filtra fuera de su organización, las reglas DLP de Office 365 son una forma de garantizar que la información permanezca dentro de la organización y no se envíe por correo electrónico accidentalmente a alguien fuera de su organización.