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Hoja de trucos de Google Keep

[05/02/2019] Google Keep le permite crear notas y listas de tareas que se sincronizan en su computadora, teléfono o tableta. Es muy útil de muchas formas. Puede etiquetar y buscar todas sus notas para que sean fáciles de encontrar luego. Puede compartir sus notas con otros usuarios y hacerlas colaborativas. Puede grabar notas de voz y Keep las transcribirá como notas de texto. Puede incluir imágenes en sus notas, y si el texto se muestra en una imagen, la imagen aparece en los resultados de búsqueda. Puede crear recordatorios activados por tiempo o ubicación en función de sus notas.

Keep está incluido en G Suite y también está disponible de forma gratuita para usuarios individuales. Puede usarlo como una aplicación web en un navegador en su computadora (Chrome y Firefox son compatibles, al igual que IE/Edge en Windows y Safari en macOS); también está disponible como una aplicación para su dispositivo móvil Android o iOS. Para usar Keep, su dispositivo debe haber iniciado sesión en su cuenta de usuario de Google, como una cuenta corporativa de G Suite o una de Gmail.

Esta guía le enseña cómo comenzar a usar rápidamente Keep. Las capturas de pantalla y descripciones de la interfaz de usuario se refieren específicamente a la versión web, pero las mismas características se encuentran en la aplicación móvil, solo que se presenta de manera diferente.

Profesionales de TI: Lo alentamos a compartir esta historia con los usuarios de G Suite para ayudarlos a aprender cómo controlar Keep.

Conozca la página principal de Keep

Comience a utilizar la aplicación web Google Keep ingresando a keep.google.com. Si no ha iniciado sesión en una cuenta de Google, deberá hacerlo.

La página de inicio de Keep consta de un tablero principal en el centro (donde se muestran las notas que ha creado) y una barra lateral a la izquierda. La primera vez que use Keep, el tablero principal estará vacío; una vez que empiece a agregar notas, aparecerán ahí. La barra blanca en el centro de la página marcada como "Toma nota..." es lo que se usa para crear notas.

La primera vista de la página de inicio de Google Keep.

Cree una nueva nota

Hay varias formas de crear una nota en Keep, pero la más simple es comenzar a escribir dentro del cuadro de texto "Toma nota". Cubriremos ese método primero, mostraremos cómo mejorar la nota de varias maneras, y luego repasaremos las otras formas de comenzar una nota. Independientemente del método que elija, puede cambiar la nota más tarde como lo desee.

A medida que comienza a escribir en el cuadro de texto "Toma nota...", la barra blanca se expande hacia abajo y se convierte instantáneamente en una nueva nota. En la parte superior puede escribir un título para su nota. A la derecha de la línea de título está el ícono "Pin note". Al hacerle clic, esto prioriza la nota anclándola en la parte superior del tablero principal. (Encontrará más detalles sobre cómo funcionan las notas ancladas más adelante en esta guía).

Hacer clic en el ícono del pin ancla la nota cerca de la parte superior del tablero de notas.
Google Keep

En el cuerpo principal de la nota, puede ingresar el texto que desee. Puede pegar texto que haya copiado de otra fuente, como una página web.

Si pega un enlace web, aparecerá una vista previa de la página vinculada en la parte inferior de la nota como una miniatura con texto de muestra de la página. Al hacer clic en la vista previa, se abre una nueva pestaña del navegador y se carga la página web. Para eliminar la vista previa, haga clic en los tres puntos que aparecen en el extremo derecho de la vista previa y elija Eliminar.

Puede eliminar la vista previa de enlaces.
Google Keep

Para cada enlace adicional que agregue, se añade una vista previa al final de la nota, debajo de la vista previa del enlace agregado anteriormente. (Tenga en cuenta que la función de vista previa automática puede no funcionar con todos los enlaces que pegue en su nota. También se puede desactivar en la configuración de Keep, que se describe más adelante en este artículo).

Si desea numerar elementos en el cuerpo principal de su nota, Keep numera líneas automáticamente. Si comienza una línea con un "1", luego escribe su texto y presiona la tecla Intro, la siguiente línea comienza automáticamente con "2". (Puede eliminar el número subsiguiente presionando la tecla de retroceso).

Si inicia una lista numerada, Keep pone números automáticamente en las siguientes líneas.
Google Keep

5 otras formas de crear notas en Keep

Mientras que escribir en el cuadro de texto "Toma nota es la forma más rápida de crear una nota en la aplicación web, hay varias otras formas de iniciar notas en Keep:

  • Cree una lista de tareas haciendo clic en el ícono de marca de verificación ("Nueva lista") en el extremo derecho de la barra de "Toma nota". Luego siga los pasos en "Convertir una nota en una lista de tareas" a continuación.
  • Cargue una imagen para ponerla en la nota haciendo clic en el ícono de la imagen ("Nueva nota con imagen"). Luego, siga los pasos en "Agregar o quitar imágenes". Si está utilizando la aplicación móvil, alternativamente puede tomar una foto con su teléfono o tableta y luego compartirla con la aplicación Google Keep para comenzar una nueva nota. (Es posible que primero deba habilitar la aplicación Keep para compartir desde la aplicación de la cámara o de fotos).
  • En el navegador Chrome, dibuje un garabato para poner en la nota haciendo clic en el ícono del pincel ("Nueva nota con dibujo"). Luego, siga los pasos en "Agregar un dibujo" a continuación.
  • En la aplicación móvil, grabe una nota de voz tocando el ícono del micrófono. (Si aún no lo ha hecho, deberá otorgarle permiso a Keep para acceder a su micrófono). Comience a hablar y Keep transcribirá el texto en tiempo real.
  • Finalmente, Google ofrece una extensión de Keep para Chrome. Una vez que la haya instalado, haga clic derecho en el ícono de Keep a la derecha de la barra de direcciones de Chrome y elija "Nueva nota en blanco". (Para guardar una página web en una nota, haga clic en el mismo ícono de Keep. Para guardar una imagen o texto en una página web, seleccione la imagen o el texto, haga clic derecho y seleccione "Guardar imagen en Keep" o "Guardar selección en Keep").

Mejore su nota

En la parte inferior de la ventana de la nota hay una barra de herramientas que le permite realizar varias acciones.

Programe un recordatorio para su nota: El primer ícono en la barra de herramientas de la nota, "Recordarme", le permite elegir un día y una hora para que Keep le envíe una notificación a su computadora, teléfono o tableta: seleccione uno de los tiempos para recordatorios sugeridos por Keep o presione "Elegir fecha y hora" para establecer un tiempo personalizado para la alerta. Puede usar esta función para recordarle una cita u otro evento importante.

Recuerde elementos o eventos importantes creando una nota y agregando un recordatorio.
Google Keep

También puede establecer recordatorios basados en la ubicación. Por ejemplo, puede recordarse que debe consultar con su jefe cuando llegue al aeropuerto de destino durante un viaje de negocios.

Cambie el color de fondo de una nota: El tercer ícono en la barra de herramientas le permite cambiar el color de fondo de la nota. Puede elegir entre 12 colores.

Un color de fondo puede ayudar a que una nota destaque en su pizarra.
Google Keep

Puede resultarle útil cambiar el color de fondo de una nota para que sea fácil de identificar en el tablero principal, o para designar notas en una categoría similar con el mismo color. O puede crear un sistema propio con código de color. Por ejemplo, las notas rojas tienen la prioridad más alta, mientras que las notas amarillas tienen una prioridad más baja, pero aun así desea que destaquen visualmente.

Póngale una etiqueta a una nota: Otra técnica para ayudarlo a encontrar notas más adelante es agregarles una o más etiquetas (también conocido como tags). Esto le permite, por ejemplo, ver solo las notas que ha etiquetado como "Trabajo" en el tablero principal. (Más adelante en esta guía analizaremos cómo filtrar las notas por etiqueta).

Para agregarle una etiqueta a una nota, haga clic en el ícono de tres puntos en el extremo derecho de la barra de herramientas de la nota y seleccione "Agregar etiqueta" en el menú emergente. (Si su nota ya tiene una etiqueta, seleccione "Cambiar etiquetas" en el menú). Puede ponerle una nueva etiqueta a su nota creándola en un cuadro de texto, o seleccionar la casilla de verificación de una etiqueta que haya creado anteriormente. Cuando haya terminado de agregar etiquetas, simplemente haga clic en cualquier lugar fuera de la ventana emergente "Etiquetar nota".

Puede crear nuevas etiquetas sobre la marcha.
Google Keep

Puede eliminar cualquier etiqueta de una nota al pasar el cursor sobre ella y hacer clic en la X.

Las imágenes que agrega a las notas aparecen en la parte superior.
Google Keep

Agregue o elimine imágenes: Para agregar imágenes, haga clic en el cuarto ícono en la barra de herramientas para seleccionar una imagen almacenada en su computadora. Se carga en Keep y aparece en la parte superior de la nota.

Puede seguir agregando imágenes; cada imagen que agregue a una nota aparecerá a la derecha de la imagen anterior. Al hacer clic sobre una imagen en una nota, una herramienta de visualización le muestra la imagen en un tamaño más grande.

Para eliminar una imagen, mueva el puntero del mouse sobre ella y haga clic en el ícono de papelera que aparece en la parte inferior derecha de la imagen.

Agregar un dibujo: Nota: esta opción está disponible solo si usa el navegador Chrome o la aplicación móvil Keep para Android o iOS.

Para agregar un dibujo a una nota, haga clic en el ícono de tres puntos en el extremo derecho de la barra de herramientas de la nota y seleccione "Agregar dibujo" en el menú emergente. Se abre una herramienta de dibujo básica que reemplaza su nota y toda la página de Keep en la ventana del navegador. Puede usar la herramienta para dibujar rápidamente un dibujo con un mouse, un panel táctil o una pantalla táctil de teléfono o tableta.

Agregue un boceto rápido para ilustrar un punto en su nota.
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Cuando haya terminado, haz clic en la flecha que señala hacia la izquierda en la esquina superior izquierda para volver a su nota. El dibujo que hizo aparece en la parte superior de su nota, y puede administrarlo como cualquier otra imagen.

Dese una sensación de logro al convertir su nota en una lista de tareas y marcar las cosas a medida que las completa.
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Convierta una nota en una lista de tareas pendientes: Si desea que su nota sea una lista de tareas, seleccione el ícono de tres puntos en el extremo derecho de la barra de herramientas de la nota y seleccione "Mostrar casillas de verificación" en el menú emergente. Cuando lo selecciona, se establece una casilla de verificación al principio de cada línea de texto en el cuerpo principal de la nota. (Si activa esta función en una nota en blanco, cada nueva línea de texto que escriba comenzará con una casilla de verificación).

Si desplaza el cursor sobre cualquier elemento de su lista de verificación, aparece un ícono con seis puntos a la izquierda de su casilla de verificación. Puede reorganizar el orden de los elementos haciendo clic y manteniendo presionado este ícono, luego arrastrando y soltando el elemento en otro lugar de la lista. (En la aplicación móvil, los íconos de seis puntos están siempre visibles; solo toque uno, luego arrástrelo y suéltelo en el lugar que desee).

Puede arrastrar y soltar elementos en su lista de tareas para reorganizarlos.
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También puede ponerle sangría a elementos en la lista de tareas: Presione el ícono de seis puntos apropiado, luego arrástrelo y suéltelo a la derecha. Esto le permite hacer que un elemento sirva como subsección debajo del elemento de arriba.

Póngale sangría a elementos de la lista de tareas para hacerlos subsecciones de la lista principal.
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Al hacer clic en la casilla de verificación de un elemento, se tacha el texto y se envía al final de la nota, lo que representa que ha completado la tarea. Si vuelve a hacer clic en la casilla de verificación para quitar la marca de verificación, esto la envía de vuelta a la lista de líneas sin marcar, y el texto ya no está tachado.

Al marcar los elementos completados, se mueven al final de la nota.
Google Keep

Puede eliminar cualquier elemento individual al colocar el puntero del mouse encima y hacer clic en la "X" que aparece sobre el extremo derecho.

Para eliminar un elemento directamente (en lugar de tacharlo), desplácese sobre este y haga clic en la X.
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Para desactivar o eliminar todos los elementos marcados, o para ocultar las casillas de verificación, haga clic en el ícono de tres puntos y seleccione "Desmarcar todos los elementos", "Eliminar elementos marcados" u "Ocultar casillas de verificación".

Invitar a colaboradores: La función Colaborador le permite compartir la nota con otras personas para que puedan trabajar juntos. Estas personas pueden pertenecer a su lista de contactos personales guardados en su cuenta de usuario de Google, o puede invitar a otros ingresando sus direcciones de correo electrónico. Recibirán un correo invitándolos a colaborar en la nota, y necesitarán iniciar sesión con una cuenta de usuario de Google para poder hacerlo.

¿Necesita ayuda con una nota? Invite a sus colaboradores.
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Los colaboradores pueden cambiar todos los aspectos de su nota, como se describe en esta guía, excepto eliminarla.

Traslade su nota a Google Docs: Al seleccionar el ícono de tres puntos y luego "Copiar a Google Docs", se envía una copia de la nota a su Google Drive, convirtiéndola en un documento de Google Docs que puede trabajar en el procesador de palabras de Google basado en la web.

Cuando una nota comienza a convertirse en una misiva, envíela a Google Docs para obtener opciones de edición más avanzadas.
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Archive una nota: Al hacer clic en el ícono Archivar (quinto en la barra de herramientas de la nota) se elimina la nota del tablero principal y se guarda en el archivo de su cuenta de Keep. Este es un buen lugar para guardar notas cuando ya no las está utilizando pero no quiere eliminarlas.

Archive las notas que desea eliminar pero que no están completamente terminadas.
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Termine su nota

Cuando haya terminado de refinar la nota, haga clic en "Cerrar". Esto reduce la nota y la envía al tablero principal de la página de Keep. Puede volver a abrirla en cualquier momento haciéndole clic en el tablero, luego puede hacer los cambios que desee y cerrar nuevamente.

Haga clic en Cerrar para guardar su nota y enviarla al tablero principal.
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Gestione sus notas

El tablero principal de la página de Keep es donde aparecen sus notas. Piense que es como un gran tablero de corcho al que sus notas se fijan como tarjetas. Una vez que haya creado una serie de notas, a veces puede ser difícil encontrar la que desea. Pero nunca tema: Keep proporciona varias formas de hacer que sean más fáciles de encontrar.

Organice sus notas: Las notas que ha "anclado" (al hacer clic en el ícono del marcador a la derecha de la línea del título de una nota) se ubican en la parte superior del tablero principal, con las notas más recientes que aparecen primero por defecto. Las notas sin pin se relegan hacia el fondo.

Las notas ancladas aparecen en la parte superior del tablero.
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Para reorganizar el orden de sus notas, simplemente arrastre y suelte una nota en otro punto del tablero principal. Las otras notas en el tablero se reorganizan para acomodar la nota en su nuevo lugar.

Básicamente, si desea que cierta nota se encuentre en la parte superior de la placa principal, debe anclarla y luego arrastrarla y soltarla en un lugar visible.

Busque notas: En la parte superior de la página de Keep hay un cuadro de búsqueda que puede usar para buscar texto de las notas. Puede restringir la búsqueda a ciertos tipos de notas (por ejemplo, las que contienen dibujos o notas de voz), notas que tienen ciertas etiquetas o aquellas que ha compartido con ciertos contactos. O simplemente puede comenzar a escribir en el cuadro de búsqueda. Las notas que contienen el texto que busca aparecen en el tablero principal.

Encuentre notas rápidamente usando el cuadro de búsqueda en la parte superior.
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Keep también tiene algunos trucos de búsqueda bajo la manga: ¿Recuerda cómo transcribe las notas de voz a texto? Ese texto se puede buscar. Además, si aparece texto en una imagen en una nota, Keep usa OCR para buscar ese texto también. (Puede elegir el ícono de tres puntos en la barra de herramientas de la nota, luego seleccionar "Agarrar texto de imagen" para insertar ese texto debajo de la imagen).

Elija Vista de lista o Vista de cuadrícula: A la derecha del cuadro de búsqueda hay tres íconos: un botón de Actualizar, que refresca su pantalla, el botón Vista de lista/Vista de cuadrícula y el botón Configuración. (Llegaremos a Configuración en un momento). De manera predeterminada, el tablero principal está configurado en Vista de cuadrícula, que organiza sus notas, tanto ancladas como no ancladas, en el tablero principal en un diseño de cuadrícula.

Vista de lista hace que sus notas sean más anchas y las muestra en una sola columna larga. Esto puede ser mejor para desplazarse en la pantalla de teléfono o si prefiere mirar más información sobre notas individuales de un vistazo.

Haga clic en el botón Vista de lista para ver más de cada nota a la vez. Si le gusta más la vista compacta predeterminada, presione en el botón Vista de cuadrícula.
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Navegue por la barra lateral izquierda: La barra lateral izquierda en la página de Keep le ayuda a filtrar qué notas se muestran en el tablero principal.

  • Haga clic en Recordatorios para ver solo las notas que configuró para enviar notificaciones de recordatorio.
  • Seleccione una de las etiquetas para ver solo las notas que la tienen. Haga clic en "Editar etiquetas" para crear una nueva etiqueta, cambiar el nombre o eliminarla.
  • Haga clic en Archivar para ver solo las notas que ha archivado.
  • Haga clic en Papelera para ver las notas que ha eliminado recientemente. Cada nota permanece en la papelera durante 7 días antes de que se elimine automáticamente de su cuenta de usuario de Keep. Desde ahí puede deshacer la eliminación de una nota, restaurándola al tablero principal.
La barra lateral izquierda le permite filtrar las imágenes por etiqueta.
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Ajuste la configuración: A la derecha del botón Vista de lista/Vista de cuadrícula en la parte superior de la pantalla se encuentra el ícono de Configuración. Presiónelo y seleccione "Configuración" en el menú emergente para ver una pantalla donde puede modificar algunas de las formas en que Keep funciona. Por ejemplo, puede personalizar los tiempos predeterminados para sus recordatorios, deshabilitar o habilitar el uso compartido de notas, o activar y desactivar las vistas previas en miniatura de los enlaces de sus notas.

Configuración le permite modificar algunos de los comportamientos predeterminados de Keep.
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Ahí lo tiene: todo lo que necesita para ponerse en marcha con Keep. Por supuesto, obtendrá el máximo valor si usa la aplicación web e instala la aplicación móvil en su teléfono o tableta para así poder tomar notas y acceder a ellas dondequiera que esté.