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Trello añade nuevas funciones de administración empresarial

[22/03/2019] Trello ha añadido una variedad de nuevas funciones de seguridad y administración para ayudar a las grandes organizaciones a gestionar la aplicación de gestión de tareas en múltiples equipos, incluyendo nuevas configuraciones de privacidad para evitar que los usuarios compartan información confidencial en foros públicos.

La actualización de Trello Enterprise es la mayor desde el lanzamiento del servicio en el 2015, señaló su fundador, Michael Pryor, y sigue la creciente demanda de la aplicación entre las grandes empresas.

Mientras que algunas personas usan la aplicación para propósitos personales, Pryor anotó que alrededor del 70% de los clientes usan Trello para trabajar. Ahora hay 35 millones de usuarios registrados de Trello, y un millón de equipos -una indicación de cuántos están usando la aplicación con fines de colaboración.

"La evolución a lo largo de los años es que los equipos pequeños adoptan Trello, y luego se llega a un punto de saturación donde hay una tonelada de equipos diferentes en una organización que lo utiliza", indicó Pryor, cuya empresa fue adquirida por Atlassian por 425 millones de dólares en el 2017. "Les damos las herramientas que necesitan con Trello Enterprise y vemos este rápido crecimiento en el resto de la organización".

Controles más estrictos en las juntas públicas

Entre las nuevas características se encuentra una nueva configuración de privacidad de la "Organización". Trello ya cuenta con entornos Privados, de Equipo y Públicos, el último de los cuales permite a una empresa destacar una hoja de ruta de producto a sus clientes, por ejemplo. La nueva configuración facilita a los usuarios compartir de forma segura las tablas Trello con sus colegas de toda la organización, ya sean grupos de trabajo diferentes o departamentos como ventas o marketing, sin que la información sea visible al público.

Los "Permisos para toda la organización" en Trello Enterprise también permiten que los administradores anulen las configuraciones individuales del equipo. Otras características añadidas al panel de control de Enterprise Admin incluyen la posibilidad de designar a todos los equipos de la empresa como Privados, así como determinar qué controles pueden establecer los administradores de los equipos en relación con la configuración de la privacidad, la eliminación del panel y las invitaciones.

Además, los administradores de empresas ahora podrán ver todas las juntas públicas que actualmente viven dentro de su organización.

"Nuestro objetivo con estas características es facilitar más que nunca la gestión del uso de Trello en toda la organización[y] en múltiples equipos, cientos o miles de usuarios, con control y seguridad a nivel de administración", señaló Louise Ewing, gerente senior de producto de Trello.

La actualización sigue a los informes de grandes organizaciones, incluidas las Naciones Unidas, que publican inadvertidamente información confidencial, como contraseñas, en tablones públicos que se indexan en el motor de búsqueda de Google.

Pryor dijo que las nuevas características de Trello Enterprise son solo parte de un esfuerzo más amplio para asegurar que los usuarios estén bien informados cuando su información se hace pública.

"De hecho, hemos hecho muchas cosas para que el proceso sea más fluido. Esta [la actualización] es una de esas cosas", indicó Pryor. "También lo dejamos mucho más claro cuando haces público que es público: hay un doble opt-in, hay un banner en el tablero".

Entre las otras actualizaciones que se acaban de anunciar se encuentran la posibilidad de "desactivar masivamente" a los usuarios con múltiples caducidades desde el panel de control de Trello Enterprise, y la posibilidad de filtrar los miembros por el último uso activo. También se pueden imponer restricciones a los sistemas integrados de compartición de archivos de terceros, como Google Drive, OneDrive, Box y DropBox, lo que permite a los clientes exigir que se utilice un proveedor determinado. Trello también anunció el cumplimiento de las normas SOX y SOC2 Tipo 1.

Angela Ashenden, analista principal de CCS Insight, calificó las actualizaciones de "muy significativas" y dijo que "destacan las ambiciones de Trello en el mercado empresarial".

"Las nuevas capacidades de Trello establecen un buen equilibrio entre el mantenimiento del enfoque familiar al que están acostumbrados los administradores de equipos, a la vez que añaden una capa de control y visibilidad que puede ser impuesta por los administradores de la empresa. La granularidad añadida de los controles en general es un gran paso adelante para Trello", anotó el analista.

Ashenden agregó que los anuncios probablemente aumentarán el atractivo de Trello como una solución para toda la compañía, y son probablemente los "primeros de una serie de mejoras y nuevas características que se dirigen a esta audiencia".

Búsqueda de oportunidades de crecimiento empresarial

Junto con las adiciones a su nivel Enterprise, Trello dijo que ha hecho cambios a su servicio gratuito, limitando el número de placas abiertas que un equipo puede usar a 10. Los equipos que requieran acceso a tablas ilimitadas tendrán que pasar a uno de los dos niveles de pago de Trello.

Los cambios en los términos de sus servicios gratuitos indican que Atlassian quiere aumentar los ingresos de Trello atrayendo clientes gratuitos a sus niveles Business Class (9,99 dólares por usuario/mes) y Enterprise (con precios en una escala móvil que comienza en 20,83 dólares por usuario/mes para 20 usuarios y disminuye para despliegues más grandes), y destacan la importancia de atraer a más usuarios empresariales.

"Atlassian tiene un problema con Trello. Es muy popular y tiene la pegajosidad que los gerentes de producto se esfuerzan por lograr", señaló Raúl Castañón Martínez, analista senior de 451 Research. "El desafío para Atlassian es descubrir cómo monetizar su popularidad, y claramente la forma de hacerlo es apuntar al segmento empresarial".

Como aplicación freemium, Trello se ha utilizado normalmente de forma individual o en equipo, el tipo de "adopción viral" que otras herramientas digitales de trabajo como Slack también han conseguido en los últimos años.A medida que la adopción crece, Trello tiene la oportunidad de convertir bolsas de uso en varios departamentos en despliegues a gran escala.

"Uno de los mayores desafíos de las aplicaciones en nube como Trello, que han crecido con la adopción viral, con empleados que las adoptan para ayudar a resolver problemas específicos de productividad del equipo, es que finalmente alcanzan niveles de adopción que atraen la atención de las organizaciones de TI", anotó Ashenden.

"Esto es excelente para el proveedor, ya que le brinda la oportunidad de vender paquetes 'empresariales' mucho más rentables y escalables, y aumentar su tracción y adherencia dentro de estas organizaciones como resultado", añadió.

"Sin embargo, también significa que tienen que pasar de ser herramientas de administración de bajo contacto, que a menudo se construyen como una forma de sortear procesos de TI engorrosos, a requerir un enfoque más centralizado y controlado por políticas, para cumplir con las políticas de cumplimiento centrales de la organización".

La automatización de Butler se pone en marcha tras la adquisición

Trello también anunció que Butler -la aplicación de automatización que adquirió el año pasado por una cantidad no revelada- ha sido ahora integrada en su plataforma y estará disponible para todos los clientes (aunque los suscriptores de Trello Business Class y Enterprise tendrán acceso a más funciones).

Butler se creó en el 2016 como una integración de terceros -conocida como Power-Up- para Trello. Permite a los usuarios establecer reglas sencillas para automatizar procesos repetitivos, como el paso automático de una tarjeta Trello de "Tareas" a "Hacer" en una fecha determinada, o la asignación de una tarjeta a los miembros del equipo tan pronto como se coloca en una lista de "Actividades".

No se requiere codificación: Las acciones se crean utilizando una interfaz de lenguaje simple, lo que permite que cualquier usuario pueda escribir reglas, señaló Trello.

"Para los trabajadores conocedores de la tecnología, ésta puede ser una gran manera de personalizar los flujos de trabajo y agilizar las tareas rutinarias", anotó Jon Arnold, analista principal de J Arnold & Associates.

Ashenden dijo que Butler ofrece a los usuarios herramientas para aumentar y personalizar Trello para que se adapte a su propia forma de trabajar. Esto les permite integrar la herramienta más profundamente en los flujos de trabajo.

"También habla de la creciente adopción de Trello, ayudando a la gente a hacer frente a las tediosas, pero necesarias tareas de gestión que se intensifican a medida que utilizan Trello para más y más actividades", indicó.