Gestión y productividad de las empresas

[11/04/2019] Recientemente, Qimi, una startup peruana para la gestión y productividad de las empresas, ganó el primer puesto en el concurso NextGen Women Entrepreneurs Week 2019 en Suiza y, gracias a ello, va a participar en el próximo Swiss Innovation Forum. Estos galardones los logró porque tiene una propuesta bastante atractiva para las organizaciones: ordenar la casa, pero sin las complicaciones que se generan al implementar un módulo de un gran ERP.

Por supuesto, debido a esta propuesta, Qimi se encuentra dirigida a la empresa que trata de ordenar la gestión de su mantenimiento; es decir, salir de las hojas de cálculo y pasar a un CMMS (computarized maintenance management system) en nube. De hecho, Qimi ya tiene clientes dentro de la industria de la fast food -donde nació el producto-, hoteles, e incluso medios de comunicación. Su objetivo es ambicioso: atender a las 250 mil empresas medianas que existen en América Latina.

La propuesta llamó nuestra atención y por ello conversamos con Paola Mego, CEO de Qimi, quien nos recibió en las instalaciones de UTEC Ventures, la aceleradora que ha cobijado este emprendimiento.

¿Cómo comenzó la empresa?

Yo me encontraba trabajando en una cadena de fast food en Perú y las ventas de esta empresa caían. Una de las razones que identificaron es que las máquinas que tenían para producir los alimentos en tienda fallaban constantemente. Entonces me encargaron analizar el proceso, qué es lo que estaba pasando, y lo que vimos es que el proceso de planificación y resolución de pendientes de mantenimiento era bastante ineficiente.

¿Por qué? Primero porque no tenían visibilidad de qué máquina fallaba, dónde estaban los 'incendios'. Ellos actuaban de manera reactiva y no preventiva, mucho se gestionaba a través de hojas de cálculo y papeles; y esto generaba mucha pérdida de tiempo para la empresa, y al final, de dinero.

Pérdida de tiempo porque el personal de mantenimiento tenía exceso de capacidad, en lugar de tener cinco técnicos se tenía el doble. Al vivir en este caos, en este mundo de emergencia, los precios que pagas por reparar esos problemas terminan siendo inflados, porque siempre una emergencia va a ser más cara que un servicio planificado.

Esta empresa necesitaba una solución rápida para corregir el problema, y lo que hicimos fue desarrollar una solución para ellos. Si bien yo trabajaba dentro de la empresa, le ofrecí a mi jefa que un equipo mío podía ayudarlos a crear esta solución y así empezamos.

Esta empresa nos ayudó a financiar el desarrollo del producto y una vez que ya tuvimos un producto bastante armado, es que vimos la posibilidad recién de escalarlo para la misma industria y para otras industrias; es decir, convertirlo en un producto que sea moldeable para diferentes tipos de empresas en diferentes tipos de industrias.

Luego de renunciar a la firma en julio del año pasado, ingresamos a UTEC Ventures en octubre. Y UTEC Ventures en lo primero en lo que nos ha ayudado es darnos una metodología, estructura y mentoría para hacer este cambio de tener un solo cliente a tener más clientes, y enseñarnos cuál es la mejor manera de ir escalando el producto.

¿Qué hace el producto?

El producto es un sistema de gestión de mantenimiento y de activos. Lo que hace es, primero, consolidar toda la información en una sola plataforma que está en la nube.

El gestor de mantenimiento normalmente tiene que administrar personas, equipos, proveedores y repuestos; entonces, toda esa información la consolidamos. Al estar en la nube le da visibilidad y trazabilidad al gestor de mantenimiento para que sepa en tiempo real lo que está pasando en la operación. Él ahora puede crear un pendiente, monitorearlo desde el celular o desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet y conectarse con sus proveedores y técnicos.

Lo segundo es que cuando ya tienes visibilidad y trazabilidad, empiezas a generar datos y con esos datos se pueden comenzar a tomar decisiones proactivas de mantenimiento, más planificadas y en base a datos y a KPIs, ya no en base a temas empíricos. Eso ayuda a las empresas a aumentar la productividad tanto de su personal como de su operación.

Gracias al sistema puedo saber quiénes son los proveedores que me cumplen, los que no me cumplen, quiénes son los técnicos más productivos, si tengo tarifas que se puedan negociar. Entonces, tengo datos como para hacer benchmarks internos en la propia empresa y tomar decisiones que al final generen ahorros a la empresa.

¿De dónde proviene la información con la que trabaja el sistema?

Por ejemplo, con respecto a los activos se alimenta una sola vez, el plan de mantenimiento preventivo se alimenta una sola vez, y desde ahí se va actualizando desde la plataforma. En estos momentos trabajamos con empresas que usan el sistema para tener el control operativo de sus activos, el control contable todavía lo tienen en otro sistema -un ERP-; existen conexiones, pero muy simples y estamos trabajando en integrar nuestro sistema con otros sistemas, como los ERP de SAP u Oracle.

¿Utilizan sensores para la visibilidad?

No necesariamente. Los sensores los vemos como una oportunidad para las empresas de alta complejidad, pero hay sectores que tienen mantenimientos más simples, los que están pasando recién de una hoja de cálculo a un sistema.

¿Es en tiempo real?

Es en tiempo real porque identifico un problema en un equipo y le puedo tomar una foto al problema y subirla, entonces se sabe en tiempo real qué es lo que está pasando en una tienda que está lejos. Y cuando el técnico de mantenimiento atiende el problema pone 'atendido', y el gestor ya sabe que esos pendientes se cerraron. A eso nos referimos con tiempo real, no es mantenimiento predictivo sino correctivo y preventivo, y por tanto está enfocado en las empresas que viven en el correctivo o en el preventivo.

Después, más adelante, podríamos llegar al predictivo, pero creemos que hay una buena cantidad de empresas que aún se encuentran lejos del predictivo y de invertir en IoT o en sensores.

Entonces ¿ésta es la diferencia con un módulo de un ERP grande?

Exacto. Por ejemplo, un módulo de un ERP grande tiene muchas funcionalidades que las empresas no necesariamente necesitan y, por ende, implican un costo y tiempo de implementación muy grandes. Hay empresas que viven en un desorden y que necesitan actuar rápido y que no pueden invertir 100 mil dólares para ver si funciona. Una de las ventajas que tiene Qimi es que la implementación es muy rápida, en dos semanas podemos tener implementada toda la información de la empresa, todo web.

Esa rapidez en la implementación permite que puedan 'subirse al coche' rápido y después ir afinando la información. Si no tienes inventarios de tus equipos puedes subir los datos en términos generales, e ir generando datos de qué es lo que más falla en esas categorías y después cuando ya sabes dónde están tus principales fallas puedes ir abriendo la información.

¿Cuáles considera que han sido sus logros hasta el momento?

Lo primero es ingresar a UTEC. UTEC es un programa de aceleración bastante riguroso al que postulan muchas empresas. A través de ellos logramos dos cosas. Primero, tener más clientes, pasar de un cliente a varios, gracias al apoyo y la mentoría de UTEC. Además, las conexiones nos han ayudado a crearnos un nombre y generar confiabilidad y credibilidad, y exposición de nuestro producto.

Y segundo, nos permitieron contactarnos con Swiss Contact, que organizó en Suiza un concurso para emprendedoras en el que participaron 20 startups y en el cual obtuvimos el primer lugar.

Jose Antonio Trujillo, CIO Perú