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Reportajes y análisis

Las mejores aplicaciones Android para la colaboración en equipo

[09/05/2019] Trabajar juntos ya no es lo que solía ser.

Hoy en día, no tiene que estar en la misma sala de conferencias -o, ni siquiera en la misma zona horaria- para trabajar codo con codo con sus compañeros de trabajo. Gracias a la variedad de herramientas de colaboración de primera clase para nuestros dispositivos siempre conectados, puede editar, organizar y comunicarse con cualquier persona como si estuviera sentado junto a ellos, sin importar dónde se encuentre su forma corporal.

Y ni siquiera tiene que estar encaramado en una computadora para que eso sea verdad: Con el conjunto adecuado de aplicaciones Android, puede poner el poder de la colaboración en su bolsillo, listo para entrar en acción en cualquier momento y lugar.

Estas son las mejores aplicaciones Android para una colaboración eficaz y eficiente, desglosadas por lo que le ayudarán a hacer.

Colaborar en la redacción de documentos

Google Docs o Microsoft Word:Durante años, Microsoft descuidó Android, con ofertas de aplicaciones que iban desde "apenas utilizables" hasta "totalmente inexistentes". Incluso en el 2017, cuando la empresa comenzó a tomar en serio Office para Android, la función de colaboración en tiempo real del software era terriblemente torpe e incoherente.

En el 2019, todo eso es historia. Microsoft Word en Android es ahora un placer de usar -y su sistema de edición multiusuario es lo más suave posible, con cambios en tiempo real y comentarios en línea totalmente funcionales en múltiples plataformas.

Esto le da la razón a Google, cuyo procesador de textos Docs siempre ha destacado en la colaboración, y sigue siendo un ejemplo brillante de la simple compatibilidad con múltiples usuarios.

Invitar a otros a colaborar en Google Docs (izquierda) y Microsoft Word (derecha).
Aplicaciones colaboración Android, Google Docs, Microsoft Word

La única pregunta real es qué aplicación prefiere y qué ecosistema tiene más sentido para sus necesidades profesionales.

Docs es gratuito para uso individual, con planes para toda la compañía a partir de 5 dólares/usuario/mes. Word es igualmente gratuito para uso individual, aunque con algunas restricciones importantes, como el acceso de solo lectura en dispositivos de pantalla grande. Sus planes con todas las características son de 70 dólares/año y más para individuos, o 5 dólares/usuario/mes y más para empresas.

Colaborar en correos electrónicos

Spark: El correo electrónico es un área en la que a menudo se necesita la colaboración de un equipo y, sin embargo, el proceso se ha mantenido torpe, ineficiente y prácticamente inalterado a lo largo del tiempo. Piensa en ello: Cuando necesita recibir la opinión de un compañero de trabajo en un correo electrónico que ha recibido o pedirle que intervenga en una respuesta, ¿qué debe hacer? Lo más probable es que le reenvíe el mensaje de alguna manera, ya sea directamente o a través de algún servicio secundario, y luego intercambie mensajes de un lado a otro o trabaje en la edición de alguna otra aplicación hasta que todo esté listo para ser pegado de nuevo.

La compañía detrás de Spark pensó que tenía que haber una mejor manera -y seguro que la encontraron. La aplicación Spark hace que sea lo más sencillo posible chatear con colegas sobre un correo electrónico, justo al lado de ese correo electrónico (¡imagínelo!). Para ello, le ofrece un sistema de chat privado e interno que vive dentro de su bandeja de entrada: Solo tiene que mencionar a un miembro del equipo en el área de chat asociada a cualquier mensaje y podrá comunicarse con él sobre el correo electrónico, intercambiar archivos relacionados, asignar tareas y fechas de vencimiento, e incluso trabajar juntos en una respuesta en ese mismo momento.

Spark hace que sea fácil chatear con colegas en privado junto con un correo electrónico, a la izquierda, y colaborar en una respuesta, a la derecha.
Aplicaciones colaboración Android, Sparl

La aplicación Android de Spark también está muy bien diseñada y está repleta de funciones útiles y opciones de personalización. La única desventaja real es que fuera del dominio móvil, Spark está disponible en la actualidad solo para macOS -aún no hay una versión para Windows o web-, lo que significa que sus opciones de coherencia entre plataformas son molestosamente limitadas (aunque siempre puedes usar la aplicación Android en un Chromebook, si estás en una organización que abraza Chrome OS).

Spark es gratuito para uso individual con funciones de colaboración limitadas. Para la versión completa del equipo, cuesta 96 dólares por usuario y año.

Colaborar en notas

Evernote:Cuando se trata de colaboración de notas, Evernote tiene una pierna cincelada en la competencia. La aplicación Evernote Android hace que sea fácil compartir notas con cualquier persona, y controlar exactamente el nivel de acceso que se les concede: ver, editar, o editar e invitar a otros colaboradores. Incluso puede optar por compartir portátiles enteros con otros usuarios si lo desea.

Evernote no tiene edición multiusuario en tiempo real; en cambio, cuando otro usuario está editando activamente una nota, la aplicación le advertirá que no la abra para evitar conflictos de edición cruzada. Sin embargo, si está mirando una nota mientras la edita otra persona, verá que sus cambios aparecen en la pantalla en cuestión de segundos.

Evernote hace que sea fácil añadir colaboradores, aunque solo una persona puede editar una nota a la vez.
Aplicaciones colaboración Android, Evernote

La desventaja es que cualquier persona con la que comparta una nota necesitará su propia cuenta Evernote para poder editarla; algo que, a diferencia de lo que ocurre con una cuenta de Google o incluso de Microsoft, está lejos de ser un hecho. Pero si está utilizando Evernote en todo su equipo de trabajo, eso no debería ser un problema. (Y la aplicación tiene la opción de crear un enlace de solo lectura para compartir, que no requiere una cuenta para ver.)

Tenga en cuenta las opciones avanzadas de formato de texto de Evernote y la facilidad con la que le permite agregar archivos, correos electrónicos y páginas web a sus notas, y tiene una base sólida para la colaboración de notas.

El nivel básico de servicio de Evernote, que carece de acceso fuera de línea desde Android y le limita a un total de dos dispositivos por cuenta y 60MB al mes para las cargas relacionadas con las notas, es gratuito. Para los trabajos completos, tendrá que pagar 8 dólares/mes por un usuario individual, o 15 dólares/usuario/mes por una suscripción a nivel de negocio.

Colaborar en proyectos

Trello: ¿Necesita trabajar con otros en la organización de ideas y el seguimiento del progreso de los proyectos? Trello es la aplicación Android para usted.

Trello le ofrece un lienzo sencillo pero lleno de funciones para mantener los proyectos en orden: Solo tiene que crear un foro para cada proyecto o área de interés, y luego crear una serie de listas dentro de cada foro. Las listas se llenan de tarjetas: elementos individuales que contienen texto, archivos, fotos, etc.

Cada tarjeta contiene su propio flujo de comentarios para que los compañeros de trabajo dejen sus pensamientos e ideas, y cada tarjeta, así como el tablero en general, tiene un registro detallado de actividades que enumera todos los comentarios, adiciones, ediciones e invitaciones en un solo lugar.

Trello proporciona flujos de comentarios en cada tarjeta, y le permite añadir más colaboradores con un par de toques rápidos.
Apliacaciones colaboración Android, Trello

Añadir nuevos usuarios es tan fácil como tocar la opción "Miembros" en el menú principal de la aplicación. Allí, puede invitar a cualquiera a ver su foro -con o sin su propia cuenta Trello- y a unirse a usted en la edición del mismo, siempre y cuando tenga una cuenta con el servicio (o esté dispuesto a suscribirse a uno). También puede crear un enlace para compartir que permitirá a cualquiera ver su proyecto sin necesidad de tener una cuenta o invitación.

A partir del 2019, Trello también tiene una poderosa forma de automatización que está incorporada en todas las cuentas -una característica llamada Butler que le permite configurar todo tipo de reglas avanzadas del tipo "si esto, entonces eso" para organizar sus tableros, actualizar tarjetas y comunicarse con los miembros del equipo cuando se producen ciertos desencadenantes. Los desencadenantes pueden ser cualquier cosa, desde la llegada de un día y hora en particular hasta el movimiento de una tarjeta de una lista a otra, o incluso la publicación de un comentario que incluya una palabra o frase específica.

Tiene que ir a la página web de Trello o a la aplicación de escritorio para configurar sus reglas de Butler a partir de ahora, pero una vez que estén establecidas, las verás funcionando también dentro de la aplicación Android.

Trello es gratis, con suscripciones opcionales de cinco dólares al mes y planes de negocios que desbloquean características adicionales como archivos adjuntos más grandes, capacidades de administración e integraciones ilimitadas con otras aplicaciones de negocios.

Chatee con su equipo

Slack: Slack se ha convertido en el servicio de comunicación de facto para las empresas y los equipos, y con razón: La aplicación proporciona un sistema potente, fiable y fácil de usar para mantenerse en contacto con los colegas de casi cualquier forma imaginable.

Slack le ofrece una combinación de canales -foros temáticos específicos para miembros específicos de su equipo- y capacidades de mensajería directa privada para mantenerse en contacto con compañeros de trabajo individuales. Dispone de notificaciones personalizables para que pueda recibir alertas de actividad con la frecuencia que desee, con opciones para notificaciones específicas de palabras clave, así como alertas de actividad en todo el canal y pings para mensajes y menciones directas.

Slack sobresale en ambas charlas de grupo, izquierda; y tipos de comunicación más personales, derecha.
Aplicaciones colaboración Android, Trello

Con integraciones orientadas a la productividad para todo, desde Google Drive y Calendar hasta Salesforce, Zendesk, Evernote y Trello, Slack está diseñado para servir como sistema nervioso central para toda su comunicación orientada al trabajo. Es gratis con el conjunto más básico de funciones (y algunos límites estrictos tanto en almacenamiento como en integraciones) o 8 dólares/usuario/mes. y hasta para uso ilimitado junto con funciones avanzadas como acceso de invitados y videollamadas grupales.

Comparta archivos sin problemas

Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive:Slack, Trello y Evernote incluyen sus propias funciones integradas para compartir archivos, pero cuando el acceso colectivo a los archivos es una parte frecuente del flujo de trabajo de su equipo, tener una carpeta común dedicada puede hacer su vida más fácil.

Las buenas noticias: Tiene muchas opciones sólidas. Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive tienen funciones sencillas para compartir archivos individuales o carpetas enteras desde sus respectivas aplicaciones Android. Puede crear vínculos compartibles que permitan a cualquiera descargar los datos en cuestión, o puede compartirlos directamente con otros usuarios registrados para que puedan acceder a los datos y cargar sus propias adiciones. Con el software de la compañía respectiva en su lugar, puede incluso hacer que una carpeta compartida se vea, y actuar como una carpeta local regular en su computadora de escritorio para transferencias rápidas de arrastrar y soltar.

Compartir una carpeta con alguien en Google Drive, a la izquierda, y Microsoft OneDrive, a la derecha.
Aplicaciones colaboración Android, Trello

Dropbox proporciona 2GB de espacio de forma gratuita; Google Drive le ofrece 15GB de almacenamiento gratuito que se comparte en todos los servicios de Google (incluidos Gmail y Google Photos); y OneDrive te ofrece 5GB de almacenamiento en su nivel gratuito. Los tres servicios ofrecen opciones para pagar por espacio adicional y otras características avanzadas, con planes a nivel de negocio disponibles también.

Coordine sus calendarios

Google Calendar o Microsoft Outlook: Tanto Google Calendar como Microsoft Outlook realizan una encomiable labor de compatibilidad con calendarios compartidos para la coordinación de colegas. La principal diferencia es el ecosistema asociado a cada aplicación, y también el hecho de que el servicio de Microsoft viene incluido como parte de su aplicación de correo electrónico más amplia.

Básicamente, si ya está utilizando aplicaciones de Microsoft -especialmente Outlook-, es probable que el uso de Outlook para calendarios compartidos tenga sentido. De lo contrario, probablemente sea mejor utilizar el servicio de calendario autónomo de Google.

Ambas aplicaciones son de uso gratuito, con opciones para actualizar a planes de nivel empresarial. (Consulte los precios para empresas de Google G Suite y Microsoft Office 365).

Trabajar juntos en whiteboards

LiveBoard Interactive Whiteboard:Por más cliché que suene, a veces una imagen vale más que mil palabras. (O al menos un par de cientos.) La próxima vez que necesite una superficie visual compartida para la colaboración a larga distancia, LiveBoard Interactive Whiteboard es la aplicación que debe probar.

LiveBoard, como su nombre indica, pone una superficie de pizarra en blanco en su pantalla. Usted envía un enlace privado a quien quiera invitar, y -ya sea desde un dispositivo móvil o un navegador web de escritorio- podrán ver e interactuar con su placa virtual en tiempo real.

LiveBoard tiene todo tipo de herramientas para la colaboración en forma de pizarra blanca.
Aplicaciones colaboración Android, LiveBoard Interactive Whiteboard

Juntos, pueden crear diagramas, esbozar ideas, y marcar y anotar imágenes. LiveBoard hace que sea fácil exportar y guardar tus placas cuando termines, y su uso es completamente gratuito.

Comparta la pantalla de su smartphone

Inkwire:Quizá necesite algo más que una pizarra. Tal vez quiera que un colega vea exactamente lo que está viendo en su propia pantalla, algo dentro de una aplicación, en la web o en cualquier otro caso.

Ingrese a Inkwire: La aplicación gratuita le permite generar un código de un solo uso que envía a otra persona. Una vez que esa persona instala la aplicación e introduce el código, verá una vista en vivo de la pantalla de su smartphone en su propio dispositivo. Solo puede controlar su teléfono, pero su observador remoto puede dibujar en su pantalla (como si estuvieran usando un puntero láser) y chatear con usted a través de la voz al mismo tiempo.

Compartir una vista en vivo de su pantalla es tan sencillo con la ayuda de Inkwire.
Aplicaciones colaboración Android, Inkwire

Ah....colaboración moderna. Con herramientas como estas, nunca tendrá que dejar su silla favorita de nuevo(*).

* Pero por favor, hágalo, al menos de vez en cuando. ¿Ok?

Esta historia fue publicada originalmente en febrero del 2018 y actualizada en mayo del 2019.