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Gestione sus tareas con estas aplicaciones

[15/05/2019] Mantener los proyectos en marcha es algo con lo que muchas organizaciones luchan. El año pasado, un estudio del Project Management Institute demostró que, en promedio, las organizaciones desperdician el 9,9% de cada dólar debido al "bajo desempeño del proyecto", mientras que el 43% de los proyectos no se completan dentro del presupuesto y casi la mitad (48%) no se completan a tiempo.

Desde una perspectiva individual y de equipo, el objetivo de las aplicaciones de administración de tareas es aumentar la productividad a través de una mayor visibilidad en el trabajo. Los analistas de Gartner pronostican que, para el 2022, el 70% de las organizaciones que utilizan sistemas de gestión de trabajo colaborativo reportarán que sus equipos tienen "un rendimiento significativamente mejor".

Significa liberar a los empleados para que se centren en lo que es importante. "Estas herramientas les da la posibilidad a los usuarios de crear procesos de flujo de trabajo que les permitan dedicar más tiempo al trabajo, que a hablar sobre el trabajo pendiente", afirmó Margo Visitacion, vicepresidenta y analista principal de Forrester.

¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?

El software de administración de tareas, también conocido como administración de trabajo colaborativo y plataformas de coordinación de trabajo, tiene una variedad de usos. Estos van desde listas de tareas personales hasta proyectos ad-hoc con equipos pequeños, abarcando hasta proyectos grandes y complejos que involucran a numerosas partes interesadas, como el lanzamiento de un nuevo producto que afecta a numerosas áreas comerciales.

"Estas soluciones les permiten a las compañías, especialmente a las pequeñas o medianas, estructurar los procesos que cambian con frecuencia, quizás a diario", afirmó Larry Cannell, director de investigación de Gartner.

En comparación con las sofisticadas herramientas de gestión de portafolios de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés), las aplicaciones de gestión de tareas tienen una curva de aprendizaje más suave, y tienden a ser más accesibles para todo tipo de empleados, no solo para los gerentes de proyectos capacitados.

Al mismo tiempo, las aplicaciones de administración de tareas colaborativas ofrecen más funcionalidad que las aplicaciones básicas de la lista de tareas. "Estas soluciones a menudo se consideran herramientas livianas de administración de proyectos, pero esto reduce sus oportunidades de ser bases sólidas de aplicaciones", afirmó Cannell.

Las funciones comunes de las herramientas de gestión del trabajo incluyen:

  • Una interfaz visual, que incluye tableros de estilo Kanban, diagramas de Gantt y más
  • Programación y asignación de tareas
  • Un calendario
  • Notificaciones y alertas
  • Comentarios de usuarios y @mentions
  • Automatización del flujo de trabajo
  • Analítica y reportes
  • Compartición de archivos y archivos adjuntos
  • Aplicaciones web, desktop y móviles.

Por lo general, existe un fuerte enfoque en la colaboración en equipo para coordinar proyectos. Además de las capacidades sociales dentro de las aplicaciones, las integraciones con herramientas de terceros son comunes, incluyendo correo electrónico, o las aplicaciones de colaboración por chat en el molde de Slack, y Microsoft Teams.

"Las capacidades de colaboración les permiten a los miembros del equipo y a los colaboradores externos evaluar las actividades para proporcionar un contexto adicional al trabajo que se está realizando, afirmó Visitacion.

Un mercado en crecimiento

Existe una gama de proveedores que operan en este espacio. Un informe reciente de Forrester sobre herramientas de gestión de trabajo colaborativo para la empresa, realizado por Visitacion, posicionó a Wrike, Asana y a Smartsheet como líderes en el mercado. Trello, adquirida por Atlassian por cuatrocientos veinticinco millones de dólares en el 2017, es otra herramienta popular que cuenta con treinta y cinco millones de usuarios registrados y un millón de equipos.

Para llenar un vacío en su portafolio de Office 365, Microsoft también entró en esta competencia introduciendo a Planner. Otros en el mercado incluyen Airtable, monday.com y Workfront, mientras que el proveedor de PPM, Planview, agregó capacidades de gestión de tareas de colaboración tras la adquisición de Projectplace en el 2014.

La demanda de este tipo de herramientas está en aumento. Según un informe reciente de MarketsandMarkets, se espera que el gasto global en aplicaciones de gestión de tareas aumente de dos mil doscientos setenta millones en el 2018, a cuatro mil trescientos treinta y tres millones para el 2023.

El informe de MarketsandMarkets afirma que existe mucho interés por parte de los equipos de marketing empresarial que requieren una herramienta flexible para administrar múltiples proyectos y compartir contenido. Varios proveedores -como Wrike y Asana- han creado soluciones de productos adaptadas a este rol específico de trabajo. Pero una de las fortalezas de las aplicaciones de administración de tareas es la flexibilidad. Esto significa que tales aplicaciones se adaptan a una variedad de roles de trabajo, desde ingeniería e informática a RRHH y ventas, y se pueden adaptar fácilmente a más roles de nicho (como los productores de música). Las personas también usan algunas de estas aplicaciones para administrar sus vidas personales: en la planificación de vacaciones o bodas, por ejemplo.

Adopción viral

En los últimos años, al igual que Slack, Dropbox y otras herramientas de la nube que se han hecho populares en la industria, las aplicaciones de administración de tareas generalmente ingresan al lugar de trabajo equipo por equipo y se propagan desde allí.

"La forma principal, en la que la mayoría de las herramientas de gestión de trabajo colaborativo (CWM, por sus siglas en inglés) se incorpora a una empresa, es a través de descargas de prueba que se integran en el uso en equipo", afirmó Visitacion. "A medida que los equipos descubren valor, el uso se expande de forma viral en toda la organización".

En algunos casos (Trello y Asana, por ejemplo), las aplicaciones de administración de tareas están disponibles bajo los modelos de pago "freemium", lo que atrae a los usuarios con versiones gratuitas limitadas, y ofrece más funciones con planes pagados. Este enfoque ha hecho que las herramientas sean populares entre las pequeñas empresas y las nuevas empresas, así como dentro de los pequeños bolsillos de las empresas más grandes.

Los proveedores de software de administración de tareas también están enfocados en desarrollar funciones que atraigan a los equipos de TI en grandes organizaciones empresariales. Esto significa agregar herramientas de seguridad y administración requeridas por TI, así como el cumplimiento de ciertas regulaciones de protección de datos.

Si bien la adopción de equipos pequeños sigue "superando de lejos" los acuerdos empresariales, afirmó Visitacion, a medida que las empresas buscan nuevas formas de aumentar la productividad, las implementaciones a gran escala son cada vez más frecuentes.

Al igual que con muchas tecnologías de colaboración, la principal barrera para un despliegue más amplio de aplicaciones de administración de tareas es el simple conocimiento de lo que pueden hacer las herramientas, señaló Cannell. "Muchas personas no entienden cómo sus hábitos de trabajo actuales, y la forma en que organizan el trabajo en equipo, inhiben la productividad", afirmó. "Por ejemplo, están satisfechos con tener a alguien encargado de organizar, en una hoja de cálculo de Excel, tareas y elementos de trabajo, sin ser capaces de imaginar ningún enfoque distinto".

Sin embargo, una vez que los usuarios experimentan el software de primera mano, reconocen su valor. "Existe una enorme cantidad de oportunidades para estas soluciones", afirma Cannell.

5 aplicaciones de gestión de tareas para revisar

Aquí hay cinco de las opciones de administración de tareas más populares disponibles en la actualidad. Haga clic en sus nombres para encontrar información detallada sobre las herramientas, incluyendo cómo funcionan, qué funciones ofrecen, cuánto cuestan y hacia dónde se dirigen sus empresas.

Asana: Creada en el 2008 por el cofundador de Facebook, Dustin Moskovitz, y el ingeniero de software, Justin Rosenstein, Asana pretende simplificar el seguimiento de las actividades laborales, reduciendo la necesidad de usar correo electrónico u organizar reuniones innecesarias, o hacer todo ese "trabajo por el trabajo", como lo llama Asana.

Microsoft Planner: La gestión de tareas de Microsoft tiene una gran ventaja sobre los rivales: se incluye en la suite Office 365, lo que le permite ingresar fácilmente a la empresa. En términos de complejidad y capacidades, la aplicación Planner, que está orientada a lo visual, se ubica entre la aplicación Project más profunda de Microsoft y la aplicación de la lista de tareas pendientes.

Smartsheet: Smartsheet es una herramienta de gestión de trabajo intuitiva y personalizable, diseñada para ser utilizada por una amplia gama de empleados. Se basa en una interfaz de hoja de cálculo mejorada, que incorpora funciones de colaboración, intercambio de documentos y visualización, así como integración con otras herramientas de productividad.

Trello: Propiedad de Atlassian, proveedor de software de gestión y desarrollo de proyectos, Trello es quizás la aplicación de gestión de tareas más conocida. También es una de las más accesibles, con una interfaz sencilla y tableros al estilo Kanban para visualizar flujos de trabajo.

Wrike: Esta herramienta está diseñada para ser una plataforma de gestión y coordinación adaptable a una amplia gama de trabajos digitales. El CEO, Andrew Filev, afirma que Wrike está dirigido a todos los tipos de trabajadores del conocimiento, desde el nivel de ingreso hasta la C-Suite, y admite tareas complejas y usos comparativamente más ligeros.