Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Todo sobre la gestión del portafolio de proyectos

[21/05/2019] La gestión del portafolio de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) es un proceso de alineación estratégica mediante el cual los proyectos de una organización se evalúan para identificar el propósito, el ajuste y los beneficios en relación con los objetivos de la empresa.

Luego, los proyectos se pueden agrupar en programas basados en relevancia y similitudes. Todos los programas y sus respectivos proyectos deben estar incluidos en una estrategia de portafolio realizada por la oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) para cumplir con los objetivos generales de la empresa. Como tal, PPM no es solo un proceso para alinear proyectos con estrategia, sino también para alinear políticas y procesos de proyectos con objetivos organizacionales.

Los beneficios de la gestión del portafolio de proyectos

La gestión del portafolio de proyectos ejecutada con cuidado permite a las organizaciones alcanzar mayores tasas de éxito y rendimiento porque los proyectos, programas y portafolios se alinean con los objetivos a medio y largo plazo. Otros beneficios de PPM incluyen los siguientes:

  • Claridad de propósito y pensamiento global. Con PPM, los profesionales de proyectos, programas y portafolios no solo pueden ejecutar a un nivel detallado, sino que también pueden entender y visualizar cómo la gestión de proyectos, programas y portafolios se relacionan con la visión y la misión de una organización. PPM fomenta el pensamiento global al vincular cada hito y tarea del proyecto con los objetivos más amplios de la organización.
  • Mejora de la capacidad de planificación y gestión de recursos. La planificación de la capacidad y la gestión eficaz de los recursos dependen en gran medida de la forma en que su PMO ejecuta su estrategia y vincula el uso de los recursos a los objetivos de toda la empresa. No es ningún secreto que el desperdicio de recursos es uno de los problemas más grandes que enfrentan las empresas cuando se trata de la cuando se trata de la ampliación del alcance. El PPM reduce las posibilidades de desperdicio de recursos al garantizar que estos se asignen en función de la prioridad, y que estén siendo secuenciados efectivamente y se aprovechen de manera inteligente para cumplir con los objetivos previstos.
  • Mayores grados de productividad. Las PMOs que les comunican a los equipos de proyecto y otras partes interesadas como los empleados, por qué y cómo las tareas del proyecto son vitales para crear valor, aumentan la probabilidad de un mayor grado de productividad. Los empleados que entienden su papel para alcanzar metas más grandes tienen más probabilidades de trabajar más y prestar atención a la calidad de sus entregables.
  • Mayor agilidad. El proceso de alinear las actividades del proyecto y programa con la estrategia ayuda a las empresas a ser más ágiles, facilitando la gestión del cambio y la adaptación a medida que surgen oportunidades y obstáculos.
  • Mejora del ROI. A medida que PPM ayuda a lograr claridad en torno a objetivos más amplios de la empresa, mejora la administración de recursos y aumenta la productividad y agilidad de la organización, puede generar mayores ganancias y mejorar el retorno de la inversión (ROI) de cualquier proyecto. Con PPM, es más probable que la inversión en proyectos rinda frutos y haga que las empresas estén en mejor situación para el futuro.

Proceso de gestión del portafolio de proyectos

Para tener éxito con PPM, las PMOs deben desarrollar e implementar un proceso para ayudar a garantizar que todo salga bien y como se espera. Aquí hay algunos pasos clave que deben incluirse en el proceso de PPM.

  1. Identificar todos los proyectos existentes y potenciales. Sin un inventario completo de todos los proyectos actuales y proyectados de la compañía, puede ser prácticamente imposible establecer una estrategia de PPM exitosa. Este es el primer paso para desarrollar una gestión eficaz del portafolio de proyectos y lograr el mejor retorno de la inversión.
  2. Determinar cómo cada proyecto afectará la estrategia de la empresa. Cada proyecto debe proporcionar un valor claro e innegable para promover la estrategia de la empresa de medio a largo plazo. Este valor debe ser bastante fácil de rastrear, documentar y comunicar a todas las partes interesadas.
  3. Priorizar cada proyecto. Una vez que se haya verificado el valor de los proyectos, la PMO debe priorizar qué proyectos deben ejecutarse, en qué orden y por qué. El porqué es una pregunta crucial. No entender por qué un proyecto es una prioridad sobre otros puede ser costoso si la secuenciación está desactivada.
  4. Asignar recursos. Una vez que los proyectos han sido seleccionados y priorizados, los recursos deben ser asignados y administrados. La asignación reduce las posibilidades de superposición de recursos, sobrecarga y posibles desperdicios. Muy pocas empresas, si las hay, pueden costear recursos desperdiciados. Asegúrese de identificar con cuidado y con precisión todos los recursos disponibles, y asignar cada uno de manera que no se produzcan sobrecargas y posibles conflictos.
  5. Ajustar la estrategia del proyecto según sea necesario. Debido a que el cambio es constante, es importante revisar los objetivos de la compañía, cada proyecto dentro de cada programa y todos los recursos disponibles para asegurar que se mantenga todo alineado con la estrategia. Invertir buen dinero y recursos en proyectos no relevantes es una consecuencia desafortunada de no revisar y ajustar los cambios en la estrategia. Esto puede ser costoso de muchas maneras.

Mejores prácticas de PPM

Las mejores prácticas no solo pueden aumentar la probabilidad de éxito de PPM, sino que también ofrecen a las empresas garantías sobre el valor de cada proyecto al intentar identificar los proyectos que se deben emprender. Estas son algunas de las mejores prácticas clave para llevar a cabo una PPM correctamente.

  • Identificar y solicitar la participación de todos los interesados potenciales. Desde el equipo de liderazgo hasta los empleados de primera línea, la participación plena es vital para garantizar que se hayan cubierto todos los ángulos. Muchas veces, algunas partes interesadas clave que se pasaron por alto podrían haber ahorrado tiempo, frustración y desperdicio de recursos a las empresas.
  • Ralentizar las cosas. La planificación para el éxito toma tiempo. Disminuir la velocidad al principio para asegurar que todas las bases estén cubiertas no es un enfoque popular muy a menudo, pero contribuye en gran medida a reducir el estrés, el desperdicio y el fracaso parcial o total en el futuro.
  • Identificar los mejores métodos, técnicas, tecnologías y recursos. Recurra a expertos dentro y fuera de su organización para ayudar a desarrollar y poner en práctica los mejores métodos, técnicas, tecnologías y recursos necesarios para aumentar sus posibilidades de éxito. Reconozca las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de su empresa mediante un análisis FODA.
  • Documentar todo. La documentación cuidadosa y completa ahorra malentendidos y la mala interpretación. Las PMOs, las partes interesadas, líderes y patrocinadores tienen demasiadas cosas que hacer en los mejores días, y esto hace que sea vital que todo esté cuidadosamente documentado. Deben documentarse los objetivos de la empresa, cómo los programas y proyectos se alinean con los objetivos, la planificación de la capacidad, la asignación de recursos y todo lo que sigue.
  • Comunicar todo a tiempo. No hay beneficio en tener un plan o documentar todo si nadie lo conoce. Tampoco hay ningún beneficio en comunicar información a las personas equivocadas, o no hacerlo a tiempo. Asegúrese de comunicar la información necesaria a las partes interesadas correctas de manera oportuna.

Frameworks clave de PPM

Los frameworks pueden tener un impacto positivo en la estrategia y ejecución de PPM. Los frameworks populares de PPM incluyen los siguientes:

* Las organizaciones de todo el mundo están reconociendo y adoptando un enfoque Agile para PPM y para las funciones empresariales de la compañía en su conjunto. Según Accenture, algunos de los beneficios de Agile PPM son:

  1. Una organización más comprometida y efectiva en torno a las corrientes de valor.
  2. La capacidad de seleccionar las iniciativas correctas, basadas en un pronóstico continuo.
  3. La capacidad de crear y mantener una supervisión significativa.
  4. Mayor grado de transparencia de los elementos de trabajo y recursos.
  5. La capacidad de dirigir continuamente el valor y las métricas en incrementos más pequeños.

* Desarrollado en los EE.UU., Prince2 (Proyectos en un entorno controlado) se centra en casos de negocios en lugar de proyectos. Prince2 funciona bien en compañías con una PMO definida y donde existe un enfoque en dividir un proyecto en etapas que sean más manejables y controlables. Este framework puede utilizarse en cualquier nivel, y se emplea con mayor frecuencia en organizaciones más grandes. Prince2 se considera fácil de aprender y usar, incluso para aquellos con experiencia limitada.

* El Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos (PMBOK), desarrollado por el Project Management Institute (PMI), se considera el estándar de oro para los gerentes de proyectos. PMBOK adopta un enfoque basado en el conocimiento que depende en gran medida de la experiencia y el conocimiento del gerente del proyecto. Se centra principalmente en la documentación y funciona bien si su organización prefiere dejar la mayor parte de la toma de decisiones a los profesionales capacitados dentro de la PMO.

Software de gestión del portafolio de proyectos

Las herramientas adecuadas son esenciales para tener éxito con PPM, y las siguientes están entre las mejores. Todos están basados en la web con aplicaciones iOS y Android para que su equipo pueda acceder a información fundamental de proyectos sobre la marcha. Cada uno ofrece características tales como paneles de control de fácil acceso, gestión de cartera, planificación de proyectos, gestión de requisitos, colaboración, gestión de presupuestos y problemas, gestión de tareas y seguimiento del estado.

  • Clarizen es una solución de gestión de proyectos y carteras para grandes organizaciones de TI y empresas de servicios profesionales de más de 50 empleados. Comuníquese con Clarizen para conocer los precios, y para solicitar información sobre las ediciones Enterprise y Unlimited. Se ofrece una prueba gratuita de 30 días.
  • Mavenlink se adapta mejor a las pequeñas y grandes empresas de servicios profesionales, particularmente dentro de industrias tales como marketing, publicidad, relaciones públicas, arquitectura, ingeniería, servicios de TI, consultoría de gestión y educación. El precio comienza en 19 dólares por usuario al mes para un máximo de cinco usuarios. Mavenlink se ofrece en cuatro niveles de precios (Teams, Professional, Premier y Enterprise) y está disponible por un período de prueba de 10 días.
  • monday.com es una herramienta de administración del portafolio de proyectos escalable diseñada para equipos de hasta más de 200 usuarios. El precio se basa en planes mensuales o anuales, y comienza en 19 dólares por usuario al mes. Se ofrece una prueba gratuita.
  • ProjectManager.com funciona bien para gerentes y equipos dentro de todas las industrias. El precio comienza en 15 dólares por usuario al mes para hasta cinco usuarios, y el servicio está disponible en cuatro niveles (Personal, Teams, Business, y Enterprise). Una prueba gratuita de 30 días está disponible en cada nivel.
  • Samepage se creó para mantener a los equipos y partes interesadas trabajando sin problemas y de manera eficiente. Los precios comienzan con un paquete Pro & Enterprise a siete dólares por usuario al mes, facturados anualmente. Samepage también ofrece precios sin fines de lucro y educación, y una solución empresarial.
  • Targetprocess es una solución de planificación empresarial que funciona bien para empresas medianas y grandes. El precio para su nivel Company comienza en 20 dólares por usuario al mes cuando se factura anualmente, o 25 dólares por usuario al mes cuando se factura mensualmente. También hay un nivel Enterprise. Para precios sobre esto, contacte a Targetprocess. Una prueba de 30 días también está disponible.
  • Workfront ayuda a las empresas a gestionar mejor su trabajo en un solo lugar, y ayuda a los equipos a mantenerse conectados. El precio está disponible para los planes Team, Pro, Business y Enterprise. Póngase en contacto con Workfront para obtener más información.

Formación en gestión del portafolio de proyectos

Tener la capacitación adecuada es esencial cuando se considera una carrera en la gestión de carteras debido a todas las piezas en movimiento, el cambio constante y las complejidades que afloran de manera garantizada. Al seleccionar la opción correcta para su carrera, asegúrese de hacer la debida diligencia para proteger su inversión. Aquí hay dos ejemplos.

PMI Portfolio Management Professional: PMI es el estándar de oro para certificaciones de proyectos, programas y portafolios reconocidos mundialmente. Ofrecen una credencial de Portfolio Management Professional (PfMP), que proporciona "competencia avanzada en la gestión coordinada de una o más carteras para lograr objetivos estratégicos".

Requisitos previos: Un mínimo de ocho años de experiencia profesional en negocios y un título secundario (diploma de escuela secundaria, título de asociado o equivalente global) con 10.500 horas de experiencia en gestión de cartera; o un título de cuatro años (licenciatura o equivalente global) y seis mil horas de experiencia en gestión de portafolios.

Precio: 800 dólares (miembros); 1.000 dólares (no miembros).

PMI Registered Education Providers: PMI también ofrece una lista de organizaciones que ha aprobado para brindar capacitación en gestión de proyectos, programas y carteras.