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Reportajes y análisis

Cómo utilizar Google Drive para la colaboración

[24/05/2019] Mucha gente piensa que Google Drive es un servicio de almacenamiento y sincronización en la nube, y eso es lo que es; pero también incluye un conjunto de aplicaciones de oficina en línea que son comparables con Microsoft Office. Google Docs (el procesador de textos), Google Sheets (la aplicación de hojas de cálculo) y Google Slides (la aplicación de presentación) pueden importar, exportar o editar de forma nativa archivos de Microsoft Office, y puede utilizarlos para trabajar junto con sus colegas en un documento, hoja de cálculo o presentación, en tiempo real si lo desea.

Con una cuenta de Google, las personas pueden utilizar gratuitamente Docs, Sheets y Slides, y hasta 15GB de almacenamiento gratuito en la unidad de Google. Aquellos que necesiten más almacenamiento pueden actualizar a un plan de Google One a partir de dos dólares al mes.

Las empresas pueden optar por Drive Enterprise, que también incluye Docs, Sheets y Slides, así como funciones fáciles de usar para la empresa, como unidades compartidas, seguridad a nivel empresarial, e integración con herramientas de terceros como Slack y Salesforce. La unidad Enterprise cuesta ocho dólares por usuario activo por mes, más .04 dólares por GB utilizado.

Por último, Google Drive, Docs, Sheets y Slides forman parte de la suite de oficina G Suite de la empresa, junto con otras numerosas herramientas de comunicación como Gmail, Google Calendar, Hangouts Meet y Hangouts Chat, además de herramientas de seguridad y administración. Los planes de G Suite van desde 6 dólares/usuario/mes para el plan Básico con 30GB de almacenamiento, hasta 25 dólares/usuario/mes para el plan Enterprise con almacenamiento ilimitado y administración avanzada, seguridad y herramientas de e-discovery.

Las versiones G Suite y Drive Enterprise de Drive, Docs, Sheets y Slides son en su mayoría idénticas a las versiones gratuitas, pero con algunas características adicionales para el entorno empresarial. Cualquiera que sea la versión que esté usando, aquí está lo esencial que debe saber para poder usar eficazmente Drive y sus aplicaciones relacionadas para colaborar.

La mayor parte de este artículo trata sobre cómo compartir y colaborar a través de My Drive, la unidad controlada por usuarios individuales, ya sea que utilicen Google Drive a través de una cuenta personal de Google, una cuenta de G Suite o una cuenta de Drive Enterprise. Una sección al final cubre las unidades de disco duro de equipo, unidades compartidas que solo están disponibles a través de las cuentas de Drive Enterprise y G Suite Business, Enterprise y Education.

Opciones de acceso e intercambio

La unidad de disco duro de Google le ofrece un control preciso sobre quién puede ver sus archivos y qué pueden hacer con ellos.

Compartimiento público vs. privado: Existen dos formas de compartir un documento, una hoja de cálculo o una presentación de Google Drive con otras personas. (Por simplicidad, a partir de ahora sólo diremos "documento", pero los mismos pasos se aplican a las hojas de cálculo y a las presentaciones.)

  • Público: Cualquiera puede acceder a su documento haciendo clic en un enlace a él. No es necesario registrarse. Puede dar a conocer este enlace a cualquier persona, o publicarlo en un sitio web o en un tablón de anuncios.
  • Privado: Introduzca una dirección de correo electrónico para cada colaborador. Google Drive enviará por correo electrónico un enlace a cada persona. Solo las personas que reciben el correo electrónico pueden hacer clic en el enlace para acceder a su documento.

Para editar o comentar un documento privado, sus colaboradores deben tener una cuenta de Google. Si alguno de tus colaboradores ya tiene una cuenta de Gmail, pueden colaborar inmediatamente siempre y cuando hayan iniciado sesión en su cuenta. Cualquiera que no lo haga tendrá que registrarse para obtener una cuenta de usuario utilizando una dirección de correo electrónico actual, que no tiene por qué ser una de Gmail.

Visualización vs. comentarios vs. edición: Independientemente de si comparte un documento en público o en privado, puede elegir una de las tres formas en que otras personas pueden interactuar con él.

  • Vista: Otros solo podrán desplazarse por el documento y leerlo.
  • Comentario: Otros podrán añadir comentarios, pero no cambiar el cuerpo del documento.
  • Editar: Otros podrán editar el documento (cambiar texto, añadir imágenes, etc.) y compartir el archivo con otros.

Puede combinar las opciones de uso compartido e interacción de la forma que desee; por ejemplo, puede compartir un documento públicamente y conceder solo permisos de visualización, o puede compartirlo de forma privada y conceder permisos de comentario. Con el uso compartido privado, puede dar a algunas personas permisos para ver y dejar que otros comenten o editen el documento.

Los escenarios menos comunes son el uso compartido público con comentarios o ediciones habilitadas. ¿Por qué querría compartir públicamente un documento y dejar que alguien lo comentara? Tal vez, por ejemplo, quiera recoger opiniones sobre un borrador de una presentación. Así que comparte un enlace público a él en un tablero de mensajes para sus colegas en su línea de trabajo, invitándolos a comentarlo.

En cuanto a la razón por la que permitiría el acceso a la edición pública, un escenario plausible podría ser si un colaborador que conoce no desea registrar su dirección de correo electrónico en Google por alguna razón. Sin una cuenta de Google, no se les puede conceder acceso privado. Bajo esta circunstancia, solo debe permitir el acceso público para editar en el momento en que esta persona estará en línea para editar su documento. Tan pronto como terminen, debe desactivar el acceso público con capacidades de edición.

Cómo compartir un documento para la colaboración

En la página principal de su cuenta de usuario de Google Drive (que aparece bajo el título Mi unidad), haga clic en el nombre de archivo del documento que desea compartir para que aparezca resaltado en azul.

Para compartir públicamente: Haga clic en el ícono de enlace (parece una cadena) en la barra de herramientas encima de la lista de sus carpetas y archivos. Se abrirá un panel que le mostrará un enlace web. Puede copiar y pegar este enlace para compartirlo con otras personas. Por defecto, solo podrán ver su archivo cuando visiten este enlace.

Colaboración Google Drive

Para permitir al público comentar o editar este documento, haga clic en "Configuración de uso compartido". Esto abrirá un panel "Compartir con otros". En el primer cuadro gris, haga clic para cambiar "Cualquiera con el enlace puede ver" a "...puede editar" o "...puede comentar."

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Puede cambiar un documento de público a privado en cualquier momento haciendo clic en el mismo cuadro gris, y seleccionando "DESACTIVAR -solo pueden acceder determinadas personas".

Por el contrario, hay una manera de hacer que un documento sea aún más público. De forma predeterminada, cuando se crea un enlace para compartir, solo las personas que tienen el enlace pueden acceder al documento. Pero si hace clic en el mismo cuadro gris y selecciona el enlace "Más...", verá una opción que dice "On-Public on the web", lo que significa que su documento es accesible para cualquier persona en Internet, y puede aparecer en las búsquedas de Google. Advertencia: Elija esta opción solo si realmente desea compartir su documento con el mundo.

(Tenga en cuenta que también puede enviar invitaciones privadas por correo electrónico al documento desde el panel "Compartir con otros", tal y como se detalla a continuación.)

Para compartir en privado: Haga clic en el ícono del cabezal silueta con el signo + en la barra de herramientas. Esto abrirá una versión más simple del panel "Compartir con otros". Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere colaborar. A la derecha de este cuadro de entrada, puede hacer clic en el cuadro gris para conceder a cada colaborador la capacidad de editar, comentar o solo ver. ("Puede editar" está seleccionado por defecto.)

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Si ha decidido compartir un documento de forma privada, puede hacerlo público en cualquier momento haciendo clic en "Get shareable link" en la parte superior derecha, que crea un enlace público y abre la misma versión ampliada del panel "Share with others" que vimos cuando se habilitó el uso compartido público.

Puede utilizar opciones de uso compartido tanto públicas como privadas para el mismo documento; por ejemplo, puede permitir que el público vea su documento, pero dejar que solo personas específicas lo editen o comenten.

Al hacer clic en el enlace "Avanzado" en la parte inferior del panel "Compartir con otros" se abre una versión aún más ampliada del panel que pone a su disposición todos los ajustes para permitir el acceso público o privado a su documento. Además de las opciones de uso compartido descritas anteriormente, puede impedir que las personas con permisos para ver o comentar descarguen, impriman o copien el documento. También puede evitar que cualquier persona con permisos de edición comparta el archivo o cambie sus permisos de acceso.

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Las versiones G Suite y Drive Enterprise de Google Drive también permiten establecer una fecha de caducidad para un documento compartido. Una vez transcurrida esta fecha, la persona o personas con las que compartió el documento ya no podrán verlo.

En la ventana "Ajustes de uso compartido", en "Quién tiene acceso", sitúe el cursor sobre el nombre de la persona para la que desea establecer un vencimiento. Haga clic en el ícono del temporizador que aparece por su nombre.

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Al lado de "Access expires", haga clic en el cuadro desplegable. Seleccione el número de días del día actual en que desea que esa persona tenga acceso al archivo antes de que ya no pueda verlo. O haga clic en "Personalizar fecha..." para elegir una fecha de caducidad específica de un calendario. Haga clic en "Guardar cambios".

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Tenga en cuenta que esta función de expiración no funciona en un documento que desee compartir con alguien para editarlo. Solo se puede aplicar a usuarios a los que se les ha permitido comentar o ver el acceso a un archivo.

Existen otras dos formas de empezar a compartir un documento en Google Drive. En la página principal de Mi unidad, puede hacer clic con el botón secundario en el nombre de archivo o la miniatura del documento y seleccionar "Obtener enlace para compartir" o "Compartir..." en el panel que se abre para permitir el uso compartido público o privado, respectivamente.

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Para compartir un documento que ya ha abierto y que está viendo actualmente, haga clic en el botón azul Compartir en la esquina superior derecha. Esto abrirá la versión más simple del panel "Compartir con otros", que podrá ampliar según sea necesario.

Cómo compartir desde el disco duro de Google, Google Docs, Hojas y Diapositivas aplicaciones para móviles: Para compartir un documento de la versión de la aplicación para móviles de Google Drive, toque los tres puntos situados a la derecha del nombre del archivo. Desde el panel que se desliza hacia arriba, puede tocar "Compartir" para compartir en privado; esto le llevará a una pantalla en la que podrá enviar invitaciones por correo electrónico y establecer permisos de edición de la misma forma que con la aplicación web Google Drive.

Para uso compartido público, cuando el menú de tres puntos se deslice hacia arriba, toque "Uso compartido de enlaces" (en Android) o "Uso compartido de enlaces desactivado" (en iOS) para activar el uso compartido de enlaces para el documento. Al hacerlo, un enlace en línea a su documento se copia en la memoria de su teléfono; puede pegarlo en un correo electrónico, por ejemplo, para compartirlo con otros.

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Cuando está en la pantalla de inicio de las aplicaciones móviles de Google Docs, Sheets y Slides, los pasos para compartir son básicamente los mismos que en la aplicación Google Drive. Cuando tiene un documento, una hoja de cálculo o una presentación abierta en su respectiva aplicación móvil, el ícono "Compartir" para uso compartido privado se encuentra en la parte superior derecha. Para compartir como enlace público, toque el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha, y toque "Compartir y exportar" en el panel que aparece.

Uso compartido desde la aplicación Google Docs. Esperemos que algún colaborador detecte el error en la primera frase.
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Estado de compartición: Cuando un documento de la página Mi unidad se establece como compartido, tendrá un ícono de dos cabezas en forma de silueta a la derecha de su nombre de archivo para indicar este estado.

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(Un descuido por parte de los desarrolladores de Google Drive: Si tiene su página Mi unidad en la vista de cuadrícula, que muestra sus archivos y carpetas como miniaturas, este ícono no aparecerá sobre la miniatura de un archivo compartido.)

Y si está en el lado receptor: ¿Alguien ha compartido un documento con usted para colaborar en? En la parte izquierda de la página Mi unidad, al hacer clic en "Compartir conmigo" se mostrará una lista de archivos que otros han compartido con usted.

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Las aplicaciones para móviles utilizan el mismo ícono de cabezas en forma de silueta para indicar un archivo compartido, y el mismo enlace "Compartido conmigo" para mostrarle los archivos que otros han compartido con usted.

Cómo colaborar en un documento

Google Docs, Hojas y Diapositivas ofrecen diferentes formas de trabajar juntos: comentarios, ediciones directas y ediciones sugeridas, con algunos extras para la colaboración en tiempo real.

Para agregar y revisar comentarios: Cualquier persona a la que se le hayan concedido permisos de comentario o edición, puede añadir comentarios a un documento. Fije el cursor en el documento en el que desea insertar un comentario. Alternativamente, puede resaltar un texto o una imagen. A continuación, haga clic en el ícono de diálogo negro de la barra de herramientas situada encima del documento.

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Se abrirá un panel en la esquina inferior derecha, dentro del cual podrá escribir su comentario.

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Las tarjetas de comentarios creadas por usted y sus colaboradores aparecen a la derecha del documento.

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Al hacer clic en el botón gris Comentarios en la esquina superior derecha se abrirá un panel con una lista de todos los comentarios realizados por usted y sus colaboradores. Puede desplazarse por ellos y usted y sus colaboradores pueden responder a cada uno de ellos con un breve mensaje.

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Las aplicaciones para móviles también le permiten añadir y revisar comentarios. Con un documento abierto, haga clic en el ícono del lápiz en la esquina inferior derecha. Coloque el cursor donde desea insertar el comentario, puntee en el ícono + de la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla, y seleccione Comentario en el panel que se desliza hacia arriba. Escriba su comentario y, a continuación, en Android, pulse el botón Comentario para insertarlo; en iOS, pulse la marca de verificación para insertarlo. Para revisar todos los comentarios de un documento, toque el icono gris Comentarios.

Para realizar ediciones directas: Cualquier persona a la que se le hayan concedido permisos de edición puede editar directamente el documento. Como era de esperar, simplemente inserte el cursor, luego agregue o revise el texto, inserte imágenes, etc. (En las aplicaciones para móviles, toca el ícono del lápiz en la esquina inferior derecha para entrar en el modo de edición.)

Sin embargo, con varias personas editando el mismo archivo, puede ser difícil hacer un seguimiento de quién ha hecho qué. Ahí es donde entra en juego la historia de las versiones. Si está ausente cuando un colaborador realiza cambios en su documento, la próxima vez que lo abra, una línea de estado situada encima de la barra de herramientas le indicará cuánto tiempo hace que se realizó la última edición y quién la realizó.

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Si hace clic en esta frase de estado, se le llevará a una pantalla que muestra una lista (a la derecha de la pantalla) de versiones anteriores de su documento. La entrada para cada versión indica la fecha y hora en que se hizo la revisión y por qué colaborador. El texto o las imágenes que un colaborador agregó se resaltarán en un color que coincide con el color que aparece junto a su nombre en esta entrada.

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También puede acceder a este archivo de versiones anteriores desde la ventana principal de visualización de documentos haciendo clic en Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones.

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Haga clic en una de las fechas y se mostrará en la ventana principal la versión del documento que se guardó en ese momento marcado. (Si desea dar a una versión anterior un nombre único, haga clic en su fecha. Se le pedirá que escriba palabras para reemplazar la fecha.)

Para restaurar una versión anterior para que se convierta en la que usted y sus colaboradores trabajarán juntos, haga clic en el botón grande y azul "Restaurar esta versión" en la parte superior de la pantalla. (La última versión en la que estaba trabajando aparecerá en la parte superior de la lista "Historial de versiones".)

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Para hacer sugerencias de edición: Hay una forma mejor y más clara de repasar las ediciones realizadas por sus colaboradores. Pídales que introduzcan sus adiciones en Modo de sugerencia. Esto se activa haciendo clic en el menú desplegable Editar en la esquina superior derecha y seleccionando Sugerir.

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Cuando alguien agrega texto, aparecerá en un color diferente; cada colaborador obtiene su propio texto en color. Si agregan una imagen, esa imagen tendrá un borde en su color. Y cualquier cosa que borren tendrá un tachado en su color.

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Aparecerá una tarjeta de notas a la derecha del documento. Esto listará el texto o la imagen añadida o eliminada, el nombre del colaborador que hizo el cambio, y la hora y el día en que se hizo el cambio. Para aceptar la sugerencia, haga clic en la marca de verificación de la tarjeta de notas; para rechazarla, haga clic en la x.

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Para ver su documento, hoja de cálculo o presentación con o sin modificaciones sugeridas, haga clic en Herramientas > Revisar las modificaciones sugeridas. Se abrirá un cuadro gris hacia la parte superior derecha de la pantalla. Para ver el documento con las ediciones sugeridas fusionadas, haga clic en el menú desplegable "Mostrar ediciones sugeridas", y seleccione Vista previa "Aceptar todo". Para ver sin las modificaciones sugeridas, seleccione Vista previa "Rechazar todo".

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Si desea aceptar o rechazar todas las sugerencias a la vez, sin pasar por ellas una por una, puede hacer clic en los botones Aceptar todas o Rechazar todas en este cuadro.

Cada vez que un colaborador sugiere a su documento que lo edite, Google Drive actualiza una cuenta que se establece junto a su nombre de archivo, tal y como se muestra en la página Mi unidad. (Si está viendo la página Mi unidad en la vista en cuadrícula, este número total aparece en la miniatura del documento).

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Colaboración en tiempo real: Cuando usted y uno o más de sus colaboradores están viendo su documento, hoja de cálculo o presentación al mismo tiempo, aparece un ícono en la esquina superior derecha para cada persona que está viendo el archivo. El ícono puede ser una foto de esa persona o la primera letra de su nombre. También verá su estado de conexión como un ícono en la esquina superior derecha de su pantalla.

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Pueden charlar entre ustedes. Al hacer clic en el ícono de la burbuja de voz (a la derecha de los íconos de sus colaboradores) se abrirá una ventana de chat a lo largo de la parte derecha de su pantalla.

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Cada vez que usted o sus colaboradores añadan un comentario, texto o imagen, los demás verán los comentarios o cambios que aparezcan en ese momento en el documento, hoja de cálculo o presentación.

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Cómo compartir documentos en Team Drives

Con Drive Enterprise y las versiones Business, Enterprise y Education de G Suite, puede crear un Team Drive. Funciona como su My Drive personal: En él se pueden almacenar archivos, crear carpetas y compartir documentos con otras personas. Pero una campaña de Team Drive también puede ser accedida y gestionada directamente por más de una persona. Puede ser útil para almacenar y compartir archivos que las personas que colaboran en el mismo proyecto o que trabajan en el mismo departamento necesitan utilizar.

Creación de una campaña de recogida de datos en equipo: Para crear una nueva campaña de Team Drive: En la pantalla principal de Google Drive, en la esquina superior izquierda, haga clic en "Team Drives". Se abrirá una ventana que le pedirá que escriba un nombre para el nuevo Team Drive.

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Después de hacer clic en el botón Crear, el nombre de su nueva campaña de Team Drive aparecerá en la lista de "Team Drives".

A continuación, debe invitar a otras personas para que puedan acceder al Team Drive. Haga clic en el nombre de su nuevo Team Drive y, a continuación, haga clic en "Añadir miembros" en la parte superior de la página.

En la ventana que se abre, escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los compañeros de trabajo a los que desea tener acceso a su nueva Campaña de Equipo.

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Tenga en cuenta que es posible que necesite agregar colaboradores en lotes, ya que es posible que desee darles diferentes niveles de acceso. Debajo del campo donde introduce sus nombres, verá un menú desplegable donde puede elegir uno de los cinco niveles de acceso: Gestor, Gestor de contenidos, Colaborador, Comentarista o Visor.

Existen varias diferencias entre estas categorías -demasiadas para describirlas en esta guía rápida- pero Google las enumera en una tabla muy útil. Básicamente, los administradores tienen acceso total y son las únicas personas que pueden agregar y eliminar miembros, cambiar el nivel de acceso de un miembro y eliminar permanentemente los archivos de una unidad de equipo. Los espectadores solo pueden ver archivos y carpetas, nada más. Y las otras funciones se encuentran en medio, con diferentes grados de control sobre los archivos y carpetas de la unidad.

El gestor de contenidos es la función predeterminada que se asigna cuando da acceso a las personas a una unidad, así que asegúrese de cambiarla si desea que tengan menos control.

Haga clic en el botón Enviar y a los colaboradores que haya agregado se les enviará un correo electrónico con un enlace que les permitirá acceder a su nueva Campaña de Equipo.

Compartir documentos con personas que no son miembros de una campaña de Team Drive: Cualquier miembro de un Team Drive tiene acceso a todos los archivos que contiene. A veces, sin embargo, se desea compartir un documento con personas ajenas al equipo, sin darles acceso a toda la campaña de Team Drive. Compartir un documento en una campaña de Team Drive es similar a compartir un documento en Mi campaña, pero la interfaz para compartir en una campaña de Team Drive es un poco diferente y tiene más funciones.

Tenga en cuenta que solo puede compartir archivos, no carpetas, en una unidad de equipo, y debe tener al menos acceso de colaboradores a una unidad de equipo para compartir archivos desde ella.

Haga clic en el documento de la unidad de disco duro de su equipo que desee compartir y, a continuación, en el ícono Compartir de la barra de herramientas situada en la parte superior de la página de Google Drive. (O haga clic con el botón derecho del mouse en el archivo de la unidad de disco duro de su equipo y seleccione "Compartir" en el menú desplegable.)

Compartir un documento con personas específicas: Introduzca los nombres de las personas que aparecen en Contactos de Google, direcciones de correo electrónico o grupos de contactos de Grupos de Google. De forma predeterminada, las personas con las que comparte pueden editar el documento que comparte. Si lo desea, haga clic en la flecha hacia abajo para cambiar sus permisos de acceso de Editar a Comentario o Ver. Escriba un mensaje si lo desea, haga clic en el enlace Enviar, y se enviará a los destinatarios una invitación por correo electrónico para que accedan al documento.

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Para compartir un documento con cualquier persona de su organización: En el mismo cuadro Compartir que el anterior, haga clic en "Quién tiene acceso" en la esquina inferior izquierda. En el cuadro que aparece, haga clic en la flecha hacia abajo junto a "Compartir enlaces desactivado", y active la opción "Compartir enlaces". Esto crea un enlace a su documento al que cualquier persona de su organización puede acceder.

Bajo este enlace recién generado, puede hacer clic en la flecha hacia abajo junto a "People at [Nombre de la organización] with the link can view" (Personas en [Nombre de la organización] con el enlace pueden ver) para cambiar el nivel de acceso a este archivo a "...puede editar" o "...puede comentar.

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Compartir un documento públicamente: Debajo del menú desplegable de enlaces y permisos de uso compartido hay una casilla de verificación marcada "Permitir acceso externo". Cuando se selecciona, permite que cualquier persona con el enlace a su documento lo comparta fuera de su organización, haciéndolo potencialmente accesible al público. Una forma más segura de compartir archivos fuera de su organización es invitar a personas específicas, como se mencionó anteriormente.

Más opciones: Debajo de la casilla de verificación "Permitir acceso externo" hay una segunda casilla de verificación denominada "Findable in search results". Compruebe esto si desea que el documento se pueda buscar en la unidad.

La mitad inferior de la casilla "Quién tiene acceso" le permite cambiar el nivel de acceso al documento que está compartiendo para cada miembro de la unidad de disco duro en la que está almacenado. Puede añadir más personas para compartir este documento haciendo clic en el enlace "Añadir personas" en la esquina inferior izquierda.

Para evitar que su documento sea copiado, descargado o impreso por personas sin acceso a edición, haga clic en el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha de la casilla para compartir y marque "Restringir las acciones de descarga, impresión y copia en este archivo para comentaristas y espectadores". Aquellos con acceso de edición pueden descargar, imprimir y copiar el documento.

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Cuando haya elegido la opción de compartir, haga clic en Listo en la esquina inferior derecha. Ahora, cualquier persona con la que haya compartido el documento (o que tenga el enlace para compartir) puede verlo y, dependiendo de los permisos que le haya asignado, puede colaborar en él tal y como se describe en la sección "Cómo colaborar en un documento" más arriba.

Para dejar de compartir un documento: Vuelva a la casilla "Quién tiene acceso" y desactive la opción "Compartir enlaces". Se eliminará el vínculo de uso compartido.

Para dejar de compartir con otras personas, busque sus nombres en la mitad inferior del cuadro "Quién tiene acceso", haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha de cada persona con la que desee dejar de compartir y seleccione Eliminar.

Cuando haya terminado, haga clic en Listo en la esquina inferior derecha.

Para establecer que todos los archivos de una unidad de disco duro de equipo tengan las mismas propiedades de uso compartido: En la parte izquierda de la página de Google Drive, haga clic en el nombre de la unidad de disco del equipo que contiene los archivos para los que deseas establecer las propiedades de uso compartido. Luego, en la parte superior y a la derecha del nombre del Team Drive, haga clic en la flecha hacia abajo y luego en "Ajustes del Team Drive". Ajuste los siguientes tres parámetros haciendo clic en el enlace "Editar" situado a la derecha de cada uno de ellos:

* Compartir fuera de [Nombre de la organización]: Controle si se puede conceder acceso a los archivos de la unidad a personas ajenas a su organización.

* Compartir con personas que no son miembros: Controlar si las personas que no son miembros de la unidad de disco duro pueden tener acceso a los archivos de la unidad.

* Descargue, copie e imprima: Controlar si las personas con acceso de comentarios o de vista a los archivos de la unidad pueden descargarlos, copiarlos o imprimirlos.

Colaboración Google Drive

Para obtener más información sobre cómo trabajar con Team Drives, consulta la página de Google "Get started with Team Drives".

Ahora que conoce las reglas de Google Drive y Team Drives, es el momento de empezar a colaborar en Drive y sus aplicaciones relacionadas.

Este artículo fue publicado originalmente en octubre del 2017 y actualizado en mayo del 2019.