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¿Sabe cuánto le cuesta realmente su uso de la nube?

[03/06/2019] En estos días de servicios cloud y BYOD, no siempre se puede saber lo que se está gastando en TI consultando solo los acuerdos de compra.

Puede empezar preguntándole a su equipo de finanzas; pero si es una empresa grande, no quiere buscar en hojas de cálculo y facturas para averiguar lo que gastó en iPads el año pasado, señala Andrew Bartels, vicepresidente y analista principal de Forrester. Sugiere recurrir a Aptio o ServiceNow para obtener servicios que proporcionen análisis detallados sobre el gasto y el rendimiento de la tecnología. "Estos servicios le dirán lo que gasta en tabletas de Apple contra las de Samsung; qué modelos, qué versiones y en qué departamentos".

En términos más generales, Bartels recomienda dividir los gastos de TI en nuevos proyectos y lo que Forrester denomina MOOSE: gastos para mantener y operar la organización, los sistemas y el equipo. "Los primeros son sobre la creación de nuevas capacidades, para ayudarle estratégica y operativamente; los segundos son para mantener su nivel actual de negocio, para asegurarse de que puede continuar haciendo lo que necesita hacer", anota.

Pero no sea demasiado prescriptivo sobre el equilibrio entre estos, y en cómo su organización se compara con los puntos de referencia de la industria, advierte. El tamaño, el sector industrial y el lugar en el que se encuentra en el ciclo de compra y sustitución, afectan a lo que debería gastar. Además, si está por debajo de la media de la industria en el salario de TI, eso podría significar que está corriendo por una línea delgada y se arriesga a perder personal cualificado.

También vale la pena señalar que estas cifras financieras son todas retrospectivas, indica Bartels. "No observan el valor comercial que se puede obtener de la tecnología, eso solo queda claro en retrospectiva. No le dan respuestas, pero pueden ayudarle a hacer preguntas más inteligentes".

Costos de la nube

Los costos de la nube son una parte creciente del gasto en TI, aunque siguen siendo una pequeña fracción del total. "La nube es una molestia, no un problema importante", sostiene Bartels.

Basado en las predicciones de Gartner de 3,8 billones de dólares en el gasto total de TI en el 2019, 206.200 millones de dólares se destinarán a servicios públicos en la nube y 39.500 millones de dólares a IaaS. Esto significa que las suscripciones a la nube representarán el 7% de los presupuestos de tecnología de EE.UU. este año.

Eso se suma a las grandes cuentas. En el informe anual de RightScale sobre el estado de la nube, más de la mitad de las grandes empresas que respondieron gastan más de un millón de dólares al año en la nube pública.

El uso descuidado de la nube a menudo se considera una preocupación, ya sea que los desarrolladores y las unidades de negocio se registren en un SaaS sin pasar por los presupuestos centrales de TI, o que haya proyectos del tipo "lift and shift que requieran para una máquina virtual las mismas especificaciones que las que ya se pueden lograr a demanda, ya que el hardware del centro de datos se provisionó para hacer frente a los picos de demanda de la siguiente década.

RightScale encontró que el 40% de las instancias de IaaS tenían más recursos que la carga de trabajo necesaria; ParkMyCloud informa de un aprovisionamiento excesivo similar por parte de sus clientes, con una utilización media de la CPU de apenas el 5% (aunque a menudo gestionan cargas de trabajo de prueba, desarrollo, puesta en marcha y control de calidad, que pueden ser menos exigentes que las cargas de trabajo de producción). Ambos ofrecen servicios que destacan los servicios que puede estar pagando sin usar, como el almacenamiento que no está conectado a ninguna carga de trabajo, las instancias reservadas que están infrautilizadas, o las instancias que no necesitan ejecutarse todo el tiempo. FittedCloud también ofrece automatización que puede redimensionar algunos recursos sin tener que detener las aplicaciones.

Los servicios cloud suelen ofrecer API de facturación, así como portales con visualizaciones para la elaboración de presupuestos y gastos. Usarlas para entender no solo lo que está gastando, sino también lo que está obteniendo, depende de que cada uno etiquete los recursos que utiliza para diferentes proyectos, así como ocuparse de cosas como que el mismo servicio aparezca como un nuevo SKU si lo utiliza en una región diferente.

"Las empresas no tienen formación y no están preparadas para gestionar los costos multimillonarios de la nube", señala J.R. STorment, cofundador de Cloudability y presidente de la FinOps Foundation. "A menudo se basan en hojas de cálculo y métodos manuales, algo que no se puede hacer en un mundo en el que se trata con cientos de millones de puntos de datos en cientos de miles de SKUs".

Las facturas de AWS son conocidas por su complejidad. El proveedor de SaaS, AvePoint, encontró que era tan difícil entender su gasto en Azure, que fue capaz de reducirlo en un 35% cuando comenzó a usar su propia herramienta de gestión de costos de AIR. "Queríamos saber si nuestro gasto estaba alineado con los objetivos de ingresos de nuestra organización", anota John Hodges, vicepresidente de estrategia de productos de AvePoint. "Esa es una pregunta sorprendentemente difícil de responder cuando llegan sus facturas trimestrales o mensuales de sus proveedores de nube".

Debido a que está financiado por múltiples subvenciones gubernamentales, el centro de investigación del Broad Institute creó su propia herramienta sin servidor para comprobar los umbrales de sus 300 cuentas de facturación de Google Cloud y desactivar las cargas de trabajo cuando se agotan.

HashiCorp enfoca esto desde el otro extremo, al mostrar a las empresas los recursos y costos de las aplicaciones, antes de que se desplieguen con su marco de políticas Sentinel y el programador Nomad. Esto permite a las organizaciones hacer cumplir las fechas de caducidad y eliminar los recursos de la nube que no tienen etiquetas, y pronto será compatible con las devoluciones de cargo, señala el director técnico de HashiCorp, Mitchell Hashimoto. "Con la nube, es muy fácil dar la vuelta y que de repente su factura sea de diez a cien veces mayor".

A más largo plazo, el nuevo paquete de aplicaciones en nube CNAB (cloud native application bundles) podría ayudar a identificar qué recursos de diferentes nubes y servicios se utilizan para aplicaciones específicas. "Si extrae la información de su suscripción a la nube y observa todas las cosas que se están ejecutando, habrá cientos de miles de recursos; y ser capaz de decir cuál de ellos es parte de qué aplicación lógica, es algo demasiado difícil de hacer hoy en día", anota Gabe Monroy, director principal de programas para contenedores en Azure.

"CNAB hará que sea posible y con el tiempo será más fácil rastrear y auditar lo que se ha implementado. Ésta es un área donde la gran flexibilidad que la nube pública ha proporcionado -con una explosión de diferentes recursos- ha cambiado realmente las cosas en la agilidad, pero aún no se proporcionan buenas herramientas de gestión en torno a lo que son todos esos recursos que uno está utilizando, señala.

¿Quién paga por SaaS?

El mismo principio de saber qué está usando y por qué se aplica a SaaS, pero menos CIOs piensan en ello, señala Eric Christopher, CEO de la plataforma de gestión de SaaS, Zylo. "La naturaleza del SaaS es que está oculto. Cuando les preguntamos cuántas aplicaciones SaaS tienen en la organización, encontramos de dos a tres veces el número de aplicaciones que pueden ver los departamentos de TI, de compras o de finanzas". (Siftery Track y Productiv.ai ofrecen opciones similares para el descubrimiento y seguimiento del uso.)

Esto puede ser tanto sobre el soporte y la seguridad de los datos confidenciales -que tienen implicaciones de costos para el equipo de TI-, como sobre la asignación de licencias a los usuarios, la negociación de lo que la organización paga por el servicio, y la gestión de las devoluciones de cargo. Si el departamento de TI no conoce los servicios que se utilizan, no puede medir la utilización para comprender si los servicios proporcionan productividad, o asegurarse de que los empleados se desproveen de esos servicios cuando cambian de trabajo o abandonan la empresa.

Christopher señala que los clientes de Zylo pueden encontrar que entre la mitad y las tres cuartas partes del gasto en aplicaciones están fuera de la gestión de TI, especialmente para aplicaciones de colaboración y videoconferencia. "Al medir, se puede obtener un poco de contención de costos, pero también se puede obtener una mejor comprensión de lo que el costo total de un empleado se basa en la licencia SaaS", anota. "Los CIOs están perdiendo una gran oportunidad para impulsar los costos y la colaboración en el negocio, porque no tienen un sistema estratégico de registro de todo el SaaS en el negocio".

Esto es particularmente importante cuando los departamentos ("casi siempre se trata de marketing", señala Bartels) que eligen sus propias soluciones de cloud computing recurren a TI en busca de ayuda, a medida que aumentan los costos de las licencias.

"Los CIOs han tendido a considerar que mientras la aplicación no introduzca datos de la empresa o del cliente en la nube, les gustaría saberlo, pero no se van a preocupar por ello", señala Bartels. "Pero lo que está sucediendo cada vez más es que el gasto tiende a caer en el presupuesto de TI con el tiempo y a convertirse en parte de las operaciones, en lugar de ser una fuente de diferenciación. El CMO dice, 'Nuestros costos están subiendo un 50% al año, no sabemos qué hacer, ¿puede hacerse cargo y gestionar este contrato?'.

Las anécdotas de que las empresas gastan más en Salesforce que en SAP son cada vez más comunes, pero la cuestión más amplia es en qué se basan los costos de los servicios cloud, afirma. "Pueden estar ligados a métricas que no son las que usted asume", indica Bartels. "Una de las cosas de las que queremos que los CIOs se preocupen, es la posibilidad de que se vean atrapados en contratos SaaS de varios años en los que el precio está vinculado a una métrica que es independiente de los ingresos de su negocio. Digamos que la métrica es el número de transacciones; en una recesión, el número de transacciones podría no disminuir, pero los ingresos en dólares de las transacciones individuales disminuirían. Sus ingresos caerían, pero el costo de esas transacciones no".

Recomienda tener equipos de gestión de proveedores dedicados que administren los contratos SaaS de forma proactiva, tanto para gestionar los costos de los contratos como para solicitar funciones adicionales. Esos equipos deberían estar buscando servicios alternativos a los que se puedan cambiar, y mencionarlo en las negociaciones sobre precios y características. "De lo contrario, terminará con soluciones SaaS que no satisfacen sus necesidades y que, sin embargo, le cuestan cada vez más".

Equilibrio entre flexibilidad y control de costos

Dos tercios de las organizaciones más grandes que participaron en la encuesta de RightScale ya gestionan los servicios y el gasto de la nube de forma centralizada, pero eso puede acabar replicando la misma burocracia y los mismos retrasos que los desarrolladores y los equipos de negocio individuales buscaron evitar al adoptar la nube.

El nuevo movimiento FinOps intenta cerrar el círculo utilizando la compra centralizada de tarifas y descuentos con opciones como las instancias de nube reservadas, al tiempo que ofrece a los equipos de desarrollo tanto visibilidad de los costos como responsabilidad. La idea es tomar decisiones en tiempo real, utilizando métricas económicas que tengan sentido tanto para el negocio como para las funciones tecnológicas.

"No debería preocuparse por cuánto está gastando, pero sí por la economía de su aplicación o unidad de negocio", anota Storment. "Puede averiguar cuánto le está costando el uso de la nube, pero comparado con cómo está impulsando el negocio, ¿cuánto debería costarle? Eso es muy difícil de conseguir".

Cada vez más, las organizaciones utilizan múltiples tecnologías, servicios y nubes en una sola aplicación, señala Jay Wampold, CMO de Cloudability. Para entender realmente los costos, tienen que tenerlo esto en cuenta y ajustarlo al valor del negocio.

"Podría estar ejecutando algunos IaaS y algunos PaaS en AWS, utilizando SendGrid para enviar correo, utilizando la CDN de Akamai", señala. "Necesita entender el costo total. Conocer su gasto en la nube, y conocer cómo se reduce y fluye en respuesta a los ingresos es una parte de ello; pero a largo plazo se trata de una economía significativa por unidad. Sé lo que cada uno de mis clientes me cuesta en base a la CPU, la red, la RAM, el almacenamiento; todo esto está automatizado, y se retroalimenta de las herramientas internas, poniendo datos muy detallados delante de los equipos individuales para que puedan tomar decisiones en tiempo real. Mis diez usuarios más prominentes podrían costarme dinero, ¿eso está bien?", finaliza.