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OneDrive for Business o SharePoint: ¿Dónde guardo ese documento?

[20/06/2019] Office 365 puede generar muchas preguntas provenientes de usuarios empresariales, pero pocas alcanzan la magnitud -en volumen y exasperación- como "¿Dónde guardo mis archivos?

Esto se debe a que las subscripciones corporativas de Office 365 vienen con dos destinos competidores: el espacio de almacenamiento personal administrado por OneDrive for Business y las bibliotecas de documentos más inquietantemente públicas -o al menos colaborativas- de SharePoint y sus sitios cambiantes para equipos.

En cierto nivel, no existe una respuesta correcta. Siempre y cuando guarde el documento o archivo en algún lugar -asumiendo que puede recordar la ubicación de ese lugar- todo estará bien.

Pero eso no hará que la pregunta se vaya. Así que hemos tratado de ofrecer un resumen de consejos en forma de respuestas a las interrogantes que derivan de la pregunta principal respecto a Office 365: ¿A dónde va este documento?

¿Qué es OneDrive for Business?OneDrive es el espacio de almacenamiento en línea por usuario asignado a cada licencia comercial de Office 365, así como el nombre del servicio que administra el almacenamiento, y la aplicación que controla la sincronización de archivos entre dispositivos y la nube.

(Si bien OneDrive también está disponible como parte de un SharePoint Server on premises, la gran mayoría de los usuarios tienen almacenamiento de OneDrive a través de Office 365).

Cada subscriptor de Office 365 recibe 1TB -que es un terabyte completo- de espacio de almacenamiento para guardar en OneDrive.

¿Qué es una biblioteca para equipos de SharePoint? Al igual que OneDrive, una biblioteca es un almacenamiento en línea para documentos y otros archivos. A diferencia de OneDrive, las bibliotecas de SharePoint -como sugiere la palabra "equipos- se diseñaron para compartir esos documentos y colaborar al crear otros nuevos.

Existen límites para el almacenamiento de SharePoint -25TB por sitio de SharePoint-, pero para muchos clientes, la asignación de datos esencialmente hace que las bibliotecas (de manera colectiva, no individual) sean infinitas.

SharePoint Online, el servicio general que proporciona bibliotecas para equipos, viene con la mayoría de los planes comerciales de Office 365, pero se puede comprar por separado y tiene un doble on premises en la forma de SharePoint Server. (El lanzamiento de la versión más reciente fue en el otoño [septentrional] del 2019).

Bien, ahora sé por qué estoy confundido. Las bibliotecas de OneDrive for Business y SharePoint parecen cortadas por la misma tijera. ¿Son la misma cosa, simplemente con nombres diferentes? Bueno, ambos son almacenamiento en la nube, así que eso es todo. Asimismo, ambos le son proporcionados a la mayoría de las personas a través de las licencias de Office 365.

Aunque SharePoint precedió a OneDrive por años -el primero lanzado en el 2001, el último en el 2007- y OneDrive fue en gran parte una respuesta a la popularidad de los servicios de almacenamiento en línea fáciles de usar, como Dropbox, existe una superposición sustancial entre ambos. (Debido a esto, las personas preguntan dónde deben almacenar los documentos; si solo existiera un lugar proporcionado por Microsoft, nadie tendría preguntas).

En lo que respecta a esa superposición, un par de puntos. Primero, OneDrive for Business se basa en las mismas tecnologías core que las bibliotecas de SharePoint. En muchos sentidos, OneDrive for Business no es más que un tipo especial de carpeta preprovisionada dentro de SharePoint. En segundo lugar, Microsoft ha estado agregando y actualizando OneDrive para empresas hasta el punto de contar con la mayoría de las funciones de colaboración y uso compartido que ofrecen las bibliotecas de SharePoint.

Entonces, sí, tienen mucho en común. Pero no todo.

¿Cuándo debo guardar en OneDrive para empresas?Cuando el documento debe permanecer privado, ya sea temporal o permanentemente, o si no es necesario compartir el documento con más de una o dos personas.

Aquí hay una guía más cruda pero más fácil de recordar: guardar en OneDrive cuando el documento o el archivo es suyo.

¿Por qué?Porque los archivos almacenados en OneDrive son privados por defecto. Sí, es posible compartir documentos desde OneDrive, pero otorgar permisos para archivos o carpetas individuales requiere el trabajo de seleccionar a aquellos que tendrán acceso a los documentos, y designar el acceso que tendrán (¿solo ver e imprimir o editar?).

Por donde lo vea, es una molestia. A medida que la cantidad de personas con las que comparte cosas crece, esto puede convertirse en un proceso inmanejable, propenso a errores y toma demasiado tiempo.

¿Cuándo debo guardar en SharePoint? En su forma más simple, la respuesta es: cuando el documento le pertenece a un grupo de la organización, no solo a usted.

Eso significa que los archivos y documentos enviados a SharePoint deberían ser aquellos que tienen que ser vistos y editados por más de una o dos personas.

Tenga en cuenta la biblioteca de palabras cuando piense en SharePoint; un libro no crea una biblioteca y un documento no crea un repositorio para compartir. Cuando una colección de archivos y documentos debe estar disponible para varias personas -por ejemplo, un equipo de trabajo que colabora en un proyecto específico-, SharePoint debe ser el destino.

¿Por qué?Puede que no tenga alternativa. A diferencia de OneDrive, que es personal -recuerde el One en la etiqueta- SharePoint es un recurso corporativo/empresarial. Es probable que otra persona esté a cargo de los permisos, lo que significa que esa persona decide quién tiene acceso a qué sitios, bibliotecas y documentos de SharePoint. Asimismo, es probable que la administración haya establecido las reglas sobre lo que se debe guardar en SharePoint, ya sea para colaboración o porque se ha creado un flujo de trabajo que, automáticamente, moverá un documento a lo largo de un procedimiento de revisión.

Estoy trabajando en un borrador. ¿Dónde debería guardarlo? En OneDrive for Business. Y sí, eso aplica incluso si su lugar de trabajo tiene un flujo de trabajo que requiere la aprobación de sus compañeros y/o gerentes.

Una vez que el borrador está en mejor forma -ya no un borrador, en otras palabras- puede moverlo a la biblioteca de SharePoint correspondiente para compartirlo, verlo o editarlo en colaboración.

¿Cómo muevo documentos de OneDrive for Business a una biblioteca de SharePoint? Sencillo. Seleccione los archivos (o carpetas completas) en OneDrive, luego elija el elemento "Mover a en la barra de menú o el menú emergente que aparece después de hacer clic en los puntos suspensivos verticales. En la ventana emergente siguiente, seleccione el destino de las bibliotecas de SharePoint enumeradas o, si no está visible, haga clic en "Explorar sitios para encontrar la biblioteca adecuada.

Este documento será mi contribución al nuevo proyecto. ¿Dónde debería guardarlo? En la biblioteca de SharePoint del proyecto, si existe. Si no existe una, pero tiene los derechos y permisos necesarios, cree una nueva biblioteca para el proyecto, luego guarde el documento allí.

Si el proyecto aún no tiene una biblioteca dedicada y usted no tiene los permisos necesarios para crearla, guarde el documento en la biblioteca de documentos estándar. Luego puede moverlo a la biblioteca apropiada más tarde -después de que la cree un administrador o el administrador del proyecto.

Cuando comparto un archivo en un canal Teams, ¿a dónde va? A la carpeta de SharePoint del equipo. Se encuentra en la pestaña "Archivos, en la parte superior de cada canal.

Nota: cuando comparte un chat individual o de grupo dentro de Teams, el archivo se almacena en su carpeta OneDrive for Business.

Si bien esto puede parecer confuso, es fácil de recordar una vez que entienda que OneDrive for Business es para compartir con números muy pequeños, y SharePoint para compartir con todo el grupo.

(Y en algún momento, esa confusión puede crecer, puesto que Microsoft está trabajando para conectar el área de almacenamiento personal de OneDrive -que es diferente a OneDrive for Business provisto por Office 365- con Teams).

Utilizamos los grupos de Office 365 Groups para reunir rápidamente un grupo de personas que pueden compartir una sola bandeja de entrada y un calendario. ¿Dónde guardamos los archivos para el grupo, como aquellos que están adjuntos al correo electrónico? En ese caso, no se requiere guardar. Al adjuntar un documento, el destinatario obtiene su propia copia. Pero si desea compartir ese documento con todos los miembros del grupo, lo publicará en la biblioteca de documentos de SharePoint del grupo subiéndolo allí.

Somos un grupo pequeño... sólo dos personas. ¿Dónde debemos guardar los documentos? Incluso si tiene un plan Office 365 más potente -por ejemplo, Office 365 Business Premium, que cuesta 150 dólares anuales por persona-, y tiene OneDrive for Business y SharePoint, Microsoft recomienda que ustedes dos "usen OneDrive y compartan archivos de un lado a otro.

SharePoint y sus bibliotecas de documentos serían excesivas en esta instancia.

Para las pequeñas empresas más extensas, con varios empleados, Microsoft recomienda usar OneDrive for Business y SharePoint juntos.

¿En qué otras situaciones tienen más sentido guardar archivos en OneDrive for Business? Aquí figuran algunas:

  • Cuando no existe una biblioteca de SharePoint apropiada; puede copiar o mover el documento más tarde desde OneDrive.
  • Cuando desea controlar quién puede acceder al archivo o documento.
  • Cuando el documento o archivo es el proyecto... no hay necesidad de herramientas auxiliares como un calendario o un sitio de intranet.
  • Cuando use múltiples dispositivos para construir el documento; la función de sincronización de OneDrive hace que el documento sea fácilmente accesible desde cualquier dispositivo equipado con OneDrive (sí, OneDrive también puede sincronizar las bibliotecas de SharePoint, pero OneDrive es mucho más fácil de entender para los empleados).
  • Cuando solo compartirá este documento una o dos veces, o por un tiempo muy limitado.

¿En qué otras situaciones es más razonable guardar documentos en SharePoint? En las siguientes circunstancias:

  • Cuando la organización tiene flujos de trabajo de check-in que asignan documentos a otros (sí, OneDrive for Business también tiene esto, pero en este tipo de cosas SharePoint es la mejor opción para las políticas que aplican a toda la empresa).
  • Cuando el documento va a ser publicado para que todos en la organización lo lean.
  • Cuando el documento esté disponible para personas externas como los clientes o socios, por ejemplo.
  • Cuando esté de acuerdo con que los demás (su gerente, tal vez la organización de TI) determinen quién tiene acceso al documento o archivo.
  • Cuando la organización requiere que los documentos y archivos estén disponibles en un repositorio central; eso es SharePoint.

¿Algo más que agregar respecto a las bibliotecas de documentos de OneDrive versus las de SharePoint? Oh, nosotros nos especializamos en las palabras.

Si todo lo demás falla, piense en el destino del documento de esta manera: Si es privado, OneDrive lo tendrá callado. Si es comunal, SharePoint no está mal.