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Reportajes y análisis

27 consejos y trucos avanzados para Trello

[02/07/2019] Ya sea que esté colaborando con colegas o volando solo en una misión, no puede hacerlo mucho mejor que Trello cuando se trata de mantener las piezas de sus proyectos en orden.

Trello es una aplicación de gestión de tareas propiedad de Atlassian que facilita la organización de prácticamente todo lo imaginable -imágenes, ideas, enlaces, listas, etc.- a través de una serie de tarjetas de arrastrar y soltar que viven dentro de tableros orientados a temas. Sin embargo, si está leyendo esta historia, es probable que ya lo sepa.

Así que vayamos directo a lo bueno, ¿sí? Una vez que haya dominado los conceptos básicos de Trello, es el momento de convertirse en un verdadero maestro de Trello -para descubrir las numerosas opciones avanzadas, características y atajos del servicio. Trello está desbordante de posibilidades para los usuarios, y depende de usted encontrarlas y aprender a usarlas a su favor.

Eso es precisamente de lo que tratan los consejos de esta página. Siga leyendo y prepárese para llevar su trekking Trello a un nuevo nivel.

(Tenga en cuenta que estos consejos se aplican principalmente a las interfaces de escritorio y basadas en web de Trello, no a las aplicaciones para móviles.)

[¿Qué es Trello de Atlassian?]

Conseguir información en Trello

1. Sabe que puede guardar páginas desde su navegador web en Trello, ¿verdad? -pero, ¿se dio cuenta de que también puede enviar cualquier cosa por correo electrónico directamente a cualquier tabla Trello? Empiece abriendo el panel, seleccionando "Mostrar menú" (si el menú de la derecha no está abierto), luego seleccionando "Más" seguido de "Ajustes de correo electrónico a panel". Busque la dirección de correo electrónico personalizada del foro, cópiela o haga clic en el enlace para enviársela por correo electrónico a usted mismo, y luego simplemente escriba o reenvíe cualquier correo electrónico a esa dirección. Su mensaje aparecerá instantáneamente como una tarjeta dentro de la lista más a la izquierda del tablero.

(Consejo adicional: Guarde la dirección en sus contactos con un nombre fácil de recordar -como "Trello" y el título del foro- para que sea fácil de encontrar en el futuro.)

2. Usted puede ir un paso más allá y enviar información por correo electrónico en una tarjeta Trello específica, también: Abra la tarjeta en cuestión, haga clic en "Compartir" y copie la dirección de correo electrónico allí indicada. Cualquier cosa que envíe a esa dirección aparecerá como un comentario suyo dentro de la tarjeta.

El complemento Trello Gmail facilita al máximo la adición de correos electrónicos a sus foros desde el sitio web de Gmail o la aplicación para móviles (que se muestra aquí).
Trello

3. ¿Uso de Gmail? Tiene una opción aún más fácil. Instale y autorice el complemento oficial de Trello Gmail. A continuación, cada vez que abra un correo electrónico, verá un ícono de Trello en la barra lateral derecha de la aplicación web de Gmail o en el menú inferior del mensaje de la aplicación para móviles de Gmail. Haga clic o puntee en él, y obtendrá una interfaz completa para agregar ese correo electrónico como una tarjeta en cualquier foro y lista que desee.

4. Usuarios de Outlook, no se sientan excluidos: Trello tiene una configuración similar disponible para su aplicación de correo electrónico también. Es un poco más complicado de instalar -y tiene que hacerlo por separado para la versión de escritorio de Outlook (para Windows o Mac), la versión web y las versiones iOS o Android- pero siga las instrucciones de la aplicación de Outlook que prefiera, y estará listo y funcionando en un abrir y cerrar de ojos.

5. Ahorre valiosos segundos y empiece a aprovechar las capacidades de arrastrar y soltar de Trello, que se pasan por alto fácilmente. Intente arrastrar archivos (incluso varios a la vez) desde su escritorio a una tarjeta para cargarlos como archivos adjuntos; arrastrar una imagen desde una página web a una tarjeta para insertarla como archivo adjunto; o incluso arrastrar una URL -desde un enlace en una página web o directamente desde la barra de direcciones de su navegador- a una tarjeta, para que aparezca como un archivo adjunto.

6. Trello tiene una práctica forma oculta de integración con YouTube: Cuando se encuentre con un video de YouTube que le gustaría asociar con una tarjeta en particular, simplemente pega el enlace del video en un comentario de esa tarjeta. Trello transformará el enlace en un reproductor de video totalmente funcional, que se ejecuta directamente en la tarjeta y está disponible para cualquiera que lo vea.

Búsqueda y descubrimiento en Trello

7. Invoque a su Neo interior, porque el siguiente consejo nos lleva a lo más profundo de la Matrix: Cuando tiene dos tarjetas Trello que están relacionadas, realmente puede adjuntar una sobre la otra -por lo que aparecerá como un enlace incrustado y le permitirá hacer clic fácilmente a través de la tarjeta asociada. Simplemente abra la tarjeta en la que desea que aparezca el archivo adjunto, haga clic en el botón "Adjuntar" y seleccione "Trello" en el menú que aparece. A continuación, puede buscar o navegar a través de las tarjetas para encontrar la que desea y seleccionarla para conectarla. Puede incluso adjuntar una tabla Trello a una tarjeta de la misma manera, y hacer que se muestre como un archivo adjunto que se puede hacer clic dentro de su tarjeta para el acceso bajo demanda.

Una vez que haya adjuntado una tarjeta a otra tarjeta Trello, la verá debajo del campo de descripción, y podrá hacer clic sobre ella para saltar inmediatamente.
Trello

8. Si desea crear una conexión bidireccional entre dos tarjetas Trello, siga los mismos pasos descritos en el consejo anterior -luego, una vez establecida la conexión inicial, busque la opción "Conectar tarjetas" debajo del archivo adjunto de la tarjeta recién asociada. Haga clic en él y luego haga clic en el botón de confirmación "Relacionar ambas cartas" que aparece, y cada carta aparecerá en la otra como un archivo adjunto al que se puede hacer clic.

9. Vea solo las tarjetas que necesita en cualquier momento aprovechando el potente sistema de filtrado de Trello. Busque la opción "Filter Cards" en el menú de la tarjeta principal o simplemente pulse "F" en la interfaz de la tarjeta principal. A continuación, puede escribir cualquier cosa en el cuadro para limitar su vista solo a las tarjetas que contienen ese término, o puede utilizar las opciones de filtrado avanzado para limitar las tarjetas por etiquetas, miembros asociados o estado de la fecha de vencimiento. Cualquiera que sea el filtro que cree, permanecerá activo incluso después de cerrar el menú; cuando esté listo para apagarlo, busque el indicador verde "Filtering is on" en la parte superior de la pantalla y haga clic en la "x" que aparece junto a él.

10. ¿Necesita saber cuántas tarjetas hay en cada una de sus listas? Abra de nuevo el menú de filtrado y escriba * en su casilla. Verá que el número total de tarjetas de cada lista aparece directamente debajo de su título.

11. Cuando realmente necesite cavar profundo para encontrar algo, vaya a la función de búsqueda de Trello -accesible a través del cuadro de búsqueda en la parte superior de la pantalla o escribiendo / desde cualquier vista del tablero. Pero no se limite a términos básicos: El sistema de búsqueda de Trello soporta una amplia gama de operadores avanzados que le permiten refinar su búsqueda y encontrar exactamente lo que necesita.

Algunos puntos destacados que vale la pena recordar:

  • Para ver las tarjetas asignadas a un miembro específico del equipo, escriba @ seguido del nombre de la persona. Use @me para las tarjetas asignadas a usted mismo.
  • ¿Quiere encontrar todas las cartas que aún no están asignadas a nadie? Escriba -has:members en el cuadro de búsqueda de Trello.
  • Utilice el operador "label" para buscar tarjetas con una etiqueta en particular -como label:approved o label:urgent.
  • Buscar tarjetas que contienen una lista con un título específico utilizando el operador "list" - como list:tasks o list:contacts.
  • Pruebe has:attachments para mostrar solo las tarjetas con adjuntos.
  • Escriba "due:day para ver las tarjetas de las próximas 24 horas, due:week para las tarjetas dentro de los próximos siete días, due:month para las tarjetas del mes que viene, o due: seguido de cualquier número para buscar las tarjetas de cualquier otro período de tiempo. También puede escribir due:overdue para ver todas las tarjetas que están atrasadas.

12. Hecho poco conocido: Cada tarjeta Trello tiene un número de identificación permanente asociado a ella. Puede encontrar el número abriendo la tarjeta y seleccionando "Compartir" y buscando el texto "Tarjeta #" en la parte inferior de la ventana emergente. Una vez que conozca el número de una tarjeta, puede extraerlo rápidamente en cualquier momento escribiendo / (para abrir el cuadro de búsqueda de Trello) seguido de ese número.

[Un acercamiento a Trello de Atlassian]

Colaboración Trello

13. Reciba una notificación cada vez que un miembro del equipo modifique una carta o tablero usando el útil comando "watch" de Trello. Con una tarjeta, busque el botón "Watch" bajo "Actions" en el lado derecho de la pantalla. Con una placa, haga clic en el ícono horizontal de tres puntos a la derecha de su nombre y seleccione "Watch" en el menú que aparece. Luego, relájese y sepa que siempre estará al tanto de todo, pase lo que pase.

14. Si quiere asegurarse de llamar la atención de un colega, escriba @ seguido de su nombre mientras deja un comentario en una tarjeta. Mientras haya otros miembros del equipo asociados a su foro, verá una lista de nombres a medida que empiece a escribir, y podrá seleccionar a la persona que desee. También puede escribir @card para notificar a todos los miembros de una tarjeta, o @board para notificar a todos los miembros de la junta, si realmente quiere asegurarse de que todos están escuchando.

Mencionar a alguien en un comentario de Trello le enviará una notificación y llamará su atención de inmediato.
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15. Puede escribir @ seguido del nombre de un miembro del equipo mientras está a punto de crear una nueva tarjeta -cuando está escribiendo el título, antes de que se haya hecho la tarjeta- para asignar la tarjeta inmediatamente, sin ningún esfuerzo adicional.

16. La próxima vez que necesite enviar a alguien un enlace a una carta, pasa el mouse por encima de la carta y pulsa Ctrl-C. Esto pondrá el enlace en el portapapeles de su sistema, y luego podrá pegarlo donde quiera. (Solo tenga en cuenta que su destinatario solo podrá ver la tarjeta si es miembro del foro Trello asociado, o si el foro está configurado para ser público).

Interfaz y formato Trello

17. Por defecto, Trello muestra sus etiquetas solo como pequeñas barras de color en la vista de la placa principal. Puede ampliarlas para mostrar el texto completo de la etiqueta haciendo clic en cualquier etiqueta o pulsando la tecla ;. Si vuelve a hacer lo mismo, el texto de la etiqueta se desactivará.

18. Nunca lo sabrá por el simple hecho de mirar, pero Trello tiene una enorme serie de opciones para formatear texto. En cualquier descripción, comentario o elemento de la lista, puede poner el texto en negrita rodeándolo con **asteriscos dobles** o ponerlo en cursiva rodeándolo con *asteriscos simples* o _subrayas_. También puede crear un efecto de tachado poniendo ~~two tildes~~~ en cada extremo del texto y desplazar el texto formateado poniendo 'simples palos traseros' alrededor de él.

Los comandos de formato de texto de Trello pueden hacer que sus palabras destaquen de todas las maneras correctas -si recuerda cómo usarlas.
Trello

19. ¿Desea insertar un enlace dentro del texto en una descripción, comentario o elemento de la lista? Ponga el texto entre paréntesis y luego coloque el enlace inmediatamente después entre paréntesis - así:

[CIO Perú] (https://www.cioperu.pe)

20. En las descripciones y comentarios de las tarjetas, puede crear un divisor horizontal de ancho completo escribiendo tres guiones ("---") en su propia línea, sin ningún otro texto a su alrededor.

21. Para sangrar el texto como una cita en bloque, coloque un > (el símbolo de mayor que) delante de él en la descripción o comentario de cualquier tarjeta Trello.

22. ¿Desea crear una lista con viñetas o numerada en una descripción o comentario? Comience cada línea con un guion o un número - "- Listar elemento" o "1. Listar elemento" - y asegúrese de dejar al menos una línea en blanco antes del primer elemento. Con guiones, también puede agregar elementos anidados colocando un espacio antes del guion en las líneas a sangrar. Trello formateará automáticamente su texto cuando lo guarde.

Parezca un profesional con listas correctamente formateadas dentro de los comentarios y descripciones de las tarjetas Trello.
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Atajos de Trello

23. Cuando esté creando una nueva tarjeta, escriba # seguido del color o título de una etiqueta para ver una lista de opciones que coincidan, y seleccione una etiqueta en ese momento.

24. Uno de mis atajos Trello ocultos favoritos: Al crear una nueva tarjeta, escriba ^ seguido de top o bottom -o un número específico. Esto moverá su tarjeta instantáneamente a la posición correspondiente dentro de su lista.

25. Puede iniciar una nueva tarjeta en cualquier lugar de una lista haciendo doble clic en el espacio gris entre dos tarjetas existentes. Su nueva tarjeta aparecerá en ese espacio en lugar de en la parte inferior de la lista, donde normalmente se encuentra.

26. Una vez que haya escrito el texto del título en una nueva tarjeta, presione Mayúsculas y luego Intro en lugar de Introducir por sí solo. Esto abrirá la tarjeta inmediatamente, y le permitirá empezar a trabajar en ella en lugar de hacer que aparezca en su lista, donde tendrá que dar el paso adicional de hacer clic en ella para abrirla.

27. Desplácese horizontalmente a través de un tablero como un jefe: Salta la barra de desplazamiento horizontal y en su lugar mantenga pulsada la tecla Mayús mientras utiliza el trackpad o la rueda de desplazamiento del mouse. También puede hacer clic y mantener presionado el fondo de un tablero y luego arrastrar el mouse para lograr el mismo efecto.

Ahh - organización óptima y máxima eficiencia. Una combinación potente, ¿no?