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Columnas de opinión

Gestión ágil de productos y portafolios

Por: Isaac Sacolick, presidente de StarCIO

[22/08/2019] Cuando pregunta a los propietarios de productos si las herramientas ágiles funcionan bien para ellos, se obtiene una respuesta mixta, a veces negativa. Las herramientas ágiles ayudan a los equipos ágiles, pero no proporcionan todas las capacidades que los propietarios de productos necesitan para realizar su trabajo.

Del mismo modo, las herramientas ágiles tienen una funcionalidad limitada para ayudar a los administradores de programas y carteras. Las herramientas ágiles suelen proporcionar informes sobre equipos, publicaciones y épicas que a menudo son insuficientes para ayudar a los gerentes de programas a informar sobre iniciativas estratégicas de arriba hacia abajo.

Así que no se sorprenda si el propietario del producto de su equipo odia a Jira de Atlassian, o si el director del programa no puede obtener los informes que necesita de Jira o de Azure DevOps de Microsoft. Estas herramientas solo sirven para una parte de las funciones del trabajo del equipo.

Los atrasos, las tablas de sprint y los informes de scrum no abordan completamente las herramientas que los gerentes de producto necesitan para concebir grandes productos, o ayudar a los gerentes de línea a alinear las metas estratégicas con el trabajo realizado por equipos ágiles. Si está atascado en muchas reuniones con gerentes de productos y programas que revisan el estado del trabajo, o aprenden estrategias de negocios a través de presentaciones en PowerPoint, su organización puede estar lista para una plataforma ágil de administración de productos o de administración de portafolios.

Las plataformas de gestión ágil como Jira y Azure DevOps están diseñadas principalmente para equipos de entrega ágil que incluyen desarrolladores, probadores e ingenieros de desarrollo. Tienen juntas para administrar el estado de las historias de los usuarios y otros tipos de trabajo comprometidos con el sprint activo, y tienen otras herramientas de administración de atrasos, para ayudar a revisar, secuenciar y priorizar las historias para futuros sprints. Vienen con informes de burndown incorporados y otros informes, para ayudar a los equipos ágiles a controlar la velocidad, revisar los bloques, medir los tiempos de ciclo y gestionar el trabajo en curso. Las herramientas ágiles también ayudan a los propietarios de productos a escribir historias, criterios de aceptación de documentos y a revisar las estimaciones de puntos de historia. Utilizan las herramientas para priorizar el trabajo de los sprints y hacer un seguimiento del progreso.

Las plataformas de gestión de productos comparten la visión y capturan hojas de ruta

Los gerentes de producto y los propietarios comienzan su trabajo escuchando a los clientes y prospectos, determinando sus necesidades, identificando cómo entregarles valor comercial, añadiendo ideas y requisitos estratégicos de las partes interesadas internas, y definiendo productos y servicios que proporcionan una gran experiencia al cliente. En las primeras etapas del desarrollo del producto, su trabajo es una mezcla de investigación de mercados, prueba de ideas y comunicación de una estrategia a las partes interesadas.

A lo largo de este viaje, a menudo desarrollan visiones de producto, modelos de negocio, análisis competitivo, personajes de usuario, metas de negocio y otros efectos para ayudar a comunicar sus objetivos a los líderes y equipos ágiles.

Las herramientas tradicionales utilizadas por los gerentes de producto para capturar y comunicar estos efectos son una mezcla de PowerPoint y Excel. Aunque estas herramientas pueden funcionar al principio del desarrollo del producto para conseguir la participación de las partes interesadas y alinear los equipos, son una mala elección para gestionar las expectativas de las partes interesadas a medida que se desarrollan, lanzan y mejoran los productos. Para gestionar estas responsabilidades, los gestores de producto y los propietarios deben gestionar los registros de características de nivel superior, comunicar el estado de las versiones y compartir las hojas de ruta a largo plazo.

Y estas herramientas deben alinearse con principios ágiles que capaciten a los equipos para comprometerse, ajustar prioridades y autoorganizarse en torno a la entrega de soluciones.

Plataformas como Jira Align (formalmente AgileCraft), Aha, y Version One Ultimate Edition proporcionan a los gerentes de producto estas herramientas, junto con las integraciones en los backlogs ágiles y planes de lanzamiento. Incluyen una plataforma centralizada para que los gerentes de producto comuniquen sus estrategias de producto, herramientas para involucrar a las partes interesadas en sus ideas y mecanismos de presentación de informes para compartir el estado de las liberaciones y las hojas de ruta.

Por ejemplo, Aha permite varias integraciones con herramientas ágiles que incluyen Jira, Azure DevOps, Rally y Trello para obtener información sobre equipos, historias de usuarios, características y versiones. Esta información puede entonces ser mapeada a varias construcciones de Aha, como, por ejemplo, acumulaciones de características, hojas de ruta, iniciativas y objetivos. Esta es la vista ascendente que permite a los gerentes de producto compartir información sobre el estado y los planes con las partes interesadas.

Aha también proporciona a los gerentes de producto las herramientas para articular su estrategia, capturar modelos de negocio y comunicar a los usuarios. Las organizaciones que utilizan estas herramientas tienen una forma estándar y centralizada para que los gerentes de producto involucren a la organización en las metas, visión y prioridades.

La gestión de carteras impulsa la alineación y los estándares en las grandes organizaciones

Las empresas que desarrollan una combinación de productos orientados al cliente, aplicaciones de flujo de trabajo, integraciones, cuadros de mando de inteligencia empresarial y otros productos tecnológicos, también necesitan herramientas adicionales para garantizar que las iniciativas cumplan los objetivos estratégicos. Las grandes empresas suelen tener jerarquías organizativas por niveles y requieren comunicaciones de arriba hacia abajo sobre prioridades y métricas de abajo hacia arriba que pueden agregarse en informes de estado.

Las herramientas de gestión de la cartera de proyectos (PPM) existen desde hace algún tiempo, y pueden ayudar a las organizaciones a gestionar y hacer un seguimiento de las iniciativas estratégicas. Pero muchas de las primeras generaciones de estas herramientas fueron diseñadas para agregar los programas tradicionales de proyectos de cascadas bien estructuradas, incluyendo hitos y tareas con fechas de inicio y finalización definidas. Estas herramientas no pueden agregar fácilmente proyectos ágiles orientados alrededor de sprints e historias de usuarios que tienen horarios y prioridades cambiantes administrados por equipos auto-organizados. Algunas herramientas de PPM que no soportan marcos ágiles tienen complejidades de integración de datos que hacen rodar datos ágiles sobre versiones y épicas. Peor aún, los flujos de trabajo de PPM impulsados por la programación y las prioridades más exigentes, a menudo crean choques culturales entre los gestores de carteras y los equipos ágiles.

Los gerentes de portafolio encargados de escalar prácticas ágiles con frameworks como SAFe, DAD, LeSS, y mi propio Driving Digital también necesitan herramientas de portafolio para supervisar múltiples equipos ágiles y establecer estándares de proceso.

Las herramientas de portafolio ágiles como Jira Align y VersionOne Ultimate Edition le permiten administrar iniciativas en una capa por encima del trabajo que realizan los equipos ágiles. Proporcionan visibilidad sobre la velocidad y la capacidad de los equipos, de modo que puede asignar iniciativas a los equipos y predecir los plazos. También proporcionan herramientas para asignar valor de negocio a las iniciativas y alinear adecuadamente los equipos, las prioridades y el nivel de inversión.

Jira Align va más allá de la gestión de una cartera de iniciativas, el seguimiento de épicas y la agregación de métricas de proyectos ágiles. Dispone de herramientas para visualizar y gestionar las dependencias entre equipos, realizar un seguimiento de los riesgos y compartir información estratégica con equipos ágiles.

Cómo estas herramientas benefician a los equipos ágiles

Tradicionalmente se han utilizado herramientas ágiles para ayudar a los equipos a gestionar los retrasos, alinearse con los requisitos, comprometerse con los sprints y apuntar a lanzamientos fiables.

En las organizaciones más grandes, los datos subyacentes de las herramientas ágiles adquieren una importancia crítica para ayudar a la gerencia a comprender el estado, y alinear a los equipos con las iniciativas que generan el mayor valor para el negocio. Para hacer esto de manera efectiva, los equipos ágiles tienen que adoptar estándares sobre cómo están usando las herramientas, los flujos de trabajo y los campos de datos, especialmente alrededor de los elementos de trabajo, los sprints y las liberaciones. Si los equipos utilizan las herramientas sin estándares, se crean problemas de calidad de datos y se hace mucho más difícil para la gestión de productos y las herramientas de cartera agregar métricas y estado.

Y sin buenos datos, puede esperar muchas reuniones con las áreas de producto y programa para discutir y capturar el estado del equipo. Esto puede ser frustrante para los desarrolladores que a menudo están sobrecargados con el desarrollo de características y el tratamiento de la deuda técnica. Al seleccionar e instrumentar el proceso y las herramientas correctas, la gerencia obtiene los flujos de trabajo e informes de arriba hacia abajo necesarios para dirigir las prioridades estratégicas sin sobrecargar a los equipos de desarrollo ágiles.

Isaac Sacolick es el autor de Driving Digital: The Leader's Guide to Business Transformation through Technology, que abarca muchas prácticas como la metodología ágil, devops y ciencia de datos, consideradas fundamentales para el éxito de los programas de transformación digital. Sacolick es un CIO social reconocido, un bloguero de vasta experiencia en Social, Agile and Transformation y CIO.com, también es presidente de StarCIO.

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