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10 power-ups de Trello para una máxima productividad

[23/09/2019] Entonces, ha descubierto de qué se trata Trello. Ha dominado los conceptos básicos de Trello. Ha recorrido los consejos y trucos más avanzados de Trello. Y, aun así, ¿quiere más potencia para mejorar la eficiencia?, ¿necesita más automatización en la organización?, ¿quiere que su software de gestión de proyectos parezca más inteligente?

Dios mío, usted es un monito tenaz. Pero no se preocupe, mi estimado, porque ha venido al lugar correcto. Yo también soy un adicto a Trello. Yo también tengo un hambre insaciable por trucos de productividad astutos. Y a mí también me da una vergonzosa cantidad de placer encontrar nuevas formas de mejorar mi organización.

La parte más genial de Trello es que siempre hay algo nuevo para explorar, porque incluso después de haber exprimido cada onza de magia organizativa del conjunto de características principales del servicio, hay un universo cada vez mayor de complementos de software que pueden abrir todo tipo de nuevas posibilidades interesantes. Son conocidos como power-ups, y tienen algunas opciones bastante impresionantes entre sus rangos fáciles de pasar por alto.

He pasado demasiado tiempo explorando todas las opciones notables de power-up de Trello, y más allá de las integraciones de servicios súper obvias y demasiado básicas para debatir (como los power-ups para conectar sus tableros a Slack, Google Drive, Salesforce, u otras entidades similares), estos son, en mi opinión, los 10 power-ups que más destacan para cualquier persona decidida a lograr un estado de productividad similar al de un superhéroe.

Siga leyendo y prepárese para volar.

(Las cuentas gratuitas de Trello están limitadas a un power-up por tablero, por cierto. Si desea utilizar más que eso, deberá actualizar a un plan Gold, que cuesta 45 dólares al año y le otorga hasta tres power-ups por tablero, o considere convencer a su jefe para que adopte un plan Business o Enterprise para toda la compañía. Estos le permiten power-ups ilimitados y comienzan en 10 dólares por usuario al mes).

1. Butler

Si instala solo un power-up de Trello, Butler es el indicado. Butler, un complemento creado de forma independiente y adquirido por Trello en el 2018, e integrado en el servicio a principios de este año, le permite crear potentes reglas de automatización en todos sus tableros y listas. Puede configurar reglas que se producen de forma regular y recurrente; reglas que se desencadenan por acciones específicas; o incluso reglas que controlan lo que sucede cuando hace clic en un botón personalizado agregado a una de sus tarjetas o tableros.

Las tareas de automatización recurrentes de Butler pueden limpiar y organizar sus tableros y prepararlo para una semana productiva.

Dentro de esos parámetros, las posibilidades son prácticamente infinitas. Por ejemplo, puede crear una regla para agregar una tarjeta estándar de lista de verificación semanal en su lista de tareas pendientes todos los lunes a las 8am, agregar una etiqueta de "Atención" en la tarjeta, otorgarle una fecha de vencimiento para el próximo jueves a las 4pm, asignarlo a un conjunto específico de miembros del equipo, mover la lista de tareas pendientes a la primera posición dentro de su tablero, clasificar todas las tarjetas en orden de fecha de vencimiento y archivar las tarjetas que están etiquetadas como "Listo. (¡Wow!)

También puede crear una regla que permita que cada vez que se agregue una etiqueta de "Alta prioridad" en una tarjeta, la tarjeta se destaque instantáneamente, se mueva a la parte superior de su lista con una fecha de vencimiento de un día hábil antes de la fecha real, se actualice para tener la palabra "URGENTE" al comienzo del título, y sea enviada por correo electrónico a todos los miembros apropiados del equipo. O podría crear una función similar en un botón a pedido, de modo que, por ejemplo, cada vez que un miembro del equipo haga clic en su botón personalizado "Enviar para revisión" en una tarjeta, la tarjeta se etiquete como "Listo para revisión", se le asigne una fecha de vencimiento una semana antes de la fecha actual, se le asigne al editor revisor y se envíe por correo electrónico al gerente del departamento por si acaso.

Entonces, sí: basta decir que esta herramienta realmente puede llevar a su equipo u organización personal al siguiente nivel.

2. Card Snooze

Pasando de lo complejo a lo simple, el power-up de Trello, acertadamente llamado Card Snooze, hace una cosa y lo hace bien: le permite posponer una tarjeta para una fecha y hora posterior para que salga de su mente por el momento, y luego reaparezca para llamar su atención cuando esté listo para lidiar con eso.

Todo lo que debe hacer es hacer clic en el botón "Posponer" dentro de cualquier tarjeta e indicarle al power-up cuándo reaparecer la tarjeta. Cuando llegue el tiempo establecido, la tarjeta volverá a aparecer en su tablero.

Card Snooze funciona tal como posponer un correo electrónico en Gmail, y es igual de útil.
Trello power-apps, Card Snooze

Y si alguna vez necesita encontrar una tarjeta mientras aún está pospuesta, no se preocupe: simplemente búsquela o navegue por el área de archivados de su tablero.

3. Board Sync de Unito

Colaborar con frecuencia significa tener a diferentes departamentos o equipos trabajando juntos -o, incluso a veces, tener a alguien externo a la organización colaborando en un proyecto. Con el power-up Board Sync de Unito, puede duplicar de manera efectiva las tarjetas en diferentes tableros para que cualquier cambio realizado en un tablero se muestre automáticamente en todos las demás. De esa manera, todos pueden trabajar en la tarjeta en cualquier tablero que tenga sentido (y sea accesible) para su función, mientras que tienen acceso a lo que todos los demás están haciendo.

Es algo así como un Google Doc compartido, solo en el contexto de un tablero y con todas las características organizativas de Trello.

4. Calendar

Este siguiente power-up es tan sensible que se preguntará por qué no es parte de Trello. (Una pregunta válida, realmente.) No hay mucho más: Calendar le permite ver las tarjetas con fechas de vencimiento en una vista de calendario semanal o mensual. Incluso puede arrastrar y soltar tarjetas en diferentes fechas para cambiar sus fechas de vencimiento en ese mismo momento.

Si utiliza fechas de vencimiento, el power-up Calendar es una adición imprescindible de Trello.
Trello power-aps, Calendar

El software también le permite sincronizar el calendario con su propia aplicación de calendario personal (Google Calendar, Apple Calendar o la aplicación que prefiera) mediante el enlace iCalendar provisto dentro de la configuración del power-up.

5. Custom Fields

No existen dos negocios idénticos, y el power-up Custom Fields le permite personalizar la interfaz de Trello para que satisfaga las necesidades específicas de su organización.

Con Custom Fields en su lugar, puede agregar sus propias casillas de verificación, listas desplegables, campos de texto y más en sus tarjetas. Cualquier información agregada en esas áreas se muestra dentro de las tarjetas reales y, opcionalmente, también se puede mostrar en las portadas, lo que le permite tenerlas a primera vista en su tablero principal.

Custom Fields permite agregar todo tipo de información personalizada a sus tarjetas.
Trello power-aps, Custom Fields

Y si realmente quiere volverse loco, incluso puede emparejar Custom Fields con Butler para crear reglas de automatización para sus campos recién agregados -por ejemplo, hacer que Butler mueva una tarjeta a una lista "Listo para revisión cada vez que alguien marque una casilla de "Enviar personalizada; o instruir a Butler para que asigne una fecha de vencimiento dentro de cinco días hábiles, cada vez que alguien establezca un menú desplegable personalizado de "Estado en una opción de "Toques finales.

El power-up de Straw convierte sus notificaciones de Trello en tarjetas para que nunca nada se le pase por alto.
Trello power-aps,Notifications-as-cards

6. Notifications-as-cards de Straw

Las notificaciones dentro de Trello son demasiado fáciles de pasar por alto u olvidar. A pesar de su nombre raro, el power-up de Trello Notifications-as-cards de Straw es la solución perfecta: una vez instalado, crea una lista especial de bandeja de entrada de notificaciones en cualquier tablero que elija. Luego, cada vez que recibe una nueva notificación, cada vez que alguien lo agrega a una tarjeta o lo menciona en un comentario, automáticamente crea una nueva tarjeta dentro de esa lista de la bandeja de entrada que incluye toda la información relevante.

En su configuración gratuita predeterminada, Notificaciones-as-cards de Straw busca nuevas notificaciones y las agrega a su bandeja de entrada cada 15 minutos. Si desea que las notificaciones aparezcan en la bandeja de entrada al instante, tendrá que pagar siete dólares al mes por un plan premium.

7. Map

¿Su negocio gira en torno a ubicaciones físicas: direcciones de clientes, proveedores, locales para almuerzos para reuniones u otros lugares similares? Si es así, Map, desarrollado por Trello, es justo lo que necesita.

Map añade un botón en cada una de sus tarjetas Trello que le permite buscar en Google Maps y luego agregar un mapa de cualquier dirección directamente en la tarjeta. Los mapas agregados aparecen como archivos adjuntos que cualquier miembro del equipo puede ver y abrir fácilmente.

El power-up Map de Trello les inyecta a sus tarjetas una útil dosis de geografía.
Trello power-aps, Map

Al hacer clic en un mapa, aparece una vista completa e interactiva donde puede desplazarse u obtener indicaciones desde su ubicación actual.

Trello power aps, Package Tracker
Package Tracker actualiza continuamente una tarjeta con información de entrega reciente para cualquier número de seguimiento válido.

8. Package Tracker

Controle todas sus órdenes importantes con Package Tracker, el sumamente efectivo power-up de Trello. Package Tracker hace exactamente lo que se espera: le brinda una forma de ingresar números de seguimiento de FedEx, UPS o cualquier otro servicio de envío importante, y luego rastrea el envío por usted y mantiene su tarjeta actualizada con la información de entrega más reciente.

El complemento también muestra la fecha de entrega esperada en la portada de la tarjeta, por lo que es visible desde el tablero principal.

9. Advanced Comments de AJ

La interfaz de edición de comentarios de Trello es bastante básica, pero no tiene que serlo. El power-up Advanced Comments de AJ potencia el campo de comentarios en todas sus tarjetas con un editor visual completo, un campo más amplio para componer y, quizás lo más importante de todo, una función de guardado automático incorporada para que nunca pierda su trabajo.

Advanced Comments introduce algunas mejoras realmente útiles a la interfaz de edición de comentarios de Trello.
Trello power-aps, Advanced Comments de AJ

El único inconveniente es que debe comenzar un comentario en la interfaz estándar de Trello antes de poder abrirlo en el editor de Advanced Comments, pero vale la pena aceptar ese pequeño paso adicional por todas las ventajas que obtiene a cambio.

10. Countdown

Las fechas de vencimiento vienen por montones, particularmente dentro de un tablero lleno de Trello. Otórguele a sus proyectos pendientes un sentido adicional de urgencia utilizando Countdown, el power-up de Trello que le permite colocar una cuenta regresiva prominente del número de horas o días hasta la fecha de vencimiento de una tarjeta en una zona que nadie pasará por alto.

Manténgase al día con Countdown, el power-up de Trello fácil de usar.
Trello power-aps, Countdown

La cuenta regresiva de una tarjeta aparece en la parte superior de la tarjeta misma, así como en su portada (en la vista del tablero principal). También puede optar por crear una cuenta regresiva "fija" gigantesca en la parte inferior de un tablero para asegurarse de que un elemento particularmente apremiante realmente llame la atención de todos.

Deje que comience la cuenta regresiva hacia el aumento de productividad.

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