Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Zetech: La oficina sin papeles

[16/09/2019] El pasado martes se realizó la segunda edición en Lima de Oficinas sin papeles, un evento organizado por la compañía argentina Zetech que busca evangelizar sobre la temática de la transformación digital, pero desde la perspectiva paperless.

En la reunión estuvo presente Alejandro Zecler, director regional de Desarrollo de Negocios de la firma -e hijo del fundador- quien también asumió la labor de anfitrión del evento.

Las soluciones

Como sostuvo Zecler, Zetech es una empresa con 25 años de creada, que se inició en el negocio de la digitalización de documentos y de la promoción de la oficina sin papeles. Los años pasaron y el advenimiento de la transformación digital hizo que cambiara el negocio de la firma. La compañía se convirtió en una empresa que desarrolla software para realizar una gestión 100% digital de los documentos empresariales.

La empresa se basa en tres plataformas. La primera de ellas es TS Docs, un gestor documental que administra cualquier tipo de documento. La segunda es Nos Conecta, un portal de proveedores que acelera el intercambio de documentos entre proveedores y clientes.

Por último, la tercera plataforma es turecibo.com, la plataforma más exitosa que administra digitalmente cualquier documento en el área de recursos humanos, desde el onboarding del colaborador, la firma de los contratos, las boletas de pago, legajos 100% digitales hasta un módulo de gestión en línea de vacaciones y licencias.

Zecler también indicó que la compañía ya cuenta con oficinas en cinco países (Argentina, Uruguay, Chile, Colombia y Perú), y que se encuentra próxima a abrir una oficina en México. Además, la firma cuenta con más de 650 clientes y más de 700 mil usuarios.

Como se dijo inicialmente, esta es la segunda edición de Oficinas sin papeles en Lima, pero ya se han realizado tres ediciones en Buenos aires, dos en Montevideo, una en Santiago de Chile y el año que viene se realizará la primera edición en Ciudad de México.

El objetivo del evento es evangelizar.

"En Zetech somos embajadores y promotores de la transformación digital. Así nació el congreso de Oficinas sin papeles, para que los asistentes puedan simplificar al menos un proceso que quieran abordar; esto les permite liberar su tiempo, indicó el ejecutivo.

Por qué sin papel

Durante la reunión se presentaron otros expositores que tocaron diversos temas relacionados con la transformación digital, pero fue el propio Zecler el que ahondó un poco más en la conveniencia de digitalizar los procesos y eliminar el papel.

El ejecutivo indicó que en el Perú existen más de 2,2 millones de empresas, y que éstas tienen al menos el 80% de sus procesos en papel. Esto es un problema si se tiene en cuenta que el papel es "el enemigo del capital humano, como dijo Zecler, ya que es costoso e inseguro, no es ecológico, no tiene backup, es difícil de buscar, ocupa espacio, no es concurrente y no es 'online'.

La solución, obviamente, es digitalizar los documentos, y los procesos.

Zecler sostuvo que no solo resulta conveniente tomar esta acción, sino que ahora también tiene un marco legal que la sustente. Efectivamente, como luego indicó Alicia Jiménez, socia del Estudio Gonzales Hunt Abogados y otra de las expositoras, el decreto legislativo 1310 permite sustituir las firmas ológrafas -las que se hacen a mano- y el sellado manual por una firma digital o una firma electrónica.

Además, de acuerdo a ese mismo decreto, el empleador también puede sustituir la impresión y la entrega física de las boletas o constancias de pago por la puesta a disposición del trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información. En este caso, no se requiere firma de recepción del trabajador.

Todos estos elementos son parte de la cartera de productos y servicios de Zetech y ya se encuentran siendo utilizados en el país, algo de lo que dieron fe los representantes de firmas como Tottus (boletas virtuales y file virtual de ingreso ahora y próximamente gestión de licencias y contratos virtuales), Seguros Falabella (gestión humana) y Antamina (acceso a las boletas desde cualquier lugar) que mostraron sus casos de uso en el evento.