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Reportajes y análisis

Google Talks: Reimaginar el trabajo

[30/09/2019] Hace unos días Soluciones Orión realizó una reunión denominada Google Talks. En ella la firma presentó algunas de las novedades que ofrece la suite de soluciones de Google y la manera en que los negocios pueden ser más productivos con ella.

Acudimos a la conversación y estuvimos presente durante un par de exposiciones. La primera fue la de Raquel Cabral, territory manager para América Latina de Google Cloud; y la segunda fue la de Marcos Barcellos, productivity and collaboration specialist de Google Cloud.

Raquel Cabral, territory manager para América Latina de Google Cloud.
Reimaginar el trabajo

La exposición de Cabral giró en torno a cómo el nuevo ambiente ha cambiado el lugar donde realizamos nuestras labores y, por tanto, también deben cambiar las herramientas que utilizamos. De hecho, Cabral sostuvo que las herramientas legadas retrasan a las empresas porque solo mantienen el statu quo.

En ese contexto, la expositora recomendó el uso de G-Suite como una forma de acceder a muchas herramientas que pueden facilitar el trabajo en el nuevo entorno laboral. G-Suite posee herramientas para que los miembros de los equipos se conecten donde quiera que estén, creen todos los elementos necesarios para llevar a cabo un proyecto, y controlen y accedan a los archivos y datos necesarios para el trabajo de manera segura y sencilla.

Con esta herramienta, de acuerdo con Cabral, se puede trabajar de forma más rápida, inteligente y colaborativa, lo cual conlleva un impacto significativo sobre el valor para la empresa. De acuerdo con los datos provenientes de un estudio de Forrester señalados por Cabral en su presentación, la G-Suite genera incrementos de 1,5 % en los ingresos de la organización, se ahorran 171 horas por usuario al año, se reduce el riesgo de robo de datos en más del 95% y se reduce en 20% la demanda de soporte técnico.

Esto se logra mediante herramientas como Google Cloud Search, que es como Google Search pero para G-Suite pues con ella se puede buscar correos electrónicos, documentos, eventos, directorios corporativos, entre otros elementos.

Otra de las herramientas que destacó fue Team Drives que es una unidad en la que los miembros del equipo pueden compartir archivos; es decir, guarda archivos de propiedad colectiva. Todos los miembros ven el archivo y una función de acceso de edición evita que los miembros del equipo eliminen los archivos.

Finalmente, otra de las características destacables por la ejecutiva de la G-Suite es su "acceso granular y control de accesos. Con él se puede decidir qué departamentos o roles pueden sincronizar archivos y obtener acceso sin conexión, se puede personalizar el intercambio de archivos por departamento o rol, se puede restringir el intercambio de archivos a socios de confianza y se puede asegurar todos los datos con claves de seguridad administradas.

Por supuesto, estas no son todas las herramientas que se mostraron, ni mucho menos todas las que tiene la Suite. También se ofreció novedades sobre otras herramientas como las destinadas a las reuniones; el monitoreo y auditoría de flotas móviles; las de automatización de los flujos de trabajo de los dispositivos; las de eDiscovery, archivo y regulación; la de DLP avanzado para archivos de Gmail y Drive; las destinadas a la seguridad (llaves de seguridad, cifrado con certificados y análisis), y la App Maker para crear aplicaciones personalizadas.

Marcos Barcellos, productivity and collaboration specialist de Google Cloud
Marcos Barcellos, Google Cloud
Ahorrar en tecnología

La siguiente exposición fue la de Barcellos quien ofreció algunos consejos para ahorrar en tecnología usando la tecnología de G-Suite.

El primero de ellos fue establecer políticas de seguridad para administrar los celulares corporativos y personales de los empleados. El segundo fue permitir a los usuarios crear y distribuir sitios de manera colaborativa y muy simple, algo que se puede hacer con Google Sites.

Un tercer consejo fue el uso de computadoras de menor costo, sencillas y con total posibilidad de gestión; la propuesta es el uso de las Chromebooks. Un cuarto consejo fue la creación de grupos de discusión para optimizar los mensajes y la colaboración dentro de la empresa; la opción es utilizar Google Chat.

Barcellos también recomendó la creación y participación en videoconferencias rápida y directamente desde el calendario; la opción es el uso de Google Meet. También propuso la creación de aplicaciones para optimizar los procesos internos y ganar agilidad en ellos; como señalamos anteriormente, la herramienta recomendada es App Maker.

Finalmente, el expositor recomendó evitar la salida de datos confidenciales de la empresa, algo que se puede lograr con el uso de la herramienta de Data Loss Prevention de la Suite. Y también llevar el servidor de archivos a la nube, es decir, usar Google Drive con File Stream.