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Presentan herramienta para diseñar el espacio de trabajo

[04/10/2019] La innovación en el espacio de trabajo es un tema que se ha visto anteriormente, pero desde el punto de vista de las herramientas de software que nos ayudan a realizar nuestras tareas. WorkTech Lima, el evento que se desarrolló hace algunos días, tiene otra visión: la innovación del ambiente (oficina) donde realizamos esas tareas.

El evento fue realizado por Contract Worplaces, una firma que ha replicado el mismo formato que se ha desarrollado en otras ciudades con el objetivo de contribuir a la discusión sobre la mejor manera de innovar en el espacio físico en el cual nos desenvolvemos. Durante el evento, la empresa presentó WYS (Workplace by yoursef), una herramienta de software, accesible mediante web, que ofrecerá al usuario diferentes opciones para conformar su oficina.

Jeremy Myerson, representante de la WorkTech Academy.
La innovación y la ciudad

La innovación no es un proceso que sea propietario de algún tipo de organización. Es más, se puede encontrar espacios de innovación de diversas magnitudes y que pueden encontrarse dirigidos a diferentes objetivos. Eso es lo que señaló Jeremy Myerson, representante de la WorkTech Academy, durante el evento.

Para comenzar, Myerson ofreció un poco de contexto.

El ejecutivo sostuvo que, si bien el 85% de los líderes de negocio en servicios financieros consideran que la innovación es fundamental para la creación de valor, sólo el 42% han establecido algún proceso de innovación.

¿Qué se puede hacer entonces? Establecer procesos de innovación, por supuesto. Lo que diferencia la propuesta de Myers de otras es que la de él toma en cuenta que hay diversos tipos de organizaciones que requieren diversos tipos de procesos de innovación: como sugiere el título de su presentación "del escritorio al distrito.

Los procesos de innovación diversos se circunscriben a los diversos lugares en donde estos se llevarán a cabo; Myerson reconoce tres espacios: el privado, el privilegiado y el público. Ellos se dan en un laboratorio de innovación, un hub compartido y un ágora de conocimientos.

El laboratorio de innovación es el ámbito de las empresas. Aquí los empleados pueden generar innovación para sus organizaciones, y generalmente están compuestos por ambientes de presentación, áreas de exhibición, zonas de tranquilidad, habitaciones para proyectos, lugares para agile scrum y espacios colaborativos.

El segundo espacio es el que correspondería a organizaciones más abiertas, como las startups. Estos lugares estarían conformados por espacios para concentrarse, lounges para miembros, espacios para eventos, cafés internos, incubadoras, zonas de coworking, campos de presentación, plazas y pasadizos activos.

Finalmente, el tercer espacio es la ágora de conocimientos y corresponde al lugar de innovación para los distritos. Obviamente, son lugares públicos con oficinas al aire libre en espacios residenciales o también con infraestructura hotelera. Son espacios que pueden encontrarse rodeados de oficinas o cercanos a universidades; en general, se trata de espacios públicos 'curados' para servir de hubs que atraigan a los innovadores.

Víctor Feingold, presidente de Contract Workplaces.
Víctor Feingold, Contract Workplaces
Uno mismo hace su espacio

Pero ¿qué se puede hacer para mejorar la forma en que se idean las oficinas? La respuesta la dio Víctor Feingold, presidente de Contract Workplaces, quien presentó una interesante propuesta: que uno mismo diseñe su oficina.

En realidad, no es difícil, gracias a la ayuda de una herramienta que Contract Workplaces ha creado: WYS (Workplace by yoursef). Esta es una herramienta de software, accesible mediante web, que ofrecerá al usuario diferentes opciones para conformar su oficina, desde el lugar (edificio) en el que desea su oficina, hasta el color de las sillas que puede usar dentro de ellas.

La herramienta consta de cinco pasos en los cuales el futuro usuario de la oficina tendrá que decidirse entre las alternativas que le ofrece el sistema. En el primer paso determinará las dimensiones de la oficina, en el segundo el lugar donde desea la oficina, en el tercero la disposición de los ambientes de la oficina, en el cuarto se realiza la estimación del costo, y en el quinto la programación de la entrega.

Por supuesto, todos son estimados, pero son de gran ayuda pues le dan al futuro propietario una idea bastante cercana de cuál será el resultado final. Por ejemplo, luego de determinar las dimensiones de la oficina y su ubicación -algo que se realiza en base a parámetros como tipo de edificio, seguridad de la zona, acceso a servicios como el transporte, etcétera-, en el tercer paso puede determinar la disposición de los ambientes de una manera muy sencilla: jalar y soltar.

Si desea, por ejemplo, cambiar el lugar de la sala de juntas simplemente hace clic sobre ese elemento y lo lleva hacia donde quisiera que se encuentre, y los demás elementos de la oficina que haya determinado se acomodarán en base a ese cambio.

La herramienta es enormemente intuitiva y podría servir para los clientes de la firma Contract Workplaces y quizás para usuarios externos. "Aún no hemos determinado como monetizarla, dijo Feingold. Un apunte: por el momento no funciona en Lima sino en Santiago de Chile. Los datos necesarios para que esta herramienta funcione adecuadamente son muchos y por ello no ha sido habilitada en nuestra ciudad.