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Reportajes y análisis

La mejora en el trabajo de Aider

Gracias a Microsoft y Rutatec

[15/10/2019] Hace unos días conversamos con Robin Najar, responsable de Soporte y TI de Aider; Hector Figari, director legal y de Asuntos Corporativos de Microsoft South; y Jeff Moreno, director de Tecnología de Rutatec, sobre la mejora en las operaciones que ha conseguido la ONG Aider gracias a una donación de Office 365 de parte de Microsoft y el acompañamiento (con capacitación) de Rutatec.

De izq. a der.: Hector Figari, director legal y de Asuntos Corporativos de Microsoft South; Jeff Moreno, director de Tecnología de Rutatec, y Robin Najar, responsable de Soporte y TI de Aider.

Gracias a esta intervención la ONG -que se dedica a trabajar con comunidades muy alejadas en el país- ha podido pasar a un esquema de nube que le ha permitido mejorar sus procesos de colaboración y de uso compartido de información. Los detalles nos lo contaron estos tres ejecutivos durante una reunión, en la que ofrecieron también visibilidad del programa de donaciones que tiene Microsoft para este tipo de instituciones.

¿Qué necesidades tenían que cubrir?

Najar: Tenemos oficinas a nivel nacional con tres sedes en el Perú y uno de los principales obstáculos que teníamos era capacitar a nuestros colaboradores, especialmente a los nuevos que ingresaban con los proyectos -cada proyecto tiene su propia nómina-. Teníamos que traerlos a Lima, capacitarlos, y luego ellos tenían que volver y replicar esa información a otros, ya que no podíamos traerlos a todos.

Otro tema eran los correos. Teníamos un servidor que no permitía un almacenamiento grande, todo se tenía que descargar a las computadoras. Si se perdía la computadora y no hacíamos backup justo esa semana perdíamos toda la información.

Sin embargo, lo principal es que Office 365 nos ha ayudado a crear herramientas que antes no teníamos.

¿Cuándo comenzaron a ver opciones?

Estábamos viendo opciones y Rutatec aparece en escena y nos presenta la solución. Buscando no habíamos encontrado nada que nos pudiera suplir todas las necesidades que teníamos. Rutatec nos muestra la oportunidad de postular a la donación de Microsoft en abril del 2016, y desde entonces hemos dado grandes pasos en la transferencia de información y conocimientos a una persona; antes demorábamos uno o dos meses, ahora lo hacemos en tres días como máximo.

¿Hubo un proceso de implementación?

La única implementación fue poner nuestro servidor con el código y la programación que necesitaba Microsoft para trabajar juntos. El resto fue aprender y enseñar, y el sistema es muy intuitivo, así que es muy fácil de manejar.

¿Cuáles son las herramientas que más utilizan?

Últimamente, la que nos ha solucionado mucho los temas -ya que antes teníamos soluciones dispersas- es poder compartir archivos mediante OneDrive. También la herramienta para revisar los correos. Teams -que se integró desde el año pasado- nos ha solucionado más la vida porque ahora tenemos todo en ese programa. Creamos grupos de trabajo o simplemente grupos de comunicación, y ahora casi todos los datos se encuentran centralizados en Teams.

¿Cuántas personas son usuarias?

Activas son 98, pero entre proyectos que van y vienen podemos llegar a 150, a veces.

¿Cuáles son los beneficios?

La transferencia de información se produce en el acto, por ejemplo. Nosotros trabajamos mucho con mapas, tenemos un área de SIG que es muy buena y muy grande que está en constante capacitación, una imagen SIG, una imagen satelital, puede pesar hasta 2 o 2,5 GB, dependiendo de la información que se maneje. Si queríamos compartirla, antes teníamos que grabarla en un CD y enviarla hasta Pucallpa o Piura, pero ahora simplemente la compartimos.

Toda la información de Aider está en la carpeta de OneDrive de cada computadora, así que ya no tenemos que estar haciendo backups, ya no tenemos el peligro de que se nos pierda la información. Si se roban la laptop no importa, se sigue trabajando, además se tiene el Word y Excel en línea.

Desde el punto de vista de Rutatec, ¿cómo se involucraron en el proyecto?

Moreno: Lo que normalmente hacía Microsoft Perú era que solo daba charlas informativas; de hecho, nosotros hemos participado como ponentes en esas charlas hacia ONGs. Lo que ocurría es que ellas se iban maravilladas de las soluciones, pero no las implementaban; entonces, los eventos, básicamente, no tenían mucho impacto.

Hacia finales del 2015 y principios del 2016 hicimos una alianza con Microsoft (Technology for Good) y gracias a ella nosotros hacíamos el acompañamiento de estas ONG. Realizamos eventos, invitamos a ONGs por diferentes medios y llegaron ONGs interesadas, pero ahora la diferencia es que nosotros les ofrecíamos acompañarlos en la implementación.

La primera presentación era solo informativa y luego les decíamos cuáles eran los pasos para acceder a la donación, ellas nos enviaban sus documentos, nosotros los enviábamos a Microsoft y luego ellas accedían a la donación. Una vez que accedían, nosotros hacíamos talleres para los supervisores de TI o la persona encargada en la ONG, ese era un taller práctico en donde nosotros les decíamos que traer y configurábamos su dominio, su servidor y lo que ellos necesitaran. Luego capacitábamos a los usuarios finales. Esa fue nuestra relación.

Entonces, esta es parte de una donación y de un programa.

Figari: Así es. Es un programa que tiene Microsoft a nivel mundial para entidades no gubernamentales por medio del cual, luego de un proceso de postulación, y de una evaluación de un partner, de un tercero -para darle absoluta objetividad al momento de ver los requisitos- se puede acceder a donaciones de Office 365 o de Azure para transformar digitalmente a las entidades no gubernamentales, con todo el impacto positivo que tiene esto en el país.

¿Y cuáles son los requisitos en líneas generales?

Lo principal es que se trate de una entidad formalmente constituida como una ONG en el país. En el caso peruano, esto se verifica si son entidades certificadas por el Ministerio de Economía y Finanzas para poder recibir donaciones deducibles. Luego se tiene que confirmar que la finalidad de esta ONG sea sin fines de lucro, que tenga fines de impacto social, que tenga prácticas inclusivas y, en términos generales, es básicamente eso, no es un proceso complejo y los beneficios son bastante grandes en cuanto a transformación digital.

¿Cuáles diría que son los factores críticos de éxito?

Najar: Primero la curva de aprendizaje, especialmente en provincias. Allí como que tienen un poco de temor hacia las computadoras, esa fue nuestra primera valla. Para dar un ejemplo, para que OneDrive funcione en todas nuestras sedes hemos tardado casi dos años. Primero porque la gente que entra por proyectos se retira y solo quedamos los estables; y, segundo, porque tienen el temor de manejar tecnología, más aún cuando se les dice que es en línea.

Pero una vez que esa valla se supera, todo empieza a fluir, los usuarios preguntan más e investigan entre ellos. En estos momentos estoy muy orgulloso de todo Aider, porque en casi todo el Perú donde tenemos gente, se está manejando este programa. Y esto no solo nos beneficia a nosotros porque recabamos la información más rápido; sino que al tener la información más rápido de las comunidades nativas que apoyamos, también salen más rápido los beneficios para ellas, como la venta de sus productos; las comunidades están creciendo gracias a esto.

¿El uso de Office es solo para los miembros de la ONG, aún no para sus beneficiarios?

El problema es la valla tecnológica, Internet no llega hasta esas comunidades, tampoco la luz, algunos tienen paneles solares que les ayudan en la noche, pero no para una laptop.

¿Cuáles serían sus siguientes pasos?

En este momento hemos desarrollado un programa que monitorea todos nuestros proyectos; con él ya no tenemos que pedir la información a otras personas, simplemente entramos a nuestra base de datos. Lo hemos hecho en base a SharePoint, programando en .Net. Y en estos días estamos lanzando un nuevo inventario que también va a tener alcance nacional, para trabajarse en línea.

Tenemos otro programa que hemos realizado en base a Power Apps, que es el reporte de reuniones. Yo salgo de esta reunión y antes de llegar a mi oficina voy llenando el programa que está en mi teléfono, ya no tengo que hacer un informe simplemente se entra y pueden ver lo que hice.

Además, vamos a hacer un nuevo programa -estamos recabando la información- que sea por proyectos, para ver los inventarios por proyectos, los datos por proyectos, los productos con los que trabaja cada comunidad nativa, y eso se va a integrar al programa más grande que comenté anteriormente para recopilar los datos. Esto nos va a servir para hacer nuestros informes para los cooperantes que son USAID, la cooperación belga y todos los que cooperen.

¿Desean agregar algo?

Moreno: Quisiera agregar algunos puntos que se tienen que tomar en cuenta para la implementación. Uno es que las cabezas de la organización se den cuenta de lo que es posible con la tecnología; es muy importante que confíen en su área de TI o en su partner que va a ayudarlos en la transición. Si las cabezas no están empoderadas o 100 % concientizadas, esto no funciona.

El segundo punto es que debes tener un partner o una persona dentro del equipo que tenga el conocimiento de tecnología; esto ayuda a realizar la transición porque, como dice Robin, no es rápido. Quizás en un mes o dos haces la implementación del servidor, pero uno no solo compra tecnología, todo esto tiene que estar enfocado en el usuario final -y la capacitación y la concientización del usuario final demora más tiempo. Por eso debe tener alguien que le pueda acompañar durante toda esta transformación.

Figari: La finalidad de programas como éste es que las ONG no tengan ninguna limitación para acceder al software del más alto nivel al que acceden las empresas más importantes a nivel mundial. En el tiempo que tenemos trabajando en el Perú, tenemos más de 80 ONGs beneficiadas con estos programas, con donaciones por más de 11 millones de dólares, valorizadas tanto en software como en efectivo para seguir con la finalidad de Microsoft que es empoderar a cada organización y persona del mundo a lograr más.

Moreno: De esas 80 nosotros impactamos a 62. Por eso es la diferencia del antes que solo era informativo, al después que se ofrece el acompañamiento. Y ahí hay que anotar dos cosas: primero, antes cuando se recibía la donación tenían su portal, pero no asignaban licencias a nadie, no se usaba, por el miedo que mencionaba Robin. Pero luego, cuando tienes un acompañamiento, una persona de TI adentro, la transición es más fácil.

Un segundo punto a resaltar es que esto también impacta en los colaboradores porque los estás capacitando en las herramientas que usan las mejores empresas de todo el país, y del mundo.

Najar: De nuestra parte muchas gracias porque, en verdad, estos tres años hemos avanzado a pasos agigantados en el tema de la información. Ella ahora vale más que cualquier otra cosa, y gracias a ellos podemos tener nuestra información a salvo y al día, y ahorramos mucho dinero y tiempo.

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