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Reportajes y análisis

10 errores de colaboración entre TI y negocios que se deben evitar

[01/11/2019] Hoy más que nunca, la colaboración y la co-creación con sus compañeros de negocios son clave para el éxito digital. Sin una relación armoniosa y productiva entre negocios y TI, las iniciativas digitales tienen más probabilidades de descarrilarse. Los enfoques y las perspectivas heredadas, sin mencionar las fricciones arraigadas y los diferentes estilos, pueden presentar desafíos para la colaboración entre colegas de negocios y TI.

Incluso cuando comparten los mismos objetivos organizacionales, usted y sus colegas de negocios pueden tener puntos de vista muy diferentes sobre cómo abordar los proyectos. Quizás un compañero de negocios culpe rápidamente a otros - incluido usted- cuando las cosas no funcionan, o con frecuencia se queja y critica en las reuniones. ¿Cómo puede mejorar la relación?

La solución puede ser más personal que técnica, con un enfoque en el desarrollo de confianza, incluso con colegas con posturas distintas a la suya. A veces toma tiempo dar un paso atrás y adoptar una perspectiva diferente, y probablemente alterar su estilo de comunicación para que estén más abiertos a su forma de pensar.

Estos son algunos errores comunes que cometen los profesionales y las organizaciones de TI al colaborar con sus pares de negocios, junto con consejos profesionales sobre cómo obtener mejores resultados al reducir la brecha entre negocios y TI.

Ignorar el conflicto

Identificar conflictos en lugar de operar en la negación puede ayudar a que sus relaciones sean más efectivas, señala Ryan Lahti, fundador y director general de OrgLeader.

"Los líderes de TI podrían sentirse más cómodos con un punto: el conflicto en sí mismo no es ni bueno ni malo. Es neutral, señala Lahti. "La forma en que los líderes de TI y sus pares lo manejan lo hace bueno o malo.

Argumenta a favor de un enfoque medido, señalando que una postura demasiado agresiva puede ser contraproducente. "La sutileza es crucial cuando se manejan situaciones difíciles como conflictos con colegas de negocios. Pero actuar como si un conflicto no existiese o esperar que desaparezca, no es una estrategia para el éxito.

No reconocer las diferencias

Lahti de OrgLeader comenta que ve un error común con frecuencia: confundir la empatía con la suposición de que un compañero es igual que usted.

"El hecho de que usted sea lógico, y para comprender las cosas prefiera una gran cantidad de datos, no significa que sus compañeros también, señala. "Pueden preferir viñetas verbales con sugerencias prácticas. Puede notar que coincide en algunas preferencias con sus colegas. Sin embargo, es igual de importante reconocer en lo que difiere, para asegurarse de utilizar un enfoque que mantenga el conflicto en el rango productivo.

Renunciar muy pronto a la comunicación

Cerrar la comunicación con un compañero por no compartir las mismas prioridades puede tener un efecto dominó en la productividad.

"Lo que he aprendido es que el trabajo de su equipo se vuelve mucho más difícil cuando no trabaja bien con un compañero, comenta Wayson Vannatta, CIO de WatchGuard Technologies. "Sin resolver, esto puede crear una cultura que carece de colaboración y continuidad. Decisiones que se dejan sin resolver, o se toman sin la aportación de la otra persona, hacen que su equipo vaya en una dirección mientras que su compañero le indica a su equipo que vaya en otra.

Vannatta señala que el resultado es un trabajo duplicado y baja productividad. Peor aún, se vuelve un ciclo difícil de romper.

"Es más fácil decirlo que hacerlo, comenta, "pero debe invertir en construir y mantener esas relaciones problemáticas por el bien de su equipo y el negocio en general.

Vannatta recomienda verificaciones quincenales con sus compañeros. "Comprendo sus necesidades desde una perspectiva de TI y me mantengo en sintonía con lo que están trabajando y lo que están haciendo sus equipos. Conocer cuáles son sus áreas de enfoque y con qué están entusiasmados o con qué luchan regularmente, me permite dirigir mejor al equipo de TI, establecer las prioridades apropiadas y ser más eficaz.

No mantener a todos informados

Horarios ocupados, equipos dispersos y múltiples modos de comunicación: el lugar de trabajo moderno está casi diseñado para garantizar que alguien quede fuera del circuito.

La firma de Vannatta, por ejemplo, utiliza un software de colaboración para evitar este problema, en parte mediante un resumen de las conversaciones entre los miembros del equipo en varios canales.

"Para la colaboración entre pares específicamente, creamos canales dedicados en los cuales los miembros del equipo pueden mantenerse informados sobre iniciativas y proyectos clave, o prepararse para futuras discusiones, indica Vannatta. "Por ejemplo, tenemos un canal para la actividad [de fusiones y adquisiciones], donde el ejecutivo responsable de liderar estas iniciativas actualiza al resto del personal ejecutivo sobre el estado de todas las conversaciones en curso.

Los horarios de viaje pueden estar apretados para Vannatta y sus compañeros. Tener una herramienta de colaboración permite a todos mantenerse actualizados y participar en todas las discusiones, señala Vannatta. "De esta manera, cada vez que tenemos reuniones importantes o debemos tomar grandes decisiones, todos los involucrados tienen la información más reciente, por lo que pasamos menos tiempo poniendo al día a la gente y más tiempo haciendo las cosas.

No desarrollar roles y habilidades de cooperación

Para algunas organizaciones, la colaboración entre negocios y TI no logra ganar fuerza debido a estrategias que simplemente reúnen a dos grupos sin considerar qué nuevas habilidades o roles podrían ser necesarios para que la co-creación funcione.

El director de investigación senior del Grupo Hackett, Rick Pastore, comenta que está viendo una tendencia positiva de contratación en TI: el surgimiento del gerente de relaciones comerciales (BRM), un rol diseñado para reducir la fricción y mantener las relaciones.

"Poseen el conjunto de habilidades y el mandato para construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con los líderes de los grupos empresariales a los que están asignados, anota Pastore. "Hace diez años, la responsabilidad de los enlaces de TI con las unidades y funciones de negocios, generalmente se centraba en una evaluación anual de necesidades y recopilación de requisitos, administración continua de la cartera de proyectos y alentar el cumplimiento de los estándares de tecnología empresarial. Hoy, el rol se consideraría un fracaso si solo lograra eso.

Pastore señala que el rol necesita lo que él llama habilidades consultivas, que se enfocan en comunicarse y escuchar, con la capacidad de influir y guiar a sus pares en la creación de valor comercial a través de la tecnología.

"TI necesita habilidades para construir relaciones, asegura. "Los componentes principales de este conjunto de habilidades son la capacidad de establecer confianza -a través de la honestidad y la humildad, y la voluntad de admitir errores y abordar problemas- cumpliendo las promesas y demostrando perspicacia comercial, y una comprensión sólida de los objetivos y puntos débiles de las partes del negocio. Con estas capacidades, los gerentes de relaciones comerciales pueden establecer una relación con sus pares de negocios, o incluso con los principales ejecutivos de negocios del grupo. Solo entonces se pueden aplicar las habilidades de consultoría.

Perderse las autopsias

Ryan Scott, director de aprendizaje de DNA Behavior International, ha recogido algunos consejos de colegas que se han unido a la empresa desde el back office y funciones de consultoría en otras compañías.

"Una cosa que aprendí de ellos es la necesidad de una revisión posterior a la acción después de un gran proyecto. Un error es no tener un moderador externo e imparcial que dirija la sesión, asegura. "Es importante discutir de manera rutinaria, y con calma, los proyectos después de que se hayan completado, y cualquier lección de aprendizaje antes de pasar al siguiente tema. Esto trae consigo grandes beneficios para los pares de negocios en TI y en toda una organización.

Ceñirse a un modo de comunicación

No todos prefieren el mismo canal de comunicación, y con tantos disponibles, es importante ser flexible -especialmente cuando la comunicación se vuelve irritante o compleja.

Para Scott de DNA Behavior, dos mensajes de correo electrónico o de texto son demasiados si todavía hay una falta de comunicación, momento en el que dice que sugiere cambiar al teléfono o una reunión por video.

"Todos tienen un enfoque natural y es importante adaptarse al estilo de esa persona", señala Scott. "Hace que todos sean más eficientes. Vemos que las personas se ciñen a su zona de confort de comunicación individual. Por ejemplo, si una persona le envía un correo electrónico de una sola línea, es probable que prefieran un mensaje rápido, breve y directo como respuesta.

Depender demasiado de la tecnología para colaborar

La psicóloga empresarial Melanie Katzman anota que las personas están naturalmente configuradas para conectarse, pero están cada vez más aisladas en el lugar de trabajo.

"Observamos nuestros teléfonos, nos ponemos auriculares con cancelación de ruido y acumulamos seguidores y 'me gusta' en lugar de relaciones, señala. "Las personas envían correos electrónicos o chatean en Slack en lugar de levantar el teléfono y conversar. Utilizan un emoji al final de un texto y suponen que se ha aclarado un conflicto. La tecnología puede ayudar a facilitar la colaboración, pero la conexión entre nosotros como humanos es lo que nos hace realmente productivos, y más felices de ir a trabajar.

No mantenerlo simple

La sobreestructuración y la explicación excesiva causan más daño que bien, asegura Katzman. "Las personas brindan detalles superfluos cargados de jerga para convencer a otros de sus calificaciones únicas, indica Katzman. "En realidad, uno puede estar alienando y agotando a su audiencia.

Ella hace una distinción entre las personas que simplifican la comunicación y se centran en las soluciones, en contraste con los compañeros que complican las cosas y las empeoran.

"Los simplificadores toman situaciones complejas y proporcionan opciones claras y prácticaa, señala. "Son calmantes, clarificadores y orientadores. Cuando se trabaja con simplificadores, las personas a menudo se sienten energizadas, seguras y optimistas. Puede identificar quién es quién en cuestión de segundos. Los complicadores toman el lado del problema de la ecuación. Les encanta el drama, se deleitan con detalles insignificantes, y se sienten decepcionados o un poco fastidiados cuando alguien les ofrece una solución. Los simplificadores son lo opuesto; anhelan soluciones. Evalúan las situaciones rápidamente, estudian las circunstancias cuidadosamente y prefieren gastar sus recursos en soluciones. Uno ama los obstáculos y las crisis. El otro ama las respuestas.

No hacer de la confianza una prioridad

Al igual que en otras áreas de negocios, profundizar las relaciones es clave para mejorar el trato con sus compañeros. Concéntrese en la confianza frente a la tecnología, aconseja Lisa Woodley, vicepresidenta de experiencia del cliente en NTT Data Services. Idealmente, la confianza en sus compañeros se fomenta mediante una combinación de responsabilidad compartida y éxito compartido, señala, evitando echar culpas y priorizando las soluciones.

"Este tipo de cultura crea un entorno seguro para recibir retroalimentación porque es menos probable que uno entre en modo defensivo por temor a ser culpado, indica Woodley. "Una cultura de éxito compartido que reconoce cada victoria, es un esfuerzo grupal y busca recompensar a todas las personas que contribuyeron al éxito. Esto elimina la competencia interna donde las personas son reacias a colaborar por temor a no obtener crédito por su propio éxito.