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Asana añade automatización de flujos de trabajo

[21/10/2019] El proveedor de gestión del trabajo Asana ha introducido nuevas capacidades de automatización para su software, incluyendo un generador de reglas que permite a los usuarios automatizar pasos repetibles.

Asana, fundada por el co-creador de Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero de software Justin Rosenstein, es una aplicación de gestión de trabajo colaborativo que permite a los usuarios realizar el seguimiento y la gestión de tareas de forma individual, en equipo o en toda la organización. Tiene alrededor de 70 mil clientes de pago.

En los últimos meses, la compañía ha estado desarrollando una serie de características, incluyendo la adición de la herramienta Workload de Asana el verano pasado y Proofing en abril. Este último permite a los usuarios dar retroalimentación sobre las imágenes.

Un nuevo motor de reglas permite a los usuarios automatizar los pasos manuales que implican el enrutamiento de tareas y flujos de trabajo.

Como parte del lanzamiento de sus funciones de Asana Automation, se ha añadido un motor de reglas personalizado que permite a los usuarios automatizar los pasos manuales que implican el enrutamiento de tareas y flujos de trabajo; pueden utilizar uno de los 75 pasos preconstruidos o intentar un editor de "rellenar los espacios en blanco" para crear su propio conjunto de disparadores.

Es posible, por ejemplo, asignar automáticamente tareas a los miembros del equipo en función de un cambio en su estado de trabajo, ajustar las fechas de vencimiento a medida que se crean nuevas tareas, o añadir "seguidores" a una tarea cuando cambia el estado de progreso de una tarea.

Evitar los "pasos" puede aumentar la productividad

Hacerlo puede ahorrar tiempo y evitar el "trabajo ocupado", según el director de productos de Asana, Alex Hood. Dijo que las pruebas beta mostraban que el constructor de reglas salvaba a los usuarios cientos de pasos cada semana.

"Medimos el éxito por pasos ahorrados por semana, y nuestros clientes beta están ahorrando alrededor de 400 pasos por semana individualmente", señaló Hood. "Es bastante fácil. No necesitas ser ingeniero, puede crear esas eficiencias a partir de una interfaz de usuario muy simple y potente".

Wayne Kurtzman, director de investigación de IDC, dijo que la nueva función puede ayudar a todo tipo de trabajadores a establecer flujos de trabajo automatizados. "Estas capacidades de automatización no competirán con las soluciones robustas que ofrecen sus socios de flujo de trabajo, pero permitirán que el usuario medio acelere partes de su flujo de trabajo o del flujo de trabajo de su equipo sin la ayuda de TI", indicó.

Asana también ha añadido "plantillas de proyectos inteligentes" para proyectos comunes, como un plan de eventos o el lanzamiento de una campaña, con fechas de vencimiento de tareas actualizadas automáticamente en caso de conflicto. Una vez más, el objetivo es permitir que los equipos trabajen de forma más productiva en lugar de tener que realizar tareas fácilmente repetibles.

Herramientas de Inteligencia Artificial

Asana también ha desplegado capacidades de IA en su aplicación iOS. Asana Vision utiliza el reconocimiento óptico por computadora (OCR, por sus siglas en inglés) para crear elementos procesables tomando una foto del texto, como notas de pizarra de una sesión de brainstorming. Una vez capturado, el texto digitalizado puede ser asignado como tareas a los miembros del equipo dentro de Asana.

"Ofrece la capacidad de tomar una imagen y trazar 'punteros' encima de ella y luego adjuntar tareas secundarias a esos punteros", indicó Hood. "Esto se convierte en parte del gráfico de la obra y parte de la estructura del trabajo que hay que hacer. Todo está ligado a la imagen".

La herramienta Voice es una función de transcripción para tomar notas sobre la marcha y añadirlas a una tarea de Asana. La grabación se transcribe automáticamente y se adjunta a la tarea como un archivo de sonido.

"El OCR y el reconocimiento de imágenes están siendo utilizados regularmente por muchos usuarios de teléfonos inteligentes, que se preguntan por qué tienen este poder en las aplicaciones de consumo, pero no en el trabajo, donde serían un verdadero ahorro de tiempo", indicó Kurtzman. "Tanto las características como la adopción continuarán creciendo en estas y otras características impulsadas por la IA".

La automatización está disponible para los usuarios en los planes Business y Enterprise de Asana.

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