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Edward Alarcón, gerente corporativo de TI de Hochschild Mining

La reimplementación en Hochschild Mining

Edward Alarcón, gerente corporativo de TI de Hochschild Mining.

[23/10/2019] Hace unos días conversamos con Edward Alarcón, gerente corporativo de TI de Hochschild Mining. Con él hablamos sobre la reciente implementación de S/4 HANA que realizó su compañía, con el agregado que la hizo sobre HEC (HANA Enterprise Cloud), es decir, la nube de SAP.

El proyecto salió en vivo el 1 de enero de este año, y ya se ha cimentado como una implementación exitosa, o mejor dicho una reimplementación. ¿Conoce la diferencia? Alarcón nos la explicó, además de darnos detalles sobre los motivos por lo que optó por esta alternativa.

¿Qué es lo que se implementó?

Primero una introducción sobre cómo hemos venido trabajando con herramientas tecnológicas y me voy a enfocar en SAP. Hochschild Mining fue la primera empresa que implementó SAP, en 1997, salimos en vivo en 1998, inclusive no existía SAP Perú en esos años, se constituyó en setiembre y nosotros comenzamos meses antes, nuestro contrato inicial fue con SAP Andina y Del Caribe.

Desde el 98, que estamos en vivo con SAP, hemos venido evolucionando con la solución; es decir, con el R3 y las versiones que se han ido actualizando en el tiempo. En el último trimestre del 2017 empezamos a evaluar diversos escenarios por requerimientos del negocio. ¿Qué es lo que necesitábamos? Incrementar funcionalidad, instalar módulos adicionales a la solución que teníamos, por ejemplo, el módulo de comunicación con los bancos, el módulo de consolidación financiera y el módulo de tesorería avanzada.

Además, también había temas relacionados con la infraestructura. La plataforma sobre la cual corría nuestro R3 -el SAP anterior- era un AS400 con una base de datos DB2, hosteado en IBM; un equipo muy potente que no da problemas, y una base de datos preparada para niveles transaccionales mucho mayor a los que teníamos nosotros; pero es una plataforma propietaria y su mantenimiento se volvía un poco más costoso.

Entonces, en esa coyuntura, empezamos a evaluar alternativas. Una era crecer sobre SAP R3; es decir, agregar funcionalidades como las que señalé, sobre la misma infraestructura, o traer la infraestructura localmente o irnos a otra infraestructura (nube), o irnos a HEC (HANA Enterprise Cloud). También teníamos otros escenarios como hacer una migración técnica, es decir, irnos on HANA -hacer el cambio solo de la base de datos-; hacer una migración pasando a S/4 HANA o hacer una reimplementación, que sería el camino más radical.

Decidimos irnos a una reimplementación agregando los módulos nuevos y llevar todo a HEC.

¿Qué es una reimplementación?

Una migración es que llevas toda la implementación y la adecuas al nuevo sistema; o sea, al S/4 HANA. Una reimplementación permite repensar los procesos, porque vas a empezar de cero; vas a depurar data, porque vas a cargar todo desde cero; vas a depurar datos maestros de logística, de contabilidad, de personal, es decir, vas a tener data limpia, y permite además repensar algunos procesos para configurarlos mejor. Por ejemplo, en el caso de mantenimiento, nosotros teníamos el módulo de mantenimiento, pero estaba implementado con una visión más contable que operativa; es decir, le servía más al área de finanzas y contabilidad que al área de mantenimiento. Con la reimplementación, le hemos dado un enfoque para que también le sea útil al área operativa. Eso no lo hubiéramos podido hacer con una migración.

Además, en el proyecto también teníamos un lema: back to standard; llevarlo todo al estándar y utilizar los desarrollos al mínimo indispensable. Hemos reducido en 60% la cantidad de desarrollos, porque nos hemos enfocado más en ir por el estándar. Inevitablemente, van a haber desarrollos vinculados a los libros oficiales que pide la Sunat, porque no existe una localización para Perú; o a los reportes que tenemos y que son muy personalizados, pero los desarrollos vinculados a los procesos son muy pocos.

Dicho sea de paso, tengo dos históricos. Uno de 1998 al 2006, un corte que se debe a que ese año la empresa sale a bolsa en Londres y la empresa que existía entonces (MHC) se divide en dos: Hochschild Mining y Cementos Pacasmayo. Esta última cotiza en la bolsa de Nueva York y nosotros cotizamos en la bolsa de Londres. Por eso tenemos un histórico 1 de 1998 al 2006, y un histórico 2 del 2007 al 2018. Y ahora tengo un S/4 HANA nuevo a partir de enero de este año con Hochschild Mining.

¿Cuándo comenzó la implementación?

Lo decidimos en diciembre, se firmó el contrato con SAP el 28 de diciembre del 2017 y el proceso de reimplementación comenzó en la quincena de marzo del 2018, y culminó la primera semana de diciembre. Las tres últimas semanas de diciembre se dedicaron a ajustes finales. Y salimos en vivo el 1 de enero que es una fecha ideal para salir con un ERP, porque es el inicio del ejercicio contable.

Salimos en vivo con todo lo previsto: los módulos de finanzas, contabilidad, logística, recursos humanos, ventas, mantenimiento, proyectos y le agregamos BCM (bank communication management), ERM que es tesorería avanzada y BPC (business planning & consolidation). Salimos en vivo tanto en Perú como en Argentina con las 15 empresas del grupo; fue una salida tipo big bang.

Además, salimos con un esquema de licenciamiento totalmente diferente: el full user equivalent, que es el nuevo esquema de licenciamiento de SAP. Ahí tienes usuarios que son de productividad, usuarios full y usuarios que son de acceso.

¿Cuáles han sido los beneficios logrados?

Las ventajas tecnológicas que nos da son la rapidez, porque es una base de datos que trabaja en memoria; además, los niveles de respuesta que tenemos ahora son bastante rápidos.

Por otro lado, hay que tomar en consideración que hasta diciembre teníamos el SAP en IBM; pero ya no, ahora están en la nube de SAP, en la HEC.

Mis usuarios no solo están en Lima, en gran medida están en las minas. Y por ello, el escenario más crítico que tengo desde el punto de vista de las telecomunicaciones, son las minas a las que llegamos con radioenlaces; la sensación del usuario no solo me la da la velocidad del servidor sino también la línea de comunicación. Por ello, contratamos un enlace dedicado a CenturyLink para que la variable comunicaciones no sea un problema. Nosotros apostamos a que los tiempos mejores de respuesta que iba a tener con HANA y el nuevo medio de comunicación, al final iban a dar una mejor sensación al usuario, que es lo que estamos teniendo ahora.

Entonces, tengo más rapidez en los procesos, en los cierres contables, tengo información en línea en muchos casos; por ejemplo, el módulo BPC consolida todas las empresas del grupo en tiempo real porque estás trabajando sobre la misma base de datos. Así puedes llegar a un nivel de drill down hasta encontrar la transacción, da mucha mayor visibilidad para hacer reportes y emitir información financiera.

Otro beneficio es que la reimplementación me ha permitido replantear el proceso, como el mantenimiento; y llevar otras cosas al estándar, como la depreciación por unidades producidas, que antes la teníamos como desarrollo y ahora la tenemos como estándar con SAP.

La comunicación con los bancos la teníamos con R3, pero ahora la tenemos como un módulo ad hoc que el BCM, que nos da mayor seguridad; además, manejamos una tesorería centralizada.

Ventas ahora está más integrada. Nuestros procesos de ventas no son muy transaccionales -hacemos pocas facturas- pero sí tienen su complejidad.

En Recursos Humanos, existe una localización para Argentina, pero no para Perú. Entonces, hemos reimplementado HR y estamos a punto de salir con Success Factors, aunque vamos a mantener la planilla en HANA. Es decir, la ejecución de la nómina se va a realizar en HANA y el resto de funcionalidad sí la vamos a llevar a Success Factors.

Otra ventaja es que usamos el Analysis for Office, que es la integración de SAP con Office. Esto le da al usuario una mayor facilidad para crear información propia.

¿Por qué HEC y no otra nube?

Si se como una plataforma de infraestructura pura va a ser más costosa que otras; pero nosotros lo hemos planteado como un paquete. Hemos hecho un paquete de licencias, infraestructura y módulos adicionales, y lo hemos comparado contra lo que pagaba de hosting del AS400 con BD2 en IBM más el licenciamiento estándar que tenía con SAP. He comparado esto contra llevármelo todo a HEC, y mi objetivo era no crecer más de 15% y eso es lo que se ha logrado. Entonces, creo que hace sentido ir hacia una plataforma como HEC que me ofrece un solo interlocutor; porque ahora, cuando tengo algún incidente, llamo a mi contacto técnico de SAP y se encarga. Cuando tenía la plataforma en otro proveedor, había que hacer una coordinación entre el proveedor de la infraestructura y el proveedor de software; eran más pasos y más tiempo en la solución. Y en los servicios de HEC también se encuentran incluidos algunas labores de manejo técnico de la plataforma.

Ya van ocho meses que trabajamos con SAP, estamos en un momento más estable y pensando en los siguientes pasos, uno de los cuales es implementar la parte planning del módulo BPC. El BPC se encarga de la consolidación y del planeamiento, y esta última aún no la hemos implementado, pero ya lo vamos a hacer. Eso es lo que se viene en el corto plazo, o sea, en el trimestre que queda y el primer trimestre del siguiente año.

¿Cuáles considera los retos o factores críticos de éxito?

En este tipo de proyectos, lo habitual es el compromiso de la gerencia. Este proyecto fue considerado crítico para el negocio; es decir, se tuvo el apoyo de los más altos niveles de la empresa y de todos en general.

Un tema importante es el conocimiento de la herramienta que tienen los usuarios; en nuestro caso, al ser una empresa que usa SAP muchos años, los usuarios son bastante conocedores de la herramienta. Esa variable ha sido fundamental para lograr la reimplementación en los tiempos señalados. Tener un usuario de nivel alto con un consultor que conoce, hace que las cosas fluyan en los tiempos previstos.

Para los usuarios este proyecto no solo fue retador en sí, sino que también fue visto como un tema de desarrollo profesional. Participar en un proyecto de reimplementación de S/4 HANA sobre HEC es algo que motiva a los usuarios y al equipo de TI, y también para el partner que fue Seidor, que dio la talla. Seidor nos trajo consultores que conocían la herramienta y tenían experiencia en implementaciones.

Otro de los factores importantes fue el equipo de TI. Este estuvo muy comprometido dado que se ha hecho en corto tiempo, no hay que olvidar que tuvimos el mundial a la mitad del 2018, y tuvimos usuarios que viajaron de vacaciones, pero no hubo problema porque el proyecto tomó en consideración también esos tiempos.

Además, los usuarios no dejaron de hacer sus actividades del día a día. Las personas que están habituadas a este tipo de proyectos, saben que lo normal es que las personas que están a cargo de una reimplementación se van, junto con el equipo de TI. En nuestro caso, el equipo de TI estuvo enfocado en el proyecto, pero hemos estado dando soporte a otras soluciones que tenemos. Digamos que ha sido bastante eficiente en términos económicos y de esfuerzo dedicado. En las etapas de prueba, sobre todo, que se tenían que realizar de todas formas en las fechas determinadas, las personas se han quedado.

Con todo ello, la organización ha pasado de la versión antigua a la versión nueva.

Para los consultores también ha sido un reto, yo les advertí que nuestros usuarios no eran usuarios estándar, conocen la solución y conocen qué pedir. Eso ha sido bueno.

Los tres primeros meses han sido bastante fuertes en el campo del soporte post productivo, pero diría que en marzo ya estuvimos estables. Diría que un buen parámetro del éxito de un proyecto, es el tiempo que demoras en hacer los cierres contables y en ningún mes hemos salido de la fecha prevista. Quizás con un poco más de trabajo y algunas amanecidas, pero cerramos bien.

¿Cuántas personas estuvieron involucradas en el proyecto?

De parte del equipo de TI, tres personas estuvieron dedicadas al [módulo] a Finanzas, dos a Recursos Humanos, una a Logística y una a Mantenimiento. Y consultores fueron nueve de parte de Seidor.

Hay algo que resaltar: la consultora traía sus libros oficiales, pero nosotros también teníamos nuestros libros oficiales ya desarrollados; entonces lo que hemos implementado es un mix, un 50% de libros oficiales que trajo Seidor y el otro 50% son libros oficiales que hemos hanatizado nosotros. Nuestros libros oficinales son más grandes que los estándar.

Algo que pasó fue que, en pleno proceso, una compañía se llevó a un consultor y tuvimos que cambiar sobre la marcha. Afortunadamente, el nuevo consultor asignado enganchó con los usuarios, y ese es otro tema importante: los consultores tienen que ser empáticos con los usuarios, si no hay esa química entre consultor y usuario, por más que sepan mucho las cosas no caminan, y hay que saber identificar esto.

¿Es el proyecto más grande que ha realizado?

En el frente de soluciones de negocio, sí, porque también hemos tenido proyectos muy grandes en el ámbito de las comunicaciones e infraestructura.

¿Tienen otros proyectos?

Estamos empezando con temas de IoT en la mina Inmaculada, es un proyecto de telemetría con el que buscamos capturar data de los equipos que están trabajando adentro y tenerla en tiempo real para mejorar la gestión. Nos estamos enfocando primero en tema de productividad, en los ciclos de los equipos, es decir, hacer el tracking de los vehículos en el interior de la mina, y también en obtener los signos vitales de los equipos para tener mayor tiempo de disponibilidad de los equipos. En general, hay varias iniciativas que estamos observando por ese camino.

En este momento ya hemos terminado un piloto y vamos a empezar un despliegue en la mina Inmaculada en Ayacucho. El piloto puede ir luego hacia otras minas.

COMENTARIOS
goyin@ho   mié, 23-oct-19

Interesante entrevista, y la experienncia contada nos ilustra bien como enfrentar una cuyuntura cuando optamos por una migracion o reimplementacion teniendo en cuenta la exp. de Edward Alarcon en este caso con una herramienta como SAP de SAP R/3 a SAP R/4 HANA, gracias por la informacion. Felicitaciones a Hochschild Mining en la persona de Edward Alarcon y su equipo de TI.


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