[11/11/2019] Zoho ha revisado su plataforma de gestión de archivos basada en la nube, poniendo mayor énfasis en la colaboración en equipo y ofreciendo un repositorio único para documentos a través de su portafolio de aplicaciones.
La compañía, que vende una gama de aplicaciones de productividad de oficina y de línea de negocio, ha ofrecido Zoho Docs como su principal herramienta de gestión de archivos para almacenar y acceder a documentos tales como hojas de cálculo o presentaciones, similares a Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive.
Aunque Zoho Docs incluía capacidades para compartir, estaba dirigido más bien a usuarios individuales. Con el lanzamiento de WorkDrive, Zoho quiere facilitar a sus colegas la colaboración en documentos creados en su suite de herramientas Office: Writer, Sheet and Show.
Con ese fin, Zoho creó Team Folders -esencialmente lugares de trabajo compartidos para almacenar archivos que se relacionan con un equipo o proyecto en particular. Una vez añadido a una cuenta de Team Folder, el usuario obtiene acceso a los archivos de forma predeterminada, con una gama escalonada de permisos basados en funciones para el acceso a los documentos; algunos usuarios solo pueden ver y comentar, por ejemplo, mientras que otros pueden estar autorizados a editar y compartir archivos de forma más amplia. Las actualizaciones de los documentos crearán alertas, lo que permitirá a los usuarios realizar un seguimiento del desarrollo del proyecto.
Las nuevas Teams Folders de Zoho son básicamente lugares de trabajo compartidos para almacenar archivos relacionados con un equipo o proyecto específico.
WorkDrive se integra con otras herramientas de colaboración de Zoho, como su equivalente Cliq de Slack, mientras que las aplicaciones de Zoho Office integradas en WorkDrive permiten la creación y edición conjunta.Otras características de WorkDrive incluyen escaneo de virus, cifrado, conversión de archivos y la posibilidad de compartir archivos con usuarios de organizaciones externas.
"La construcción de Work Drive se basa en el equipo", señaló Vijay Sundaram, director de estrategia de Zoho. "La capacidad de compartir, desde trabajar juntos en los documentos hasta el flujo de trabajo que mueve los documentos entre las personas del equipo, está todo encapsulado en esa estructura sin que el usuario tenga que hacer nada explícitamente".
WorkDrive también sirve como el sistema de archivos subyacente para las aplicaciones de Zoho, que incluyen CRM, marketing y software de escritorio de servicio. La ventaja aquí, dijo Sundaram, es que los negocios que usan la suite de Zoho pueden trabajar con documentos relacionados en un solo repositorio que es fácilmente buscable y accesible para los usuarios.
"Existe una creciente necesidad de creación y gestión de documentos y contenidos en colaboración que vaya más allá de los silos de usuarios, que abarcan desde equipos departamentales hasta casos de uso multiempresarial", anotó David Mario Smith, fundador y director de InFlow Analysis. "La mayor necesidad es que esa capacidad se integre profundamente en procesos de negocio críticos y aplicaciones para una verdadera colaboración contextual".
Zoho también anunció actualizaciones de varias herramientas en su suite de productos Workplace. Incluyen la integración del asistente de Inteligencia Artificial de Zoho, Zia, con Sheets, que ofrece información sobre conjuntos de datos, así como la capacidad de escanear tablas de datos dentro de las imágenes y convertirlas en hojas de cálculo. Los usuarios también pueden pedir a Zia que guarde el contenido en la aplicación Notebook, que busque notas y que establezca recordatorios mediante comandos de voz. También hay nuevas capacidades de construcción de bot para la herramienta de chat en equipo Zoho Cliq.
WorkDrive -que incluye acceso a las herramientas de Zoho Office- está disponible por sí solo, a partir de dos dólares por usuario cada mes. También se incluye en las suscripciones de Zoho Workplace que ofrecen aplicaciones de videoconferencia, correo electrónico y chat en equipo; esa suscripción comienza en tres dólares por usuario cada mes.
Además de presentar WorkDrive, Zoho también anunció que ahora tiene 50 millones de usuarios empresariales en 180 países y 10 centros de datos que soportan 45 aplicaciones diferentes.
Matthew Finnegan, Computerworld (EE.UU.)