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Reportajes y análisis

Kanban: La gestión simplificada del flujo de trabajo

[18/11/2019] Kanban es un sistema simplificado de gestión del flujo de trabajo, destinado a lograr eficiencia y agilidad en el proceso de producción. Si bien se usa comúnmente en el desarrollo de software, Kanban se enfoca en la mejora gradual en todas las áreas del negocio -no solo en TI. Desarrollado en Japón por Toyota, a principios de la década de los años cuarenta, Kanban no está diseñado para reemplazar la gestión de proyectos o actuar como una metodología de desarrollo. En cambio, se enfoca en mejorar los procesos ya existentes al crear una mejor estructura del flujo de trabajo.

Kanban también ayuda a su organización a limitar la cantidad de trabajos en progreso (WIPs, por sus siglas en inglés) en sus trabajos pendientes. También tiene como objetivo apoyar un fuerte liderazgo, transparencia organizacional, trabajo en equipo, comunicación abierta y colaboración en la empresa. Con Kanban, las organizaciones pueden visualizar tareas que no son tangibles, lo que evita que las prioridades caigan en el olvido y ayuda a que todos sepan lo que se está haciendo.

Tablero Kanban y cartas Kanban

Un tablero Kanban es la herramienta principal para una estrategia Kanban. Puede ser una pizarra física, como una pizarra blanca, o una pizarra virtual que ayuda a su área a rastrear las tareas y cómo están progresando. El progreso se rastrea utilizando tarjetas Kanban, que pueden ser tan simples como notas adhesivas, que se pueden mover, o tarjetas virtuales que se pueden arrastrar y soltar en varias columnas en su tablero Kanban.

Cada etapa está representada por una columna en el tablero Kanban. Por ejemplo, la primera columna puede contener un "trabajo atrasado de tareas que deben realizarse, con otra columna para "hoy o "esta semana donde puede sacar las tareas en las que debe centrarse en este momento. Al seleccionar tareas para incluir en sus Tarjetas Kanban, es mejor mantenerlas lo suficientemente pequeñas para que no tarden semanas en completarse. Alternativamente, también debe evitar desglosar las tareas hasta el punto en que el tablero se replete de tarjetas. Elija tareas que marquen algunos elementos de su lista, pero que se resolverán lo suficientemente rápido como para mantener motivado al equipo.

Etapas Kanban

Al crear etapas para un tablero Kanban, no existe una plantilla prescriptiva. La regla general es mantenerlo simple y evitar complicar demasiado los pasos necesarios para completar cada tarea. Si bien cada organización es libre de elegir sus propias categorías para cada columna, la mayoría de los tableros de Kanban incluirán las siguientes etapas:

  • En espera: Esta columna generalmente incluye la acumulación de tareas que están en el radar de su equipo. Estas tareas están al acecho para que se abra un poco de tiempo libre; una vez que lo hace, la tarea puede cambiarse a una columna para las tareas específicas de hoy o pasar a la columna "En progreso.
  • En progreso: Esta columna contiene todas las tareas en las que se está trabajando actualmente. Esto también se refiere a veces como la columna "haciendo. Tan pronto como elija una nueva tarea para trabajar, se moverá a esta columna mientras esté trabajando en ella.
  • Completada: Esta columna se explica por sí sola, pero una vez que se completa una tarea, se mueve a una columna final de "hecho o "completado.
  • Bloqueada: Si una tarea no se puede completar, o si su progreso se detiene (o se detiene por algún motivo), se mueve a una categoría "bloqueada o "retenida hasta que pueda recuperarse nuevamente.

Kanban vs. Scrum

Como estrategias de mejora del flujo de trabajo, Kanban y Scrum parecen prácticas ágiles similares en la superficie. Y comparten similitudes: ambas estrategias se basan en sistemas de "extracción, que se centran en sacar elementos de sus pendientes y completarlos lo más rápido posible. Pero una vez que las tareas se retiran del trabajo atrasado, es fácil ver cómo difieren Kanban y Scrum.

Scrum se enfoca en los "sprints, que comienzan con una reunión de planificación para decidir qué tareas son prioritarias para ese sprint de dos semanas. Durante este sprint de dos semanas, los equipos de desarrollo y producto solo pueden enfocarse en los elementos extraídos durante la reunión de planificación; todo lo demás se presenta hasta que se complete el sprint. Al final, hay una revisión y una retrospectiva del sprint para ver cómo fue, qué funcionó y qué debe cambiarse. Luego, el proceso comienza nuevamente con nuevos requisitos o tareas que se reservaron durante la última reunión de planificación.

Kanban utiliza un método de extracción y también implica evaluaciones y retrospectivas periódicas, pero no sigue el sprint de dos semanas que utiliza Scrum, sino que Kanban es un proceso continuo en el que las tareas se extraen cada vez que el equipo tiene el ancho de banda para asumir otra tarea. También existen límites predeterminados para la cantidad de "trabajos en progreso que puede tener un equipo, generalmente en función de la cantidad de personas y recursos disponibles.

Herramientas y software Kanban

Existen muchas herramientas y software de Kanban disponibles para las empresas que desean administrar virtualmente su flujo de trabajo Kanban. Su organización podría usarlos en lugar de un tablero Kanban físico o en conjunto con uno. Estas herramientas ayudan a los equipos a seguir el progreso de las iniciativas y pueden ayudar a todos a visualizar las tareas paso a paso. Existen varias opciones disponibles en el mercado, pero algunas de las herramientas Kanban más populares incluyen: